Электронный документооборот: как работает и с какими трудностями вы точно столкнётесь
Что такое ЭДО и как это работает
ЭДО — это система, через которую бизнес обменивается документами в электронном виде. В неё входят:
- создание и отправка документов;
- подписание электронной подписью;
- хранение документов
- защита от изменений.
Система работает в браузере, на смартфоне или через интеграцию с 1С, CRM и другими учётными системами. Вы создаёте документ, подписываете, отправляете. Партнёр подписывает в ответ. Всё — без бумаги, курьера и сканера.
Пример: колледж ITHub подключил ЭДО, чтобы подписывать договоры с родителями учеников онлайн. Бумажные документы ушли, время обработки сократилось с недели до нескольких часов.
Как работает система электронного документооборота в компании
Главное отличие системы ЭДО в организации от отправки скан-копий по почте, курьерских доставок — в юридической значимости и безопасности.
Рискованно обмениваться фото документов с общих корпоративных почт или личных адресов. По такому адресу сложно определить, кто отправил документ. Это нарушение ст. 160 ГК РФ, в которой прописано, что лицо, совершающее сделку, должно быть достоверно определено. В итоге сделка может быть признана судом недействительной.
В сервисе ЭДО, таком как Nopaper, документ подписывается электронной подписью, фиксируется дата и время, всё хранится в защищённом архиве. Это законно и легко можно доказать в суде.
Что можно автоматизировать с помощью ЭДО:
- Согласование и подписание договоров, актов, счетов
- Кадровые документы, если подключён КЭДО
- Согласование по маршрутам (менеджер → юрист → директор)
Всё выглядит просто: документы создаются, подписываются, хранятся в архиве. Но на практике внедрение ЭДО редко проходит без вопросов. Кто-то не может разобраться в интерфейсе, кто-то боится «сломать систему», а кто-то не хочет ничего менять. Ниже — основные причины, почему переход на электронный документооборот иногда буксует, и как их обойти.
Неудобные кнопки и долгая установка: что мешает внедрить ЭДО
Внедрять сервис ЭДО дорого
На старте кажется: ЭДО — это про дорогие подписки. Принтер-то уже стоит в офисе, пачка бумаги есть.
Но если посчитать:
→ Курьер — 400–1300 рублей за доставку.
→ Время сотрудника на печать, подписание и скан — пара часов.
→ Плюс расходники, амортизация и ремонт
ЭДО убирает эти мелкие, но постоянные траты. А ещё освобождает голову — документы не теряются, не нужно искать « договор за 20 апреля 2020 года».
Галерея
Ручка и бумага привычнее нового интерфейса
Все новое кажется каким-то странным и неудобным, В любом сервисе ЭДО сначала надо привыкать к новому интерфейсу, разбираться на что «жмякать» и гадать «подписан документ или нет». Куда проще нажать на кнопку уже знакомого принтера.
Мы понимаем, что сначала будет сложно, поэтому в Nopaper создали интерфейс на основе опыта и отзывов клиентов. У сервиса есть поддержка, которая ответит на все ваши вопросы и поможет отправить документ безопасно.
Что-то где-то надо скачать и установить
Перейти по ссылке, скачать, нажать какие-то галочки — в интернете так много вирусов, что загрузка какого-то нового приложения не внушает доверия. А если ещё на рабочий компьютер нельзя устанавливать программы без доступа администратора, то фраза «скачать сервис» звучит как «пройдите один из кругов ада».
Чтобы снизить сопротивление и сделать установку проще, разработчики сервисов создают инструкции по установке.
Чтобы обмениваться документами через сервис, надо чтобы и у клиента был этот же сервис или похожий
Вы перешли на ЭДО, а ваш контрагент говорит: «у меня нет сервиса ЭДО, я не хочу его устанавливать». И получается, что вы зря устанавливали сервис, разбирались как там всё работает.
Чтобы вам не пришлось лишний раз включать принтер и доставать пачку бумаги, мы создали памятку. Она поможет вам ответить на распространенные вопросы про сервис ЭДО и Nopaper.
Галерея
Сокращение расходов и увеличение клиентской сети: почему компании всё равно переходят на ЭДО
ЭДО быстрее самолета и курьера
Чтобы отправить документ клиенту из другого города, потребуется, как минимум один день. А иногда даже один день очень долго, особенно когда без документов вы не можете начать работу над заказом, а заказ должен быть выполнен уже завтра вечером. Чтобы не терять клиентов из-за рутины с документами, компании переходят на мобильный документооборот.
Например, у одного из пользователей Nopaper, логистической компании из Новосибирска, стояла задача обмениваться документами с клиентами меньше чем за час, даже если заказчик находится на Камчатке. С переходом на Nopaper они обмениваются документами меньше чем за 5 минут. Подробнее про кейс клиента читайте в статье.
Галерея
ЭДО обеспечит безопасность ваших документов
Документы, подписанные электронной подписью, сложно подделать. Сложнее чем собственноручную подпись.
Большинство сервисов электронного документооборота используют электронные подписи, которые обеспечивают неизменность подписанного документа и защищают подпись от подделок. Подробнее про безопасность электронных подписей смотрите на нашем YouTube-канале.
Конечно, 100% защиту ни один сервис и служба безопасности не сможет обеспечить. Постоянно появляются новые хакерские атаки, мы видим в СМИ информацию об утечке информацию. Да, такое бывает. Поэтому важно соблюдать правила «цифровой гигиены»: скачивать приложения только из официальных магазинов, использовать двухфакторную аутентификацию.
Мы в Nopaper делаем всё, чтобы обезопасить ваши данные: проводим постоянный аудит системы, тестируем ее и используем только сертифицированные решения.
Галерея
ЭДО поможет вам сэкономить на документообороте и упростить его
→ Отправка договора курьером — от 500 ₽ в одну сторону
→ Отправка через Nopaper — 30 ₽. Внутри — хоть 1 документ, хоть 15.
→ Подпись — бесплатно. Документы — в архиве, поиск — в один клик.С ЭДО вы перестаёте тратить время на печать, сканы и переписки. Документы подписываются за минуты и не теряются. Да, сначала будет непривычно. Начать можно с одного отдела и одного договора. Уже в первый месяц вы сэкономите время и сократите ошибки.
Да, полностью отказаться от бумаги не получится. Например, заявления на увольнение в любом случае придется дублировать на бумаге. Если ваш эксперт выступает на конференции, ему может понадобиться распечатанный текст. Но расходы сократятся. Например, наша компания после перехода на мобильное ЭДО стала тратить на бумагу в 10 раз меньше. Подробнее читайте в кейсе.
А ещё ЭДО – это про заботу о природе
Мы поможем запустить ЭДО в вашей компании без сложностей: подключим, настроим, обучим и ответим на все вопросы.
Перейти на ЭДО с Nopaper
