06 Авг 2022 Алена Журавлева

Будущее наступило: как работать с электронными документами

Ученые предсказывают, что книги и бумага исчезнут в ближайшие 30 лет. Но уже сейчас бизнес может перейти с бумажного документооборота на электронный (ЭДО) и обмениваться документами с контрагентами через смартфон

Что такое электронный документ?

Электронный документ (ЭД) – это документ, который изначально имеет электронный вид, без предварительной разработки на бумажном носителе. Он лучше подписывается электронной подписью и передается через электронные виды связи между контрагентами, внутри компании или между организацией и контролирующими государственными органами.

Ключевые документы, которые составляют основу делопроизводства со всей сложностью ее подписания, организации, хранения и которые перешли в разряд электронной документации, это договоры, счет-фактуры, акты, накладные, кадровый документы.

Электронная подпись и ее виды

Электронная подпись (ЭП) – это способ подписания электронного документа, который обеспечивает его юридическую силу, идентифицируя подписанта. Проще говоря, это набор данных, которые позволяют связать вас с документом, который вы подписываете.

По закону электронная подпись приравнивается к собственноручной. Но есть три вида электронной подписи — у них разные способы выдачи, стоимость и уровень безопасности.

  1. Простая электронная подпись — чаще всего используется в виде sms push-кодов, из-за чего считается наименее  безопасной.


2. Неквалифицированная электронная подпись — более защищенная и надежная подпись, формируется в привязке к конкретному документу и позволяет определить, кто и когда этот документ подписал, и вносились ли в этот документ изменения после подписания.

3. Квалифицированная электронная подпись — самая защищенная технология подписи, для оформления которой необходимо лично посетить удостоверяющий центр оператора.

Подробнее об их отличии читайте здесь.

Преимущества ведения электронного документооборота

Сбор бесконечной отчетности неизбежно уходит в прошлое. ЭДО оптимизирует процессы внутри компании, с партнерами и с вышестоящими инстанциями.
Электронный документооборот позволяет забыть:
  • О бумажной волоките, а экономить время, деньги и силы на ведении документооборота, не вставая с места;
  • О содержании дополнительных помещений, предназначенных для архива;
  • О необходимости помнить, где что лежит;
  • О необходимости искать нужного сотрудника, чтобы поставить одну единственную подпись;
  • О необходимости готовиться к проверкам за недели и месяцы вперед.

Вместо этого компания с ЭДО получает:

  • Удобную систему создания, хранения и взаимодействия с конкретным документом;

  • Упорядоченную систему хранения документов, оснащенную продвинутой интеллектуальной системой поиска отдельных файлов внутри;
  • Режим коллективного редактирования и отслеживания;
  • Ведение документа онлайн на каждом этапе работы;
  • Упрощенные автоматические алгоритмы обработки документов;
  • Подписание документов со смартфона, где бы вы не находились;
  • Быструю выгрузку документов для проверяющих организаций;
  • Оптимизацию внутрикорпоративного взаимодействия;
  • Контроль и прозрачность бизнес-процессов.

Какие особенности имеет электронный документооборот? Что необходимо знать до того, как компания запустит процесс перехода на ЭДО?

Переход на систему ЭДО

Для того чтобы перейти на ЭДО, нужно:
  • Определиться с системой ЭДО, которая обеспечит потребности бизнеса, будет исходить из его возможностей и поможет решить задачи организации.
  • Определиться с видом ЭП. В зависимости от задач бизнеса нужно понять, какая подпись вам подойдет. Подробнее о типах подписи читайте здесь.

 

  • Внедрить новую систему в команду, провести обучение,  закрепить использование ЭДО в регламентах.

 

  • Проинформировать контрагентов о смене системы делопроизводства и договориться о новых схемах  взаимодействия. Возможно, система ЭДО станет самым простым и надежным помощником на этом пути.

Регламент работы с электронными документами

Электронный документооборот требует правовой базы и ряда мероприятий внутри организации, что позволит поступательно ввести нововведения, организовать порядок работы и разобраться
с обязанностями сотрудников.
В этом помогут следующие внутренние акты.
  • Приказ о переходе на систему ЭДО. Его форма – свободная, но необходимо обозначить дату начала нововведений, указать ответственных лиц, дать перечень правил внутреннего распорядка, инструкций и форм обучения сотрудников.

  • Положение о переходе на ЭДО. Положение содержит регламентирующие акты, данные об операторе и системе ЭДО, правилах работы, контролирующих специалистах, особенностях взаимодействия с контрагентами.
  • Для компаний с большим штатом также имеет смысл собрать воедино обучающие программы, дополнительные материалы, инструкции.
  • Полномочия по подписанию документов через ЭДО по каждому сотруднику могут быть урегулированы в должностной инструкции или в доверенности.

Электронная подпись и дата электронного документа

Дата в электронном документе – это время формирования электронной подписи. Она выполняет функцию отслеживания и свидетельствует о законности операции.
В момент подписания в документе появляется штамп с датой и временем подписания, а также информацией о подписанте
и зашифрованная информация для подтверждения данных.
Электронный акт может быть подписан позже фактического выполнения работ — дата подписания не означает, что хозяйственная операция была произведена именно в этот день. Если дата приемки зафиксирована в документе, то отразить расходы в учете нужно именно на дату приема работ. ПБУ 10/99, п. 1 ст. 272 НК РФ.

Хранение электронных документов

В реалиях постоянно совершенствующихся технологий стоит обратить внимание на хранение электронных документов. На практике это такие средства, как облачные хранилища, всевозможные диски, а также типы форматов текстовых и табличных документов, которые со временем меняют расширение.
Так, в соответствии с п. 1-2, ст. 29 ФЗ №402 «О бухгалтерском учете» за хранение и воспроизведение ЭД отвечает налогоплательщик. Контролировать сохранность электронных документов проще — вы можете размножить оригинал, хранить его на нескольких серверах, или, например, в облаке для быстрого доступа, и на сервере компании.
В электронном архиве документы удобнее искать, они не портятся со временем и вам проще организовать и проконтролировать сохранность документа 10, 20 и 50 лет в соответствии с законами Российской Федерации.

Передача электронных документов

Передача цифровых документов также регламентирована законом. Например:
  • ст. 169 Налогового кодекса, определяет, что ряд документов (в том числе электронные счет-фактуры) передаются только при участии оператора электронного документооборота.
  • ЭП заверяет документ, после этого он изменениям не подлежит.

 

Чтобы передать электронный документ на подпись — вы можете использовать систему электронного документооборота. Если вы
с контрагентом используете разных систем ЭДО — вы все равно можете обмениваться документами. Между операторами есть роуминг,
это техническая возможность подписания между двумя конкретными операторами. Такое взаимодействие есть не у всех систем, в каждом конкретном случае необходимо уточнять у вашего поставщика ЭДО.
Если же вы хотите передать подписанные документы третьей стороне — передача зависит от типа подписи, который вы использовали.
Если это ПЭП или НЭП — вам достаточно скачать документ со штампом из системы ЭДО и отправить его третьему лицу по email или
в мессенджер. Также может потребоваться соглашение о принятии ЭДО между вами и контрагентом. С подписью типа КЭП вам также необходимо выгрузить сертификат ЭП — это файл формата .sig — из сервиса ЭДО и приложить к документу.
Чтобы передать электронный документ в бумажном виде, если у вас запросили именно в таком формате, вы также можете его скачать и распечатать, но необходимо будет дополнительно заверить документ. Нотариально или внутри компании. Обычно этого достаточно, но если потребуется — вы всегда можете запросить дополнительные данные для подтверждения подписи в техподдержке вашей системы ЭДО.

Нормативно-правовое регулирование электронных документов

Существует ряд законов и подзаконных актов, регулирующих движение ЭД.
  1. П.п 11.1 ст. 2 ФЗ №149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» дает определение электронного документа.
  2.  ФЗ № 63-ФЗ «Об электронной подписи» определяет особенности использования различных видов электронных подписей.
  3. Использование ЭДО регулирует также Гражданский кодекс РФ (ст. 160, 434), Налоговый кодекс РФ. ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» описывает использование ЭДО в узких проф. направлениях: участие в госзакупках или сделках, отчетность, учет документов.
  4.  ФНС РФ утверждает формы и требования к документам, необходимым для различных отраслей бизнеса. Отдельные направления ЭДО регулируют нормативно-правовые акты Правительства РФ, отдельных министерств и ведомств.
  5. Правила внутреннего распорядка и инструкции определяют внутрикорпоративные требования к перемещению и работе с ЭДО.

Прежде чем оформлять полный переход компании на ЭДО — испытайте его. Попробуйте обменяться документами в электронной форме с несколькими контрагентами, оцените разные сервисы. Только после этого вы поймете, подходит ли вам это и готовы ли вы перевести на такой формат всю компанию. Начните с Nopaper. В нем вы сможете выпустить подпись онлайн за пять минут и бесплатно протестировать сервис с тремя контрагентами →

Оставьте заявку, чтобы получить консультацию у наших специалистов

    06 Авг 2022 Алена Журавлева

    Советуем почитать

    Алена Журавлева
    16 Авг 2022
    +100 к лояльности сотрудников и почти в 20 раз меньше расходы
    Алена Журавлева
    16 Фев 2022
    Собрать документы со всей России за 15 минут. Кейс логистической компании Порт Транзит Экспедирование
        Кейс о том, как законодательные ограничения подтолкнули компанию к оптимизации документооборота и избавили от ежедневных почтовых отправлений. Теперь Порт Транзит Экспедирование использует сервис мобильного документооборота и моментально получает оригиналы документов от водителей по всей стране.
    Олег Потанин
    22 Апр 2022
    Обслуживать клиентов быстрее и в 7 раз дешевле: как банк УБРиР перешёл на безбумажное обслуживание с Nopaper
    Банк УБРиР провёл пилотный проект по замене бумажных документов на электронные и теперь планирует перевести на новую технологию все отделения.
    Алена Журавлева
    27 Май 2022
    Как страховой компании упростить работу с агентами? Кейс «АльфаСтрахование»

    Остались вопросы?
    Предложите нам тему для статьи!

    Предложить статью
    Предложите нам тему для статьи