КЭП, НЭП, ПЭП и типы документов: что чем подписывать?

По закону есть три вида электронной подписи и для разных типов документов предусмотрен свой метод подписания. Если вы задаётесь вопросом, как сделать электронную подпись, какие виды электронных подписей существуют и что такое ключ ЭЦП — этот материал для вас. Мы разобрались с этим за вас и подготовили простую и понятную таблицу.

Что такое электронная подпись для физических и юридических лиц

Электронная подпись — это способ подтвердить личность и согласие с документом без бумажных оригиналов. Она заменяет собственноручную подпись и делает юридически значимым всё, что вы подписали онлайн.

Например, вам нужно подписать договор с клиентом. Или отправить заявление на отпуск. Раньше нужно было печатать документ, подписывать и сканировать. С электронной подписью — просто нажали кнопку, и документ подписан.

У каждой подписи есть ключ ЭЦП. Это уникальный набор символов, который подтверждает, что именно вы подписали документ, и наделяет его юридической силой.

Какие виды электронных подписей существуют?

По закону электронная подпись приравнивается к собственноручной. Но есть три вида ЭЦП и у них разный уровень безопасности. Поэтому для особо важных документов закон устанавливает, какой подписью такой документ должен быть подписан.

ПЭП. Простая электронная подпись

Технически это SMS и PUSH-коды, одноразовые пароли, которые вам присылают для подтверждения личности. У такого типа подписи низкий уровень безопасности — непонятно, кто и на что таким кодом согласился. Но этого хватает, чтобы оформить заказ в интернете или провести платёж.

НЭП. Неквалифицированная электронная подпись

Неквалифицированная электронная подпись — это подпись, которая образовывается путём криптографического преобразования. А значит, что она защищена и подтверждает, что документ подписали именно вы. Такой тип подходит для подписания большинства документов.

КЭП. Квалифицированная электронная подпись

Это самая сложная и защищённая подпись, она нужна для взаимодействия с госорганами и выдаётся только очно.

Только НЭП и КЭП могут подтвердить, что документ подписали именно вы и что после подписания никто не вносил в этот документ никаких изменений.

Узнайте какие сервисы используют НЭП и КЭП для подписания документов. И посмотрите, чем ещё отличаются популярные решения ЭДО

Как выбрать нужный вид электронной подписи, чтобы документ имел юридическую силу?

ПЭП подходит для работы с первичной документацией внутри компании, НЭП — для обмена документами с контрагентами, а КЭП нужна для отправки документов в госорганы. Если вы хотите работать и с внутренними документами, и обмениваться с контрагентами — вам лучше сразу использовать НЭП.

Мы собрали самые распространённые типы документов и распределили их по типам подписи. Это не весь перечень документов, которые можно подписывать электронно

Тип подписи	Какие документы можно подписывать
КЭП	Сдача налоговой и бухгалтерской отчётности в налоговые органы (п.1. ст.80 НК РФ). Электронные счета-фактуры (ст.169 НК РФ), УПД (в случае использования его в качестве счета-фактуры). Направление документов для регистрации ООО и ИП, регистрация изменений, вносимых в ЕГРЮЛ и ЕГРИП. Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений, а также при подписании приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания, уведомлении об изменении определённых сторонами условий трудового договора (для работодателя, работник вправе использовать НЭП).
НЭП	Документы с клиентами и контрагентами: Договоры, дополнительные соглашения к ним, приложения к договорам, приложения к договорам, задания, заявки, письма (информационного, претензионного и т.д. характера, уведомления), акты приёма-передачи, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, прочие. Документооборот с банком: дополнительные соглашения к договору, заявление, уведомления, одобрение и проведение банковских операций, в том числе по открытию расчётного счета, закрытию расчётного счета, заказу банковской карты и т.д. (в зависимости от внутренней политики банка). Внутренние документы в компании: Направление сотрудникам информации, уведомлений, объявлений, служебных заданий. Заявление о приёме на работу. Акты и отчёты сотрудника и другие документы, для которых ТК РФ и другие законодательные акты не устанавливают обязательное применение квалифицированной подписи или подписания документа на бумаге.
ПЭП	Внутренние документы компании: первичные документы (акты сдачи-приёмки), локальные нормативные акты, служебные записки, заявления.

Есть отдельные типы документов, которые нельзя подписывать электронной подписью. Например, заявление на увольнение.

В остальных случаях сила подписей идёт по нарастающей. То есть:

Если написано, что документ можно подписать ПЭП — такой документ можно подписать КЭП, НЭП, и достаточно даже ПЭП.

Если написано, что документ можно подписать НЭП — значит ПЭП для его подписания недостаточно, а вот КЭП тоже подойдёт. Но достаточно уже НЭП.

Если написано, что документ можно подписать КЭП — значит либо собственноручно, либо КЭП. Иначе никак.

Я не могу найти свой документ в списке. Как узнать, какая подпись для него нужна?

В любых спорных ситуациях вы можете написать в нашу техподдержку, и юристы помогут разобраться в вашем случае. Это гораздо проще, чем самим искать все законы, акты и письма Минфина.

Как оформить электронную подпись для физических лиц

Чтобы получить неквалифицированную электронную подпись — скачайте приложение Nopaper. В нем вы сможете выпустить подпись бесплатно.

Как выпустить подпись в Nopaper:

Скачайте приложение
Зарегистрируйтесь в приложении
Пройдите верификацию. Это нужно, чтобы убедиться, что подпись выпускаете именно вы.
Готово! Подпись установлена.

Подробнее о выпуске подписи рассказали в инструкции

Главное про типы электронных подписей

Какие бывают виды электронной подписи?

ПЭП (Простая): Логин/пароль, код из SMS. Только идентифицирует автора.
НЭП (Неквалифицированная): Гарантирует, что документ не меняли после подписания.
КЭП (Квалифицированная): Самый защищенный тип. Выдается аккредитованным УЦ, равна собственноручной подписи.

Чем различаются ПЭП, НЭП и КЭП?

ПЭП только указывает на автора. Для силы нужно соглашение.
НЭП подтверждает неизменность документа. Для силы нужно соглашение.
КЭП подтверждает неизменность и имеет полную юридическую силу без доп. соглашений.

Чем отличается НЭП от КЭП?

Есть 2 ключевых отличия:

Аккредитация УЦ и сертификация СКЗИ: КЭП выдается только аккредитованным удостоверяющим центром и используется только со сертифицированными ФСБ средствами шифрования. Для НЭП это требование необязательно.
Юридическая сила без дополнительных соглашений: Документ, подписанный КЭП, признается равнозначным бумажному с собственноручной подписью на всей территории РФ без необходимости заключать дополнительные соглашения. Для НЭП такое признание требует предварительной договоренности между сторонами.

Какие документы можно подписывать КЭП?

Все, особенно где это требование закона: отчетность в ФНС, работа на Госуслугах, электронные торги, договоры и акты.

Какие документы можно подписывать НЭП и ПЭП?

НЭП: Внутренний и внешний документооборот, но только если стороны заранее подписали соглашение о признании такой подписи.
ПЭП: Авторизация на сайтах (например, Госуслуги), онлайн-банкинг. Для юридической силы требуется соглашение.