Процесс внедрения в структуру компании системы, упрощающей ведение всех бизнес-процессов
и сопутствующей документации, называется автоматизацией документооборота. Такие системы сокращают время на работу
с документами, а также затраты передачу документов между офисами компании и ее контрагентами.

Автоматизация документооборота предполагает в первую очередь внедрение и переход на электронный документооборот, а также упрощение всех этапов делопроизводства.

Системы для автоматизации документооборота повышают производительность работы.

С их помощью становится возможным:
​

• Отправка/получение документов    

  онлайн.
​

• Согласование и подписание 

  закрывающих и других документов 
  с контрагентами за несколько минут.
​

• Настройка и использование 

  удалённого доступа к документам.
​

• Надёжное хранение файлов  

  электронном архиве.
​

• Фиксация истории действий.

​

• Построение понятной системы 

  документооборота между отделами 
  и сотрудниками компании.
​

• Снижение ошибок при работе 

  с документами за счёт
  автоматизации процесса
  (автозаполнение форм, 
  формирование документа 
  по шаблону, автоматическое
  подписание).
​

• Безопасная передача данных 

  по зашифрованным каналам связи.

Также работа в цифровой системе исключит появление дубликатов документов и сократит время на поиск необходимого файла, позволит автоматически разграничить доступ сотрудников к тем или иным документам и обеспечит конфиденциальность данных.

Внедрение систем по автоматизации документооборота поможет осуществить настройку и управление потоками документов, выстроить систему стандартных действий
и проложить маршруты движения документов.

В процессе обмена документами
в системе ЭДО нет необходимости создавать дубликат на бумажном носителе. Юридическую силу документ получает за счёт использования электронной подписи.
По своей юридической силе она приравнивается к собственноручной подписи. По своей юридической силе она приравнивается
к собственноручной подписи (ст. 6 ФЗ-63 «Об электронной подписи»).

Подробнее о типах электронной подписи вы можете прочитать здесь.

При использовании классических систем необходима настройка системы ЭДО и ее интеграция
в IT-среду предприятия.

Необходимость этого процесса зависит от конкретной компании и ее процессов — вы можете подключить сервис ЭДО к учетной системе, чтобы прямо из нее формировать документ и тут же его подписывать. Или же эти системы могут работать отдельно — вы формируете документ в одной системе, подписываете в другой.
В таком случае работа с документом все равно пройдет быстрее, чем
в случае с бумажной версией, которая может неделю подписываться руководителями и контрагентами.

Для чего нужно автоматизировать
ДО на предприятии,
в организации?

Это может привести к следующим проблемам:

• Увеличение времени, 

  затрачиваемого сотрудником 
  на обработку документации;
​

• Бесструктурное, хаотичное 

  хранение данных усложняет поиск, 
  приводит к дублированию или утере
  документов;
​

• Рост расходов на бумагу, печать 

  и содержание архива;
​

• Замедление процесса 

  взаимодействия с контрагентами;
​

• Увеличение длительности 

  процесса подписания документов;
​

• Утеря документов;

Электронный документооборот —
не волшебная таблетка, а только новый формат работы. Качество работы с документами будет зависеть от самого процесса и сотрудников, которые в нем участвуют.

Но в электронном виде работа
с документами станет прозрачнее,
и все оригиналы будут попадать
в электронный архив компании сразу после подписания второй стороной. То есть ни один акт не затеряется
из-за того, что менеджер забыл напомнить контрагенту его выслать, или положил не в ту стопку.
А потеря актов всегда оставляет
​риск судебных разбирательств.

И, конечно же, автоматизация сократит трудозатраты на работу
с документами, и сотрудники будут больше успевать. Им не нужно будет переспрашивать контрагентов подписали ли они документы, запрашивать сканы, напоминать
об оригиналах, спрашивать друг друга где какой договор и когда его доставят. Это отнимает гораздо больше времени, чем кажется.

• Избавление от расходов 

  на бумажное делопроизводство.  
  При ЭДО отпадает необходимость
  обрабатывать бумажные документы,
  заносить вручную данные в учётную
  систему. Возникновение ошибок
  по вине человека сводится
  к минимуму. Снижаются затраты
  на бумагу, печать и отправку
  документации. Отпадает
  потребность в помещении для
  хранения бумажного архива.
​

• Ускорение бизнес-процессов. 

  Процедура обмена документами 
  выполняется нажатием одной
  кнопки. Счета, акты и соглашения
  разлетаются контрагентам
  за считанные секунды.

• Структурирование данных. 

  При электронном
  документообороте, 
  в системе автоматически
  учитывается каждый файл (документ)
  и действия, совершённые с ним.
  Сохраняется история выполнения
  задач. Все документы находятся
  в общем электронном архиве
  с грамотной логической структурой.
  Они под надежной защитой,
  а поиск необходимых занимает всего
  пару минут.

Взаимодействие структурных подразделений при автоматизированном документообороте происходит слаженно, информация под защитой, риск ошибок минимален. Урегулирование бизнес-процессов увеличивает производительность
и выводит организацию на новый уровень.

Доверьтесь Nopaper,
попрощайтесь со сложностями
в документообороте →

Системы автоматизации ЭДО
и их виды

Классифицирование систем для автоматизации ЭДО условное.
С учётом их возможностей выделяют 4 группы:

• Системы Work-Flow. Служат для 

  оптимизации процессов целиком. 
  Чёткое регламентирование
  и структурирование каждого потока
  работ. Сервисы этого вида содержат
  в себе средства для контроля
  документооборота, ошибки и срывы
  сроков практически исключаются;

• Системы делопроизводства. 

  Подойдут компаниям
  со стандартизированными
  правилами документооборота.  
  Программы помогут упорядочить
  процесс работы с документами,
  уменьшить число ручных операций,
  оптимизировать перемещение
  файлов, позволяют объединить
  электронные документы в единый
  архив с функцией поиска;

• Электронные архивы. 

  В системах электронных архивов
  хранятся гигабайты данных.
  При использовании таких систем
  есть возможность разграничивать
  права доступа, искать нужные файлы
  с помощью фильтров. Вероятность
  потери и порчи документа  
  снижается. Электронные архивы
  сегодня уже входят в комплексные
  системы автоматизации ЭДО.

• Узконаправленные системы 

  для подписания документов.
  Такие сервисы заточены на работу
  с подписанием — получение
  и хранение электронной подписи,
  получение и подписание документа,
  обмен между контрагентами
  и хранение подписанных
  документов. Они не перегружены
  и их не нужно «внедрять»
  и настраивать для всех
  сотрудников — такой сервис можно
  начать использовать
  всего за 5 минут.

Системы автоматизации документооборота могут быть ориентированными как на внутренний документооборот, так
и на внешний. Для окончательного выбора конкретного решения следует отталкиваться от поставленных перед бизнесом задач. Если вы затрудняетесь в выборе решения — наши специалисты проконсультируют вас и помогут подобрать сервис под ваши задачи.

• Технические возможности системы;

• Вспомогательный функционал 

  (например цепочки согласования,
  шаблоны для составления,
  распределение прав доступа);

• Способность справляться 

  с увеличением рабочей нагрузки
  (это особенно важно для
  развивающегося бизнеса);

• Уровень технической поддержки 

  и безопасности сервиса;

• Удобство и простота 

  в использовании;

• Итоговая стоимость решения.

​

Мы советуем делать ключевую ставку на удобство системы — ведь есть важный нюанс, о котором редко говорят разработчики систем ЭДО. Вам нужно не только самому захотеть в ней работать, но и перевести в эту систему контрагентов.

Вы не сможете обмениваться документами в одиночку — ваши клиенты, партнеры, сотрудники должны согласиться работать в той системе, которую вы выбрали,
и суметь в ней разобраться. В целом никому не нравится ходить на почту
и возиться с бумагами, поэтому на ЭДО все соглашаются охотно — ваша задача выбрать такой сервис, разобраться и начать использовать который ваши контрагенты смогут очень быстро и, желательно, бесплатно для них.


Например, Nopaper можно скачать открыто из любого магазина приложений. Кто угодно может бесплатно скачать его и выпустить подпись за пару минут. Это очень просто и быстро. А отправка документов возможна за счет получателя — так ваш подрядчик сможет за пару минут все уладить
и выслать вам подписанные документы в сервисе, который
вы выбрали. И всем будет проще.

Главное перед выбором изучить варианты и прямо попробовать обменяться документами в каждой
из систем. Посмотрите, насколько это удобно. И оценивайте критически — конечно, вы сможете рано или поздно разобраться с любым сервисом.
Но многие ваши контрагенты будут сталкиваться с сервисом первый раз, и их сложности сразу станут вашими — ведь если им будет сложно, они все бросят и будут настаивать на обмене бумагами.

Интеграционные решения
при автоматизации документооборота

• В учётную систему организации 

  встраивается модуль ЭДО. 
  Это упрощает рабочий процесс
  с большим объёмом документов для
  бухгалтерии и смежных отделов.
  Все действия с документацией,
  отправка, получение и подписание,
  происходит модульно, в привычном
  интерфейсе учётной системы.

Возможна настройка автоматического выполнения некоторых операций. Пропадает необходимость ручного ввода данных, снижается количество ошибок, сведения из электронных документов автоматически переносятся в учётную систему, расхождения при сверке
с контрагентами становятся минимальны;

• Ключ API даёт возможность 

  создавать персональные
  интеграционные решения, работать 
  с файлами из учётной системы
  организации. После обмена
  данными в системе появляется
  необходимая функциональность
  для работы с документами (создание
  в утверждённом формате, отправка
  и получение документов,  
  согласование и автоподписание),
  изменение статусов, возможность
  работы со списком контрагентов
  и поиском файлов.

Дополнительные опции помогают сократить число ручных операций
и увеличить скорость обработки документов. К дополнительным можно отнести следующие функции:
​

• Пути согласования документа. 

  Опция подойдёт для длинных схем 
  согласования. Автоматически
  документ проходит все этапы
  и попадает к нужным исполнителям.
  Весь процесс согласования
  и соблюдение сроков может
  отслеживать руководитель.

• Дополнительные элементы, теги. 

  Устанавливаются на документ,
  позволяют сократить время поиска
  файла в архиве и дают возможность
  ставить документ на путь 
  следования.

• Типовые формы, шаблоны. 

  С их помощью упрощается
  документооборот при агентской
  схеме работы (удалённые
  представители или партнёры),
  облегчается сбор клиентских данных
  об объёмах услуг. Шаблоны
  помогают в ситуациях, когда первым
  документ должен подписать
  контрагент, а готовите его вы.

Как это работает? Предзаполненный шаблон вы отправляете контрагенту, он проверяет его, подписывает
и отправляет обратно, после получения вы ставите свою подпись. Благодаря типовым формам, исключаются ошибки и искажение документа, сокращается время проверки и подписания.

• Дополнительная подпись. 

  Опция дополнительной подписи
  позволяет сделать документооборот
  трехсторонним. Подписи всех сторон
  будут отражены на синем штампе
  и в протоколе передачи.
  Это позволит всем сторонам следить
  за процессом подписания   
  документа, упростит контроль,  
  повысит финансовую безопасность
  и прозрачность документооборота.

Безопасность
и преимущества сервисов
по автоматизации

Для оценки работы сервисов по автоматизации ЭДО используют несколько критериев:
​

• Уровень защиты электронных данных;

• Разграничение прав доступа;

• Техническая поддержка;

• Адаптивность и зрелость.

В первую очередь безопасность определяется технологией подписи, которую сервис использует. Если это смс и push-коды, то компания
не сможет гарантировать вам полную безопасность данных. Если же это криптографические технологии — это говорит об их защищенности. Подробнее о безопасности
в интернете →

Переход на ЭДО уберет рутину сделает работу с документами проще и прозрачнее. Хватит читать.
​Просто попробуйте →