ЭДО для ИП: как перейти на электронные документы без лишних затрат
Оглавление
Что такое ЭДО
Электронный документооборот (ЭДО) — это способ обмена юридически значимыми документами в электронном виде. Он заменяет бумажные договоры, акты и счета. Вместо печати — электронная подпись, вместо курьера — защищённый канал передачи.
ИП может отправить документ партнёру, тот — проверить, подписать и вернуть в пару кликов. Все действия фиксируются, а подписанный файл можно использовать в отчётности или при проверке.
Когда ЭДО нужен
ЭДО особенно полезен если:
- вы регулярно подписываете договоры и акты с контрагентами;
- у вас есть клиенты из разных городов, с которыми нужно быстро подписать документы;
В колледже ITHub с помощью ЭДО организовали онлайн-подписание договоров с учениками и их родителями. Это позволило расширить географию клиентов и открыть полностью дистанционный формат обучения.
Какие документы можно передавать через ЭДО
ЭДО подходит для всех основных типов документов, которые ИП использует в работе:
| Документы | Для чего нужны |
| Договоры и соглашения | Заключение и продление сотрудничества |
| Акты | Подтверждение выполненных работ |
| Счета | Оплата услуг и поставок |
| Кадровые документы | Если у ИП есть наёмные работники Прим. редакции: кадровые документы подписываются в сервисах КЭДО. Многие сервисы объединяют в себе обмен документами с клиентами и с сотрудниками. Пример такого сервиса — сервис Nopaper |
Документы подписываются электронной подписью, не требуют бумажной копии и принимаются налоговой.
Существует три типа подписи, для большинства документов подойдёт неквалифицированная электронная подпись. Она создаётся с помощью криптографических преобразований и позволяет точно определить, кто, когда и с какого устройства подписал документ. Ещё эта подпись защищает документы от изменений после подписания.
Для подписания некоторых документов необходима КЭП юрлица/ИП. К таким документам относятся счета-фактуры, трудовой договор, накладные. КЭП юрлица выдаётся в ФНС.
Что учесть при подключении ЭДО для ИП
Перед запуском важно продумать не только порядок обмена документами, но и выбрать подходящий сервис ЭДО для ИП. Вот что стоит учесть:
- Список документов. Определите, какие файлы переведёте в ЭДО — договоры, акты, заявки.
- Подписи. Уточните, какие подписи есть в сервисе и как их выпустить.
Интеграции. Если документы создаются в учётной системе, проверьте, можно ли сразу отправлять их на подписание — без экспорта и переключений между программами. - Хранение. Уточните, где будут храниться документы: в архиве сервиса или на ваших серверах. Проверьте срок хранения и условия доступа.
- Настройка маршрутов. Удобно, когда документ можно отправить сразу на согласование нескольким участникам.
- Стоимость. Помимо оплаты за подписание, проверьте, включены ли в тариф выпуск подписи, внедрение и техподдержка.
Отзывы. Посмотрите, что говорят другие пользователи: на сайте сервиса, в чатах и в сторах, если у системы есть мобильное приложение.
Какие результаты даёт переход на ЭДО
Индивидуальные предприниматели и юрлица, которые уже перешли на электронный документооборот, отмечают конкретные улучшения в работе: меньше ручных операций, быстрее оформление документов, прозрачность взаимодействия с клиентами и контрагентами. Вот несколько примеров.
Агентство «Лабецкий Недвижимость»
До внедрения электронного документооборота подписание документов происходило только в бумажном виде. Уходило время риэлторов на дорогу, либо это время тратил клиент, чтобы поставить пару подписей. В результате внедрения сервиса Nopaper, «Лабецкий Недвижимость» сократил процесс между подписанием документов и поиском квартиры мечты до 10 минут. Договор об оказании услуг между агентством и клиентом подписывается прямо со смартфона. Читать кейс
Автодилер «Боравто»
В результате внедрения сервиса ЭДО от Nopaper «Боравто» сократил процесс между просмотром автомобиля и подписанием документов. Если раньше на оформление уходило минут 30 и менеджерам приходилось возить с собой мобильный принтер, то теперь документы оформляются за 5 минут. Клиенту не нужно никуда ехать и устанавливать приложения на телефон – все происходит на служебном устройстве: телефоне или планшете сотрудника компании. Читать кейс
Больше результатов читайте в кейсах других компаний.
Сервис ЭДО для ИП помогает быстро обмениваться документами с клиентами и партнёрами, не теряя время на доставку, распечатку и ручную обработку. Подключение ЭДО для ИП — это шаг, который убирает лишние звенья в коммуникации и снижает риск ошибок. Если вы не хотите вникать во все нюансы — специалисты Nopaper помогут с выбором решения, настройкой и обучением. Команда проведёт вас через весь процесс, от выпуска подписи до подписания первых документов.
Оставить заявку на внедрение ЭДО
