Электронная подпись и дата электронного документа
Дата в электронном документе – это время формирования электронной подписи. Она выполняет функцию отслеживания и свидетельствует о законности операции.
Дата в электронном документе – это время формирования электронной подписи. Она выполняет функцию отслеживания и свидетельствует
о законности операции.
В момент подписания в документе появляется штамп с датой
и временем подписания, а также информацией о подписанте
и зашифрованная информация для подтверждения данных.
Электронный акт может быть подписан позже фактического выполнения работ — дата подписания не означает, что хозяйственная операция была произведена именно в этот день. Если дата приемки зафиксирована
в документе, то отразить расходы в учете нужно именно на дату приема работ. ПБУ 10/99, п. 1 ст. 272 НК РФ.
Электронный акт может быть подписан позже фактического выполнения работ — дата подписания не означает, что хозяйственная операция была произведена именно в этот день.
Если дата приемки зафиксирована
в документе, то отразить расходы
в учете нужно именно на дату приема работ. ПБУ 10/99, п. 1 ст. 272 НК РФ.
Хранение электронных документов
В реалиях постоянно совершенствующихся технологий стоит обратить внимание на хранение электронных документов. На практике это такие средства, как облачные хранилища, всевозможные диски, а также типы форматов текстовых и табличных документов, которые со временем меняют расширение.
В реалиях постоянно совершенствующихся технологий стоит обратить внимание на хранение электронных документов. На практике это такие средства, как облачные хранилища, всевозможные диски,
а также типы форматов текстовых
и табличных документов, которые
со временем меняют расширение.
Так, в соответствии с п. 1-2, ст. 29 ФЗ №402 «О бухгалтерском учете» за хранение и воспроизведение ЭД отвечает налогоплательщик. Контролировать сохранность электронных документов проще — вы можете размножить оригинал, хранить его на нескольких серверах, или, например, в облаке для быстрого доступа, и на сервере компании.
В электронном архиве документы удобнее искать, они не портятся
со временем и вам проще организовать и проконтролировать сохранность документа 10, 20 и 50 лет в соответствии с законами Российской Федерации.
Передача электронных документов
Передача цифровых документов также регламентирована законом. Например:
- ст. 169 Налогового кодекса, определяет, что ряд документов
(в том числе электронные счет-фактуры) передаются только
при участии оператора электронного документооборота.
- ЭП заверяет документ, после этого он изменениям не подлежит.
Чтобы передать электронный документ на подпись — вы можете использовать систему электронного документооборота. Если вы с контрагентом используете разных систем ЭДО — вы все равно можете обмениваться документами. Между операторами есть роуминг,
это техническая возможность подписания между двумя конкретными операторами. Такое взаимодействие есть не у всех систем, в каждом конкретном случае необходимо уточнять у вашего поставщика ЭДО.
Чтобы передать электронный документ на подпись — вы можете использовать систему электронного документооборота. Если вы
с контрагентом используете разных систем ЭДО — вы все равно можете обмениваться документами. Между операторами есть роуминг,
это техническая возможность подписания между двумя конкретными операторами. Такое взаимодействие есть не у всех систем, в каждом конкретном случае необходимо уточнять у вашего поставщика ЭДО.
Если же вы хотите передать подписанные документы третьей стороне — передача зависит от типа подписи, который вы использовали.
Если это ПЭП или НЭП — вам достаточно скачать документ со штампом из системы ЭДО и отправить его третьему лицу по email или в мессенджер. Также может потребоваться соглашение о принятии ЭДО между вами и контрагентом. С подписью типа КЭП вам также необходимо выгрузить сертификат ЭП — это файл формата .sig —
из сервиса ЭДО и приложить к документу.
Если же вы хотите передать подписанные документы третьей стороне — передача зависит от типа подписи, который вы использовали.
Если это ПЭП или НЭП — вам достаточно скачать документ со штампом из системы ЭДО и отправить его третьему лицу по email или
в мессенджер. Также может потребоваться соглашение
о принятии ЭДО между вами
и контрагентом. С подписью типа КЭП вам также необходимо выгрузить сертификат ЭП — это файл формата .sig — из сервиса ЭДО и приложить
к документу.
Чтобы передать электронный документ в бумажном виде, если у вас запросили именно в таком формате, вы также можете его скачать
и распечатать, но необходимо будет дополнительно заверить документ. Нотариально или внутри компании. Обычно этого достаточно, но если потребуется — вы всегда можете запросить дополнительные данные для подтверждения подписи в техподдержке вашей системы ЭДО.
Чтобы передать электронный документ в бумажном виде, если у вас запросили именно в таком формате, вы также можете его скачать
и распечатать, но необходимо будет дополнительно заверить документ. Нотариально или внутри компании. Обычно этого достаточно, но если потребуется — вы всегда можете запросить дополнительные данные для подтверждения подписи
в техподдержке вашей системы ЭДО.
Нормативно-правовое регулирование электронных документов
Существует ряд законов и подзаконных актов, регулирующих
движение ЭД.
Существует ряд законов
и подзаконных актов, регулирующих
движение ЭД.
1. П.п 11.1 ст. 2 ФЗ №149 «Об информации, информационных
технологиях и о защите информации» дает определение
электронного документа.
2. ФЗ № 63-ФЗ «Об электронной подписи» определяет
особенности использования различных видов электронных
подписей.
3. Использование ЭДО регулирует также Гражданский кодекс
РФ (ст. 160, 434), Налоговый кодекс РФ. ФЗ №402-ФЗ
«О бухгалтерском учете» описывает использование ЭДО
в узких проф. направлениях: участие в госзакупках или
сделках, отчетность, учет документов.
4. ФНС РФ утверждает формы и требования к документам,
необходимым для различных отраслей бизнеса. Отдельные
направления ЭДО регулируют нормативно-правовые акты
Правительства РФ, отдельных министерств и ведомств.
5. Правила внутреннего распорядка и инструкции определяют
внутрикорпоративные требования к перемещению и работе
с ЭДО.
1. П.п 11.1 ст. 2 ФЗ №149 «Об информации, информационных
технологиях и о защите информации» дает определение
электронного документа.
2. ФЗ № 63-ФЗ «Об электронной подписи» определяет
особенности использования различных видов электронных
подписей.
3. Использование ЭДО регулирует также Гражданский кодекс
РФ (ст. 160, 434), Налоговый кодекс РФ. ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» описывает использование ЭДО в узких проф. направлениях: участие в госзакупках или сделках, отчетность, учет документов.
4. ФНС РФ утверждает формы
и требования к документам,
необходимым для различных отраслей бизнеса. Отдельные
направления ЭДО регулируют нормативно-правовые акты
Правительства РФ, отдельных министерств и ведомств.
5. Правила внутреннего распорядка
и инструкции определяют
внутрикорпоративные требования
к перемещению и работе с ЭДО.