Электронный документ (ЭД) – это документ, который изначально имеет электронный вид, без предварительной разработки
на бумажном носителе. Он лучше подписывается электронной подписью и передается через электронные виды связи между контрагентами, внутри компании или между организацией
и контролирующими государственными органами.

Ключевые документы, которые составляют основу делопроизводства со всей сложностью ее подписания, организации, хранения и которые перешли в разряд электронной документации, это договоры, счет-фактуры, акты, накладные, кадровый документы.

Электронная подпись (ЭП) – это способ подписания электронного документа, который обеспечивает его юридическую силу, идентифицируя подписанта.

Проще говоря, это набор данных, которые позволяют связать вас
с документом, который вы подписываете.

По закону электронная подпись приравнивается к собственноручной. Но есть три вида электронной подписи — у них разные способы выдачи, стоимость и уровень безопасности.

1. Простая электронная подпись —
   чаще всего используется в виде
   sms push-кодов, из-за чего считается
   наименее безопасной.
​
2. Неквалифицированная
   электронная подпись — более
   защищенная и надежная подпись,
   формируется в привязке
   к конкретному документу
   и позволяет определить, кто и когда
   этот документ подписал,
   и вносились ли в этот документ
   изменения после подписания.

3. Квалифицированная электронная
    подпись — самая защищенная
    технология подписи, для
    оформления которой необходимо
    лично посетить удостоверяющий
    центр оператора.

Подробнее об их отличии
читайте здесь.

Сбор бесконечной отчетности неизбежно уходит в прошлое.
ЭДО оптимизирует процессы внутри компании, с партнерами
и с вышестоящими инстанциями.

• О бумажной волоките, а экономить 

  время, деньги и силы на ведении 
  документооборота, не вставая
  с места;
​

• О содержании дополнительных 

  помещений, предназначенных для
  архива;
​

• О необходимости помнить, где что 

  лежит;
​

• О необходимости искать нужного 

  сотрудника, чтобы поставить одну 
  единственную подпись;
​

• О необходимости готовиться

  к проверкам за недели и месяцы
  вперед.

• Удобную систему создания, 

  хранения и взаимодействия 
  с конкретным документом;
​

• Упорядоченную систему хранения 

  документов, оснащенную
  продвинутой интеллектуальной
  системой поиска отдельных файлов
  внутри;

• Режим коллективного 

  редактирования и отслеживания;

• Ведение документа онлайн 

  на каждом этапе работы;

• Упрощенные автоматические 

  алгоритмы обработки документов;

• Подписание документов 

  со смартфона, где бы вы
  не находились;

• Быструю выгрузку документов для 

  проверяющих организаций;

• Оптимизацию 

  внутрикорпоративного
  взаимодействия;

• Контроль и прозрачность 

  бизнес-процессов.

• Определиться с системой ЭДО, 

  которая обеспечит потребности  
  бизнеса, будет исходить из его
  возможностей и поможет решить
  задачи организации.
​

• Определиться с видом ЭП. 

  В зависимости от задач бизнеса
  нужно понять, какая подпись вам
  подойдет. Подробнее о типах
  подписи читайте здесь.
​

• Внедрить новую систему в команду, 

  провести обучение, закрепить
  использование ЭДО в регламентах.
​

• Проинформировать контрагентов 

  о смене системы делопроизводства
  и договориться о новых схемах
  взаимодействия. Возможно, система
  ЭДО станет самым простым
  и надежным помощником на этом
  пути.

• Приказ о переходе на систему ЭДО. 

  Его форма – свободная,
  но необходимо обозначить дату
  начала нововведений, указать
  ответственных лиц, дать перечень
  правил внутреннего распорядка,
  инструкций и форм обучения
  сотрудников.
​

• Положение о переходе на ЭДО. 

  Положение содержит   
  регламентирующие акты, данные об
  операторе и системе ЭДО, правилах
  работы, контролирующих
  специалистах, особенностях
  взаимодействия с контрагентами. 

• Для компаний с большим штатом 

  также имеет смысл собрать воедино
  обучающие программы,
  дополнительные материалы,
  инструкции.

• Полномочия по подписанию 

  документов через ЭДО по каждому
  сотруднику могут быть  
  урегулированы в должностной
  инструкции или в доверенности.

Электронный акт может быть подписан позже фактического выполнения работ — дата подписания не означает, что хозяйственная операция была произведена именно в этот день.
Если дата приемки зафиксирована
в документе, то отразить расходы
в учете нужно именно на дату приема работ. ПБУ 10/99, п. 1 ст. 272 НК РФ.

В реалиях постоянно совершенствующихся технологий стоит обратить внимание на хранение электронных документов. На практике это такие средства, как облачные хранилища, всевозможные диски,
а также типы форматов текстовых
и табличных документов, которые
со временем меняют расширение.

Чтобы передать электронный документ на подпись — вы можете использовать систему электронного документооборота. Если вы
с контрагентом используете разных систем ЭДО — вы все равно можете обмениваться документами. Между операторами есть роуминг,
это техническая возможность подписания между двумя конкретными операторами. Такое взаимодействие есть не у всех систем, в каждом конкретном случае необходимо уточнять у вашего поставщика ЭДО.

Если же вы хотите передать подписанные документы третьей стороне — передача зависит от типа подписи, который вы использовали.
Если это ПЭП или НЭП — вам достаточно скачать документ со штампом из системы ЭДО и отправить его третьему лицу по email или
в мессенджер. Также может потребоваться соглашение
о принятии ЭДО между вами
и контрагентом. С подписью типа КЭП вам также необходимо выгрузить сертификат ЭП — это файл формата .sig — из сервиса ЭДО и приложить
к документу.

Чтобы передать электронный документ в бумажном виде, если у вас запросили именно в таком формате, вы также можете его скачать
и распечатать, но необходимо будет дополнительно заверить документ. Нотариально или внутри компании. Обычно этого достаточно, но если потребуется — вы всегда можете запросить дополнительные данные для подтверждения подписи
в техподдержке вашей системы ЭДО.

Существует ряд законов
и подзаконных актов, регулирующих
движение ЭД.

1. П.п 11.1 ст. 2 ФЗ №149 «Об информации, информационных
технологиях и о защите информации» дает определение
электронного документа.
​
2. ФЗ № 63-ФЗ «Об электронной подписи» определяет
особенности использования различных видов электронных
подписей.

3. Использование ЭДО регулирует также Гражданский кодекс
РФ (ст. 160, 434), Налоговый кодекс РФ. ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» описывает использование ЭДО в узких проф. направлениях: участие в госзакупках или сделках, отчетность, учет документов.

4. ФНС РФ утверждает формы
и требования к документам,
необходимым для различных отраслей бизнеса. Отдельные
направления ЭДО регулируют нормативно-правовые акты
Правительства РФ, отдельных министерств и ведомств.

5. Правила внутреннего распорядка
и инструкции определяют
внутрикорпоративные требования
к перемещению и работе с ЭДО.

Прежде чем оформлять полный переход компании на ЭДО — испытайте его. Попробуйте обменяться документами
в электронной форме
с несколькими контрагентами, оцените разные сервисы. Только после этого вы поймете, подходит ли вам это и готовы ли вы перевести на такой формат всю компанию.

Начните с Nopaper. В нем вы сможете выпустить подпись онлайн за пять минут
и бесплатно протестировать сервис с тремя контрагентами →