Дополнительные опции систем электронного документооборота
Дополнительные опции помогают сократить число ручных операций и увеличить скорость обработки документов.
К дополнительным можно отнести следующие функции:
- Пути согласования документа. Опция подойдёт для длинных схем
согласования. Автоматически документ проходит все этапы и попадает
к нужным исполнителям. Весь процесс согласования и соблюдение
сроков может отслеживать руководитель.
- Дополнительные элементы, теги. Устанавливаются на документ,
позволяют сократить время поиска файла в архиве и дают возможность
ставить документ на путь следования.
- Типовые формы, шаблоны. С их помощью упрощается документооборот
при агентской схеме работы (удалённые представители или партнёры),
облегчается сбор клиентских данных об объёмах услуг. Шаблоны
помогают в ситуациях, когда первым документ должен подписать
контрагент, а готовите его вы.
Как это работает? Предзаполненный шаблон вы отправляете
контрагенту, он проверяет его, подписывает и отправляет обратно,
после получения вы ставите свою подпись. Благодаря типовым
формам, исключаются ошибки и искажение документа, сокращается
время проверки и подписания.
- Дополнительная подпись. Опция дополнительной подписи позволяет
сделать документооборот трехсторонним. Подписи всех сторон будут
отражены на синем штампе и в протоколе передачи. Это позволит всем
сторонам следить за процессом подписания документа, упростит
контроль, повысит финансовую безопасность и прозрачность
документооборота.
Дополнительные опции помогают сократить число ручных операций
и увеличить скорость обработки документов. К дополнительным можно отнести следующие функции:
- Пути согласования документа.
Опция подойдёт для длинных схем
согласования. Автоматически
документ проходит все этапы
и попадает к нужным исполнителям.
Весь процесс согласования
и соблюдение сроков может
отслеживать руководитель.
- Дополнительные элементы, теги.
Устанавливаются на документ,
позволяют сократить время поиска
файла в архиве и дают возможность
ставить документ на путь
следования.
С их помощью упрощается
документооборот при агентской
схеме работы (удалённые
представители или партнёры),
облегчается сбор клиентских данных
об объёмах услуг. Шаблоны
помогают в ситуациях, когда первым
документ должен подписать
контрагент, а готовите его вы.
Как это работает? Предзаполненный шаблон вы отправляете контрагенту, он проверяет его, подписывает
и отправляет обратно, после получения вы ставите свою подпись. Благодаря типовым формам, исключаются ошибки и искажение документа, сокращается время проверки и подписания.
Опция дополнительной подписи
позволяет сделать документооборот
трехсторонним. Подписи всех сторон
будут отражены на синем штампе
и в протоколе передачи.
Это позволит всем сторонам следить
за процессом подписания
документа, упростит контроль,
повысит финансовую безопасность
и прозрачность документооборота.