Будущее наступило: как работать с электронными документами

Ученые предсказывают, что книги и бумага исчезнут в ближайшие 30 лет. Но уже сейчас бизнес может перейти с бумажного документооборота на электронный (ЭДО) и обмениваться документами с контрагентами через смартфон

Что такое электронный документ?

Электронный документ (ЭД) – это документ, который изначально имеет электронный вид, без предварительной разработки на бумажном носителе. Он лучше подписывается электронной подписью и передается через электронные виды связи между контрагентами, внутри компании или между организацией и контролирующими государственными органами.

Ключевые документы, которые составляют основу делопроизводства со всей сложностью ее подписания, организации, хранения и которые перешли в разряд электронной документации, это договоры, счет-фактуры, акты, накладные, кадровый документы.

Электронная подпись и ее виды

Электронная подпись (ЭП) – это способ подписания электронного документа, который обеспечивает его юридическую силу, идентифицируя подписанта. Проще говоря, это набор данных, которые позволяют связать вас с документом, который вы подписываете.

По закону электронная подпись приравнивается к собственноручной. Но есть три вида электронной подписи — у них разные способы выдачи, стоимость и уровень безопасности.

Простая электронная подпись — чаще всего используется в виде sms push-кодов, из-за чего считается наименее безопасной.

2. Неквалифицированная электронная подпись — более защищенная и надежная подпись, формируется в привязке к конкретному документу и позволяет определить, кто и когда этот документ подписал, и вносились ли в этот документ изменения после подписания.

3. Квалифицированная электронная подпись — самая защищенная технология подписи, для оформления которой необходимо лично посетить удостоверяющий центр оператора.

Подробнее об их отличии читайте здесь.

Преимущества ведения электронного документооборота

Сбор бесконечной отчетности неизбежно уходит в прошлое. ЭДО оптимизирует процессы внутри компании, с партнерами и с вышестоящими инстанциями.

Электронный документооборот позволяет забыть:

О бумажной волоките, а экономить время, деньги и силы на ведении документооборота, не вставая с места;

О содержании дополнительных помещений, предназначенных для архива;

О необходимости помнить, где что лежит;

О необходимости искать нужного сотрудника, чтобы поставить одну единственную подпись;

О необходимости готовиться к проверкам за недели и месяцы вперед.

Вместо этого компания с ЭДО получает:

Удобную систему создания, хранения и взаимодействия с конкретным документом;

Упорядоченную систему хранения документов, оснащенную продвинутой интеллектуальной системой поиска отдельных файлов внутри;

Режим коллективного редактирования и отслеживания;

Ведение документа онлайн на каждом этапе работы;

Упрощенные автоматические алгоритмы обработки документов;

Подписание документов со смартфона, где бы вы не находились;

Быструю выгрузку документов для проверяющих организаций;

Оптимизацию внутрикорпоративного взаимодействия;

Контроль и прозрачность бизнес-процессов.

Какие особенности имеет электронный документооборот? Что необходимо знать до того, как компания запустит процесс перехода на ЭДО?

Переход на систему ЭДО

Для того чтобы перейти на ЭДО, нужно:

Определиться с системой ЭДО, которая обеспечит потребности бизнеса, будет исходить из его возможностей и поможет решить задачи организации.

Определиться с видом ЭП. В зависимости от задач бизнеса нужно понять, какая подпись вам подойдет. Подробнее о типах подписи читайте здесь.

Внедрить новую систему в команду, провести обучение, закрепить использование ЭДО в регламентах.

Проинформировать контрагентов о смене системы делопроизводства и договориться о новых схемах взаимодействия. Возможно, система ЭДО станет самым простым и надежным помощником на этом пути.

Регламент работы с электронными документами

Электронный документооборот требует правовой базы и ряда мероприятий внутри организации, что позволит поступательно ввести нововведения, организовать порядок работы и разобраться
с обязанностями сотрудников.

В этом помогут следующие внутренние акты.

Приказ о переходе на систему ЭДО. Его форма – свободная, но необходимо обозначить дату начала нововведений, указать ответственных лиц, дать перечень правил внутреннего распорядка, инструкций и форм обучения сотрудников.

Положение о переходе на ЭДО. Положение содержит регламентирующие акты, данные об операторе и системе ЭДО, правилах работы, контролирующих специалистах, особенностях взаимодействия с контрагентами.

Для компаний с большим штатом также имеет смысл собрать воедино обучающие программы, дополнительные материалы, инструкции.

Полномочия по подписанию документов через ЭДО по каждому сотруднику могут быть урегулированы в должностной инструкции или в доверенности.

Электронная подпись и дата электронного документа

Дата в электронном документе – это время формирования электронной подписи. Она выполняет функцию отслеживания и свидетельствует о законности операции.

В момент подписания в документе появляется штамп с датой и временем подписания, а также информацией о подписанте

и зашифрованная информация для подтверждения данных.

Электронный акт может быть подписан позже фактического выполнения работ — дата подписания не означает, что хозяйственная операция была произведена именно в этот день. Если дата приемки зафиксирована в документе, то отразить расходы в учете нужно именно на дату приема работ. ПБУ 10/99, п. 1 ст. 272 НК РФ.

Хранение электронных документов

В реалиях постоянно совершенствующихся технологий стоит обратить внимание на хранение электронных документов. На практике это такие средства, как облачные хранилища, всевозможные диски, а также типы форматов текстовых и табличных документов, которые со временем меняют расширение.

Так, в соответствии с п. 1-2, ст. 29 ФЗ №402 «О бухгалтерском учете» за хранение и воспроизведение ЭД отвечает налогоплательщик. Контролировать сохранность электронных документов проще — вы можете размножить оригинал, хранить его на нескольких серверах, или, например, в облаке для быстрого доступа, и на сервере компании.

В электронном архиве документы удобнее искать, они не портятся со временем и вам проще организовать и проконтролировать сохранность документа 10, 20 и 50 лет в соответствии с законами Российской Федерации.

Передача электронных документов

Передача цифровых документов также регламентирована законом. Например:

ст. 169 Налогового кодекса, определяет, что ряд документов (в том числе электронные счет-фактуры) передаются только при участии оператора электронного документооборота.

ЭП заверяет документ, после этого он изменениям не подлежит.

Чтобы передать электронный документ на подпись — вы можете использовать систему электронного документооборота. Если вы
с контрагентом используете разных систем ЭДО — вы все равно можете обмениваться документами. Между операторами есть роуминг,
это техническая возможность подписания между двумя конкретными операторами. Такое взаимодействие есть не у всех систем, в каждом конкретном случае необходимо уточнять у вашего поставщика ЭДО.

Если же вы хотите передать подписанные документы третьей стороне — передача зависит от типа подписи, который вы использовали.

Если это ПЭП или НЭП — вам достаточно скачать документ со штампом из системы ЭДО и отправить его третьему лицу по email или
в мессенджер. Также может потребоваться соглашение о принятии ЭДО между вами и контрагентом. С подписью типа КЭП вам также необходимо выгрузить сертификат ЭП — это файл формата .sig — из сервиса ЭДО и приложить к документу.

Чтобы передать электронный документ в бумажном виде, если у вас запросили именно в таком формате, вы также можете его скачать и распечатать, но необходимо будет дополнительно заверить документ. Нотариально или внутри компании. Обычно этого достаточно, но если потребуется — вы всегда можете запросить дополнительные данные для подтверждения подписи в техподдержке вашей системы ЭДО.

Нормативно-правовое регулирование электронных документов

Существует ряд законов и подзаконных актов, регулирующих движение ЭД.

П.п 11.1 ст. 2 ФЗ №149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» дает определение электронного документа.
ФЗ № 63-ФЗ «Об электронной подписи» определяет особенности использования различных видов электронных подписей.
Использование ЭДО регулирует также Гражданский кодекс РФ (ст. 160, 434), Налоговый кодекс РФ. ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» описывает использование ЭДО в узких проф. направлениях: участие в госзакупках или сделках, отчетность, учет документов.
ФНС РФ утверждает формы и требования к документам, необходимым для различных отраслей бизнеса. Отдельные направления ЭДО регулируют нормативно-правовые акты Правительства РФ, отдельных министерств и ведомств.
Правила внутреннего распорядка и инструкции определяют внутрикорпоративные требования к перемещению и работе с ЭДО.

Прежде чем оформлять полный переход компании на ЭДО — испытайте его. Попробуйте обменяться документами в электронной форме с несколькими контрагентами, оцените разные сервисы. Только после этого вы поймете, подходит ли вам это и готовы ли вы перевести на такой формат всю компанию. Начните с Nopaper. В нем вы сможете выпустить подпись онлайн за пять минут и бесплатно протестировать сервис с тремя контрагентами →