Неквалифицированная электронная подпись: что это, где используется и кому подходит

Электронный документооборот всё чаще заменяет бумагу — в работе с контрагентами, сотрудниками и внутренними процессами. Вместе с этим возникает вопрос, какую электронную подпись использовать в разных сценариях и где проходят границы её юридической силы. Особенно это важно для HR и кадровых специалистов, которые отвечают за корректность кадровых документов.

В статье рассказали, что такое неквалифицированная электронная подпись, где и для каких задач используют электронную подпись НЭП в ЭДО и КЭДО, какие ограничения у этого формата и как понять, подходит ли он для кадрового документооборота.

Неквалифицированная электронная подпись: что это и что значит

Неквалифицированная электронная подпись — это электронная подпись, которая подтверждает личность подписанта и целостность электронного документа, но не требует квалифицированного сертификата, выданного аккредитованным удостоверяющим центром.

НЭП формируется в виде зашифрованных данных, которые присоединяются к файлу. С их помощью можно:

• определить, кто и когда подписал документ;
• проверить, вносились ли изменения после подписания.

Слово «неквалифицированная» означает, что подпись не соответствует дополнительным требованиям, установленным для квалифицированной электронной подписи. Поэтому юридическая сила НЭП действует не автоматически. Она признаётся в случаях, предусмотренных законом, или при наличии соглашения между участниками документооборота.

В практике используют разные обозначения — НЭП, УНЭП или неквалифицированная электронная подпись. Все они относятся к одному типу подписи. Формулировка «неквалифицированная ЭЦП» считается устаревшей. В законодательстве применяется термин «электронная подпись», без слова «цифровая».

НЭП важно отличать от формальных способов подтверждения, например подписи пальцем по экрану или изображения автографа в документе. Такие способы не считаются юридически значимыми, потому что они не позволяют:

• достоверно определить подписанта;
• контролировать целостность документа.

Неквалифицированная электронная подпись формируется с использованием криптографических механизмов и может применяться в электронном документообороте при соблюдении установленных условий.

Где используется НЭП и для каких задач она подходит

Неквалифицированную электронную подпись используют там, где нужно подписывать документы в электронном виде и при этом не требуется обязательное применение квалифицированной подписи. Электронная подпись НЭП подходит для рабочих процессов, в которых формат подписи заранее определён законом или соглашением между сторонами.

Во внутреннем электронном документообороте НЭП применяют для подписания документов, которые остаются внутри компании. К таким документам относятся:

• приказы и распоряжения;
• служебные записки и отчёты;
• внутренние согласования.

НЭП неквалифицированная электронная подпись используется и при обмене документами между компаниями, индивидуальными предпринимателями, самозанятыми и физическими лицами. В этом случае подпись применяют для:

• договоров и дополнительных соглашений;
• актов и заявок;
• других документов, если стороны договорились признавать НЭП равной собственноручной подписи.

В кадровых процессах НЭП подходит для работы с документами сотрудников. Её используют для оформления:

• заявлений на отпуск, перевод или командировку;
• приказов по персоналу;
• ознакомления с локальными нормативными актами.

НЭП подпись применяется в системах электронного и кадрового документооборота. В ЭДО и КЭДО неквалифицированную электронную подпись используют для фиксации факта подписания документа, подтверждения личности подписанта и контроля целостности файла в рамках установленных правил документооборота.

Правовое регулирование неквалифицированной электронной подписи

Использование неквалифицированной электронной подписи регулируется Федеральным законом № 63 «Об электронной подписи» и нормами Гражданского кодекса. Закон допускает применение электронной подписи, если с её помощью можно достоверно определить подписанта и подтвердить неизменность документа.

Юридическая сила НЭП ограничена. Это связано с тем, что для неё не требуется квалифицированный сертификат, выданный аккредитованным удостоверяющим центром. Поэтому неквалифицированная электронная подпись не признаётся равной собственноручной во всех ситуациях по умолчанию.

Чтобы документы, подписанные НЭП, имели юридическую значимость, требуется соглашение об использовании электронной подписи. В нём стороны фиксируют, что:

• признают НЭП аналогом собственноручной подписи;
• соглашаются подписывать документы в электронном виде;
• принимают правила работы с подписью в выбранной системе документооборота.

Такое соглашение используют при обмене документами с контрагентами, а также во внутренних и кадровых процессах.

Формулировка «неквалифицированный сертификат электронной подписи» означает, что подпись создаётся с применением криптографических ключей, но без обязательной сертификации по требованиям, установленным для квалифицированной подписи. Неквалифицированный сертификат электронной подписи не даёт универсальной юридической силы и не подходит для работы с государственными органами, участия в электронных торгах и подачи обязательной отчётности.

Отличие правового статуса НЭП от КЭП заключается именно в этом. Квалифицированная электронная подпись признаётся юридически значимой без дополнительных соглашений. Неквалифицированная электронная подпись применяется в рамках заранее определённых условий и только для тех задач, которые допускает закон.

Какие документы можно и нельзя подписывать неквалифицированной электронной подписью

Неквалифицированная электронная подпись используется для документов, для которых закон не требует обязательного применения квалифицированной подписи. Электронная подпись НЭП подходит для рабочих и кадровых процессов, если правила её использования заранее определены законом или соглашением между сторонами.

Какие документы можно подписывать НЭП

Неквалифицированная электронная подпись подходит для документов, которые оформляют внутри компании или при взаимодействии с контрагентами без участия государственных органов. С её помощью подписывают:

• кадровые документы сотрудников, включая заявления, приказы и ознакомление с локальными актами;
• внутренние документы компании — распоряжения, служебные записки, отчёты;
• договоры и дополнительные соглашения с контрагентами при наличии соглашения об использовании электронной подписи;
• акты, заявки и другие документы, если стороны договорились признавать НЭП равной собственноручной подписи.

Какие документы нельзя подписывать НЭП

Неквалифицированная электронная подпись не подходит для документов, для которых законом установлен повышенный уровень требований к подписи. К таким документам относятся:

• документы для взаимодействия с государственными органами;
• налоговая и бухгалтерская отчётность организаций;
• участие в электронных торгах, аукционах и государственных закупках;
• другие документы, для которых прямо требуется квалифицированная электронная подпись.

Эти ограничения связаны с тем, что НЭП не обладает универсальной юридической силой. Для работы с государством и участия в торгах используется КЭП, поскольку она подтверждается квалифицированным сертификатом и признаётся юридически значимой без дополнительных соглашений.

Кому подойдёт неквалифицированная электронная подпись в 2026 году

Неквалифицированная электронная подпись подходит для задач, где документы подписывают в электронном виде без обязательного взаимодействия с государственными органами. Электронную подпись НЭП используют там, где формат подписи заранее определён законом или соглашением сторон.

НЭП подходит:

• HR и кадровым специалистам — для работы с кадровыми документами сотрудников, которые допускается оформлять в электронном виде;
• компаниям с внутренним документооборотом — для согласований, распоряжений и документов между подразделениями;
• индивидуальным предпринимателям и самозанятым — для подписания договоров, актов и заявок с клиентами и партнёрами при наличии соглашения об использовании электронной подписи.

НЭП используют в ситуациях, где важно зафиксировать факт подписания, определить подписанта и подтвердить неизменность документа после подписания.

Неквалифицированная электронная подпись не подходит для задач, связанных с обязательным применением квалифицированной электронной подписи. К таким случаям относятся взаимодействие с государственными органами, участие в электронных торгах и подача обязательной отчётности. В этих сценариях используют КЭП, поскольку она признаётся юридически значимой без дополнительных соглашений.

Особенности и ограничения неквалифицированной электронной подписи

Неквалифицированная электронная подпись — это формат электронной подписи с чётко определёнными возможностями и ограничениями. Она подходит не для всех задач, поэтому при выборе важно понимать её характеристики.

• Использование криптографии. Усиленная неквалифицированная электронная подпись формируется с применением криптографических механизмов. Это позволяет связать подпись с конкретным электронным документом и защитить его от незаметных изменений.
• Определение подписанта. НЭП позволяет установить, кто именно подписал документ. Идентификация происходит в рамках выбранной системы электронного документооборота и правил, по которым выпускается и используется подпись.
• Контроль изменений документа. После подписания можно проверить, вносились ли изменения в файл. Если документ был изменён, это становится заметно при проверке подписи.
• Ограниченная юридическая сила. Неквалифицированная электронная подпись это не универсальный аналог собственноручной подписи. Она признаётся юридически значимой только в случаях, предусмотренных законом, или при наличии соглашения об использовании электронной подписи между сторонами.
• Зависимость от правил использования. Юридическая значимость НЭП напрямую связана с тем, как оформлены внутренние регламенты и соглашения. Без закреплённых правил подпись может не иметь правовых последствий.
• Неприменимость для отдельных задач. НЭП нельзя считать универсальным решением. Она не подходит для взаимодействия с государственными органами, участия в электронных торгах и других сценариев, где законом прямо требуется квалифицированная электронная подпись.

Этот набор характеристик помогает понять, в каких случаях неквалифицированная электронная подпись упрощает работу с документами, а где требуется выбирать другой формат подписи.

Как получить НЭП: оформление и выпуск неквалифицированного сертификата

Неквалифицированную электронную подпись получают удалённо, без визита в удостоверяющий центр и без выпуска квалифицированного сертификата. Общая логика такая: пользователь проходит идентификацию, подтверждает согласие на использование электронной подписи и после этого может подписывать документы в электронном виде.

В системах электронного и кадрового документооборота НЭП оформляют внутри сервиса. Подпись выпускается в цифровой среде и используется только в рамках выбранной системы и установленных правил документооборота.

В Nopaper выпуск неквалифицированной электронной подписи выполняется через мобильное приложение. Пользователь регистрируется в системе, устанавливает приложение и оформляет электронную подпись в цифровом формате. Перед выпуском подписи пользователь присоединяется к соглашению об использовании электронной подписи.

Для подтверждения личности используется удалённая идентификация. Пользователь указывает паспортные данные и проходит проверку личности в приложении. После успешной идентификации формируются ключи электронной подписи, которые используются для подписания документов.

НЭП в Nopaper выпускается в облачном формате и применяется только внутри системы. Подпись не сохраняется у пользователя в виде файла или физического носителя и не передаётся между участниками документооборота. Подписывать документы можно с компьютера или смартфона, но выпуск подписи выполняется через мобильное приложение.

Неквалифицированный сертификат электронной подписи в этом случае используют для подтверждения связи между подписью и конкретным пользователем. Такой сертификат подходит для кадрового документооборота, внутренних процессов и обмена документами с контрагентами, если использование НЭП допускается законом или соглашением сторон.

Как проверить действительность и срок действия НЭП

Действительность неквалифицированной электронной подписи проверяют в той системе электронного документооборота, в которой документ был подписан. Проверка показывает, кто подписал документ, когда это произошло и сохранялась ли его целостность после подписания.

Для такой проверки используется неквалифицированный сертификат электронной подписи. Он связывает подпись с конкретным пользователем и позволяет системе определить, действовала ли подпись на момент подписания документа. Именно поэтому важно понимать, неквалифицированный сертификат электронной подписи — что это значит в практическом смысле: это инструмент проверки, а не универсальное подтверждение юридической силы во всех сценариях.

При проверке НЭП обычно обращают внимание на несколько параметров:

• соответствует ли подпись конкретному пользователю;
• не был ли документ изменён после подписания;
• действовал ли сертификат электронной подписи на дату подписания;
• не был ли сертификат отозван.

Если сертификат был отозван или срок его действия истёк до момента подписания, документ может утратить юридическую значимость. Поэтому при работе с НЭП важно проверять подпись сразу в системе документооборота и учитывать правила, по которым используется электронная подпись в конкретном процессе.

Как хранить и защитить неквалифицированную электронную подпись

Способ хранения НЭП зависит от того, как именно организован электронный документооборот и где выпускается подпись. Электронная подпись НЭП может храниться в разных форматах, и каждый из них накладывает свои требования к защите.

Основные варианты хранения:

• Локальные носители. Ключи подписи могут храниться на компьютере пользователя или на съёмном носителе. Такой вариант требует контроля доступа к устройству и защиты от вредоносных программ.
• Аппаратные носители. Для хранения используют токены или смарт-карты. В этом случае ключ электронной подписи изолирован от операционной системы и доступен только владельцу носителя.
• Облачные системы. Подпись хранится в инфраструктуре сервиса электронного документооборота и используется удалённо. Пользователь работает с документами через интерфейс системы, без передачи ключей между участниками.

Выбор способа хранения зависит от требований к безопасности, количества пользователей, сценариев подписания и используемой системы ЭДО или КЭДО. Для кадровых и внутренних процессов чаще выбирают облачные решения, поскольку они упрощают доступ и контроль использования подписи.

Ответственность за использование неквалифицированной электронной подписи несёт её владелец. Пользователь обязан обеспечивать сохранность доступа к подписи, не передавать средства идентификации третьим лицам и соблюдать правила работы с электронной подписью, закреплённые в соглашениях и внутренних регламентах.

Как продлить или отозвать неквалифицированную электронную подпись

Отзыв неквалифицированной электронной подписи требуется в ситуациях, когда меняются условия её использования или возникает риск несанкционированного доступа. Чаще всего подпись отзывают при смене сотрудником роли или должности, прекращении работы с компанией, утере устройства или компрометации данных для входа в систему.

Процедура отзыва выполняется в той системе электронного документооборота, где была выпущена подпись. После отзыва использовать НЭП для подписания новых документов становится невозможно, а ранее подписанные документы сохраняют статус в рамках правил, действовавших на момент подписания.

Продление неквалифицированной электронной подписи обычно связано с окончанием срока действия сертификата или внутренних правил использования подписи. В этом случае пользователь повторно подтверждает согласие с условиями и проходит обновление подписи в системе. Процесс выполняется удалённо и не требует выпуска нового физического носителя.

Актуальность НЭП важно контролировать на постоянной основе. Использование просроченной или отозванной подписи может привести к тому, что документ утратит юридическую значимость. Поэтому при работе с электронным документооборотом необходимо отслеживать статус подписи и своевременно продлевать или отзывать её в соответствии с установленными правилами.

Итоги: когда и зачем использовать неквалифицированную электронную подпись

Неквалифицированная электронная подпись — это электронная подпись, которая позволяет определить подписанта и проверить целостность документа без обязательного применения квалифицированного сертификата.

НЭП используют для внутренних процессов, кадрового документооборота и обмена документами с контрагентами, если формат подписи допускается законом или закреплён соглашением сторон.

Юридическая сила НЭП ограничена. Она не применяется для взаимодействия с государственными органами, участия в электронных торгах и подачи обязательной отчётности.

HR и кадровым специалистам НЭП подходит для повседневной работы с кадровыми документами и внутренними процессами. КЭП используют в тех сценариях, где закон прямо требует квалифицированную электронную подпись.

Оставляйте заявку, и наши юристы ответят на ваши вопросы

Отправляя форму, я соглашаюсь на обработку персональных данных

Δ

Часто задаваемые вопросы о неквалифицированной электронной подписи

Что такое неквалифицированная электронная подпись?

Неквалифицированная электронная подпись — это электронная подпись, которая позволяет определить подписанта и проверить целостность электронного документа без обязательного применения квалифицированного сертификата.

Имеет ли НЭП юридическую силу?

НЭП имеет юридическую силу в случаях, предусмотренных законом, или при наличии соглашения об использовании электронной подписи между сторонами документооборота.

Можно ли использовать НЭП в кадровом документообороте?

Неквалифицированную электронную подпись можно использовать в кадровом документообороте для документов, которые допускается оформлять в электронном виде по закону.

Чем НЭП отличается от КЭП?

НЭП отличается от КЭП тем, что не имеет универсальной юридической силы и применяется только в рамках установленных законом или соглашением условий, тогда как КЭП признаётся юридически значимой без дополнительных соглашений.

Подходит ли НЭП для работы с госорганами?

Неквалифицированная электронная подпись не подходит для работы с государственными органами, поскольку для таких взаимодействий законом требуется квалифицированная электронная подпись.