100 к лояльности сотрудников и в 20 раз меньше расходы:
кейс кадровой компании Manpower
74
года
на рынке
12
офисов в России и СНГ
6000
штатных сотрудников
экспертов на фрилансе
500
Manpower — крупнейшая компания по подбору персонала и работе с брендом работодателя
В компании 500 работников оформлены по ГПХ. Это дизайнеры, разработчики, копирайтеры и другие эксперты по всей стране. И с каждым нужно обмениваться документами.
Выплата по договорам ГПХ идёт после получения оригиналов актов. Чтобы получить акты, раньше использовали курьерскую службу. И работникам, и компании приходилось ждать документы, подстраивать расписание под доставку и тратить не только время, но и деньги.
«На отправку документов по Москве уходило 500 рублей, а по регионам — 1000. Ждать документы приходилось неделю. Поэтому хотелось сократить время и расходы на документооборот. А также протестировать сервисы ЭДО, и в дальнейшем более уверенно перейти на кадровый электронный документооборот»
Подсчет затрат на бумажный документооборот
1 этап:
а в чем проблема?
Ольга Кузьмина
директор Manpower
Чтобы достичь цели, в компании решили перейти на электронный документооборот и обмениваться документами через интернет, без бумаг и доставок.
Цель — снизить расходы на документооборот и сократить время подписания документа с 7 дней до 1
Сервисы ЭДО работают с различными видами подписи: квалифицированная электронная подпись (КЭП), неквалифицированная электронная подпись (НЭП).

Так как компания хотела обмениваться документами с экспертами, которые работают проектно, сервисы с квалифицированной подписью (КЭП) не подходили:
В сервисах с поддержкой НЭП подпись можно получить удаленно и бесплатно.
В компании рассматривали несколько решений, задавали вопросы и оценивали экспертность команды сервисов ЭДО.
За каждую подпись нужно было платить от 1000 до 3000 — это так же дорого, как и доставка курьером.

Чтобы выпустить подпись, надо пройти очную идентификацию. А значит, подстраивать своё расписание ради нескольких бумажек.
Manpower была важна не только цена, но и экспертность команды сервиса
2 этап: Подбор решения
Электронный документооборот с КЭП получался таким же дорогим, как и курьерская доставка. Поэтому в компании выбирали сервисы с неквалифицированной электронной подписью
Сервис подходит для подписания с физическими лицами, компаниями и сотрудниками.
Масштабируемость
В Nopaper подпись хранится и выпускается в телефоне. Не нужно ездить в удостоверяющий центр и тратить деньги на выпуск токена.
Удобство
НЭП приравнивается к собственноручной подписи (согласно ФЗ-63), более подробно можно прочитать в этой статье.
Юридическая значимость
В Nopaper выпуск подписи бесплатный, а подписание одного пакета документа — 35 рублей. В пакете может быть сколько угодно документов*.
Цена
Юристы показали, что глубоко проанализировали всю законодательную базу при разработке сервиса, специалисты по безопасности, проверили надежность системы и ответили на все вопросы клиента.
Экспертность
«Не каждый сервис мог ответить, что можно подписывать электронной неквалифицированной подписью, а что только квалифицированной. Команда Nopaper всё доступно объяснила».
Сервис электронного документооборота Nopaper выбрали по нескольким критериям:
Ольга Кузьмина
директор Manpower
В Nopaper для обмена документами понадобится только телефон и 5 минут. Manpower сможет оформлять документы за 1 день без бумаг, доставок и принтеров
*Цены по новыму тарифу.
Manpower использует Nopaper для подписания с работниками по ГПХ. В решении доступны две версии приложения: веб и мобильное.
Чтобы использовать сервис, нужно пройти идентификацию и выпустить подпись. Для этого отсканировать паспорт и пройти Liveness-тест.
Liveness-тест позволяет определить, что перед камерой стоит живой человек, а не видео, манекен или маска. И что это тот же человек, что и в паспорте.
Установка приложения
3 этап: Подключение сервиса
Как теперь работает документооборот в Manpower
Сценарий подписания документа:
Это нужно, чтобы убедиться, что такой человек правда существует, это настоящий действующий паспорт, он не украден, и кто-то не пытается выдать себя за другого человека.
Данные паспорта передаются по защищённым каналам и проверяются по базе МВД.
Подписывает документы нажатием на синюю кнопку.
«В сервисе мне нравится прозрачность процесса: на главном экране я вижу, сколько подписаний у меня осталось, на какой стадии документы: кто уже всё подписал, а кому стоит напомнить».
Отправляет его получателю по номеру телефона или ИНН
Со стороны компании
Подписание
Со стороны работника
Работнику приходит уведомление
Главный бухгалтер Manpower загружает документ с компьютера в формате pdf, docx или xls.
В мобильной версии подписывает документ как юрлицо
Подписанные документы имеют штамп печати и хранятся в личных кабинетах подписантов.
Он открывает приложение, просматривает договор и акты.
Ольга Кузьмина
директор Manpower
1
1
2
Установили и вжух, всё работает — мечта любого разработчика, но так случается редко. Во время использования сервиса возникают запросы, особенно если к сервису сразу подключаются десятки человек.
Manpower нужно было поменять почту, прикрепить по доверенности еще одного подписанта от компании. С такими вопросами помогает техподдержка Nopaper.
«Мне нужно было прикрепить к системе сотрудника по доверенности, чтобы он мог подписывать от лица руководителя документы. Ребята из техподдержки помогли с этим. Мы отправили им доверенность, и уже через 40 минут мой сотрудник обладал теми же правами подписи, что и я»
«Для нас главное — люди, наши клиенты. Мы ценим время пользователей и стараемся отвечать им быстро и только по делу. Всегда вникаем в проблему и предлагаем наилучшее решение в его ситуации. А если такого нет, то стараемся его создать»
В техподдержке Nopaper средняя скорость ответа на почте — 6 минут, в чате — 2 минуты
4 этап: Жизнь после внедрения
+100 баллов за техподдержку
Ольга Кузьмина
директор Manpower
Дмитрий Ураков
руководитель техподдержки Nopaper
В результате внедрения Nopaper компания за 1 день может оформить отношения с новым сотрудником или оплатить работу по договору. Никому не нужно никуда ехать, включать принтер и доставать пачку бумаги.
После перехода на Nopaper компания Manpower:
быстрее сотрудники получают документы и оплату
х 7 раз
Курьерская доставка по Москве обходилась компании в 500 ₽.
сократила расходы на доставку по Москве
х 15 раз
5 этап: результаты и планы на развитие
Сокращение сроков подписания документа в 7 раз, а расходов — почти в 30
Раньше в компании тратили около 1000 рублей на каждую доставку, теперь — 35 рублей на весь процесс оформления документа.
сократила расходы на доставку в регионы
х 29 раз
«С Nopaper мы с середины апреля, за это время снизились затраты на доставку, канцелярию, что в нынешних условиях немаловажно. Получаем положительную обратную связь от наших контрагентов, им нравится простота и скорость оформления отношений.

Сейчас очень ждём обновлений Nopaper и выпуск квалифицированной электронной подписи, чтобы перейти вместе с сервисом на кадровый электронный документооборот»
Следующий шаг — внедрение кадрового электронного документооборота.
В сентябре в Nopaper руководители компании смогут выпускать в приложении КЭП и подписывать трудовые договоры.
Ольга Кузьмина
директор Manpower