15 Авг 2021 Алена Журавлева

Я хочу перейти на электронный документооборот. Но мой партнёр (юрист, бухгалтер, мама, клиент) отказывается. Что мне делать?

Давайте детально разберём, что может смущать ваших коллег и партнёров, и как помочь им разобраться в ситуации.

Они не верят в законность электронных документов

Всё это законно и мы сделали несколько материалов на эту тему. Покажите:

→ Партнёру или клиенту — эту статью, в ней всё изложено просто и понятно.

→ Бухгалтерам или юристам — эту памятку, в ней мы собрали все тезисы подкрепляются цитатами из законов, она им больше понравится.

Они знают, что с электронной подписью есть какие-то ограничения и не хотят рисковать

Ограничения есть. Они зависят от того, какие именно документы вы хотите подписывать. Например, электронной подписью нельзя подписать заявление на увольнение. Подробнее об этом здесь.

Кратко:

Вы без проблем можете использовать электронную подпись для обмена документами с контрагентами: партнёрами, клиентами, подрядчиками и поставщиками. А также с компаниями и другими людьми, если вы физлицо и просто хотите, например, подписать договор аренды.

Они просто не понимают, как это работает

И это нормально. Никто не будет разбираться с чем-то новым без мотивации. Скажите бухгалтеру, что так закрывающие документы перестанут теряться на почте, он сразу сможет скачать их себе на компьютер. А партнёру — что так вы сможете заключить договор быстрее. Если вы сотрудничаете регулярно — то оба сможете сэкономить на отправке документов.

Сначала объясните, в чём для них будет выгода использования сервиса, а уже потом — покажите обучающие ролики или статьи.

Они думают, что оформлять электронную подпись это долго и дорого, надо куда-то ехать. Проще уже отправить документы по почте

На самом деле, чтобы обмениваться документами достаточно усиленной электронной подписи, она называется НЭП. Чтобы оформить такую, не нужно никуда ехать и ничего платить — выпустить её можно бесплатно в сервисе Nopaper.

Платить и ехать нужно только чтобы получить квалифицированную подпись (КЭП). Она нужна, чтобы отправлять отчётность в госорганы. Не весь документооборот должен проходить с такой подписью.

А перейти на электронный документооборот с НЭП можно за 10 минут. Оплачивать вы будете только отправленные документы, и это выйдет дешевле, чем почтовые отправления. Никаких лишних затрат.

У них уже есть сервис документооборота и они не хотят второй

А вам не подходит их система. Это частая проблема. В Nopaper ваши коллеги могут не платить за использование сервиса и подписывать документы с вами бесплатно.

Так вы будете использовать удобное решение для мобильного документооборота, и при этом вашим партнёрам не придётся отказываться от того, что они используют.

Чтобы всем было проще, мы записали короткий ролик. С ним ваши партнёры смогут очень быстро разобраться в Nopaper, чтобы подписание ваших документов заняло у них не слишком много времени.

Многим людям страшно переходить на новое и это нормально. Мы очень рады, что в мире много новаторов, которые готовы меняться и менять мир вокруг себя. Как вы. Вместе мы сделаем этот мир лучше — в нём будет больше деревьев, а люди не будут тратить время на бесполезные бумаги.

У нас с вами всё получится!

Остались вопросы? Наши менеджеры ответят на них

    15 Авг 2021 Алена Журавлева

    Советуем почитать

    Алена Журавлева
    16 Авг 2022
    +100 к лояльности сотрудников и почти в 20 раз меньше расходы
    Алена Журавлева
    16 Фев 2022
    Собрать документы со всей России за 15 минут. Кейс логистической компании Порт Транзит Экспедирование
        Кейс о том, как законодательные ограничения подтолкнули компанию к оптимизации документооборота и избавили от ежедневных почтовых отправлений. Теперь Порт Транзит Экспедирование использует сервис мобильного документооборота и моментально получает оригиналы документов от водителей по всей стране.
    Олег Потанин
    22 Апр 2022
    Обслуживать клиентов быстрее и в 7 раз дешевле: как банк УБРиР перешёл на безбумажное обслуживание с Nopaper
    Банк УБРиР провёл пилотный проект по замене бумажных документов на электронные и теперь планирует перевести на новую технологию все отделения.
    Алена Журавлева
    27 Май 2022
    Как страховой компании упростить работу с агентами? Кейс «АльфаСтрахование»

    Остались вопросы?
    Предложите нам тему для статьи!

    Предложить статью
    Предложите нам тему для статьи