Электронная подпись для физических лиц: что это, какие бывают и как использовать

Электронная подпись для физических лиц используется для подписания электронных документов без личного присутствия. Она применяется при взаимодействии с компаниями, работодателями, сервисами и государственными системами, если электронный формат допускается законом или соглашением сторон. В статье рассказали, какие виды электронной подписи доступны физическим лицам, где их можно использовать и как выбрать подходящий вариант под конкретную задачу.

Что такое электронная подпись для физических лиц

Электронная подпись для физических лиц — это способ подтвердить, что электронный документ подписан конкретным человеком и его содержание не изменялось после подписания. Она используется в цифровом документообороте вместо рукописной подписи на бумаге.

Ранее электронную подпись называли электронной цифровой подписью или ЭЦП. Сейчас этот термин не применяется в законодательстве, используется формулировка «электронная подпись» или сокращённо «ЭП».

Электронная подпись связывает документ с личностью подписанта и фиксирует факт подписания в электронной системе. Внешний вид подписи значения не имеет, юридическую силу определяет механизм подтверждения.

Электронную подпись может использовать любое физическое лицо без статуса индивидуального предпринимателя. Подпись оформляется на человека и применяется в гражданско-правовых и кадровых отношениях, если электронный формат допускается законом или соглашением сторон.

Для каких задач физическим лицам нужна электронная подпись

Электронную подпись для физических лиц используют, когда документы оформляют дистанционно и требуется подтвердить согласие конкретного человека.

На практике электронную подпись применяют в следующих ситуациях:

• Подписание договоров с компаниями. Электронную подпись используют при заключении гражданско-правовых договоров, соглашений об оказании услуг и договоров подряда, если электронный формат допускается условиями договора.
• Кадровые документы. Электронная подпись применяется при подписании трудовых и кадровых документов, когда работодатель и сотрудник работают в электронном документообороте.
• Взаимодействие с сервисами и платформами. Электронная подпись используется для подтверждения действий и согласия в онлайн-сервисах, цифровых платформах и системах электронного документооборота.
  

Электронная подпись позволяет подписывать документы без личного присутствия и обмена бумажными копиями, сохраняя юридическую значимость электронных документов.

Какие виды электронной подписи доступны физическим лицам

Для физических лиц доступны несколько видов электронной подписи. Они отличаются условиями применения и юридической значимостью и используются в разных сценариях.

Простая электронная подпись.
Применяется для подтверждения действий в сервисах и системах, где личность пользователя подтверждают логином, паролем, кодом из СМС или аналогичным способом. Простая электронная подпись подходит для ограниченного круга операций и используется только в случаях, когда стороны заранее согласовали такой формат взаимодействия.

Неквалифицированная электронная подпись.
Позволяет определить подписанта и проверить, что документ не изменялся после подписания. Неквалифицированную электронную подпись применяют в электронном документообороте между физическими лицами и компаниями, а также при подписании кадровых и гражданско-правовых документов при наличии соглашения об использовании электронной подписи.

Квалифицированная электронная подпись.
Используется в случаях, когда закон прямо требует применения квалифицированной подписи. Она применяется при взаимодействии с государственными органами, государственными информационными системами и при совершении юридически значимых действий с повышенными требованиями к идентификации подписанта.

Выбор вида электронной подписи для физических лиц зависит от задачи, типа документа и требований стороны, с которой осуществляется электронное взаимодействие.

Чем отличаются НЭП и КЭП для физических лиц

НЭП и КЭП различаются юридической значимостью и условиями применения. Оба вида относятся к усиленной электронной подписи, но используются в разных сценариях.

Неквалифицированная электронная подпись подтверждает личность подписанта и целостность документа. Её юридическая сила действует при соблюдении установленных условий, в том числе при наличии соглашения между участниками электронного документооборота.

Квалифицированная электронная подпись имеет юридическую силу без дополнительных соглашений. Она признаётся государственными органами и применяется в случаях, когда закон прямо требует использования квалифицированной электронной подписи.

Для работы с государственными органами, государственными информационными системами и официальными реестрами используют КЭП. В таких сценариях применение неквалифицированной электронной подписи не допускается.

В практике физических лиц НЭП используют при подписании документов с компаниями или работодателями в рамках электронного документооборота, если стороны заранее договорились об использовании электронной подписи. Вид электронной подписи выбирают исходя из задачи и требований к документу, а не по принципу универсальности.

Как физическому лицу получить электронную подпись

Электронную подпись для физических лиц можно выпустить в цифровом формате через сервисы электронного документооборота. Процесс выпуска зависит от вида подписи и требований к подтверждению личности.

Выпуск квалифицированной электронной подписи в Nopaper

Квалифицированная электронная подпись — это вид электронной подписи с максимальной юридической значимостью. В Nopaper КЭП выпускают только для физических лиц и сотрудников. Для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц квалифицированную подпись оформляют в ФНС или аккредитованных удостоверяющих центрах.

КЭП в Nopaper действует один год с момента выпуска. Выпуск подписи платный и требует очного подтверждения личности в удостоверяющем центре.

Процесс выпуска КЭП включает следующие шаги:

• авторизация в мобильном приложении и переход в раздел управления электронными подписями;
• установка PIN-кода для доступа к подписи;
• заполнение анкеты и ввод паспортных данных, ИНН и СНИЛС;
• оплата выпуска подписи;
• выбор удостоверяющего центра и очная верификация личности;
• генерация ключа электронной подписи;
• установка сертификата электронной подписи на мобильное устройство.
  

После подтверждения личности и установки сертификата квалифицированная электронная подпись становится доступной для подписания документов в приложении.

Выпуск неквалифицированной электронной подписи в Nopaper

Неквалифицированную электронную подпись можно выпустить в мобильном приложении Nopaper после регистрации пользователя. Для этого не требуется очная верификация, подтверждение личности проходит удалённо.

Процесс выпуска НЭП выглядит следующим образом:

• запуск процедуры выпуска подписи в приложении;
• выбор неквалифицированной электронной подписи;
• подтверждение личности с помощью оригинала паспорта;
• прохождение фото- и видеоидентификации через камеру смартфона;
• проверка и подтверждение распознанных паспортных данных;
• автоматическая установка ключей электронной подписи на устройство;
• принятие акта признания ключа электронной подписи.
  

После завершения этих шагов неквалифицированная электронная подпись готова к использованию для подписания документов в рамках согласованного электронного взаимодействия.

Выпуск электронной подписи клиенту через веб-версию Nopaper

Компании могут выпускать электронные подписи для своих сотрудников через веб-кабинет Nopaper. Такие подписи используют для подписания документов между компанией и сотрудником в рамках электронного документооборота.

Процесс включает регистрацию сотрудника в системе, выпуск сертификата электронной подписи, активацию ключа в мобильном приложении и принятие акта признания ключа. В личном кабинете компании доступно управление сертификатами электронной подписи сотрудников, включая блокировку и отзыв ключей.

Где физическое лицо может использовать электронную подпись

Электронную подпись для физических лиц используют в случаях, когда документы оформляют и подписывают в цифровой среде без личного присутствия сторон.

На практике электронную подпись применяют в следующих средах:

• Электронный документооборот с компаниями. Электронную подпись используют при подписании договоров, соглашений и других документов с организациями, если стороны работают в электронном формате и признают электронную подпись юридически значимой.
• Кадровые и гражданско-правовые документы. Физическое лицо подписывает документы, связанные с трудовыми отношениями, оказанием услуг или выполнением работ, в рамках кадрового или гражданско-правового электронного документооборота.
• Онлайн-сервисы и цифровые платформы. Электронную подпись применяют для подтверждения согласия, принятия условий и подписания документов в сервисах, где предусмотрен электронный формат взаимодействия.
• Системы электронного документооборота. Электронная подпись используется в среде ЭДО, где документы создаются, подписываются и хранятся в одном пространстве. В системах кадрового и общего документооборота физические лица подписывают документы электронной подписью при взаимодействии с работодателями и компаниями.
  

Выбор среды применения электронной подписи зависит от типа документа и правил электронного взаимодействия, установленных между сторонами.

Срок действия электронной подписи для физического лица

Срок действия электронной подписи для физического лица зависит от вида подписи и сертификата, на основе которого она выпущена. Электронная подпись не является бессрочной, параметры её действия задаются при оформлении.

Для усиленных видов электронной подписи срок действия определяется сроком сертификата. Сертификат содержит сведения о владельце подписи и периоде, в течение которого подпись может использоваться. После окончания этого срока электронная подпись считается недействительной.

Сроки действия неквалифицированной и квалифицированной электронной подписи устанавливаются отдельно. Они могут различаться в зависимости от требований удостоверяющего центра или сервиса, через который оформлена подпись.

Контроль срока действия электронной подписи необходим для корректного подписания документов. Использование недействительной подписи может привести к отказу в приёме документа или необходимости повторного подписания.

Как проверить электронную подпись и её действительность

Проверка электронной подписи позволяет убедиться, что документ подписан конкретным человеком и его содержание не изменялось после подписания. Это важно при работе с юридически значимыми электронными документами.

При проверке используют сведения из сертификата электронной подписи. В сертификате указаны данные о владельце подписи, срок её действия и текущий статус, по которым определяют корректность подписания.

При валидации электронной подписи для физических лиц проверяют следующие параметры:

• принадлежит ли электронная подпись указанному подписанту;
• был ли сертификат действителен на дату подписания документа;
• не был ли сертификат отозван;
• сохранялась ли целостность документа после подписания.

Если все параметры подтверждены, электронная подпись считается действительной, а документ — подписанным корректно.

Как хранить и защищать электронную подпись физическому лицу

Способ хранения электронной подписи зависит от формата, в котором она выпущена. Каждый вариант требует соблюдения мер безопасности, так как ответственность за использование подписи несёт её владелец.

Основные способы хранения электронной подписи:

• Локальное хранение. Электронную подпись размещают на компьютере или внешнем носителе. В этом случае важно защитить устройство и ограничить доступ к файлам подписи.
• Аппаратные носители. Подпись хранится на токенах или смарт-картах. Такой формат снижает риск копирования, но требует физической сохранности носителя.
• Облачное хранение. Электронная подпись хранится в защищённой среде сервиса и используется через авторизацию. Этот вариант упрощает доступ и снижает риск утраты носителя.
  

Электронная подпись привязывается к конкретному физическому лицу. Все действия, выполненные с её использованием, считаются совершёнными владельцем подписи.

Основные риски связаны с утратой или компрометацией электронной подписи. Передача доступа третьим лицам, использование на небезопасных устройствах или отсутствие защиты может привести к несанкционированному подписанию документов.

Типичные ошибки при использовании электронной подписи физическими лицами

При работе с электронной подписью физические лица чаще всего сталкиваются со следующими ошибками:

• Выбор неподходящего вида электронной подписи. Неквалифицированную электронную подпись используют в ситуациях, где требуется квалифицированная подпись, из-за чего документ могут не принять.
• Использование НЭП без соглашения сторон. Электронное взаимодействие не зафиксировано документально, и юридическая значимость подписанных документов оказывается под вопросом.
• Передача электронной подписи третьим лицам. Доступ к подписи передают другим людям или используют её на общих устройствах, что создаёт риск несанкционированного подписания.
• Отсутствие контроля срока действия подписи. Документы подписывают после окончания срока действия сертификата, что требует повторного оформления.

Итоги: когда физическому лицу действительно нужна электронная подпись

Электронная подпись доступна физическим лицам и используется для подписания электронных документов без личного присутствия.

Тип электронной подписи выбирают под конкретную задачу. Универсального варианта не существует, требования зависят от вида документа и стороны, с которой физическое лицо взаимодействует.

Неквалифицированную электронную подпись и квалифицированную электронную подпись применяют в разных сценариях. НЭП используют по соглашению сторон, КЭП — в случаях, когда этого требует закон или работа с государственными системами.

Электронная подпись применяется для организации электронного документооборота и позволяет оформлять документы в цифровом формате при взаимодействии с компаниями, работодателями и сервисами.

Узнать про возможности КЭДО с Nopaper

Отправляя форму, я соглашаюсь на обработку персональных данных

Δ

Часто задаваемые вопросы об электронной подписи для физических лиц

Может ли физическое лицо использовать электронную подпись без статуса ИП?

Да, физическое лицо может использовать электронную подпись без статуса индивидуального предпринимателя. Электронная подпись оформляется на человека и применяется независимо от его предпринимательской деятельности.

Чем отличается НЭП от КЭП для физического лица?

НЭП применяют по соглашению сторон и используют при электронном документообороте с компаниями и работодателями. КЭП используют в случаях, когда закон требует квалифицированную электронную подпись, в том числе при взаимодействии с государственными органами.

Где физическое лицо может подписывать документы онлайн?

Физическое лицо может подписывать документы онлайн в системах электронного документооборота, цифровых платформах и сервисах, где предусмотрен электронный формат взаимодействия и признание электронной подписи.

Насколько безопасна электронная подпись для физического лица?

Электронная подпись считается безопасной при соблюдении правил хранения и использования. Безопасность обеспечивается привязкой подписи к владельцу и возможностью проверить подлинность и целостность подписанных документов.