Платформа ЭДО: как перестать терять время на бумажки
Оглавление
Что такое платформа ЭДО?
Если коротко: платформа электронного документооборота (ЭДО) — это система, которая помогает компаниям и ИП подписывать документы онлайн — с юридической силой. Счета, акты, договоры — всё можно оформить, подписать и отправить за пару кликов. Без сканера, стопки бумаг и трек номеров.
Платформа ЭДО это:
— маршруты согласования,
— электронная подпись,
— статусы документов
— и самое главное — подписание за несколько минут
Пример: раньше логистическая компания Порт Транзит заключала с водителями бумажные договоры, для этого приходилось отправлять документы курьером или по почте. С переходом на сервис ЭДО от Nopaper подписание происходит онлайн. Водители регистрируются, получают подпись и подписывают документ за 10 минут пока стоят на погрузке.
Почему без платформы уже не получится
Это не история про модные технологии. Это история про:
— скорость. Подписание договора — не неделя, а 20 минут.
— контроль. Видно, кто подписал, кто тормозит, где застряло.
— экономию. Один акт в бумаге — это минимум 3 человека и один принтер. В цифре — один клик.
Как работает электронное подписание документов
Процесс такой:
- Загружаете файл, например, акт
- Подписываете ЭП (электронной подписью)
- Отправляете контрагенту.
- Он подписывает в ответ.
- Всё хранится в облачном хранилище и доступно в личном кабинете
Существует три вида подписи, чтобы вы сами не ломали голову, что чем подписывать — мы подготовили памятку по электронным подписям в ЭДО. Забирайте по кнопке ниже.
Как формируется электронная подпись
Электронная подпись не берётся из воздуха. За кнопкой «Подписать» скрывается вполне конкретная технология. Чтобы всё работало корректно — документ считался подписанным, подлинным и юридически значимым — нужны специальные программы. Их так и называют: программы ЭЦП или программы для электронной подписи.
Что делает программа для ЭЦП?
- Создаёт подпись.
Она берёт файл и ваш ключ ЭП, шифрует данные и выполняет криптографические преобразования и вычисляет уникальное значение электронной подписи. - Обеспечивает доказательную базу подписания
Некоторые программы для электронной подписи документов обеспечивают более высокий уровень безопасности подписи: обеспечивают неизменность документа и позволяют точно сказать: кто, когда и с какого устройства подписал документ.
Как это устроено в Nopaper?
Если вы используете неквалифицированную подпись в Nopaper, подпись формируется прямо на смартфоне — через технологию PayControl. Это разработка SafeTech — компании, которая специализируется на кибербезопасности, и технологии которой используют в банках.
Подпись в Nopaper:
→ Обеспечивает контроль целостности и авторства.
Во время подписания собираются 70 параметров, которые позволяют определить, когда, кем был подписан документ и доказать, что документ не меняли после подписания.
→ Соответствует требованиям ФЗ-63.
Решение работает с использованием сертифицированных СКЗИ КриптоПро CSP и JCP, что позволяет сформировать и проверить усиленную неквалифицированную электронную подпись.
А выпускается эта подпись в смартфоне, примерно за 90 секунд. Понадобится паспорт, смартфон и доступ в интернет. Как проходит выпуск, показали в видео
Как не ошибиться с выбором платформы ЭДО
Выберите несколько важных для себя критериев. Они могут отличаться в зависимости от специфики компании.
Например, если у вас клиенты по всей стране — обратите внимание как быстро клиент сам сможет выпустить подпись
Если ваши менеджеры формируют договоры с клиентами в 1С — уточните у сервиса, есть ли интеграция.
Также рекомендуем обратить внимание на такие критерии как:
1. Скорость ответа техподдержки
Первое время будет непривычно использовать новый инструмент и важно, чтобы техподдержка быстро отвечала на все ваши вопросы.
2. Есть ли ограничения по участникам в маршруте подписания
Компания будет расти, а вместе с ней и усложняться процессы подписания. Важно, чтобы система могла масштабироваться с вами.
3. Можно ли загрузить в сервис нестандартный документ
4. Из чего складывается стоимость сервиса ЭДО
Уточните, что входит в стоимость лицензии, включены ли внедрение, поддержка системы, выпуск подписи.
Платформа ЭДО — это ваша гарантия, что документы не потеряются, подписи не оспорят, а бизнес не остановится. Особенно если вы хотите, чтобы всё работало быстро, прозрачно и без бумаги. А наша команда поможет выбрать сервис и подготовиться к внедрению электронного документооборота в вашу компанию.
Перейти на электронный документооборот
