Нужно ли распечатывать документы из ЭДО и хранить в бумажном виде

Что считается оригиналом: электронный документ или бумажная копия

Если документ был создан в электронном виде и подписан квалифицированной электронной подписью (КЭП) в сервисе ЭДО, он является оригиналом. Распечатанная на бумаге версия такого документа — это копия.

Это закреплено в п. 24 ФСБУ 27/2021: документы бухгалтерского учёта хранят в том виде, в котором они были составлены. Переводить электронные документы в бумажный вид для хранения не нужно, а переводить бумажные в электронный вид для хранения — запрещено.

Электронный документ, подписанный КЭП — это оригинал

Документы с КЭП по юридической силе не уступают бумажным документам с собственноручной подписью (п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Чтобы документ, подписанный простой или неквалифицированной электронной подписью, признали равнозначным бумажному, нужно соблюсти условия из п. 2 ст. 6 63-ФЗ — в частности, заключить соглашение между участниками ЭДО.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) также может придавать документу юридическую силу, если стороны заключили соглашение об электронном документообороте и определили порядок её использования (п. 2 ст. 6 63-ФЗ).

В этом случае документ, подписанный НЭП, не требует дублирования на бумаге. Он хранится в электронном виде так же, как и документ с КЭП.

В Nopaper используется усиленная электронная подпись, которая позволяет подписывать кадровые и иные внутренние документы без выпуска КЭП для каждого сотрудника.

Подробнее о видах электронных подписей — в статье КЭП, НЭП, ПЭП и типы документов: что чем подписывать?

Бумажная распечатка — это копия электронного документа

Распечатанный электронный документ — это визуальный образ документа, его копия. Визуальный образ документа нельзя использовать для совершения юридически значимых действий без электронного документа в машиночитаемом формате, подписанного КЭП (Постановление Правительства от 15.08.2022 № 1415).

Если потребуется бумажная копия, её нужно заверить в установленном порядке — об этом расскажем ниже.

Когда оригиналом считается бумажный документ

Если документ изначально был оформлен на бумаге и подписан от руки, а потом отсканирован и передан по ЭДО — оригиналом остаётся бумажный экземпляр. Скан — это электронный образ оригинала, а не электронный оригинал.

Когда электронные документы не нужно распечатывать

Большинство документов, которые создают и подписывают в сервисах ЭДО, распечатывать не нужно:

• Первичные документы — товарные накладные (ТОРГ-12), акты выполненных работ, универсальные передаточные документы (УПД)
• Счета-фактуры — ФНС признаёт электронные счета-фактуры при условии подписания КЭП. Распечатывать и хранить их на бумаге не требуется (письмо ФНС от 06.02.2014 № ГД-4-3/1984@)
• Договоры и дополнительные соглашения — при условии подписания электронной подписью
• Акты сверки — при взаимном согласии сторон

Все эти документы принимаются налоговыми органами, контрагентами и аудиторами в электронном виде. При налоговой проверке достаточно предоставить инспектору доступ к электронному архиву или отправить документы через оператора ЭДО по телекоммуникационным каналам связи.

Важно: ФНС прямо поддерживает бизнес в отказе от бумаги: территориальные налоговые органы не должны запрашивать у организаций сканированные или бумажные копии формализованных документов, если они были созданы в электронном виде (письмо ФНС от 29.09.2023 № Д-5-26/56@).

В каких случаях документы из ЭДО нужно распечатать

Несмотря на все преимущества ЭДО, есть ситуации, когда бумажная копия понадобится.

Для суда

Суд может запросить документы в печатном виде. Это бывает, если у суда нет технической возможности воспроизвести электронные файлы. Впрочем, согласно п. 3 ст. 75 АПК РФ, документы, подписанные электронной подписью, допускаются в качестве письменных доказательств.

Электронные документы также можно подать через систему «Мой Арбитр» (для арбитражных судов) или ГАС «Правосудие» (для судов общей юрисдикции), либо принести на съёмном носителе.

Подробнее — в статье Как доказать в суде подписание электронного документа

Контрагент не работает с ЭДО

Если контрагент не подключен к ЭДО и не использует электронную подпись, документ придётся распечатать и подписать от руки. Хранить такой документ нужно в бумажном виде, потому что бумажный — это его оригинал.

Документы с простой электронной подписью (ПЭП)

Документы, подписанные простой электронной подписью, далеко не всегда признаются полноценными аналогами бумажных. Для признания равнозначности нужно соглашение между участниками ЭДО. Если такого соглашения нет — документ лучше распечатать и подписать от руки.

Важно различать простую электронную подпись (ПЭП) и неквалифицированную электронную подпись (НЭП).

ПЭП подтверждает факт авторизации пользователя, но не обеспечивает криптографическую защиту документа. Поэтому её применение всегда требует соглашения сторон.

НЭП создаётся с использованием средств криптографической защиты информации и обеспечивает контроль неизменности документа после подписания. При наличии соглашения между сторонами документ, подписанный НЭП, не нужно распечатывать и дублировать на бумаге.

Документы, легитимные только на бумаге

Некоторые документы по закону действительны исключительно в бумажном виде. Например, вексель или бланки с гербом России или субъекта РФ. В таких случаях заверенный электронной подписью документ нельзя распечатать и сохранить юридическую силу.

Внутренние регламенты организации

Если в компании действуют внутренние правила, требующие хранения бумажных копий определённых документов, их придётся распечатывать. Это не требование закона, а решение конкретной организации.

Отсутствие интернета

Редкий случай, но если нужно предъявить документ в условиях без доступа к интернету — лучше иметь при себе бумажную версию.

Нужно ли печатать документы из ЭДО для налоговой

По общему правилу — нет. Если документы хранятся в электронном виде, печатать их для налоговой нет необходимости.

Согласно п. 2 ст. 93 НК РФ, истребуемые документы можно представить в налоговый орган:

• В электронной форме — по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) или через личный кабинет налогоплательщика
• На бумажном носителе — лично, через представителя или по почте заказным письмом

Способ представления определяет сам налогоплательщик.

Формализованные документы — только электронно

Документы, составленные по форматам ФНС (УПД, счета-фактуры), направляются в электронном виде по ТКС. Распечатывать их не нужно. ФНС не должна запрашивать бумажные копии таких документов (письмо ФНС от 29.09.2023 № Д-5-26/56@).

Неформализованные документы — на бумаге как копия

Если документ составлен не по установленным ФНС форматам и его запрашивают при проверке, его направляют на бумажном носителе как заверенную копию с отметкой о наличии электронной подписи (письмо Минфина от 01.10.2018 № 03-02-07/1/70444):

1. Скачайте документ из ЭДО и распечатайте
2. Подпишите документ
3. Поставьте печать организации
4. Укажите отметку «Копия верна»

Нужно ли распечатывать отчётность, сданную в электронном виде

Нет, распечатывать отчётность, сданную в электронном виде, не нужно. Декларации, расчёты и другие отчёты, отправленные в налоговую по ТКС, хранятся в электронном архиве.

Налоговая отчётность хранится в электронном виде (письмо Минфина РФ от 22.08.2012 №03-02-07/1-202). Это касается:

• Налоговых деклараций — НДС, налог на прибыль, УСН и др.
• Расчётов по страховым взносам
• Отчётности в СФР (бывший ПФР и ФСС)
• Бухгалтерской отчётности, сданной в электронном виде

Если вы отправили отчёт электронно и получили подтверждение о принятии — дополнительно печатать его на бумаге не требуется. Достаточно хранить электронный экземпляр с подтверждением оператора о доставке.

Исключение: если внутренние регламенты вашей организации требуют распечатки отчётности по окончании отчётного периода — следуйте внутренним правилам. Но закон этого не требует.

Как правильно распечатать и заверить документ из ЭДО

Если всё-таки понадобилась бумажная копия электронного документа — вот пошаговая инструкция.

Шаг 1. Скачайте документ из сервиса ЭДО

Найдите нужный документ в сервисе ЭДО и скачайте его. Обычно сервисы позволяют скачать печатную форму документа со штампом электронной подписи — это визуальная отметка с информацией о подписании (кто подписал, когда, номер сертификата).

В Nopaper скачать документ можно прямо из приложения. На документе будет штамп с информацией о подписании.

Штамп формируется как для документов с КЭП, так и для документов, подписанных НЭП. Он содержит сведения о подписанте, времени подписания и параметрах подписи.

При проверке юридической значимости важно учитывать тип электронной подписи и наличие соглашения об ЭДО между сторонами.

Шаг 2. Распечатайте документ

Распечатайте файл как обычный документ. На нём должен быть виден штамп электронной подписи.

Шаг 3. Заверьте бумажную копию

Заверить копию можно двумя способами:

Самостоятельно:

• Поставьте рукописную подпись уполномоченного лица
• Поставьте печать организации (если используется)
• Укажите отметку «Копия верна»
• Укажите дату заверения и должность лица, заверяющего копию

Нотариально:

• Обратитесь к нотариусу для заверения копии (обычно достаточно самостоятельного заверения)

Для каких целей какое заверение

Важно: Распечатанный документ — это копия. Оригиналом остаётся электронный документ, подписанный электронной подписью. Если организации потребуется проверить факт подписания — можно запросить данные у оператора ЭДО.

Как хранить электронные документы без бумаги

Электронные документы хранятся в электронном виде — в том формате, в котором они были созданы и подписаны (п. 24 ФСБУ 27/2021).

Сроки хранения электронных документов

Сроки хранения электронных документов — те же, что и для бумажных:

Где хранить электронные документы

• Облачный архив оператора ЭДО — самый удобный и надёжный вариант. В Nopaper все подписанные документы хранятся автоматически и доступны в любое время
• Локальный электронный архив — на серверах организации
• Физические носители — жёсткие диски, флеш-накопители (не менее двух экземпляров на разных устройствах)

Требования к хранению

Организация хранения электронных документов регламентируется приказом Росархива от 31.07.2023 № 77:

• Не менее двух экземпляров каждого документа (основной и рабочий) на разных устройствах
• Обеспечение режима хранения, исключающего утрату, уничтожение или искажение информации
• Наличие программных средств для воспроизведения и копирования документов
• Технический контроль состояния носителей — не реже одного раза в 5 лет

Электронные документы не теряют юридическую силу со временем, даже когда заканчивается срок действия сертификата электронной подписи. Оператор ЭДО фиксирует время и дату подписания и подтверждает, что сертификат был действителен в момент подписания.

Это правило распространяется не только на документы, подписанные КЭП, но и на документы, подписанные НЭП — при условии, что на момент подписания подпись была действительной, а порядок её применения закреплён в соглашении сторон.

Важно: Обязанность ведения архива закреплена за организацией, а не за оператором ЭДО (п. 1 ст. 7 Федерального закона № 402-ФЗ). Бухгалтерские документы и базы данных должны храниться на территории России (п. 25 ФСБУ 27/2021).

С ЭДО компании снижают расходы: не нужно арендовать помещение под архив, обслуживать технику, нанимать сотрудников. А электронные документы не пропадут и не повредятся — оператор ЭДО копирует файлы и контролирует исправность серверов.

Можно ли одновременно использовать ЭДО и бумажный документооборот

Да, можно. Компания может одновременно вести бумажный и электронный документооборот. Законодательство не требует полного отказа от бумаги при подключении к ЭДО.

Первичные учётные документы составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Рекомендации:

• Определите с контрагентами перечень документов, которые будут создаваться в электронном виде, а какие — в бумажном
• Пропишите правила электронного документооборота в учётной политике организации
• Помните: если документ создали и подписали в электронном виде, контрагент не может распечатать и подписать его на бумаге — он должен использовать электронную подпись

Важно: В рамках одной сделки лучше использовать один формат. Если часть документов по сделке электронные, а часть бумажные — это может вызвать путаницу при проверке или в суде.

Подробнее о переходе на электронный документооборот — в статье Как перейти на ЭДО

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли распечатывать документы подписанные электронной подписью?

Нет, распечатывать документы, подписанные электронной подписью, не нужно. Электронный документ, подписанный КЭП, имеет полную юридическую силу и является оригиналом (п. 1 ст. 6 63-ФЗ). Хранить его следует в электронном виде. Исключения — если суд, контрагент или внутренний регламент организации требуют бумажную копию.

Как распечатать документ с электронной подписью, чтобы это было видно?

Скачайте документ из сервиса ЭДО — он будет содержать штамп электронной подписи с информацией о подписании (кто подписал, когда, номер сертификата). Распечатайте файл как обычный документ. Штамп ЭП будет виден на распечатке. Если нужна заверенная копия — поставьте подпись, печать организации и отметку «Копия верна».

Нужны ли оригиналы документов при электронном документообороте?

Оригиналом при электронном документообороте является сам электронный документ, подписанный электронной подписью. Бумажный вариант — это копия. Обмениваться бумажными оригиналами при наличии ЭДО не требуется.

Нужно ли распечатывать УПД при электронном документообороте?

Нет, универсальный передаточный документ (УПД), созданный и подписанный КЭП в системе ЭДО, не нужно распечатывать. ФНС принимает электронные УПД. Распечатка понадобится только если УПД составлен не по формату ФНС и его запрашивают при проверке — тогда нужна бумажная копия с отметкой об ЭП.

Нужно ли заверять документы подписанные электронной подписью?

Электронные документы, подписанные КЭП, не требуют дополнительного заверения — электронная подпись и есть подтверждение подлинности. Заверение (подписью и печатью) нужно только для бумажных копий электронных документов, когда такие копии кто-то запрашивает.

Нужно ли распечатывать документы, подписанные НЭП?

Если стороны заключили соглашение об использовании НЭП, распечатывать такие документы не нужно. Они имеют юридическую силу и хранятся в электронном виде.

Если соглашение отсутствует — документ может потребовать дублирования на бумаге.

Как заверить документ подписанный ЭЦП?

Для заверения бумажной копии электронного документа: скачайте документ со штампом ЭП из сервиса ЭДО, распечатайте, поставьте подпись уполномоченного лица, печать организации, отметку «Копия верна» и дату заверения. Этого обычно достаточно для налоговой, суда и контрагентов.

Ставится ли печать на электронную подпись?

Нет, физическая печать организации на электронную подпись не ставится. Электронная подпись — это цифровой аналог собственноручной подписи и печати. Штамп ЭП, который вы видите на распечатке, — это визуальная отметка для удобства, а не физический оттиск.

Нужно ли хранить банковские выписки в бумажном виде?

Если банковские выписки формируются и предоставляются в электронном виде (через интернет-банк), хранить их в бумажном виде не обязательно. Достаточно электронного хранения. Убедитесь, что у вас есть возможность воспроизвести и распечатать их при необходимости, и что срок хранения соблюдается (не менее 5 лет).

Нужно ли распечатывать декларации сданные в электронном виде?

Нет, налоговые декларации, отправленные в электронном виде по ТКС, не нужно дополнительно распечатывать. Храните их в электронном архиве вместе с подтверждением оператора о доставке. Налоговая отчётность хранится в электронном виде (письмо Минфина РФ от 22.08.2012 №03-02-07/1-202).

Нужно ли печатать отчёты если отправляем электронно?

Нет, если отчёты отправлены в электронном виде по ТКС и есть подтверждение о доставке и принятии — дополнительно печатать их не нужно. Законодательство не требует дублирования электронной отчётности на бумаге.

Как распечатать договор с электронной подписью?

Скачайте договор из сервиса ЭДО — на документе будет штамп электронной подписи. Распечатайте файл. Если нужна заверенная копия — подпишите, поставьте печать организации и отметку «Копия верна». Распечатанный договор — это копия, оригинал — электронный файл, подписанный ЭП.

«В электронном виде» или «на бумажном носителе» — как правильно?

Оба варианта корректны и используются в законодательстве. «На бумажном носителе» — юридический термин из 402-ФЗ и ФСБУ 27/2021. «В бумажном виде» — разговорный вариант того же понятия. В официальных документах лучше использовать формулировку «на бумажном носителе», в повседневной коммуникации допустимы оба варианта.

ЭДО или бумажный носитель — что выбрать?

ЭДО быстрее, дешевле и удобнее. Электронные документы подписываются за секунды, не теряются, не портятся, хранятся автоматически. Бумажный документооборот требует расходов на печать, хранение и пересылку. При этом закон позволяет использовать ЭДО и бумагу одновременно — можно переходить на электронный документооборот постепенно.

Узнать про возможности КЭДО с Nopaper

Отправляя форму, я соглашаюсь на обработку персональных данных

Δ