Электронный документооборот и его автоматизация: как, зачем и с чего начать
Оглавление
Автоматизация документооборота, что это?
Процесс внедрения в структуру компании системы, упрощающей ведение всех бизнес-процессов и сопутствующей документации, называется автоматизацией документооборота. Такие системы сокращают время на работу с документами, а также затраты передачу документов между офисами компании и ее контрагентами.
Автоматизация документооборота предполагает в первую очередь внедрение и переход на электронный документооборот, а также упрощение всех этапов делопроизводства.
Системы, помогающие автоматизировать документооборот
Системы для автоматизации документооборота повышают производительность работы.
С их помощью становится возможным:
- Отправка/получение документов онлайн.
- Согласование и подписание закрывающих и других документов с контрагентами за несколько минут.
- Настройка и использование удалённого доступа к документам.
- Надёжное хранение файлов электронном архиве.
- Фиксация истории действий.
- Построение понятной системы документооборота между отделами и сотрудниками компании.
- Снижение ошибок при работе с документами за счёт автоматизации процесса (автозаполнение форм, формирование документа по шаблону, автоматическое подписание).
- Безопасная передача данных по зашифрованным каналам связи.
Также работа в цифровой системе исключит появление дубликатов документов и сократит время на поиск необходимого файла, позволит автоматически разграничить доступ сотрудников к тем или иным документам и обеспечит конфиденциальность данных.
Внедрение систем по автоматизации документооборота поможет осуществить настройку и управление потоками документов, выстроить систему стандартных действий и проложить маршруты движения документов.
Электронная подпись в ЭДО
к собственноручной подписи (ст. 6 ФЗ-63 «Об электронной подписи»).Подробнее о типах электронной подписи вы можете прочитать здесь.
Автоматизация и настройка бизнес-процессов
При использовании классических систем необходима настройка системы ЭДО и ее интеграция в IT-среду предприятия.
Необходимость этого процесса зависит от конкретной компании и ее процессов — вы можете подключить сервис ЭДО к учетной системе, чтобы прямо из нее формировать документ и тут же его подписывать. Или же эти системы могут работать отдельно — вы формируете документ в одной системе, подписываете в другой. В таком случае работа с документом все равно пройдет быстрее ,чем в случае с бумажной версией, которая может неделю подписываться руководителями и контрагентами.
Для чего нужно автоматизировать ДО на предприятии, в организации?
- Увеличение времени, затрачиваемого сотрудником на обработку документации;
- Бесструктурное, хаотичное хранение данных усложняет поиск, приводит к дублированию или утере документов;
- Рост расходов на бумагу, печать и содержание архива;
- Замедление процесса взаимодействия с контрагентами;
- Увеличение длительности процесса подписания документов;
- Утеря документов;
Сможет ли переход на ЭДО решить эти проблемы
от самого процесса и сотрудников, которые в нем участвуют.
Но в электронном виде работа с документами станет прозрачнее, и все оригиналы будут попадать в электронный архив компании сразу после подписания второй стороной. То есть ни один акт не затеряется из-за того, что менеджер забыл напомнить контрагенту его выслать, или положил не в ту стопку. А потеря актов всегда оставляет риск судебных разбирательств.
И, конечно же, автоматизация сократит трудозатраты на работу с документами, и сотрудники будут больше успевать. Им не нужно будет переспрашивать контрагентов подписали ли они документы, запрашивать сканы, напоминать об оригиналах, спрашивать друг друга где какой договор и когда его доставят. Это отнимает гораздо больше времени, чем кажется.
Положительные стороны автоматизации документооборота:
- Избавление от расходов на бумажное делопроизводство.
При ЭДО отпадает необходимость обрабатывать бумажные документы, заносить вручную данные в учётную систему. Возникновение ошибок по вине человека сводится к минимуму. Снижаются затраты на бумагу, печать и отправку документации. Отпадает потребность в помещении для хранения бумажного архива.
- Ускорение бизнес-процессов.
Процедура обмена документами выполняется нажатием одной кнопки. Счета, акты и соглашения разлетаются контрагентам за считанные секунды.
- Структурирование данных.
При электронном документообороте, в системе автоматически учитывается каждый файл (документ) и действия, совершённые с ним. Сохраняется история выполнения задач. Все документы находятся в общем электронном архиве с грамотной логической структурой. Они под надежной защитой, а поиск необходимых занимает всего пару минут.
Взаимодействие структурных подразделений при автоматизированном документообороте происходит слаженно, информация под защитой, риск ошибок минимален. Урегулирование бизнес-процессов увеличивает производительность и выводит организацию на новый уровень.
Доверьтесь Nopaper, попрощайтесь со сложностями в документообороте →
