Приравниваются ли документы ЭДО к оригиналу

Как передать третьей стороне подписанный электронный документ, и может ли у него быть бумажная версия?

Документ, отправленный через ЭДО, является оригиналом.

Документ, подписанный электронной подписью, юридически равнозначен документу, подписанному от руки. Согласно ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», электронный документ, составленный корректно и заверенный электронной подписью, является оригиналом. В обозначенном законе утверждено, что файлы и с неквалифицированной ЭП обладают такой же юридической силой. В зависимости от вида электронной подписи для этого участникам может потребоваться заключить дополнительное соглашение.

Как вы можете использовать этот документ, подписанный электронной подписью? Так же, как и обычный бумажный оригинал. Он подойдет при совершении юридически значимых действий: в качестве письменного доказательства в судах, для совершения гражданско-правовых сделок, при оказании услуг.

Составлен цифровой документ и загружен в ЭДО – это оригинал?

Если необходим оригинал, составить электронный документ и загрузить его в ЭДО недостаточно. Оригинальным и юридически значимым он становится после подписания. Разные документы требуют разных подписей.

Закон предусматривает три вида: простая, неквалифицированная и квалифицированная. Почитайте подробнее о типах подписи, чтобы сориентироваться, какая понадобится в вашем случае.

В каких случаях документ из ЭДО перестает быть оригиналом

Документы, подписанные электронной подписью, считаются оригиналами при условии, что представлены в электронной форме
и, соответственно, включают так называемую присоединенную информацию в электронной форме. Последнее – и есть электронная электронная подпись.

На распечатанной бумаге либо подпись выглядит как штамп с данными, либо вовсе отсутствует. В обоих случаях документ не является оригинальным – его нужно дополнительно заверить уполномоченным лицом от организации либо нотариально. То есть даже наличие штампа на распечатанном файле не говорит об оригинальности.В большинстве случаев заверенный распечатанный документ из ЭДО принимают как оригинал. фактически, чтобы корректно проверить подпись регулятору нужны данные от оператора ЭДО или ключ подписи. При использовании КЭП вы можете скачать эти файлы и предоставить в электронном виде, при использовании ПЭП или НЭП — запросить у оператора ЭДО.

Как предоставлять оригиналы из ЭДО

Просто скачайте подписанный документ в вашей системе документооборота. Например, из приложения или веб-версии Nopaper. В подписанном документе есть штамп — он содержит информацию о том, кто и когда подписал документ, а также код, которые позволит проверить подлинность этих данных.

Такой документ вы можете использовать как обычный оригинал — отправить по email или в мессенджере, если вам необходимо передать документ третьему лицу, которое не участвует в подписании.

Сравните 9 ведущих сервисов ЭДО по 45 критериям

Что делать, если необходимо предоставить оригинал из ЭДО в бумажной форме

Чтобы предоставить электронные документы в бумажной виде, обычно достаточно на распечатанном документе проставить штамп организации и «Копия верна», а также заверить рукописной подписью.

Зайдите в вашу систему ЭДО.

Скачайте подписанный документ.

Заверьте документ внутри организации или с привлечением нотариуса.
В таком виде вы можете подать документ и в суд, если сотрудники запросили именно бумажный вариант.

Впрочем, документ, подписанный электронной подписью, является оригиналом. Потому вы вправе приложить электронный документ, скачанный из системы ЭДО и передать его через «Мой арбитр» или ГАС «Правосудие» – в зависимости от того, в какой инстанции находится ваше дело. Суд в праве принимать бумаги в электронной форме, порядок установлен соответствующими приказами Судебного департамента при Верховном Суде РФ.

Если потребуется дополнительная проверка — у оператора ЭДО всегда можно запросить отчёт о проверке подписи, который подтвердит факт подписания документа.

Так как документ, подписанный электронной подписью, приравнивается к оригиналу, как и бумажный, вы можете передавать его на любые расстояния, не тратя времени на доставку транспортными компаниями.
В большинстве случаев вам не придется предоставлять нотариально заверенные документы, что также позволяет экономить время и деньги.