Электронный документооборот: нужно ли распечатывать документы
Российские компании массово подключаются к системам электронного документооборота (ЭДО) и другим программным решениям, ведь сегодня использование инструментов автоматизации – мощное конкурентное преимущество. Все процессы должны быть структурированы, упорядочены и централизованы, движение бумаг в том числе.
Распечатывание тормозит ход сделок и отнимает время менеджеров, а бумажные документы влекут дополнительные расходы на печать, хранение и пересылку документов.
Нужно ли распечатывать документы, полученные по ЭДО, и что именно является оригиналом документа при электронном документообороте.
Нужно ли распечатывать документы полученные по ЭДО
С появлением ЭДО документы, созданные в электронном виде и подписанные электронной подписью, являются оригиналами, и печатать их на бумажном носителе нет необходимости. Юридическая сила документа, созданного в электронном виде и заверенного электронной подписью, равна юридической силе бумажного документа, подписанного от руки.
Распечатывать бумажную копию электронного документа не нужно. Относительно налоговой отчетности закреплено, что она должна храниться в электронном архиве (письмо Минфина РФ от 22.08.2012 №03-02-07/1-202).
Нужно ли печатать документы из ЭДО для отправки в налоговую
Если документы хранятся в электронном виде, печатать их нет необходимости. Обратимся к п. 2 ст. 93 Налогового кодекса Российской Федерации. Статья гласит: для отправки в налоговую допускаются документы, созданные в электронном виде и заверенные квалификационной электронной подписью, а также сканы с электронной подписью.
— Подпишите документ.
— Поставьте печать организации.
Нужно ли печатать документы при электронном обороте, если потребовали бумажную версию
Такая практика существует, например, в судах – иногда электронные бумаги запрашивают в печатном виде. Для этого достаточно скачать документ со штампом из системы электронного документооборота и напечатать его. После – заверить внутри организации и предоставить этот вариант.
Впрочем, согласно п. 3 ст. 75 АПК РФ, подписанные электронной подписью документы допускаются в качестве письменных доказательств и прилагаются к материалам дела. Скачанный документ вы можете передать через онлайн-систему суда или принести документ на съемном носителе. В первом случае воспользуйтесь сервисом арбитражных судов «Мой Арбитр» или сервисом судов общей юрисдикции «ГАС «Правосудие», в зависимости от того, какой суд работает с вашим делом.
Как распечатать бумажную копию документа из ЭДО
Найдите файл в сервисе и скачайте его, а затем распечатайте как обычный документ. В некоторых случаях печатать можно прямо из системы.
Если документ подписан — на нем должен быть соответствующий штамп с информацией о подписании.
Не забудьте заверить бумажную копию – самостоятельно или нотариально. В первом случае достаточно поставить рукописную подпись, печать и отметить «копия верна». Обычно этого достаточно, но если организации потребуется проверить факт подписания документа электронной подписью — вы сможете запросить данные
у вашего оператора ЭДО.
В каких случаях печатать документы из ЭДО обязательно
В некоторых случаях лучше составлять оригиналы документов на бумажном носителе, не переводя их в систему электронного документооборота. Так, некоторые документы, согласно закону, легитимны исключительно в бумажном виде. Например, вексель или бланки, в которых в качестве реквизита используется герб России или герб российского субъекта. В таких случаях заверенный электронной подписью документ нельзя распечатать и сохранить юридическую силу.
Узнайте о других полезных функциях 9 ведущих
сервисов ЭДО в сравнении по 45+ критериям
В сервисе ЭДО Nopaper заключение соглашения встроено в процесс подписания, оно поможет вам юридически значимо подписать документы без изменения договора.
В некоторых ситуациях невозможно воспользоваться интернетом для предъявления документов. Например, находясь в условиях отсутствия подключения к интернету, потому лучше иметь при себе бумажную версию документа. Но это, скорее, редкое исключение.
В остальных случаях вы можете спокойно обмениваться электронными документами в пару кликов и не переживать за юридическую силу документа, если есть электронная подпись.
Переходите на ЭДО — документы всегда будут под рукой, а важный договор не сможет испортить чашка кофе. А с современными системами вы сможете начать обмениваться документами онлайн всего за пять минут. Попробуйте →
