Работа с электронными документами: виды, требования и пошаговая инструкция по ЭДО

Бумага — это расходы на печать, хранение и пересылку. Электронные документы снимают эти проблемы: акт подписывается за минуту, договор улетает контрагенту в другой город мгновенно, а все документы хранятся в облаке и доступны в любой момент.

В статье разберёмся, что такое электронный документ, какие виды электронных документов бывают, какие требования к ним предъявляет закон, и дадим пошаговую инструкцию — как организовать работу с электронными документами в компании. Отдельно покажем, как это работает в Nopaper — на смартфоне и через браузер.

Кратко: Электронный документ — это документ, изначально созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью. Он обладает полной юридической силой наравне с бумажным (149-ФЗ, 63-ФЗ). Для 99% документов бизнеса достаточно мобильной НЭП — она выпускается бесплатно за 90 секунд в Nopaper.

Что такое электронный документ

Электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям (п. 11.1 ст. 2 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

Проще говоря: электронный документ — это файл, который создан сразу в цифровом виде (не распечатан и отсканирован), подписан электронной подписью и имеет полную юридическую силу — как бумажный документ с живой подписью и печатью.

Ключевые документы делопроизводства, которые уже массово переводятся в электронный формат: договоры, счета-фактуры, акты, накладные, кадровые документы, отчётность.

Чем электронный документ отличается от электронного образа документа

Электронный документ и электронный образ — это два разных понятия, хотя их часто путают.

Важно: Скан документа — это не электронный документ. Это электронный образ (копия). Налоговая и суды не примут скан без бумажного оригинала. Если вам нужен юридически значимый электронный документ — его нужно создать в электронном виде и подписать ЭП.

Определения закреплены в Постановлении Пленума ВС РФ от 26.12.2017 № 57: электронный документ — создан в электронной форме без предварительного документирования на бумаге; электронный образ — переведён из бумажной формы в электронную путём сканирования.

Виды электронных документов

Электронные документы различаются по форме (установлен ли формат государством) и по назначению (для чего используются).

Формализованные документы

Формализованные электронные документы — это документы, формат которых строго установлен ФНС. Их структура определена нормативными актами, а содержание автоматически распознаётся при поступлении в налоговый орган.

К формализованным документам относятся:

• СЧФ — счёт-фактура
• СЧФДОП — счёт-фактура и документ о передаче товаров (работ, услуг)
• ДОП (УПД) — универсальный передаточный документ
• КСЧФ (УКД) — корректировочный счёт-фактура
• КСЧФДИС — корректировочный счёт-фактура и документ об изменении стоимости

Форматы утверждены Приказом ФНС № ЕД-7-26/736@ и Приказом ФНС № ЕД-7-26/970@. Формализованные документы создаются в формате XML.

Неформализованные документы

Неформализованные электронные документы — это документы, для которых нет утверждённого государством формата. Компания сама определяет структуру и оформление. Это самая массовая категория.

К неформализованным документам относятся:

• Договоры (поставки, оказания услуг, подряда, ГПХ, аренды)
• Акты выполненных работ
• Дополнительные соглашения
• Деловые письма и уведомления
• Доверенности
• Приказы и распоряжения
• Заявления (на отпуск, командировку, увольнение)
• Трудовые договоры
• NDA и соглашения о конфиденциальности

Какие документы можно перевести в электронный вид

Исключения — нельзя перевести в электронный вид:

• Акты о несчастных случаях на производстве
• Приказы об увольнении (требуется ознакомление под роспись по ТК РФ)
• Журналы инструктажей по охране труда
• Некоторые документы, для которых бумажный формат установлен законом

Требования к электронным документам

Законодательством установлены требования к электронным документам — от формы и содержания до способа подписания и передачи.

Общие требования

К электронным документам предъявляются те же общие требования, что и к бумажным: обязательные реквизиты, правильная форма, корректное содержание, указание подписантов. Дополнительно:

• Электронный документ должен быть создан в единственном экземпляре без предварительного документирования на бумаге
• Формат должен соответствовать требованиям надзорного органа (для формализованных документов)
• Документ должен быть подписан электронной подписью уполномоченного лица

Требования к электронной подписи

Юридическую значимость электронного документа обеспечивает электронная подпись (ЭП). По 63-ФЗ «Об электронной подписи» существуют три вида:

Совет: Для 99% документов бизнеса достаточно усиленной НЭП. Она покрывает договоры, акты, кадровые документы, NDA, ГПХ — и выпускается бесплатно за 90 секунд в Nopaper. КЭП нужна только для электронных счетов-фактур (ст. 169 НК РФ), госзакупок и подачи отчётности в ФНС.

Подробнее о том, какую подпись для какого документа выбрать — в статье КЭП, НЭП, ПЭП и типы документов: что чем подписывать?

Особые требования

Для отдельных категорий электронных документов установлены дополнительные правила:

Счета-фактуры — самые жёсткие требования:

• Передаются только через оператора ЭДО (Приказ Минфина РФ от 10.11.2015 № 174н)
• Подписываются только КЭП
• Формат строго утверждён ФНС (XML)
• Нельзя отправить скан счёта-фактуры по email — это нарушение НК РФ

Первичные документы (акты, накладные, УПД) — могут быть в электронном виде, подписаны ЭП (п. 5 ст. 9, 402-ФЗ). Но если в договоре указан только бумажный формат — нужно соблюсти это условие.

Кадровые документы — большинство можно подписывать НЭП в рамках КЭДО (ст. 22.1-22.3 ТК РФ). Исключения: акты о несчастных случаях, приказы об увольнении, журналы инструктажей.

Требования к формату

• Формализованные документы: XML (формат утверждён ФНС)
• Неформализованные документы: любой формат (PDF, DOCX, XLSX и др.)
• Документы долговременного хранения: PDF/A — файлы содержат всё необходимое для воспроизведения и не зависят от внешних баз данных

Электронные образы (сканы): JPG, TIFF, PDF, PNG

Как организовать работу с электронными документами: пошаговая инструкция

Работа с электронными документами не сложнее работы с бумажными. Трудности могут возникнуть только на этапе перехода. Вот пошаговая инструкция:

Шаг 1. Определите, какие документы переведёте в электронный вид

Составьте перечень документов для перевода: договоры, акты, накладные, кадровые документы, счета-фактуры. Начните с самых массовых — тех, на которые уходит больше всего времени и бумаги.

Шаг 2. Выберите вид электронной подписи

Определитесь, какая подпись нужна:

• НЭП — для договоров, актов, кадровых документов (99% случаев). В Nopaper выпускается бесплатно за 90 секунд
• КЭП — для счетов-фактур, госзакупок, отчётности в ФНС. Оформляется в удостоверяющем центре

Шаг 3. Выберите систему ЭДО

Подберите оператора электронного документооборота, который обеспечит потребности бизнеса. На что обратить внимание:

• Поддержка нужных типов документов (формализованные + неформализованные)
• Поддержка нужных видов ЭП (НЭП, КЭП)
• Интеграция с 1С и другими учётными системами
• Мобильное подписание (со смартфона)
• Стоимость подписаний и хранения
• Удобство для контрагентов (без установки ПО, без роуминга)

В Nopaper все эти возможности есть. Мобильная НЭП выпускается бесплатно, подписание — со смартфона, интеграция с 1С готова из коробки, контрагенту не нужно устанавливать дополнительные программы.

Шаг 4. Подготовьте регламент работы с ЭДО

Издайте приказ о переходе на электронный документооборот, разработайте положение и регламент работы с ЭДО. Определите ответственных сотрудников и их полномочия. Подробнее — в разделе «Регламент работы с электронными документами» ниже.

Шаг 5. Обучите сотрудников

Подготовьте инструкции по работе с системой ЭДО. Проведите тестовое подписание. От подготовленности сотрудников зависит скорость адаптации.

В Nopaper обучение входит в стоимость тарифа. Есть 50+ преднастроенных кадровых бизнес-процессов, шаблоны ЛНА и помощь при внедрении.

Шаг 6. Договоритесь с контрагентами

Проинформируйте партнёров о переходе на ЭДО. Отправьте приглашение в систему. В Nopaper контрагент подключается бесплатно за 5 минут — выпускает НЭП в приложении и начинает подписывать документы.

Совет: Необязательно подключаться к одному оператору ЭДО — многие системы поддерживают роуминг. Но в Nopaper роуминг не нужен: контрагент работает напрямую, без посредников и дополнительных настроек.

Регламент работы с электронными документами

Переход на электронный документооборот требует правовой базы внутри организации. Это позволит официально ввести нововведения, организовать порядок работы и определить обязанности сотрудников.

Приказ о переходе на ЭДО

Форма — свободная. В приказе необходимо указать:

• Дату начала перехода на ЭДО
• Ответственных лиц
• Перечень документов, переводимых в электронный вид
• Правила внутреннего распорядка и инструкции
• Формы обучения сотрудников

Положение о переходе на ЭДО

Положение содержит:

• Общие положения (задачи, стороны, условия изменений)
• Сведения об операторе и системе ЭДО
• Требования к электронной подписи (какие виды ЭП и средства криптозащиты используются)
• Правила работы с электронными документами
• Порядок взаимодействия с контрагентами
• Сроки хранения файлов
• Контролирующих специалистов
• Обязанности по сохранению конфиденциальности данных
• Ответственность сторон и способ разрешения споров

Полномочия сотрудников

Полномочия по подписанию документов через ЭДО по каждому сотруднику могут быть урегулированы:

• В должностной инструкции
• В доверенности
• В машиночитаемой доверенности (МЧД) — для подписания от имени организации

Обучение и шаблоны

Для компаний с большим штатом имеет смысл подготовить:

• Обучающие программы и вебинары
• Инструкции для сотрудников (как создать документ, как подписать, как найти в архиве)
• Шаблоны документов (локальные нормативные акты, приказы, заявления)

В Nopaper все шаблоны кадровых документов предоставляются при подключении. Сопровождение специалистом входит в тариф.

Как работать с электронными документами в Nopaper

Nopaper — это платформа электронного документооборота (ЭДО) и кадрового электронного документооборота (КЭДО). Всё построено вокруг мобильной НЭП: подпись выпускается бесплатно за 90 секунд, подписание — в один клик со смартфона.

Создание и отправка документов

1. Загрузите документ — через мобильное приложение, веб-версию (личный кабинет на ПК) или из 1С
2. Выберите подписантов — добавьте себя и других участников (по номеру телефона или email)
3. Настройте маршрут — определите порядок подписания (последовательный, параллельный, многосторонний)
4. Отправьте на подпись — каждый участник получит уведомление

Поддерживаются все форматы: PDF, Word, Excel и другие. Сервис определит формат автоматически.

Подписание документов мобильной НЭП

1. Скачайте приложение Nopaper (App Store / Google Play / AppGallery)
2. Нажмите «Выпустите подпись» → выберите «НЭП»
3. Пройдите верификацию (совместите овал лица с рамкой, сфотографируйте паспорт)
4. Примите акт признания ключа

Готово! НЭП выпущена за 90 секунд — бесплатно, без визита в удостоверяющий центр, без токенов и плагинов.

Для подписания документа — нажмите «Подписать» в приложении. Один клик — и документ подписан.

Хранение и поиск документов

Все подписанные документы хранятся бессрочно в облачном архиве Nopaper. Поиск нужного документа — за 3 минуты. Статус каждого документа виден на главной странице.

Интеграция с 1С

Nopaper имеет готовый коннектор для всех продуктов 1С:

• 1С:ЗУП / ЗУП КОРП
• 1С:Бухгалтерия
• 1С:Комплексная автоматизация
• 1С:ERP
• 1С:Управление нашей фирмой
• 1С:Фреш

Отправка документов на подпись, отслеживание статуса и поиск подписанных документов — прямо из 1С.

Электронная подпись и дата электронного документа

Дата электронного документа — это момент формирования электронной подписи. В момент подписания на документе появляется штамп с:

• датой и временем подписания
• информацией о подписанте (ФИО, должность, организация)
• зашифрованными данными для подтверждения подлинности

Одновременно оператор ЭДО делает запрос в удостоверяющий центр для подтверждения действительности сертификата ЭП.

Дата подписания ≠ дата хозяйственной операции

Электронный акт может быть подписан позже фактического выполнения работ. Дата подписания не означает, что хозяйственная операция произведена именно в этот день.

Пример: товар поступил на склад 13 сентября, а акт подписан в ЭДО 2 октября. В учётных документах нужно указать дату поступления товара — 13 сентября (ПБУ 10/99, п. 1 ст. 272 НК РФ).

Дата отправки или получения счёта-фактуры отражается в отдельных извещениях и подтверждениях, утверждённых Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 № 174н.

Хранение электронных документов

Хранение электронных документов регулируется теми же законами, что и хранение бумажных. Но у цифровых документов есть преимущества: их проще копировать, проще искать, они не портятся со временем.

Сроки хранения

Где хранить электронные документы

• Облачное хранилище — быстрый доступ из любой точки мира. В Nopaper подписанные документы хранятся бессрочно в облаке
• Сервер компании — для компаний с повышенными требованиями к безопасности
• Съёмные носители — CD, DVD, USB Flash — для долговременного архивного хранения (документы постоянного и долговременного хранения рекомендуется дублировать на два носителя)

Формат для долговременного хранения

Для архивного хранения рекомендуется формат PDF/A. Файлы в этом формате содержат всё необходимое для воспроизведения и не обращаются к внешним базам данных. Документ можно прочесть, даже если технологии сильно изменятся.

В электронном архиве документы удобнее искать, они не портятся со временем. Вы можете размножить оригинал, хранить его на нескольких серверах или в облаке для быстрого доступа — и контролировать сохранность 10, 20 и 50 лет в соответствии с законами РФ.

За хранение и воспроизведение электронных документов отвечает налогоплательщик (п. 1-2 ст. 29, 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»).

Передача электронных документов

Передача электронных документов регламентирована законом — не все документы можно отправить просто по email.

Через оператора ЭДО

Формализованные документы (счета-фактуры, УПД) передаются только через оператора ЭДО — это требование ст. 169 НК РФ. Оператор обеспечивает шифрование, контроль доставки и хранение протоколов.

Неформализованные документы (договоры, акты, письма) также удобнее передавать через систему ЭДО — это гарантирует юридическую значимость и фиксацию всех действий.

Роуминг между операторами

Если вы и контрагент используете разных операторов ЭДО — между ними может быть настроен роуминг. Но:

• Роуминг есть не у всех операторов
• Настройка может занять время
• Возможны ограничения по типам документов

В Nopaper роуминг не нужен. Контрагент подключается напрямую — выпускает бесплатную НЭП в приложении и начинает работать. Без дополнительных программ, без настройки роуминга.

Передача третьим лицам

Если нужно передать подписанный документ третьей стороне:

• Документ с НЭП или ПЭП — скачайте документ со штампом из системы ЭДО и отправьте по email или в мессенджер. Может потребоваться соглашение о принятии ЭДО между вами и контрагентом
• Документ с КЭП — дополнительно выгрузите сертификат ЭП (файл формата .sig) и приложите к документу

Передача в бумажном виде

Если запросили документ в бумажном формате — скачайте из системы ЭДО и распечатайте. Дополнительно заверьте: нотариально или внутри компании. При необходимости запросите дополнительные данные для подтверждения подписи в техподдержке вашей системы ЭДО.

Нормативно-правовое регулирование электронных документов

Работа с электронными документами регулируется рядом федеральных законов и нормативных актов.

Основные законы

1. ФЗ № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» Даёт определение электронного документа (п. 11.1 ст. 2). Регулирует вопросы получения, производства и распространения информации.
2. ФЗ № 63-ФЗ «Об электронной подписи» Определяет виды электронных подписей (ПЭП, НЭП, КЭП) и условия, по которым электронные документы признаются равнозначными бумажным.
3. Гражданский кодекс РФ (ст. 160, 434) Закрепляет возможность заключения договоров путём обмена электронными документами и использования аналога собственноручной подписи.
4. Налоговый кодекс РФ (ст. 169) Определяет, что электронные счета-фактуры передаются только через оператора ЭДО и подписываются только КЭП.
5. ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» Регулирует использование электронных первичных документов, требования к формату и хранению.
6. Трудовой кодекс РФ (ст. 22.1-22.3, ст. 312.3) Регламентирует КЭДО — кадровый электронный документооборот с сотрудниками, включая дистанционных.

Подзаконные акты

• Приказы и письма ФНС — утверждают форматы и требования к электронным документам для налоговых целей
• Приказ Минфина РФ от 10.11.2015 № 174н — порядок обмена электронными счетами-фактурами через оператора ЭДО
• ГОСТ Р 70108-2022 — определения электронного документа и электронного образа
• Постановление Пленума ВС РФ от 26.12.2017 № 57 — определения для судопроизводства
• Нормативные акты Правительства РФ, министерств и ведомств — регулируют отдельные направления ЭДО
• Правила внутреннего распорядка организации — определяют внутрикорпоративные требования к работе с ЭДО

Совет: Прежде чем оформлять полный переход компании на ЭДО — испытайте его. Попробуйте обменяться документами с несколькими контрагентами, оцените сервис. Начните с Nopaper — выпустите НЭП за 90 секунд и бесплатно протестируйте сервис. Попробовать Nopaper →

«Когда мы перешли на электронный документооборот с Nopaper, время подписания сократилось с 45 дней до 5 минут. За первую неделю подписали 100 документов», — Игорь Лаппи, Совкомбанк Страхование.

А компания Adviros с помощью Nopaper ускорила обмен документами в 7 раз и сократила расходы в 15-29 раз.

Подробнее о работе электронного документооборота — в статье Электронный документооборот: как работает и с какими трудностями вы точно столкнётесь

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что такое электронный документ?

Электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, подписанная электронной подписью. Он создаётся изначально в цифровом виде (без предварительной печати на бумаге) и обладает полной юридической силой — как бумажный документ с подписью и печатью. Определение закреплено в п. 11.1 ст. 2 149-ФЗ.

Чем электронный документ отличается от электронного образа документа?

Электронный документ создаётся сразу в цифровом виде и подписывается ЭП — это оригинал. Электронный образ (скан-копия) — это бумажный документ, переведённый в электронную форму путём сканирования. Он является копией и не заменяет оригинал. Налоговая и суды не примут скан без бумажного оригинала.

Какие виды электронных документов существуют?

Электронные документы делятся на формализованные (формат утверждён ФНС: счета-фактуры, УПД, корректировочные документы) и неформализованные (свободный формат: договоры, акты, письма, кадровые документы). По назначению: договоры, первичные учётные документы, отчётность, кадровые документы, обращения в госорганы.

Какие требования предъявляются к электронным документам?

Общие (как к бумажным — форма, содержание, реквизиты), требования к ЭП (документ должен быть подписан электронной подписью), особые (для счетов-фактур — только через оператора ЭДО с КЭП), требования к формату (XML для формализованных, PDF/A для долговременного хранения).

Как организовать работу с электронными документами?

Шесть шагов: 1) Определите документы для перевода в электронный вид, 2) Выберите вид ЭП (НЭП для 99% документов), 3) Выберите систему ЭДО (например, Nopaper), 4) Подготовьте регламент и приказ, 5) Обучите сотрудников, 6) Договоритесь с контрагентами. Переход на ЭДО в Nopaper — от 10 дней.

Какие документы нельзя перевести в электронный вид?

Акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении (требуется ознакомление под роспись), журналы инструктажей по охране труда и некоторые другие документы, для которых бумажный формат установлен законом.

Какую электронную подпись выбрать для работы с электронными документами?

Для 99% документов бизнеса (договоры, акты, кадровые документы, NDA, ГПХ) достаточно усиленной НЭП — она выпускается бесплатно за 90 секунд в Nopaper. КЭП нужна только для электронных счетов-фактур, госзакупок и отчётности в ФНС.

Как работать в ЭДО: пошаговая инструкция?

1. Зарегистрируйтесь в системе ЭДО (например, Nopaper), 2) Выпустите электронную подпись (НЭП — за 90 секунд в приложении), 3) Загрузите документ, 4) Выберите подписантов, 5) Нажмите «Подписать». Подписанный документ сохранится в облачном архиве и будет доступен всем участникам.

Как перейти на электронный документооборот?

Определите документы для перевода, выберите вид ЭП и систему ЭДО, подготовьте регламент (приказ + положение), обучите сотрудников, договоритесь с контрагентами. В Nopaper переход занимает от 10 дней — с сопровождением специалиста, шаблонами документов и обучением.

Сколько лет нужно хранить электронные документы?

Бухгалтерские и налоговые документы — не менее 5 лет (402-ФЗ). Кадровые документы — 50 или 75 лет. Учредительные — постоянно. В Nopaper подписанные документы хранятся бессрочно в облачном архиве.

Что такое регламент работы с электронными документами?

Регламент — это внутренний документ организации, который определяет правила работы в системе ЭДО: какие документы подписывать электронно, какую ЭП использовать, кто имеет право подписи, как взаимодействовать с контрагентами, как хранить документы. Разрабатывается в составе положения о переходе на ЭДО.

Можно ли подписать электронный документ с телефона?

Да. В Nopaper можно подписывать электронные документы прямо со смартфона с помощью мобильной НЭП. Подпись выпускается бесплатно за 90 секунд, подписание — в один клик. Приложение доступно для iOS, Android и AppGallery.

Что такое формализованный и неформализованный электронный документ?

Формализованный — документ с форматом, утверждённым ФНС (XML): счета-фактуры, УПД, корректировочные документы. Автоматически распознаётся налоговым органом. Неформализованный — документ со свободным форматом: договоры, акты, письма, кадровые документы. Компания сама определяет структуру.

Как передать электронный документ контрагенту?

Через систему ЭДО: загрузите документ, выберите подписантов, отправьте на подпись. Контрагент получит уведомление и подпишет со своей стороны. В Nopaper контрагенту не нужно устанавливать дополнительные программы — достаточно скачать приложение и выпустить бесплатную НЭП.

Имеет ли электронный документ юридическую силу?

Да. Электронный документ, подписанный электронной подписью, обладает полной юридической силой — он равнозначен документу на бумаге с собственноручной подписью (п. 2 ст. 6, 63-ФЗ). Документы с ЭП принимаются налоговой, ГИТ, судами и другими государственными органами.

Итог: как начать работать с электронными документами

• Электронный документ — это файл, созданный в цифровом виде и подписанный ЭП. Обладает полной юридической силой
• Скан документа — это не электронный документ, а электронный образ (копия)
• Документы делятся на формализованные (формат утверждён ФНС) и неформализованные (свободный формат)
• Для 99% документов бизнеса достаточно НЭП — КЭП нужна только для счетов-фактур и госзакупок
• Переход на ЭДО — 6 шагов: от выбора документов до обучения сотрудников
• В Nopaper — мобильная НЭП за 90 секунд, подписание в один клик, интеграция с 1С, бессрочное хранение
• Электронные документы регулируются 149-ФЗ, 63-ФЗ, ГК РФ, НК РФ, 402-ФЗ, ТК РФ

Прежде чем оформлять полный переход компании на ЭДО — испытайте его. Попробуйте обменяться документами в электронной форме с несколькими контрагентами, оцените разные сервисы. Только после этого вы поймете, подходит ли вам это и готовы ли вы перевести на такой формат всю компанию. Начните с Nopaper. В нем вы сможете выпустить подпись онлайн за пять минут и бесплатно протестировать сервис с тремя контрагентами →