07 Авг 2022 Алена Журавлева
Преимущества и недостатки электронного документооборота

Преимущества и недостатки электронного документооборота

Неудобные кнопки и долгая установка: что мешает внедрить ЭДО

Внедрять сервис ЭДО дорогоСтоимость системы ЭДО зависит от оператора и выбранного тарифа. Цена базового тарифа на ЭДО начинается от нескольких тысяч рублей в год. Поэтому кажется, что эдо это дорого, ведь у компании есть принтер, и покупка пачки бумаги в моменте дешевле покупки подписки на сервис. Но с переходом на ЭДО вы экономите на курьерских отправлениях, обслуживании офисной техники. А ещё ваши сотрудники не тратят время на поиск бумаг, а занимаются более важными задачами.

Ручка и бумага привычнее нового интерфейса

Все новое кажется каким-то странным и неудобным, В любом сервисе ЭДО сначала надо привыкать к новому интерфейсу, разбираться на что «жмякать» и гадать «подписан документ или нет». Куда проще нажать на кнопку уже знакомого принтера.

Мы понимаем, что сначала будет сложно, поэтому в Nopaper создали интерфейс на основе опыта и отзывов клиентов. У сервиса есть поддержка, которая ответит на все ваши вопросы и поможет отправить документ безопасно.

Что-то где-то надо скачать и установить

Перейти по ссылке, скачать, нажать какие-то галочки — в интернете так много вирусов, что загрузка какого-то нового приложения не внушает доверия. А если ещё на рабочий компьютер нельзя устанавливать программы без доступа администратора, то фраза «скачать сервис» звучит как «пройдите один из кругов ада».

Чтобы снизить сопротивление и сделать установку проще, разработчики сервисов создают инструкции по установке.

Чтобы обмениваться документами через сервис, надо чтобы и у клиента был этот же сервис или похожий

Вы перешли на ЭДО, а ваш контрагент говорит: «у меня нет сервиса ЭДО, я не хочу его устанавливать». И получается, что вы зря устанавливали сервис, разбирались как там всё работает.

Чтобы вам не пришлось лишний раз включать принтер и доставать пачку бумаги, мы создали памятку. Она поможет вам ответить на распространенные вопросы про сервис ЭДО и Nopaper.

Сокращение расходов и увеличение клиентской сети: 3 причины перейти на ЭДО

ЭДО быстрее самолета и курьера

Чтобы отправить документ клиенту из другого города, потребуется, как минимум один день. А иногда даже один день очень долго, особенно когда без документов вы не можете начать работу над заказом, а заказ должен быть выполнен уже завтра вечером. Чтобы не терять клиентов из-за рутины с документами, компании переходят на мобильный документооборот.

Например, у одного из пользователей Nopaper, логистической компании из Новосибирска, стояла задача обмениваться документами с клиентами меньше чем за час, даже если заказчик находится на Камчатке. С переходом на Nopaper они обмениваются документами меньше чем за 5 минут. Подробнее про кейс клиента читайте в статье.

ЭДО обеспечит безопасность ваших документов

Документы, подписанные электронной подписью, сложно подделать. Сложнее чем собственноручную подпись.

Большинство сервисов электронного документооборота используют электронные подписи, которые обеспечивают неизменность подписанного документа и защищают подпись от подделок. Подробнее про безопасность электронных подписей смотрите на нашем YouTube-канале.

Конечно, 100% защиту ни один сервис и служба безопасности не сможет обеспечить. Постоянно появляются новые хакерские атаки, мы видим в СМИ информацию об утечке информацию. Да, такое бывает. Поэтому важно соблюдать правила «цифровой гигиены»: скачивать приложения только из официальных магазинов, использовать двухфакторную аутентификацию.

Мы в Nopaper делаем всё, чтобы обезопасить ваши данные: проводим постоянный аудит системы, тестируем ее и используем только сертифицированные решения.

ЭДО поможет вам сэкономить на документообороте и упростить его

Чтобы отправить договор на оказание услуг из Екатеринбурга в Москву, вы потратите 1300 рублей на отправку одной посылки курьером. Если вы работаете с клиентами по всей России, то стоимость каждого договора будет увеличиваться для вас в среднем на 2-3 тысячи.
Если отправлять те же самые документы через сервис электронного документооборота, получится дешевле. Все документы у вас хранятся в вашем личном кабинете, их можно быстро найти через поиск.
В Nopaper вы бесплатно получаете подпись, а за отправку пакета документов платите 35 рублей. В одну отправку может входить любое количество документов.
Да, полностью отказаться от бумаги не получится. Например, заявления на увольнение в любом случае придется дублировать на бумаге. Если ваш эксперт выступает на конференции, ему может понадобиться распечатанный текст. Но расходы сократятся. Например, наша компания после перехода на мобильное ЭДО стала тратить на бумагу в 10 раз меньше. Подробнее читайте в кейсе.

А ещё ЭДО – это про заботу о природе

Переход на ЭДО это еще и про заботу об окружающей среде. С каждых сэкономленных 400 пачек бумаги вы спасаете 24 дерева.
В этой статье мы перечислили только некоторые плюсы, которые отмечают наши клиенты, вы можете протестировать сервис, добавить в наш список новые пункты и помочь нам сделать сервис еще удобнее 🙂
07 Авг 2022 Алена Журавлева

Оставить комментарий

Советуем почитать

Алена Журавлева
16 Авг 2022
+100 к лояльности сотрудников и почти в 20 раз меньше расходы
Алена Журавлева
16 Фев 2022
Собрать документы со всей России за 15 минут. Кейс логистической компании Порт Транзит Экспедирование
Олег Потанин
22 Апр 2022
Обслуживать клиентов быстрее и в 7 раз дешевле: как банк УБРиР перешёл на безбумажное обслуживание с Nopaper
Банк УБРиР провёл пилотный проект по замене бумажных документов на электронные и теперь планирует перевести на новую технологию все отделения.
Алена Журавлева
27 Май 2022
Как страховой компании упростить работу с агентами? Кейс «АльфаСтрахование»

Остались вопросы?
Предложите нам тему для статьи!

Предложить статью
Предложите нам тему для статьи