Электронный документооборот
и его автоматизация: как, зачем
и с чего начать…

Электронный документооборот
и его автоматизация: как, зачем
и с чего начать…

Электронный документооборот
и его автоматизация: как, зачем и с чего начать…
ЭДО увеличивает скорость согласования и подписания документа, помогает контролировать все этапы работы
с документами и обеспечивает их сохранность. Nopaper поможет упростить работу с документами, настроить процессы
и сократить затраты на документооборот.
ЭДО увеличивает скорость согласования и подписания документа, помогает контролировать все этапы работы
с документами и обеспечивает их сохранность. Nopaper поможет упростить работу с документами, настроить процессы
и сократить затраты на документооборот.
ЭДО увеличивает скорость согласования и подписания документа, помогает контролировать все этапы работы с документами и обеспечивает
их сохранность. Nopaper поможет упростить работу с документами, настроить процессы и сократить затраты на документооборот.
Автоматизация документооборота, что это?
Процесс внедрения в структуру компании системы, упрощающей ведение всех бизнес-процессов и сопутствующей документации, называется автоматизацией документооборота. Такие системы сокращают время на работу с документами, а также затраты передачу документов между офисами компании и ее контрагентами.

Автоматизация документооборота предполагает в первую очередь внедрение и переход на электронный документооборот, а также упрощение всех этапов делопроизводства.
Автоматизация документооборота, что это?
Процесс внедрения в структуру компании системы, упрощающей ведение всех бизнес-процессов и сопутствующей документации, называется автоматизацией документооборота. Такие системы сокращают время на работу с документами,
а также затраты передачу документов между офисами компании и ее контрагентами.

Автоматизация документооборота предполагает в первую очередь внедрение
и переход на электронный документооборот, а также упрощение всех этапов делопроизводства.
Процесс внедрения в структуру компании системы, упрощающей ведение всех бизнес-процессов
и сопутствующей документации, называется автоматизацией документооборота. Такие системы сокращают время на работу
с документами, а также затраты передачу документов между офисами компании и ее контрагентами.

Автоматизация документооборота предполагает в первую очередь внедрение и переход на электронный документооборот, а также упрощение всех этапов делопроизводства.
Системы, помогающие автоматизировать документооборот
Системы для автоматизации документооборота повышают производительность работы.

С их помощью становится возможным:
  • Отправка/получение документов онлайн.
  • Согласование и подписание закрывающих и других документов 
  с контрагентами за несколько минут.

  • Настройка и использование удалённого доступа к документам.
  • Надёжное хранение файлов электронном архиве.
  • Фиксация истории действий.
  • Построение понятной системы документооборота между 
  отделами и сотрудниками компании.

  • Снижение ошибок при работе с документами за счёт    
  автоматизации процесса (автозаполнение форм, формирование
  документа по шаблону, автоматическое подписание).

  • Безопасная передача данных по зашифрованным каналам связи.
Также работа в цифровой системе исключит появление дубликатов документов и сократит время на поиск необходимого файла, позволит автоматически разграничить доступ сотрудников к тем или иным документам и обеспечит конфиденциальность данных.

Внедрение систем по автоматизации документооборота поможет осуществить настройку и управление потоками документов, выстроить систему стандартных действий и проложить маршруты движения документов.
Системы, помогающие автоматизировать документооборот
Системы для автоматизации документооборота повышают производительность работы.

С их помощью становится возможным:

  • Отправка/получение документов онлайн.
  • Согласование и подписание закрывающих и других документов 
  с контрагентами за несколько минут.
  • Настройка и использование удалённого доступа к документам.
  • Надёжное хранение файлов электронном архиве.
  • Фиксация истории действий.
  • Построение понятной системы документооборота между отделами 
  и сотрудниками компании.
  • Снижение ошибок при работе с документами за счёт автоматизации процесса (автозаполнение форм, формирование        
  документа по шаблону, автоматическое подписание).
  • Безопасная передача данных по зашифрованным каналам связи.

Также работа в цифровой системе исключит появление дубликатов документов и сократит время на поиск необходимого файла, позволит автоматически разграничить доступ сотрудников к тем или иным документам и обеспечит конфиденциальность данных.

Внедрение систем по автоматизации документооборота поможет осуществить настройку и управление потоками документов, выстроить систему стандартных действий и проложить маршруты движения документов.
Системы для автоматизации документооборота повышают производительность работы.

С их помощью становится возможным:

  • Отправка/получение документов    
  онлайн.

  • Согласование и подписание 
  закрывающих и других документов 
  с контрагентами за несколько минут.

  • Настройка и использование 
  удалённого доступа к документам.

  • Надёжное хранение файлов  
  электронном архиве.

  • Фиксация истории действий.
  • Построение понятной системы 
  документооборота между отделами 
  и сотрудниками компании.

  • Снижение ошибок при работе 
  с документами за счёт
  автоматизации процесса
  (автозаполнение форм, 
  формирование документа 
  по шаблону, автоматическое
  подписание).

  • Безопасная передача данных 
  по зашифрованным каналам связи.

Также работа в цифровой системе исключит появление дубликатов документов и сократит время на поиск необходимого файла, позволит автоматически разграничить доступ сотрудников к тем или иным документам и обеспечит конфиденциальность данных.

Внедрение систем по автоматизации документооборота поможет осуществить настройку и управление потоками документов, выстроить систему стандартных действий
и проложить маршруты движения документов.
Электронная подпись в ЭДО
В процессе обмена документами в системе ЭДО нет необходимости создавать дубликат на бумажном носителе. Юридическую силу документ получает за счёт использования электронной подписи.
По своей юридической силе она приравнивается к собственноручной подписи. По своей юридической силе она приравнивается
к собственноручной подписи (ст. 6 ФЗ-63 «Об электронной подписи»).

Подробнее о типах электронной подписи вы можете прочитать здесь.
Электронная подпись в ЭДО
В процессе обмена документами в системе ЭДО нет необходимости создавать дубликат на бумажном носителе. Юридическую силу документ получает за счёт использования электронной подписи.
По своей юридической силе она приравнивается к собственноручной подписи. По своей юридической силе она приравнивается к собственноручной подписи (ст. 6 ФЗ-63 «Об электронной подписи»).

Подробнее о типах электронной подписи вы можете прочитать здесь.
В процессе обмена документами
в системе ЭДО нет необходимости создавать дубликат на бумажном носителе. Юридическую силу документ получает за счёт использования электронной подписи.
По своей юридической силе она приравнивается к собственноручной подписи. По своей юридической силе она приравнивается
к собственноручной подписи (ст. 6 ФЗ-63 «Об электронной подписи»).

Подробнее о типах электронной подписи вы можете прочитать здесь.
Автоматизация и настройка бизнес-процессов
При использовании классических систем необходима настройка системы ЭДО и ее интеграция в IT-среду предприятия.

Необходимость этого процесса зависит от конкретной компании
и ее процессов — вы можете подключить сервис ЭДО к учетной системе, чтобы прямо из нее формировать документ и тут же его подписывать. Или же эти системы могут работать отдельно — вы формируете документ в одной системе, подписываете в другой. В таком случае работа
с документом все равно пройдет быстрее ,чем в случае с бумажной версией, которая может неделю подписываться руководителями
и контрагентами.
Автоматизация и настройка бизнес-процессов
При использовании классических систем необходима настройка системы ЭДО и ее интеграция в IT-среду предприятия.

Необходимость этого процесса зависит от конкретной компании и ее процессов — вы можете подключить сервис ЭДО к учетной системе, чтобы прямо из нее формировать документ и тут же его подписывать. Или же эти системы могут работать отдельно — вы формируете документ в одной системе, подписываете в другой. В таком случае работа
с документом все равно пройдет быстрее ,чем в случае с бумажной версией, которая может неделю подписываться руководителями
и контрагентами.
При использовании классических систем необходима настройка системы ЭДО и ее интеграция
в IT-среду предприятия.

Необходимость этого процесса зависит от конкретной компании и ее процессов — вы можете подключить сервис ЭДО к учетной системе, чтобы прямо из нее формировать документ и тут же его подписывать. Или же эти системы могут работать отдельно — вы формируете документ в одной системе, подписываете в другой.
В таком случае работа с документом все равно пройдет быстрее, чем
в случае с бумажной версией, которая может неделю подписываться руководителями и контрагентами.
Для чего нужно автоматизировать ДО на предприятии,
в организации?
С ростом и развитием компании растёт объем документооборота. Некачественная организация делопроизводства, отсутствие единой базы данных и связи между отделами влияет на производительность
и качество работы сотрудников.
Это может привести к следующим проблемам:
  • Увеличение времени, затрачиваемого сотрудником 
  на обработку документации;

  • Бесструктурное, хаотичное хранение данных усложняет поиск, 
  приводит к дублированию или утере документов;

  • Рост расходов на бумагу, печать и содержание архива;
  • Замедление процесса взаимодействия с контрагентами;
  • Увеличение длительности процесса подписания документов;
  • Утеря документов;
Для чего нужно автоматизировать ДО на предприятии,
в организации?
Для чего нужно автоматизировать
ДО на предприятии,
в организации?
С ростом и развитием компании растёт объем документооборота. Некачественная организация делопроизводства, отсутствие единой базы данных и связи между отделами влияет на производительность
и качество работы сотрудников.
Это может привести к следующим проблемам:

  • Увеличение времени, затрачиваемого сотрудником 
  на обработку документации;
  • Бесструктурное, хаотичное хранение данных усложняет поиск, 
  приводит к дублированию или утере документов;
  • Рост расходов на бумагу, печать и содержание архива;
  • Замедление процесса взаимодействия с контрагентами;
  • Увеличение длительности процесса подписания документов;
  • Утеря документов;
Это может привести к следующим проблемам:

  • Увеличение времени
  затрачиваемого сотрудником 
  на обработку документации;

  • Бесструктурное, хаотичное 
  хранение данных усложняет поиск, 
  приводит к дублированию или утере
  документов;

  • Рост расходов на бумагу, печать 
  и содержание архива;

  • Замедление процесса 
  взаимодействия с контрагентами;

  • Увеличение длительности 
  процесса подписания документов;

  • Утеря документов;
Сможет ли переход на ЭДО решить эти проблемы
Электронный документооборот — не волшебная таблетка, а только новый формат работы. Качество работы с документами будет зависеть
от самого процесса и сотрудников, которые в нем участвуют.
Но в электронном виде работа с документами станет прозрачнее, и все оригиналы будут попадать в электронный архив компании сразу после подписания второй стороной. То есть ни один акт не затеряется из-за того, что менеджер забыл напомнить контрагенту его выслать, или положил не в ту стопку. А потеря актов всегда оставляет риск судебных разбирательств.

И, конечно же, автоматизация сократит трудозатраты на работу
с документами, и сотрудники будут больше успевать. Им не нужно будет переспрашивать контрагентов подписали ли они документы, запрашивать сканы, напоминать об оригиналах, спрашивать друг друга где какой договор и когда его доставят. Это отнимает гораздо больше времени, чем кажется.

Сможет ли переход на ЭДО решить эти проблемы
Электронный документооборот — не волшебная таблетка, а только новый формат работы. Качество работы с документами будет зависеть от самого процесса и сотрудников, которые в нем участвуют.
Электронный документооборот —
не волшебная таблетка, а только новый формат работы. Качество работы с документами будет зависеть от самого процесса и сотрудников, которые в нем участвуют.
Но в электронном виде работа с документами станет прозрачнее, и все оригиналы будут попадать в электронный архив компании сразу после подписания второй стороной. То есть ни один акт не затеряется из-за того, что менеджер забыл напомнить контрагенту его выслать, или положил не в ту стопку. А потеря актов всегда оставляет риск судебных разбирательств.

И, конечно же, автоматизация сократит трудозатраты на работу с документами, и сотрудники будут больше успевать. Им не нужно будет переспрашивать контрагентов подписали ли они документы, запрашивать сканы, напоминать об оригиналах, спрашивать друг друга где какой договор и когда его доставят. Это отнимает гораздо больше времени, чем кажется.
Но в электронном виде работа
с документами станет прозрачнее,
и все оригиналы будут попадать
в электронный архив компании сразу после подписания второй стороной. То есть ни один акт не затеряется
из-за того, что менеджер забыл напомнить контрагенту его выслать, или положил не в ту стопку.
А потеря актов всегда оставляет
риск судебных разбирательств.

И, конечно же, автоматизация сократит трудозатраты на работу
с документами, и сотрудники будут больше успевать. Им не нужно будет переспрашивать контрагентов подписали ли они документы, запрашивать сканы, напоминать
об оригиналах, спрашивать друг друга где какой договор и когда его доставят. Это отнимает гораздо больше времени, чем кажется.
Положительные стороны автоматизации документооборота:
  • Избавление от расходов на бумажное делопроизводство. 
  При ЭДО отпадает необходимость обрабатывать бумажны         
  документы, заносить вручную данные в учётную систему.  
  Возникновение ошибок по вине человека сводится к минимуму.
  Снижаются затраты на бумагу, печать и отправку документации.
  Отпадает потребность в помещении для хранения бумажного
  архива.

  • Ускорение бизнес-процессов. Процедура обмена документами 
  выполняется нажатием одной кнопки. Счета, акты и соглашения
  разлетаются контрагентам за считанные секунды.

  • Структурирование данных. При электронном документообороте, 
  в системе автоматически учитывается каждый файл (документ) 
  и действия, совершённые с ним. Сохраняется история
  выполнения задач. Все документы находятся в общем
  электронном архиве с грамотной логической структурой.
  Они под надежной защитой, а поиск необходимых занимает всего
  пару минут.
Взаимодействие структурных подразделений при автоматизированном документообороте происходит слаженно, информация под защитой, риск ошибок минимален. Урегулирование бизнес-процессов увеличивает производительность и выводит организацию на новый уровень.

Доверьтесь Nopaper, попрощайтесь со сложностями
в документообороте →

Положительные стороны автоматизации
документооборота:
  • Избавление от расходов на бумажное делопроизводство. При ЭДО
  отпадает необходимость обрабатывать бумажные документы, заносить
  вручную данные в учётную систему. Возникновение ошибок по вине
  человека сводится к минимуму. Снижаются затраты на бумагу, печать
  и отправку документации. Отпадает потребность в помещении для
  хранения бумажного архива.

  • Ускорение бизнес-процессов. Процедура обмена документами 
  выполняется нажатием одной кнопки. Счета, акты и соглашения
  разлетаются контрагентам за считанные секунды.

  • Структурирование данных. При электронном документообороте, 
  в системе автоматически учитывается каждый файл (документ)
  и действия, совершённые с ним. Сохраняется история выполнения
  задач. Все документы находятся в общем электронном архиве
  с грамотной логической структурой. Они под надежной защитой,
  а поиск необходимых занимает всего пару минут.
  • Избавление от расходов 
  на бумажное делопроизводство.  
 
При ЭДО отпадает необходимость
  обрабатывать бумажные документы,
  заносить вручную данные в учётную
  систему. Возникновение ошибок
  по вине человека сводится
  к минимуму. Снижаются затраты
  на бумагу, печать и отправку
  документации. Отпадает
  потребность в помещении для
  хранения бумажного архива.

  • Ускорение бизнес-процессов. 
  Процедура обмена документами 
  выполняется нажатием одной
  кнопки. Счета, акты и соглашения
  разлетаются контрагентам
  за считанные секунды.

  • Структурирование данных. 
  При электронном
  документообороте, 
  в системе автоматически
  учитывается каждый файл (документ)
  и действия, совершённые с ним.
  Сохраняется история выполнения
  задач. Все документы находятся
  в общем электронном архиве
  с грамотной логической структурой.
  Они под надежной защитой,
  а поиск необходимых занимает всего
  пару минут.
Взаимодействие структурных подразделений при автоматизированном документообороте происходит слаженно, информация под защитой, риск ошибок минимален. Урегулирование бизнес-процессов увеличивает производительность и выводит организацию на новый уровень.

Доверьтесь Nopaper, попрощайтесь со сложностями в документообороте →
Взаимодействие структурных подразделений при автоматизированном документообороте происходит слаженно, информация под защитой, риск ошибок минимален. Урегулирование бизнес-процессов увеличивает производительность
и выводит организацию на новый уровень.

Доверьтесь Nopaper,
попрощайтесь со сложностями
в документообороте →

Системы автоматизации ЭДО
и их виды
Классифицирование систем для автоматизации ЭДО условное.
С учётом их возможностей выделяют 4 группы:
  • Системы Work-Flow. Служат для оптимизации процессов  
  целиком. Чёткое регламентирование и структурирование каждого  
  потока работ. Сервисы этого вида содержат в себе средства для
  контроля документооборота, ошибки и срывы сроков практически
  исключаются;

  • Системы делопроизводства. Подойдут компаниям со 
  стандартизированными правилами документооборота.
  Программы помогут упорядочить процесс работы с документами,
  уменьшить число ручных операций, оптимизировать
  перемещение файлов, позволяют объединить электронные
  документы в единый архив с функцией поиска;

  • Электронные архивы. В системах электронных архивов хранятся 
  гигабайты данных. При использовании таких систем есть
  возможность разграничивать права доступа, искать нужные
  файлы с помощью фильтров. Вероятность потери и порчи
  документа снижается. Электронные архивы сегодня уже входят
  в комплексные системы автоматизации ЭДО.

  • Узконаправленные системы для подписания документов. 
  Такие сервисы заточены на работу с подписанием — получение
  и хранение электронной подписи, получение и подписание
  документа, обмен между контрагентами и хранение подписанных
  документов. Они не перегружены и их не нужно «внедрять»
  и настраивать для всех сотрудников — такой сервис можно начать  
  использовать всего за 5 минут.
Системы автоматизации документооборота могут быть ориентированными как на внутренний документооборот, так и на внешний. Для окончательного выбора конкретного решения следует отталкиваться от поставленных перед бизнесом задач. 
Если вы затрудняетесь в выборе решения — наши специалисты проконсультируют вас и помогут подобрать сервис под ваши задачи.
Системы автоматизации ЭДО и их виды
Системы автоматизации ЭДО
и их виды
Классифицирование систем для автоматизации ЭДО условное. С учётом их возможностей выделяют 4 группы:
Классифицирование систем для автоматизации ЭДО условное.
С учётом их возможностей выделяют 4 группы:
  • Системы Work-Flow. Служат для оптимизации процессов целиком. 
  Чёткое регламентирование и структурирование каждого потока работ.
  Сервисы этого вида содержат в себе средства для контроля
  документооборота, ошибки и срывы сроков практически исключаются;

  • Системы делопроизводства. Подойдут компаниям со 
  стандартизированными правилами документооборота. Программы
  помогут упорядочить процесс работы с документами, уменьшить число
  ручных операций, оптимизировать перемещение файлов, позволяют
  объединить электронные документы в единый архив с функцией
  поиска;

  • Электронные архивы. В системах электронных архивов хранятся 
  гигабайты данных. При использовании таких систем есть возможность
  разграничивать права доступа, искать нужные файлы с помощью
  фильтров. Вероятность потери и порчи документа снижается.
  Электронные архивы сегодня уже входят в комплексные системы
  автоматизации ЭДО.

  • Узконаправленные системы для подписания документов. Такие 
  сервисы заточены на работу с подписанием — получение и хранение
  электронной подписи, получение и подписание документа, обмен
  между контрагентами и хранение подписанных документов.
  Они не перегружены и их не нужно «внедрять» и настраивать для всех
  сотрудников — такой сервис можно начать использовать всего
  за 5 минут.


Системы автоматизации документооборота могут быть ориентированными как на внутренний документооборот, так и на внешний. Для окончательного выбора конкретного решения следует отталкиваться от поставленных перед бизнесом задач.
Если вы затрудняетесь в выборе решения — наши специалисты проконсультируют вас и помогут подобрать сервис под ваши задачи.
  • Системы Work-Flow. Служат для 
  оптимизации процессов целиком. 
  Чёткое регламентирование
  и структурирование каждого потока
  работ. Сервисы этого вида содержат
  в себе средства для контроля
  документооборота, ошибки и срывы
  сроков практически исключаются;

  • Системы делопроизводства. 
  Подойдут компаниям
  со стандартизированными
  правилами документооборота.  
  Программы помогут упорядочить
  процесс работы с документами,
  уменьшить число ручных операций,
  оптимизировать перемещение
  файлов, позволяют объединить
  электронные документы в единый
  архив с функцией поиска;

  • Электронные архивы. 
  В системах электронных архивов
  хранятся гигабайты данных.
  При использовании таких систем
  есть возможность разграничивать
  права доступа, искать нужные файлы
  с помощью фильтров. Вероятность
  потери и порчи документа  
  снижается. Электронные архивы
  сегодня уже входят в комплексные
  системы автоматизации ЭДО.

  • Узконаправленные системы 
  для подписания документов.
  Такие сервисы заточены на работу
  с подписанием — получение
  и хранение электронной подписи,
  получение и подписание документа,
  обмен между контрагентами
  и хранение подписанных
  документов. Они не перегружены
  и их не нужно «внедрять»
  и настраивать для всех
  сотрудников — такой сервис можно
  начать использовать
  всего за 5 минут.


Системы автоматизации документооборота могут быть ориентированными как на внутренний документооборот, так
и на внешний. Для окончательного выбора конкретного решения следует отталкиваться от поставленных перед бизнесом задач. Если вы затрудняетесь в выборе решения — наши специалисты проконсультируют вас и помогут подобрать сервис под ваши задачи.
Выбор системы автоматизации документооборота
Разработчики предлагают различные решения по автоматизации документооборота. Чтобы сделать правильный выбор, необходимо учесть следующие параметры:
  • Технические возможности системы;

  • Вспомогательный функционал (например цепочки согласования, 
  шаблоны для составления, распределение прав доступа);

  • Способность справляться с увеличением рабочей нагрузки 
  (это особенно важно для развивающегося бизнеса);

  • Уровень технической поддержки и безопасности сервиса;
  • Удобство и простота в использовании;

  • Итоговая стоимость решения.
Мы советуем делать ключевую ставку на удобство системы — ведь есть важный нюанс, о котором редко говорят разработчики систем ЭДО.
Вам нужно не только самому захотеть в ней работать,
но и перевести в эту систему контрагентов.

Вы не сможете обмениваться документами в одиночку — ваши клиенты, партнеры, сотрудники должны согласиться работать в той системе, которую вы выбрали, и суметь в ней разобраться. В целом никому не нравится ходить на почту и возиться с бумагами, поэтому на ЭДО все соглашаются охотно — ваша задача выбрать такой сервис, разобраться
и начать использовать который ваши контрагенты смогут очень быстро и, желательно, бесплатно для них.
Например, Nopaper можно скачать открыто из любого магазина приложений. Кто угодно может бесплатно скачать его и выпустить подпись за пару минут. Это очень просто и быстро. А отправка документов возможна за счет получателя — так ваш подрядчик сможет за пару минут все уладить и выслать вам подписанные документы в сервисе, который вы выбрали. И всем будет проще.

Главное перед выбором изучить варианты и прямо попробовать обменяться документами в каждой из систем. Посмотрите, насколько
это удобно. И оценивайте критически — конечно, вы сможете рано или поздно разобраться с любым сервисом. Но многие ваши контрагенты будут сталкиваться с сервисом первый раз, и их сложности сразу станут вашими — ведь если им будет сложно, они все бросят и будут настаивать на обмене бумагами.
Выбор системы автоматизации документооборота
Разработчики предлагают различные решения по автоматизации документооборота. Чтобы сделать правильный выбор, необходимо учесть следующие параметры:
  • Технические возможности системы;

  • Вспомогательный функционал (например цепочки согласования,
      шаблоны для составления, распределение прав доступа);

  • Способность справляться с увеличением рабочей нагрузки (это
      особенно важно для развивающегося бизнеса);

  • Уровень технической поддержки и безопасности сервиса;

  • Удобство и простота в использовании;

  • Итоговая стоимость решения.


Мы советуем делать ключевую ставку на удобство системы — ведь есть важный нюанс, о котором редко говорят разработчики систем ЭДО. Вам нужно не только самому захотеть в ней работать, но и перевести в эту систему контрагентов.

Вы не сможете обмениваться документами в одиночку — ваши клиенты, партнеры, сотрудники должны согласиться работать в той системе, которую вы выбрали, и суметь в ней разобраться. В целом никому не нравится ходить на почту и возиться с бумагами, поэтому на ЭДО все соглашаются охотно — ваша задача выбрать такой сервис, разобраться и начать использовать который ваши контрагенты смогут очень быстро и, желательно, бесплатно для них.


Например, Nopaper можно скачать открыто из любого магазина приложений. Кто угодно может бесплатно скачать его и выпустить подпись за пару минут. Это очень просто и быстро. А отправка документов возможна за счет получателя — так ваш подрядчик сможет за пару минут все уладить и выслать вам подписанные документы в сервисе, который вы выбрали. И всем будет проще.

Главное перед выбором изучить варианты и прямо попробовать обменяться документами в каждой из систем. Посмотрите, насколько это удобно. И оценивайте критически — конечно, вы сможете рано или поздно разобраться с любым сервисом. Но многие ваши контрагенты будут сталкиваться с сервисом первый раз, и их сложности сразу станут вашими — ведь если им будет сложно, они все бросят и будут настаивать на обмене бумагами.
  • Технические возможности системы;

  • Вспомогательный функционал 
  (например цепочки согласования,
  шаблоны для составления,
  распределение прав доступа);

  • Способность справляться 
  с увеличением рабочей нагрузки
  (это особенно важно для
  развивающегося бизнеса);

  • Уровень технической поддержки 
  и безопасности сервиса;

  • Удобство и простота 
  в использовании;

  • Итоговая стоимость решения.


Мы советуем делать ключевую ставку на удобство системы — ведь есть важный нюанс, о котором редко говорят разработчики систем ЭДО. Вам нужно не только самому захотеть в ней работать, но и перевести в эту систему контрагентов.

Вы не сможете обмениваться документами в одиночку — ваши клиенты, партнеры, сотрудники должны согласиться работать в той системе, которую вы выбрали,
и суметь в ней разобраться. В целом никому не нравится ходить на почту
и возиться с бумагами, поэтому на ЭДО все соглашаются охотно — ваша задача выбрать такой сервис, разобраться и начать использовать который ваши контрагенты смогут очень быстро и, желательно, бесплатно для них.


Например, Nopaper можно скачать открыто из любого магазина приложений. Кто угодно может бесплатно скачать его и выпустить подпись за пару минут. Это очень просто и быстро. А отправка документов возможна за счет получателя — так ваш подрядчик сможет за пару минут все уладить
и выслать вам подписанные документы в сервисе, который
вы выбрали. И всем будет проще.


Главное перед выбором изучить варианты и прямо попробовать обменяться документами в каждой
из систем. Посмотрите, насколько это удобно. И оценивайте критически — конечно, вы сможете рано или поздно разобраться с любым сервисом.
Но многие ваши контрагенты будут сталкиваться с сервисом первый раз, и их сложности сразу станут вашими — ведь если им будет сложно, они все бросят и будут настаивать на обмене бумагами.
Интеграционные решения при автоматизации документооборота
  • В учётную систему организации встраивается модуль ЭДО. 
  Это упрощает рабочий процесс с большим объёмом документов
  для бухгалтерии и смежных отделов. Все действия
  с документацией, отправка, получение и подписание, происходит
  модульно, в привычном интерфейсе учётной системы.

  Возможна настройка автоматического выполнения некоторых
  операций. Пропадает необходимость ручного ввода данных,
  снижается количество ошибок, сведения из электронных  
  документов автоматически переносятся в учётную систему,
  расхождения при сверке с контрагентами становятся
  минимальны;

  • Ключ API даёт возможность создавать персональные 
  интеграционные решения, работать с файлами из учётной
  системы организации. После обмена данными в системе
  появляется необходимая функциональность для работы
  с документами (создание в утверждённом формате, отправка
  и получение документов, согласование и автоподписание),
  изменение статусов, возможность работы со списком
  контрагентов и поиском файлов.
Интеграционные решения при автоматизации документооборота
Интеграционные решения
при автоматизации документооборота
  • В учётную систему организации встраивается модуль ЭДО. Это
  упрощает рабочий процесс с большим объёмом документов для
  бухгалтерии и смежных отделов. Все действия с документацией,
  отправка, получение и подписание, происходит модульно, в привычном
  интерфейсе учётной системы.

  Возможна настройка автоматического выполнения некоторых
операций. Пропадает необходимость ручного ввода данных, снижается
количество ошибок, сведения из электронных документов
автоматически переносятся в учётную систему, расхождения при
сверке с контрагентами становятся минимальны;

  • Ключ API даёт возможность создавать персональные интеграционные
    решения, работать с файлами из учётной системы организации. После
    обмена данными в системе появляется необходимая
    функциональность для работы с документами (создание в
    утверждённом формате, отправка и получение документов,
    согласование и автоподписание), изменение статусов, возможность
    работы со списком контрагентов и поиском файлов.
  • В учётную систему организации 
  встраивается модуль ЭДО. 
  Это упрощает рабочий процесс
  с большим объёмом документов для
  бухгалтерии и смежных отделов.
  Все действия с документацией,
  отправка, получение и подписание,
  происходит модульно, в привычном
  интерфейсе учётной системы.

Возможна настройка автоматического выполнения некоторых операций. Пропадает необходимость ручного ввода данных, снижается количество ошибок, сведения из электронных документов автоматически переносятся в учётную систему, расхождения при сверке
с контрагентами становятся минимальны;

  • Ключ API даёт возможность 
  создавать персональные
  интеграционные решения, работать 
  с файлами из учётной системы
  организации. После обмена
  данными в системе появляется
  необходимая функциональность
  для работы с документами (создание
  в утверждённом формате, отправка
  и получение документов,  
  согласование и автоподписание),
  изменение статусов, возможность
  работы со списком контрагентов
  и поиском файлов.
Дополнительные опции систем электронного документооборота
Дополнительные опции помогают сократить число ручных операций
и увеличить скорость обработки документов. К дополнительным можно отнести следующие функции:
  • Пути согласования документа. Опция подойдёт для длинных  
  схем согласования. Автоматически документ проходит все этапы 
  и попадает к нужным исполнителям. Весь процесс согласования
  и соблюдение сроков может отслеживать руководитель.

  • Дополнительные элементы, теги. Устанавливаются на документ,
  позволяют сократить время поиска файла в архиве и дают  
  возможность ставить документ на путь следования.

  • Типовые формы, шаблоны. С их помощью упрощается 
  документооборот при агентской схеме работы (удалённые
  представители или партнёры), облегчается сбор клиентских
  данных об объёмах услуг. Шаблоны помогают в ситуациях, когда
  первым документ должен подписать контрагент, а готовите его вы.
Как это работает? Предзаполненный шаблон вы отправляете
контрагенту, он проверяет его, подписывает и отправляет обратно,
после получения вы ставите свою подпись. Благодаря типовым
формам, исключаются ошибки и искажение документа, сокращается
время проверки и подписания.
  • Дополнительная подпись. Опция дополнительной подписи 
  позволяет сделать документооборот трехсторонним. Подписи всех
  сторон будут отражены на синем штампе и в протоколе передачи.
  Это позволит всем сторонам следить за процессом подписания
  документа, упростит контроль, повысит финансовую безопасность
  и прозрачность документооборота.
Дополнительные опции систем электронного документооборота
Дополнительные опции помогают сократить число ручных операций и увеличить скорость обработки документов.
К дополнительным можно отнести следующие функции:

  • Пути согласования документа. Опция подойдёт для длинных схем 
согласования. Автоматически документ проходит все этапы и попадает
к нужным исполнителям. Весь процесс согласования и соблюдение
сроков может отслеживать руководитель.

  • Дополнительные элементы, теги. Устанавливаются на документ,
позволяют сократить время поиска файла в архиве и дают возможность
ставить документ на путь следования.

  • Типовые формы, шаблоны. С их помощью упрощается документооборот 
при агентской схеме работы (удалённые представители или партнёры),
облегчается сбор клиентских данных об объёмах услуг. Шаблоны
помогают в ситуациях, когда первым документ должен подписать
контрагент, а готовите его вы.

Как это работает? Предзаполненный шаблон вы отправляете
контрагенту, он проверяет его, подписывает и отправляет обратно,
после получения вы ставите свою подпись. Благодаря типовым
формам, исключаются ошибки и искажение документа, сокращается
время проверки и подписания.

  • Дополнительная подпись. Опция дополнительной подписи позволяет 
сделать документооборот трехсторонним. Подписи всех сторон будут
отражены на синем штампе и в протоколе передачи. Это позволит всем
сторонам следить за процессом подписания документа, упростит
контроль, повысит финансовую безопасность и прозрачность
документооборота.
Дополнительные опции помогают сократить число ручных операций
и увеличить скорость обработки документов. К дополнительным можно отнести следующие функции:

  • Пути согласования документа. 
  Опция подойдёт для длинных схем 
  согласования. Автоматически
  документ проходит все этапы
  и попадает к нужным исполнителям.
  Весь процесс согласования
  и соблюдение сроков может
  отслеживать руководитель.

  • Дополнительные элементы, теги. 
  Устанавливаются на документ,
  позволяют сократить время поиска
  файла в архиве и дают возможность
  ставить документ на путь 
  следования.

  • Типовые формы, шаблоны. 
  С их помощью упрощается
  документооборот при агентской
  схеме работы (удалённые
  представители или партнёры),
  облегчается сбор клиентских данных
  об объёмах услуг. Шаблоны
  помогают в ситуациях, когда первым
  документ должен подписать
  контрагент, а готовите его вы.

Как это работает? Предзаполненный шаблон вы отправляете контрагенту, он проверяет его, подписывает
и отправляет обратно, после получения вы ставите свою подпись. Благодаря типовым формам, исключаются ошибки и искажение документа, сокращается время проверки и подписания.

  • Дополнительная подпись. 
  Опция дополнительной подписи
  позволяет сделать документооборот
  трехсторонним. Подписи всех сторон
  будут отражены на синем штампе
  и в протоколе передачи.
  Это позволит всем сторонам следить
  за процессом подписания   
  документа, упростит контроль,  
  повысит финансовую безопасность
  и прозрачность документооборота.
Безопасность и преимущества сервисов по автоматизации
Для оценки работы сервисов по автоматизации ЭДО используют несколько критериев:
  • Уровень защиты электронных данных;

  • Разграничение прав доступа;

  • Техническая поддержка;

  • Адаптивность и зрелость.
В первую очередь безопасность определяется технологией подписи, которую сервис использует. Если это смс и push-коды, то компания 
не сможет гарантировать вам полную безопасность данных. Если же это криптографические технологии — это говорит об их защищенности. Подробнее о безопасности в интернете →

Переход на ЭДО уберет рутину сделает работу с документами проще
и прозрачнее. Хватит читать. Просто попробуйте →
Безопасность и преимущества сервисов по автоматизации
Безопасность
и преимущества сервисов
по автоматизации
Для оценки работы сервисов по автоматизации ЭДО используют несколько критериев:

  • Уровень защиты электронных данных;

  • Разграничение прав доступа;

  • Техническая поддержка;

  • Адаптивность и зрелость.

В первую очередь безопасность определяется технологией подписи, которую сервис использует. Если это смс и push-коды, то компания не сможет гарантировать вам полную безопасность данных. Если же это криптографические технологии — это говорит об их защищенности. Подробнее о безопасности в интернете →

Переход на ЭДО уберет рутину сделает работу с документами проще и прозрачнее. Хватит читать. Просто попробуйте →
Для оценки работы сервисов по автоматизации ЭДО используют несколько критериев:

  • Уровень защиты электронных данных;

  • Разграничение прав доступа;

  • Техническая поддержка;

  • Адаптивность и зрелость.

В первую очередь безопасность определяется технологией подписи, которую сервис использует. Если это смс и push-коды, то компания
не сможет гарантировать вам полную безопасность данных. Если же это криптографические технологии — это говорит об их защищенности. Подробнее о безопасности
в интернете →


Переход на ЭДО уберет рутину сделает работу с документами проще и прозрачнее. Хватит читать.
Просто попробуйте →

г. Москва, ИЦ Сколково, Большой бульвар, д. 42, стр. 1, эт. 0, пом. 264, рм 4.

8 800 550-65-30
hello@nopaper.ru