Виды ЭДО: какие бывают системы и формы электронного документооборота
Оглавление
Что такое электронный документооборот
Электронный документооборот (ЭДО) — это технология обмена документами в электронном виде. Она заменяет бумажные носители и позволяет:
- создавать и подписывать документы онлайн;
- подтверждать подлинность с помощью электронной подписи;
- ускорить подписание до нескольких минут, даже если клиент или контрагент в другом городе;
- хранить их в защищённой системе.
Системы ЭДО обеспечивают соблюдение юридических требований и позволяют полностью перейти на цифровое взаимодействие как внутри компании, так и с внешними контрагентами и госорганами.
Основные виды ЭДО в России
В России ЭДО условно делится на два основных вида:
Внутренний ЭДО
Это документооборот внутри организации. Чаще всего сюда входит кадровый документооборот в электронном виде: прием на работу, оформление отпусков, заявлений, внутренних приказов.
Для подписания кадровых документов работодателю нужно выпустить квалифицированную электронную подпись и неквалифицированную электронную подпись. Для сотрудников достаточно – неквалифицированной.
Внешний ЭДО
Это обмен документами с контрагентами и государственными органами. Например:
- отправка УПД, актов и счетов;
- сдача отчетности в ФНС, ПФР, Росстат;
- взаимодействие с заказчиками и подрядчиками.
В зависимости от типа документа используются разные типы электронных подписей.
например, для подписания счета-фактуры или сдачи отчетности в налоговую нужна квалифицированная электронная подпись. А для заключения договора с клиентом – неквалифицированная электронная подпись.
Подробнее про виды подписей в ЭДО и как их получить рассказали в статье «КЭП, НЭП, ПЭП – как выбрать электронную подпись»
Виды электронного документооборота в организации
Разные подразделения компании используют ЭДО по-разному. Ниже — распространённые виды электронного документооборота внутри бизнеса:
| Направление | Примеры документов |
| Кадровый ЭДО | Трудовые договоры, заявления, приказы |
| Хозяйственный ЭДО | УПД, акты, счета, договоры |
| Финансовый ЭДО | Платёжки, справки, отчётность |
| Юридический ЭДО | Доверенности, соглашения, протоколы |
| Корпоративный ЭДО | Внутренние регламенты, служебные записки |
Большинство документов внутри организации можно подписывать через сервис ЭДО, важно определить к какому формату относится документ: формализованный или неформализованный. Для подписания формализованных документов сервис ЭДО должен иметь статус оператора ЭДО. Для подписания неформализованных документов, например договоров с клиентами, такого требования нет.
В Nopaper вы можете подписывать неформализованные документы: договора с самозанятыми и клиентами, документы с агентской сетью и вести кадровый документооборот.
Например, с помощью Nopaper в «Альфастрахование» расширили агентскую сеть по всей России, а колледж Ithab открыли полностью дистанционные программы обучения и увеличили количество студентов.
Какие документы можно переводить в ЭДО
Не все документы можно перевести в цифровой формат, например, в электронном формате нельзя подписывать некоторые кадровые документы – журнал инструктажей и приказ на увольнение и акт о несчастном случае на производстве.
Через ЭДО обычно обрабатываются:
- кадровые документы (приказы, графики отпусков, заявления);
- договоры и дополнительные соглашения;
- акты выполненных работ и оказанных услуг;
- счета и счета-фактуры;
- универсальные передаточные документы (УПД);
- согласия на обработку ПДн;
- налоговая и бухгалтерская отчётность;
- внутренние регламенты и служебные записки.
Виды систем ЭДО: отраслевые и облачные решения
Также системы ЭДО отличаются по типам поставкам
Корпоративные (отраслевые) системы ЭДО
Разрабатываются или дорабатываются под нужды конкретной отрасли или компании. Чаще всего такие сервисы работают внутри локальных серверов компании/
Облачные сервисы
Готовые SaaS-решения, не требуют установки, все данные хранятся внутри облачного защищенного хранилища.
Такие сервисы удобны для малого и среднего бизнеса — они быстро внедряются и не требуют серьёзных затрат на IT-инфраструктуру. Например, Nopaper — позволяет работать с кадровыми и хозяйственными документами, выпускать НЭП, подписывать с телефона и собирать согласия в один клик.
Дублирование электронного и бумажного документооборота: когда это требуется
В большинстве случаев бумага не нужна. Но есть исключения:
- документ требует бумажного оригинала (по закону);
- контрагент не принимает ЭДО;
- внутренние правила компании не позволяют отказаться от бумаги.
Чтобы выбрать подходящее решение, нужно понимать:
- какие виды ЭДО вам нужны — внутренний или внешний;
- с какими документами вы работаете;
- какая подпись требуется;
- с какими системами нужна интеграция.
Наши эксперты помогут разобраться, как выбрать сервис ЭДО, чтобы решить задачи вашего бизнеса
Записаться на консультацию
