25 Дек 2025 Алена Журавлева

Приказ о приёме на работу: нужен ли он, как оформить и можно ли вести в электронном виде

Приказ о приёме на работу долгое время считался обязательным кадровым документом. Его оформляли для каждого нового сотрудника и использовали как основной источник информации о приёме на работу. На практике этот подход сохранился до сих пор, хотя требования законодательства изменились.

В статье рассказали, обязателен ли приказ о приёме на работу сегодня, какую роль он играет в кадровой практике, на каком основании его оформляют и в каких случаях документ продолжают использовать, несмотря на то что закон этого прямо не требует.

Что такое приказ о приёме на работу и зачем он используется

Приказ о приёме на работу — это распорядительный документ работодателя, которым фиксируют решение о приёме сотрудника на конкретную должность с определённой даты. Его оформляют после подписания трудового договора.

Трудовой договор и приказ выполняют разные функции. Договор является основанием трудовых отношений и определяет права и обязанности сторон. Приказ о приёме на работу не заменяет договор и сам по себе не создаёт трудовые отношения.

В кадровом учёте приказ используют как внутренний документ. Он помогает:

зафиксировать управленческое решение о приёме сотрудника;
передать информацию в бухгалтерию и подразделения;
сформировать личное дело и кадровую отчётность.

Даже с учётом того, что приказ о приёме на работу не является обязательным по закону, его продолжают оформлять на практике. Чаще всего это связано с внутренними регламентами, привычной моделью работы и удобством управления кадровыми процессами.

Обязателен ли приказ о приёме на работу по закону

Трудовой кодекс не относит приказ о приёме на работу к обязательным документам, на основании которых возникают трудовые отношения. Основанием приёма сотрудника является трудовой договор, заключённый между работником и работодателем.

Статус приказа изменился после обновлений трудового законодательства. С этого момента его оформление перестало быть прямым требованием закона, а отсутствие приказа само по себе не считается нарушением, если трудовой договор оформлен корректно.

Трудовой договор остаётся ключевым документом при приёме на работу. Именно он подтверждает факт трудовых отношений и фиксирует условия труда, которые учитываются при проверках.

На практике приказ о приёме на работу продолжают использовать в ряде случаев:

если это предусмотрено внутренними регламентами работодателя;
если приказ нужен для управленческого или кадрового учёта;
если компания придерживается привычной модели документооборота.

В таких ситуациях работодатель может использовать как собственную форму приказа, так и унифицированный приказ о приёме на работу, если он удобен для внутренней работы.

На каком основании издают приказ о приёме на работу

Основанием для издания приказа о приёме на работу является трудовой договор, заключённый между работодателем и сотрудником. Приказ оформляют после подписания договора и используют как внутренний распорядительный документ.

Из трудового договора в приказ о приёме на работу переносят ключевые сведения. Обычно это:

фамилия, имя и отчество сотрудника;
должность и подразделение;
дата начала работы;
условия оплаты труда и режим работы.

Форма приказа о приёме на работу может быть произвольной или унифицированной, но содержание должно полностью соответствовать условиям трудового договора. Приказ не может содержать иных условий или трактовать их иначе, чем это закреплено в договоре.

Полное совпадение данных важно для кадрового учёта и проверок. Расхождения между трудовым договором и приказом создают риски: могут возникнуть вопросы при внутренних проверках, споры с сотрудником или замечания со стороны контролирующих органов. Поэтому при оформлении приказа всегда ориентируются на условия, зафиксированные в договоре.

Что должно быть указано в приказе о приёме на работу

Приказ о приёме на работу оформляют как распорядительный документ работодателя, поэтому в нём указывают сведения, которые позволяют однозначно связать приказ с трудовым договором и кадровым учётом.

В приказе о приёме на работу фиксируют:

Реквизиты документа. Наименование работодателя, номер и дату приказа. Эти данные используют для учёта и хранения документа.
Данные сотрудника. Фамилию, имя и отчество работника, в отношении которого издан приказ.
Должность и подразделение. Формулировки должны полностью совпадать с трудовым договором и штатным расписанием.
Дату начала работы. Конкретную дату, с которой сотрудник приступает к работе.
Условия оплаты труда. Оклад, тарифную ставку или иной порядок оплаты в той формулировке, которая закреплена в трудовом договоре.
Основание издания приказа. Ссылку на трудовой договор с указанием его даты и номера.
Ознакомление сотрудника. Отметку о том, что работник ознакомлен с приказом, с указанием даты и способа ознакомления.

Такой состав сведений используют независимо от формы документа. Если ориентироваться на приказ о приёме на работу пример или образец, важно проверять не внешний вид бланка, а корректность и совпадение всех данных с условиями трудового договора.

Форма приказа о приёме на работу: унифицированная или произвольная

Для оформления приказа о приёме на работу можно использовать разные формы документа. Ранее для этого применяли унифицированные формы Т-1 и Т-1а, утверждённые для кадрового учёта. Форма Т-1 предназначалась для приёма одного сотрудника, Т-1а — для оформления приёма нескольких работников одновременно.

Сегодня унифицированный приказ о приёме на работу не является обязательным. Работодатель вправе отказаться от типового бланка и использовать собственную форму приказа о приёме на работу, если она отвечает требованиям кадрового учёта.

Собственную форму чаще используют, когда компании важно адаптировать документ под внутренние процессы. Это может быть связано с особенностями структуры, дополнительными реквизитами или удобством работы в электронных системах.

Независимо от выбранной формы приказа действуют общие требования. Документ должен содержать все обязательные сведения, соответствовать условиям трудового договора и позволять однозначно определить, кого и на каких условиях принимают на работу. Именно содержание приказа, а не формат бланка, имеет значение при кадровом учёте и проверках.

Как оформить приказ о приёме на работу: логика действий

Приказ о приёме на работу оформляют после подписания трудового договора. Документ фиксирует уже принятое кадровое решение и не используется как основание для возникновения трудовых отношений.

Приказ издаёт работодатель или уполномоченное лицо. Подпись ставит руководитель организации либо сотрудник, которому переданы соответствующие полномочия.

Логика оформления приказа выглядит так:

трудовой договор подписан обеими сторонами;
на основании договора оформляют приказ о приёме на работу;
приказ подписывает работодатель;
сотрудника знакомят с приказом.

С приказом сотрудника знакомят в бумажном или электронном виде. Факт ознакомления фиксируют датой и подписью работника либо электронной отметкой в системе кадрового документооборота.

После оформления приказ используют в кадровом учёте. Документ включают в личное дело сотрудника, передают информацию в бухгалтерию и используют как внутренний ориентир для подразделений.

Приказ о приёме на работу в электронном виде

Приказ о приёме на работу можно оформлять в электронном виде, если в компании используется кадровый электронный документооборот. Закон допускает электронный формат кадровых документов при соблюдении требований к подписи и хранению.

Электронный приказ о приёме на работу оформляют и используют в рамках КЭДО. Документ создают в системе, подписывают электронной подписью и хранят в цифровом архиве без дублирования на бумаге.

Для работы с электронным приказом применяют электронные подписи работодателя и сотрудника. Тип подписи зависит от вида документа и правил, по которым организован кадровый документооборот. Подписание фиксирует согласие сторон и дату оформления приказа.

В системах КЭДО, таких как Nopaper, электронный приказ о приёме на работу связан с другими кадровыми документами. Это позволяет:

оформлять приказ после подписания трудового договора;
знакомить сотрудника с документом в электронном виде;
хранить приказ в едином кадровом архиве;
предоставлять доступ к документу по ролям и правам.

Электронный формат упрощает хранение и поиск приказов о приёме на работу. Документы остаются доступны для кадровой службы, бухгалтерии и проверок в течение установленного срока хранения без необходимости вести бумажный архив.

Типовые ошибки при оформлении приказа о приёме на работу

При работе с приказами о приёме на работу чаще всего возникают одни и те же ошибки. Они связаны не с формой документа, а с содержанием и организацией процесса.

Расхождения с трудовым договором. В приказе указывают должность, дату начала работы или условия оплаты, которые не совпадают с трудовым договором. Такие расхождения создают риски при проверках и спорах с сотрудниками.
Отсутствие ознакомления сотрудника. Работника не знакомят с приказом или не фиксируют факт ознакомления. В результате невозможно подтвердить, что сотрудник видел документ и знает о его содержании.
Ошибки в датах и должностях. В приказе указывают неверную дату приёма, устаревшее наименование должности или подразделения. Даже формальные неточности могут вызвать вопросы при кадровом учёте.
Хранение без системы. Приказы хранятся разрозненно: в папках, на почте или локальных дисках. Это усложняет поиск документов, контроль сроков хранения и подготовку к проверкам.

Если ориентироваться на приказ о приёме на работу пример или образец, важно проверять не только структуру документа, но и корректность всех данных и сам процесс его оформления и хранения.

Где и сколько хранится приказ о приёме на работу

Приказ о приёме на работу относится к кадровым документам и подлежит хранению в течение установленного срока. Срок хранения зависит от статуса документа и правил архивного учёта, которые применяются к кадровым материалам.

При бумажном документообороте приказы хранят в составе личных дел сотрудников или в отдельных делах кадровой службы. Важно обеспечить сохранность документов, возможность быстрого поиска и доступ при проверках.

Электронный приказ о приёме на работу хранят в цифровом архиве системы кадрового электронного документооборота. Такой архив заменяет бумажные папки и позволяет работать с документами без дублирования на бумаге.

При проверках обращают внимание на несколько моментов:

соблюдение сроков хранения;
сохранность и доступность документов;
возможность подтвердить дату оформления и подписи;
соответствие приказа трудовому договору.

КЭДО упрощает хранение приказов о приёме на работу за счёт централизованного архива, разграничения прав доступа и фиксирования всех действий с документом. В системах кадрового электронного документооборота, таких как Nopaper, электронные приказы хранятся в едином пространстве и доступны для кадровой службы и проверок в течение всего срока хранения.

Итоги: когда приказ о приёме на работу действительно нужен

Приказ о приёме на работу не является обязательным документом по закону. Основанием трудовых отношений является трудовой договор.

Приказ используют как внутренний документ работодателя для фиксации кадрового решения и организации учёта.

Корректность приказа важна при проверках и внутренних процессах. Все сведения в документе должны соответствовать условиям трудового договора.

Приказ о приёме на работу можно оформлять в электронном виде. Электронный формат допустим при использовании кадрового электронного документооборота и упрощает хранение и доступ к документам.