Дистанционный работник: как оформить, составить трудовой договор и перевести на удалёнку

Удалёнка — больше не исключение, а повседневная реальность. Дизайнер работает из Сочи, разработчик — из Казани, а бухгалтер — из дома. Компании нанимают сотрудников в других городах, не открывая филиалы, и это абсолютно законно.

Но оформить дистанционного работника — не то же самое, что оформить обычного сотрудника в офис. В трудовом договоре нужно прописать другие условия, документы можно подписать через КЭДО, а уволить за прогул уже не получится. Если не учесть нюансы — проблемы появятся при первой проверке трудовой инспекции.

В этой статье разберём всё: что такое дистанционная работа по закону, как оформить трудовой договор с дистанционным работником, какие виды удалёнки бывают и как подписывать документы удалённо.

Кратко: Дистанционная работа регулируется главой 49.1 ТК РФ (ст. 312.1–312.9). Трудовой договор с дистанционным работником можно подписать электронно через КЭДО — работодатель использует КЭП, а сотрудник КЭП или НЭП. В Nopaper НЭП выпускается бесплатно за 90 секунд прямо в смартфоне.

Что такое дистанционная работа

Дистанционная работа — это когда сотрудник выполняет задачи вне офиса: из дома, коворкинга или другого города. При этом он официально трудоустроен, получает зарплату и все социальные гарантии.

Определение закреплено в ст. 312.1 ТК РФ: дистанционная работа — это выполнение трудовой функции вне места нахождения работодателя и вне стационарного рабочего места, при условии что работник и работодатель взаимодействуют через интернет.

«Удалёнка» и «дистанционная работа» — это одно и то же?

Да. «Удалённая работа» — разговорный термин, «дистанционная работа» — официальный из Трудового кодекса. Юридически это одно и то же понятие.

Кто считается дистанционным работником

Дистанционным работником считается сотрудник, который:

• Работает вне офиса работодателя (не на территории, прямо или косвенно контролируемой работодателем)
• Не имеет стационарного рабочего места
• Использует интернет для взаимодействия с работодателем
• Оформлен по трудовому договору с указанием дистанционного характера работы

Пример: Дизайнер Мария живёт в Сочи, а компания находится в Москве. Мария работает из дома, задания получает в Jira, общается с командой в Zoom. Она — дистанционный работник.

Виды дистанционной работы

По ст. 312.1 ТК РФ существует три вида дистанционной работы. Какой именно — фиксируется в трудовом договоре.

Постоянная дистанционная работа

Сотрудник всегда работает удалённо — на весь срок действия трудового договора. В офис не ходит.

Подходит: для сотрудников из других городов, полностью удалённых команд.

Пример: SEO — специалист Дмитрий живёт в Новосибирске, компания — в Москве. Антон работает из дома постоянно, в офисе не был ни разу.

Временная дистанционная работа

Сотрудник работает удалённо временно — непрерывно, но не дольше 6 месяцев. После возвращается в офис (или продлевается удалёнка).

Подходит: для сотрудников на время болезни, ремонта офиса, временного переезда.

Пример: Менеджер Ольга сломала ногу и три месяца работала из дома. Когда поправилась — вернулась в офис.

Комбинированная (гибридная) дистанционная работа

Часть времени сотрудник работает в офисе, часть — удалённо. Это самый популярный формат в 2026 году.

Подходит: для компаний, которые хотят совместить гибкость удалёнки с командной работой в офисе.

Пример: Дизайнер Дарья работает два дня в офисе, а три — из дома. Это комбинированная дистанционная работа.

Сравнение видов дистанционной работы

Правовое регулирование дистанционной работы

Труд дистанционных работников регулирует глава 49.1 ТК РФ — статьи 312.1–312.9. Эта глава была существенно переработана Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ, который вступил в силу 1 января 2021 года.

Обзор ключевых статей:

Помимо главы 49.1, к дистанционным работникам применяются общие нормы ТК РФ — если глава 49.1 не содержит специальных правил.

Трудовой договор с дистанционным работником

Трудовой договор — главный документ при оформлении дистанционного работника. Он содержит все условия работы и определяет права и обязанности обеих сторон. Помимо стандартных условий из ст. 57 ТК РФ, в договоре с дистанционным работником нужно прописать дополнительные пункты.

Что обязательно прописать в договоре

1. Дистанционный характер работы.
   Укажите, что работа является дистанционной, и конкретный вид: постоянная, временная или комбинированная. Без этого указания договор будет считаться обычным, а сотрудник — офисным.
2. Место работы.
   Для дистанционного работника не нужно указывать точный адрес. Достаточно написать: «место выполнения трудовой функции определяется работником самостоятельно». Можно указать населённый пункт, если это важно — например, для начисления районных коэффициентов и северных надбавок.

Важно: Не указывайте домашний адрес сотрудника. Если он переедет — придётся менять договор.

3. Режим рабочего времени и времени отдыха.
   Если не указано иное, работник сам определяет свой график (ст. 312.4 ТК РФ). Если вам важно, чтобы сотрудник был на связи в определённые часы — пропишите это. Например: «Работник обязан быть доступен для связи с 10:00 до 18:00 по московскому времени».
4. Порядок взаимодействия.
   Укажите:

• В какой срок работник и работодатель подтверждают получение электронного документа
• Как часто работник обязан выходить на связь
• Через какие каналы идёт общение (почта, мессенджер, корпоративная система)
• Как работник передаёт результаты работы и отчитывается

5. Оборудование и компенсация расходов.
   По ст. 312.6 ТК РФ работодатель обязан обеспечить дистанционного работника оборудованием или компенсировать использование личного. Есть три варианта:

• Компания предоставляет технику (ноутбук, телефон, ПО)
• Сотрудник использует свою технику, компания компенсирует затраты (ст. 188 ТК РФ)
• Комбинированный вариант

Порядок, сроки и размер компенсации прописываются в договоре.

6. Охрана труда.
   Работодатель обязан ознакомить дистанционного работника с требованиями охраны труда при работе с оборудованием. Остальные обязанности по охране труда на удалённых сотрудников не распространяются (ст. 312.7 ТК РФ).

Обычный трудовой договор vs договор с дистанционным работником

Как подписать трудовой договор удалённо

Если сотрудник в другом городе — не нужно отправлять бумаги по почте. Статьи 312.2–312.3 ТК РФ позволяют подписать трудовой договор с дистанционным работником в электронном виде через сервис кадрового электронного документооборота (КЭДО).

При этом применяются электронные подписи:

• Работодатель — использует квалифицированную электронную подпись (КЭП)
• Работник — использует КЭП или усиленную неквалифицированную электронную подпись (НЭП)

Какие документы подписываются КЭП/НЭП:

Как оформить дистанционного работника — пошаговая инструкция

Оформление дистанционного работника похоже на обычный приём на работу, но с нюансами. Вот пошаговый алгоритм.

Шаг 1. Получить документы от кандидата

Кандидат предоставляет стандартный пакет документов по ст. 65 ТК РФ:

• Паспорт (копия или скан)
• СНИЛС
• Трудовая книжка (если ведётся на бумаге) или сведения о трудовой деятельности
• Документы об образовании (если требуются для должности)
• Документы воинского учёта (для военнообязанных)
• ИНН

Дистанционный работник может предоставить документы в электронном виде. Если работодатель потребует — сотрудник обязан выслать нотариально заверенные копии по почте.

Шаг 2. Заключить трудовой договор

Составьте трудовой договор с учётом особенностей дистанционной работы (см. раздел выше):

• Укажите дистанционный характер и вид работы
• Пропишите место работы, режим, порядок взаимодействия
• Определите условия по оборудованию и компенсации

Договор можно подписать электронно через КЭДО — работодатель ставит КЭП, работник — КЭП или НЭП.

Шаг 3. Издать приказ о приёме на работу

На основании трудового договора издайте приказ о приёме на работу. В приказе укажите, что работа является дистанционной.

Ознакомьте сотрудника с приказом — можно в электронном виде через КЭДО.

Шаг 4. Ознакомить с локальными нормативными актами

До подписания трудового договора (или одновременно с ним) работника нужно ознакомить с:

• Правилами внутреннего трудового распорядка
• Положением об оплате труда
• Положением о дистанционной работе (если есть)
• Положением о КЭДО (если компания использует электронный документооборот)
• Другими ЛНА, связанными с работой

Ознакомление дистанционного работника с ЛНА может проходить в электронном виде — через КЭДО.

Шаг 5. Подать ЕФС-1 в СФР

Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приёме подайте форму ЕФС-1 (подраздел 1.1) в Социальный фонд России. В графе «код» укажите «ДИСТ» — это обозначение дистанционного характера работы.

Важно: Код «ДИСТ» обязателен для дистанционных работников. Если его не указать — данные о характере работы в СФР будут неполными.

Шаг 6. Подключить сотрудника к КЭДО

Если ваша компания ведёт кадровый электронный документооборот — подключите нового сотрудника к КЭДО. Для этого:

1. Создайте карточку сотрудника в 1С или КЭДО-системе
2. Отправьте сотруднику приглашение
3. Сотрудник устанавливает приложение, выпускает электронную подпись и подписывает документы

В Nopaper выпуск НЭП занимает 90 секунд. Сотрудник получает бесплатную мобильную подпись прямо в смартфоне — без токенов, плагинов и визита в удостоверяющий центр.

Чек-лист оформления дистанционного работника

• Получены документы от кандидата (паспорт, СНИЛС, ИНН, образование)
• Составлен трудовой договор с указанием дистанционного характера
• Прописаны: вид удалёнки, место работы, режим, порядок взаимодействия, оборудование
• Договор подписан (на бумаге или через КЭДО)
• Издан приказ о приёме
• Сотрудник ознакомлен с ЛНА
• Подана форма ЕФС-1 в СФР с кодом «ДИСТ»
• Сотрудник подключён к КЭДО
• Обеспечено оборудование или оформлена компенсация

Как перевести сотрудника на дистанционную работу

Если сотрудник уже работает в офисе и хочет перейти на удалёнку — это изменение условий труда. Есть два варианта.

Перевод по соглашению сторон

Это основной вариант. Работник и работодатель договариваются, подписывают:

1. Дополнительное соглашение к трудовому договору. В нём указывают: вид дистанционной работы, новый режим, порядок взаимодействия, условия по оборудованию.
2. Приказ о переводе — на основании допсоглашения.

Пример: Менеджер Иван решил переехать в Воронеж. Работодатель подписал с ним допсоглашение: Иван работает из дома, выходит на связь по Zoom, подписывает документы в Nopaper. Зарплата не изменилась.

Экстренный перевод без согласия работника

Если произошла чрезвычайная ситуация — авария, эпидемия, стихийное бедствие — работодатель может перевести сотрудника на удалёнку по приказу, без подписания соглашения. Это разрешает ст. 312.9 ТК РФ.

Работодатель обязан:

• Издать локальный нормативный акт (приказ) с указанием причины, срока перевода и списка переводимых сотрудников
• Обеспечить работника оборудованием или компенсировать его использование
• Ознакомить работника с порядком работы

Важно: Как только ситуация стабилизируется — нужно подписать дополнительное соглашение, если хотите оставить удалёнку. Иначе сотрудник возвращается к прежним условиям.

Пример: Весной 2020 года компания перевела бухгалтеров на удалёнку из-за локдауна. Сначала издали приказ, через месяц подписали допсоглашения с теми, кто остался на удалёнке.

Режим работы и условия дистанционного сотрудника

Рабочее время и график

По ст. 312.4 ТК РФ, если в трудовом договоре не указан конкретный режим — дистанционный работник устанавливает его сам. Это значит, что он может работать в удобное для него время.

Если вам важно фиксированное расписание — пропишите его в договоре. Например: «Рабочее время — с 09:00 до 18:00 по московскому времени, перерыв — с 13:00 до 14:00».

Если применяете программы для управления задачами (Jira, Bitrix24, Planfix) — можно привязать учёт рабочего времени к работе в этих системах.

Оплата труда

Перевод на дистанционную работу не является основанием для снижения зарплаты. Это прямо закреплено в ст. 312.5 ТК РФ. Дистанционный работник получает ту же зарплату, что и его коллега в офисе на аналогичной должности.

Важно: Районные коэффициенты и северные надбавки начисляются по месту фактического выполнения работы. Если дистанционный работник живёт в регионе с коэффициентом — он его получает.

Компенсация расходов на оборудование

Работодатель обязан обеспечить дистанционного работника необходимым оборудованием или компенсировать использование личного имущества (ст. 312.6, ст. 188 ТК РФ).

Что может быть компенсировано:

• Ноутбук или компьютер
• Мобильная связь и интернет
• Программное обеспечение
• Расходные материалы

Порядок, сроки и размеры компенсации устанавливаются трудовым договором, дополнительным соглашением или локальным нормативным актом.

Командировки дистанционного работника

Если дистанционный работник отправляется по поручению работодателя выполнять задачи вне своего «рабочего места» — это командировка. Даже если его отправили в офис компании.

Командировка оформляется приказом с оплатой проезда, проживания и суточных.

Дистанционная работа по совместительству

Допускается. Оформляется отдельным трудовым договором с указанием, что это работа по совместительству и дистанционная работа. Действуют все правила главы 49.1 ТК РФ.

Гарантии дистанционного работника

Сотрудник на удалёнке — такой же, как и в офисе. Он получает все гарантии, предусмотренные ТК РФ (ст. 312.5 ТК РФ):

• Зарплата — не ниже, чем у офисных сотрудников на аналогичной должности
• Отпуск — не менее 28 календарных дней
• Больничный — оплачивается как обычно
• Декретный отпуск — полный объём гарантий
• Компенсация за использование личного оборудования — ст. 188 ТК РФ
• Защита персональных данных — в соответствии с 152-ФЗ

Удалёнка vs командировка

Если сотрудник сам переехал и работает удалённо — это не командировка. Командировка — это когда работодатель отправил сотрудника на короткое время выполнять задачи вне офиса (ст. 166 ТК РФ).

Пример: Дизайнер Маша переехала в Сочи и работает из дома — это удалёнка. А если её на 5 дней отправили в офис в Краснодар — это командировка.

Увольнение дистанционного работника

Дистанционный работник может быть уволен по любому из общих оснований, предусмотренных ст. 77 ТК РФ: по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя (сокращение, ликвидация и т.д.).

Но есть два дополнительных основания, предусмотренных ст. 312.8 ТК РФ:

1. Работник не выходит на связь более 2 рабочих дней.
   Если дистанционный работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по рабочим вопросам более 2 рабочих дней подряд со дня направления запроса — это основание для увольнения. В договоре можно установить более длительный срок.
2. Работник сменил местность, что делает работу невозможной.
   Если дистанционный работник переехал и это влечёт невозможность исполнения обязанностей на прежних условиях — работодатель вправе расторгнуть договор.

Важно: Уволить дистанционного работника за прогул нельзя — у него нет стационарного рабочего места, которое можно «прогулять». Вместо этого используйте основание из ст. 312.8 — отсутствие связи.

Обмен документами с дистанционным работником

Дистанционный работник не может приехать в офис и подписать бумаги. Для обмена документами используется кадровый электронный документооборот (КЭДО).

Виды электронных подписей

По 63-ФЗ «Об электронной подписи» существует три вида:

• ПЭП (простая) — логин/пароль, SMS-код. Подходит для ознакомления с внутренними документами.
• НЭП (усиленная неквалифицированная) — криптографическая подпись, юридически значима при наличии соглашения сторон. Не требует удостоверяющего центра. В Nopaper НЭП выпускается бесплатно за 90 секунд.
• КЭП (квалифицированная) — высший уровень, выдаётся удостоверяющим центром, требует токен. Обязательна для трудового договора со стороны работодателя и для электронных счетов-фактур.

Как работает КЭДО в Nopaper

1. Работодатель создаёт документ (или шаблон) и отправляет сотруднику — из 1С или личного кабинета
2. Сотрудник получает уведомление в приложении Nopaper
3. Открывает документ, знакомится с содержанием
4. Подписывает одним нажатием — НЭП из смартфона
5. Подписанный документ хранится в облачном архиве — доступен и работодателю, и сотруднику

Кейс: группа компаний ХОСТ

ГК ХОСТ — разработчик ПО для медицинских учреждений. В группе компаний 5 юрлиц и 100 сотрудников на удалёнке по всей России.

«У нас есть сотрудник из Хабаровска. Чтобы отправить ему документы, нужна неделя. И ещё неделя, чтобы вернуть подписанный вариант. На организацию доставки мы тратили три недели. Мы решили перейти на кадровый документооборот», — Евгения Першикова, специалист по делопроизводству ГК ХОСТ.

После перехода на КЭДО Nopaper:

• Подписание происходит день в день — даже для трудового договора
• Сотрудник из Хабаровска подписывает заявление на отпуск в 14 раз быстрее
• Все подписанные документы доступны и в Nopaper, и в 1С

«Уже вижу, что работа стала проще. Больше не нужно контролировать доставку оригиналов», — Евгения Першикова, ГК ХОСТ.

Работа за рубежом: когда трудовой договор не подходит

Если работник — гражданин РФ, но живёт и работает в другой стране, ситуация усложняется.

Позиция Минтруда

Минтруд считает, что заключить трудовой договор о дистанционной работе с сотрудником за рубежом нельзя. Аргумент: невозможно выполнить требования трудового законодательства.

«ТК РФ не предусматривает возможность заключения трудового договора о дистанционной работе с гражданином РФ, осуществляющим трудовую деятельность за пределами территории Российской Федерации», — Письмо Минтруда от 16.01.2017 № 14-2/ООГ-245.

Но: прямого запрета в Кодексе нет, как и ответственности за заключение такого договора. Тем не менее проще и безопаснее использовать другой формат.

Гражданско-правовой договор (ГПХ)

Для сотрудников за рубежом рекомендуется заключать гражданско-правовой договор (ГПХ). Это снимает вопросы с соблюдением ТК РФ на иностранной территории.

Если сотрудник планирует временно уехать за границу:

1. Расторгните (или приостановите) трудовой договор
2. Заключите ГПХ на время пребывания за рубежом
3. По возвращении в Россию — вновь оформите трудовой договор о дистанционной работе

Налоговые нюансы

Если сотрудник провёл за границей более 183 дней в году — он теряет статус налогового резидента РФ. Это влияет на ставку НДФЛ: вместо 13% может применяться 30% (для нерезидентов). Подробности — в ст. 207 НК РФ.

Как Nopaper упрощает работу с дистанционными сотрудниками

Nopaper — это платформа кадрового электронного документооборота, построенная вокруг технологии мобильной НЭП. Она решает ключевую проблему работы с удалёнщиками: как быстро и законно подписывать документы на расстоянии.

Выпуск НЭП за 90 секунд. Сотруднику не нужно ехать в удостоверяющий центр, покупать токен или устанавливать плагины. НЭП выпускается бесплатно прямо в приложении Nopaper на смартфоне. Ключи подписи хранятся в устройстве сотрудника — безопаснее облачных аналогов.

Подписание трудового договора в смартфоне. Дистанционный работник получает документ в приложении, знакомится с ним и подписывает в один клик. День в день, из любого города.

Интеграция с 1С:ЗУП. Готовый коннектор для 1С:ЗУП, Бухгалтерия, ERP, Фреш. Кадровик создаёт документ в 1С и отправляет на подписание — без экспорта, без ручных действий.

50+ преднастроенных бизнес-процессов. Заявления на отпуск, приказы о переводе, согласования — всё уже настроено и готово к работе.

Облачный архив. Все подписанные документы хранятся в облаке — доступны и в Nopaper, и в 1С. Не нужно контролировать доставку бумажных оригиналов.

Юридическая значимость. Nopaper — резидент инновационного центра «Сколково», зарегистрирован в реестре российского ПО (рег. №8999). Документы, подписанные НЭП, принимаются в суде, ГИТ и налоговой (п. 2 ст. 6, 63-ФЗ, ст. 22.1–22.3 ТК РФ).

Попробуйте КЭДО Nopaper — 14 дней бесплатно. Оставить заявку →

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что такое дистанционная работа?

Дистанционная работа — это выполнение трудовой функции вне места нахождения работодателя, с использованием интернета для взаимодействия. Регулируется главой 49.1 ТК РФ (ст. 312.1–312.9). Бывает трёх видов: постоянная, временная (до 6 месяцев) и комбинированная (часть времени — в офисе, часть — удалённо).

В чём разница между дистанционной и удалённой работой?

Разницы нет. «Удалённая работа» — разговорный термин, «дистанционная работа» — официальный из Трудового кодекса. Юридически это одно и то же.

Как оформить трудовой договор с дистанционным работником?

В трудовом договоре нужно указать: дистанционный характер работы и его вид (постоянная/временная/комбинированная), место выполнения работы, режим рабочего времени, порядок взаимодействия (каналы связи, сроки ответа), условия по оборудованию и компенсации расходов. Договор можно подписать удалённо через КЭДО.

Можно ли подписать трудовой договор удалённо?

Да. Статьи 312.2–312.3 ТК РФ разрешают подписывать трудовой договор с дистанционным работником в электронном виде через КЭДО. Работодатель использует КЭП, работник — КЭП или НЭП. В Nopaper НЭП выпускается бесплатно за 90 секунд в смартфоне.

Какие виды дистанционной работы существуют?

Три вида по ст. 312.1 ТК РФ: 1) Постоянная — сотрудник всегда работает удалённо, 2) Временная — на срок до 6 месяцев непрерывно, 3) Комбинированная (гибрид) — часть времени в офисе, часть удалённо. Вид фиксируется в трудовом договоре.

Что указать в качестве места работы дистанционного работника?

Достаточно написать: «место выполнения трудовой функции определяется работником самостоятельно». Не указывайте домашний адрес — при переезде придётся менять договор. Если важен регион (для районных коэффициентов) — укажите населённый пункт.

Можно ли снизить зарплату при переводе на удалёнку?

Нет. Статья 312.5 ТК РФ прямо запрещает снижение заработной плату из-за перевода на дистанционную работу.

Как уволить дистанционного работника?

Помимо общих оснований (ст. 77 ТК РФ), ст. 312.8 ТК РФ предусматривает два дополнительных: 1) работник без уважительной причины не выходит на связь более 2 рабочих дней, 2) работник сменил местность, что делает исполнение обязанностей невозможным. Уволить за прогул дистанционного работника нельзя.

Можно ли принять на работу сотрудника из другого города?

Да. Глава 49.1 ТК РФ прямо предусматривает заключение трудового договора с дистанционным работником, который находится в другом городе. Договор можно подписать удалённо через КЭДО. Ограничение: сотрудник должен находиться на территории России.

Нужно ли дистанционному работнику приезжать в офис?

Зависит от вида удалёнки. При постоянной — нет. При комбинированной — да, в дни присутствия по графику. Если работодатель вызывает постоянного дистанционного работника в офис — это оформляется как командировка с оплатой проезда и суточных.

Как оформить перевод сотрудника на удалёнку?

Подпишите дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором укажите: вид дистанционной работы, режим, порядок взаимодействия, условия по оборудованию. На основании допсоглашения издайте приказ о переводе. В экстренных ситуациях (эпидемия, авария) — перевод возможен по приказу без соглашения (ст. 312.9 ТК РФ).

Можно ли заключить трудовой договор с сотрудником за границей?

По мнению Минтруда — нет (Письмо от 16.01.2017 № 14-2/ООГ-245). Прямого запрета в ТК РФ нет, но Минтруд считает невозможным соблюдение трудового законодательства за рубежом. Рекомендуется заключать гражданско-правовой договор (ГПХ). Если сотрудник уезжает временно — заключите ГПХ на период пребывания за границей.

Что такое КЭДО и зачем он нужен для удалённых сотрудников?

КЭДО — кадровый электронный документооборот. Это сервис для подписания кадровых документов в электронном виде. Для дистанционных работников КЭДО — основной способ обмена документами, ведь они не могут прийти в офис и подписать бумаги. В Nopaper сотрудник выпускает НЭП в смартфоне за 90 секунд и подписывает документы в один клик. Подробнее о КЭДО →

Какие обязанности работодателя по охране труда дистанционных работников?

По ст. 312.7 ТК РФ, работодатель обязан: ознакомить работника с требованиями охраны труда при работе с оборудованием, обеспечить расследование несчастных случаев, выполнять предписания ГИТ, осуществлять обязательное социальное страхование. Остальные обязанности по охране труда (спецоценка условий труда, выдача СИЗ и пр.) на дистанционных работников не распространяются.

Заполняйте форму, чтобы получить консультацию по работе с дистанционными сотрудниками в КЭДО

Отправляя форму, я соглашаюсь на обработку персональных данных

Δ