КЭП, НЭП, ПЭП и типы документов: что чем подписывать?

По закону есть три вида электронной подписи и для разных типов документов предусмотрен свой метод подписания. Мы разобрались с этим за вас и подготовили простую и понятную таблицу.

КЭП, НЭП, ПЭП и типы документов: что чем подписывать?

По закону есть три вида электронной подписи и для разных типов документов предусмотрен свой метод подписания. Мы разобрались с этим за вас и подготовили простую и понятную таблицу.

Типы электронной подписи: чем отличаются КЭП, НЭП и ПЭП?
По закону электронная подпись приравнивается к собственноручной. Но есть три вида электронной подписи и у них разный уровень безопасности. Поэтому для особо важных документов закон устанавливает, какой подписью такой документ должен быть подписан.
ПЭП. Простая электронная подпись

Технически это SMS и PUSH-коды, одноразовые пароли, которые вам присылают для подтверждения личности. У такого типа подписи низкий уровень безопасности — непонятно, кто и на что таким кодом согласился. Но этого хватает, чтобы оформить заказ в интернете или провести платёж.
НЭП. Усиленная электронная подпись

Технически эта подпись образовывается путем криптографического преобразования. Это значит, что она защищена и подтверждает, что документ подписали именно вы. Такой тип подходит для подписания большинства документов.
КЭП. Квалифицированная электронная подпись

Это самая сложная и защищённая подпись, она нужна для взаимодействия с госорганами и выдаётся только очно.
Только НЭП и КЭП могут подтвердить, что документ подписали именно вы и что после подписания никто не вносил в этот документ никаких изменений.
Типы электронной подписи: чем отличаются КЭП, НЭП и ПЭП?
По закону электронная подпись приравнивается к собственноручной. Но есть три вида электронной подписи и у них разный уровень безопасности. Поэтому для особо важных документов закон устанавливает, какой подписью такой документ должен быть подписан.
ПЭП. Простая электронная подпись

Технически это SMS и PUSH-коды, одноразовые пароли, которые вам присылают для подтверждения личности. У такого типа подписи низкий уровень безопасности — непонятно, кто и на что таким кодом согласился. Но этого хватает, чтобы оформить заказ в интернете или провести платёж.
НЭП. Усиленная электронная подпись

Технически эта подпись образовывается путем криптографического преобразования. Это значит, что она защищена и подтверждает, что документ подписали именно вы. Такой тип подходит для подписания большинства документов.
КЭП. Квалифицированная электронная подпись

Это самая сложная и защищённая подпись, она нужна для взаимодействия с госорганами и выдаётся только очно.
Только НЭП и КЭП могут подтвердить, что документ подписали именно вы и что после подписания никто не вносил в этот документ никаких изменений.
Три вида подписи и тысячи документов. Что чем подписывать, чтобы документ имел юридическую силу?
ПЭП подходит для работы с первичной документацией внутри компании, НЭП — для обмена документами с контрагентами, а КЭП нужна для отправки документов в госорганы. Если вы хотите работать и с внутренними документами, и обмениваться с контрагентами — вам лучше сразу использовать НЭП.
Мы собрали самые распространённые типы документов и распределили их по типам подписи. Это не весь перечень документов, которые можно подписывать электронно
Тип подписи
Какие документы можно подписывать
Только собственноручная подпись
КЭП
НЭП
ПЭП
  1.  Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему (кроме удалённых сотрудников, с ними возможен электронный документооборот).

2. Кадровый документы, требующие соответствии с ТК РФ личной подписи работника: договоры о материальной ответственности работников, заявление на увольнение, ученические договоры.
Внутренние документы компании: первичные документы (акты сдачи-приемки), локальные нормативные акты, служебные записки, заявления.
  1.  Сдача налоговой и бухгалтерской отчётности в налоговые органы (п.1. ст.80 НК РФ).

2. Электронные счета-фактуры (ст.169 НК РФ), УПД (в случае использования его в качестве счета-фактуры).

3. Направление документов для регистрации ООО и ИП, регистрация изменений, вносимых в ЕГРЮЛ и ЕГРИП.

4. Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему с дистанционными работниками (для работодателя, работник вправе использовать НЭП).
  1.  Документы с клиентами и контрагентами: Договоры, дополнительные соглашения к ним, приложения к договорам, приложения к договорам, задания, заявки, письма (информационного, претензионного и т.д. характера, уведомления), акты приема-передачи, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, прочие. 

2. Документооборот с банком: дополнительные соглашения к договору, заявление, уведомления, одобрение и проведение банковских операций, в том числе по открытию расчетного счета, закрытию расчетного счета, заказу банковской карты и т.д. (в зависимости от внутренней политики банка).

3. Внутренние документы в компании: Направление сотрудникам информации, уведомлений, объявлений, служебных заданий. Заявление о приеме на работу. Акты и отчеты сотрудника и другие документы, для которых ТК РФ и другие законодательны акты не устанавливают  обязательное применение квалифицированной подписи или подписания документа на бумаге.
Есть отдельные типы документов, которые нельзя подписывать электронной подписью. Например, заявление на увольнение.

В остальных случаях сила подписей идет по нарастающей. То есть:
→ Если написано, что документ можно подписать ПЭП — такой документ можно подписать КЭП, НЭП, и достаточно даже ПЭП.

→ Если написано, что документ можно подписать НЭП — значит ПЭП для его подписания недостаточно, а вот КЭП тоже подойдёт. Но достаточно уже НЭП.

→ Если написано, что документ можно подписать КЭП — значит либо собственноручно, либо КЭП. Иначе никак.
Я не могу найти свой документ в списке. Как узнать, какая подпись для него нужна?
В любых спорных ситуациях вы можете написать в нашу техподдержку, и юристы помогут разобраться в вашем случае. Это гораздо проще, чем самим искать все законы, акты и письма Минфина. 
Я не могу найти свой документ в списке. Как узнать, какая подпись для него нужна?
В любых спорных ситуациях вы можете написать в нашу техподдержку, и юристы помогут разобраться в вашем случае. Это гораздо проще, чем самим искать все законы, акты и письма Минфина. 

г. Москва, ИЦ Сколково, Большой бульвар, д. 42, стр. 1, эт. 0, пом. 264, рм 4.

8 800 550-65-30
hello@nopaper.ru