15 Авг 2021 Алена Журавлева

Подписывать документы простым кликом в приложении. Как работает мобильный документооборот и в чём подвох?

Разбираемся со всеми особенностями мобильного документооборота — чем обеспечивается законность и безопасность ваших документов и персональных данных.

Подписывать документы в приложении — модно, экологично, быстро, дёшево, безопасно и вообще очень классно. Даже как-то слишком. Разбираемся со всеми особенностями мобильного документооборота — чем обеспечивается законность и безопасность ваших документов и персональных данных, какие есть ограничения, и так ли всё просто, как обещает наша реклама.

Как работает мобильный документооборот

Лет 5-10 назад предприниматели и менеджеры повсюду носили с собой ноутбуки — они работали между встречами, по дороге из налоговой, в обед. Где угодно. Постепенно компьютеры стали не нужны — переписываться, участвовать в совещаниях и просматривать документы стало можно и со смартфонов.

И получалась странная ситуация, что согласовать документ можно и с телефона, но чтобы его подписать — надо приехать в офис (или найти принтер, а потом возить с собой бумаги).

Стали появляться сервисы электронного документооборота — документы загружаются в систему, подписываются электронной подписью и скачиваются у каждой из сторон. С такими системами бумажные документы стали не нужны. Но нужны компьютеры и флешки, на которых хранится подпись.

И следующим шагом появился мобильный документооборот — это то же самое, только сама подпись хранится в смартфоне. И документы можно подписывать, просто нажав на кнопку в приложении.

Одним из первых сервисов мобильного документооборота в России стал Nopaper — он подходит и для бизнеса, и для обычных людей. Компании могут подписывать договоры, счета и акты, накладные, а также корпоративные документы. А обычные люди — заключать договоры на любые услуги, покупку машины или, например, аренду квартиры.

А не натянута ли проблема за уши? Отправить бумажку же не сложно

Не сложно. Но ведь у вас не одна бумажка, а поток документов. Сотрудникам приходится вас ждать, чтобы отдать документ на подпись. Чтобы отправить оригиналы нужно идти на почту или оплачивать курьера — это в среднем рублей 700 за пакет документов. Сколько документов ваша компания отправляет за год? 100? 200? Это тоже небольшой документооборот, и он уже стоит 150 тысяч рублей. Даже без учёта самой бумаги и краски для принтера.

Если посмотреть на этот вопрос шире, то эти мелкие задачи на подписание документов выливаются в потери для бизнеса, хотя и не несут никакой ценности.

1. Вы тратите время. Своё и сотрудников

Siemens подсчитали, что в среднем сотрудник тратит от 30% до 60% рабочего времени на работу с бумагами: получить документ, отдать на подпись, уточнить, что подписали, поставить задачу на отправку документа, уточнить, что отправили, уточнить, что получили, спросить, выслали ли обратно второй экземпляр. А через полгода обнаружить, что второй экземпляр так и не дошёл.

2. Вы тратите деньги: в среднем 5 миллионов рублей в год

Это расходы на бумагу, канцелярию, сканеры и принтеры, чернила, почту и курьеров. Так ли вам нужны все эти стопки бумаг? Стоят ли они своих денег?

3. Бумага ненадёжна: документы постоянно теряются

Кто-то забыл отправить, ошибся в адресе или не передал документ в бухгалтерию. Каждые полгода бухгалтера по всей стране устраивают рейд и ищут недостающие документы, отрывают менеджеров от их задач, всем приходится поднимать переписки и контакты и искать документы или подписывать и высылать новые. Вся эта неразбериха несёт новые издержки, а иногда и риски нарваться на штраф.

Как работает электронная подпись? В смысле у неё три вида?!

Электронная подпись — это набор данных, которые позволяют связать вас с документом, который вы подписываете.

По закону электронная подпись приравнивается к собственноручной. Но есть три вида электронной подписи и у них разный уровень безопасности. Поэтому для некоторых документов закон устанавливает, какой подписью такой документ должен быть подписан.

Виды электронной подписи:

1. Простая электронная подпись. Технически это SMS и PUSH-коды, одноразовые пароли, которые вам присылают для подтверждения личности. У такого типа подписи низкий уровень безопасности — непонятно, кто и на что таким кодом согласился. Но этого хватает, чтобы оформить заказ в интернете или провести платёж.

2. Усиленная электронная подпись (НЭП) — она гарантирует, что документ подписал именно тот человек, которому эта подпись принадлежит. Такой тип подходит для подписания большинства документов. Хранится она может на USB-токене, а может и на мобильном устройстве.

3. Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — это самая сложная и защищённая подпись, она нужна для взаимодействия с госорганами и выдаётся только очно.

Только НЭП и КЭП могут подтвердить, что документ подписали именно вы и что после подписания никто не вносил в этот документ никаких изменений.

Способ использования мобильных НЭП и КЭП практически не отличается: документ пришёл в смартфон, вы его посмотрели, нажали кнопку «Подписать», используя TouchID /FaceID или пароль. Всё. Документ подписан электронной подписью.

В мобильном приложении Nopaper используется второй тип подписи — НЭП. Она удобнее, потому что её можно оформить дистанционно за несколько минут, и при этом её возможностей хватает, чтобы подписывать большинство документов.

И какие документы я смогу подписывать?

В приложениях для документооборота обычно используют усиленную подпись — КЭП и НЭП. Такая подпись формируется в результате криптографического шифрования информации — это позволяет определить личность человека, подписавшего документ, и проверить, вносили ли в подписанный документ изменения после его отправки. Именно в этом вся разница в уровне подписей, и поэтому уровень подписи отличается.

ПЭП подходит для работы с первичной документацией внутри компании, НЭП — для обмена документами с контрагентами, а КЭП нужна для отправки документов в госорганы. Если вы хотите работать и с внутренними документами, и обмениваться с контрагентами — вам лучше сразу использовать НЭП.

Что чем подписывать: ключевые документы

Тип подписи	Какие документы можно подписывать
КЭП	Сдача налоговой и бухгалтерской отчётности в налоговые органы (п.1. ст.80 НК РФ). Электронные счета-фактуры (ст.169 НК РФ), УПД (в случае использования его в качестве счета-фактуры). Направление документов для регистрации ООО и ИП, регистрация изменений, вносимых в ЕГРЮЛ и ЕГРИП. Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений, а также при подписании приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания, уведомлении об изменении определённых сторонами условий трудового договора (для работодателя, работник вправе использовать НЭП).
НЭП	Документы с клиентами и контрагентами: Договоры, дополнительные соглашения к ним, приложения к договорам, приложения к договорам, задания, заявки, письма (информационного, претензионного и т.д. характера, уведомления), акты приёма-передачи, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, прочие. Документооборот с банком: дополнительные соглашения к договору, заявление, уведомления, одобрение и проведение банковских операций, в том числе по открытию расчётного счета, закрытию расчётного счета, заказу банковской карты и т.д. (в зависимости от внутренней политики банка). Внутренние документы в компании: Направление сотрудникам информации, уведомлений, объявлений, служебных заданий. Заявление о приёме на работу. Акты и отчёты сотрудника и другие документы, для которых ТК РФ и другие законодательные акты не устанавливают обязательное применение квалифицированной подписи или подписания документа на бумаге.
ПЭП	Внутренние документы компании: первичные документы (акты сдачи-приёмки), локальные нормативные акты, служебные записки, заявления.

Есть отдельные типы документов, которые нельзя подписывать электронной подписью. Например, заявление на увольнение. В остальных случаях сила подписей идёт по нарастающей — если документ можно подписывать электронной подписью, то вы точно можете использовать КЭП. Любой документ, который можно подписать ПЭП, можно подписать и НЭП, и КЭП.

А это вообще законно?

Всё, что касается использования электронной подписи, регулируется Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и контролируется Министерством цифрового развития (бывш. Минкомсвязи) и ФСБ.

→ В п.3 ст.5 закреплено, что НЭП и КЭП позволяют определить личность человека, подписавшего документ, и проверить, вносили ли в подписанный документ изменения после его отправки. То есть подпись безопасна, позволяет установить реального подписанта документа.

→ Согласно п.2 ст.6 документы, подписанные электронной подписью, имеют такую же юридическую силу, как и подписанные собственноручно.

→ Также согласно п.2 ст.6 также закреплено, что при использовании НЭП способ подписания документов должен быть зафиксирован в соглашении об использовании электронной подписи между участниками документооборота.

Гражданский кодекс частично дублирует закон «Об электронной подписи» и подтверждает его статьи. В нём сказано:

→ Ст.160 ГК РФ: «письменная форма сделки считается соблюдённой при использовании сторонами аналога собственноручной подписи». Этим аналогом выступает электронная подпись.

→ В той же статье ГК РФ повторяется требование о том, что способ подписания документов должен быть зафиксирован в соглашении об использовании электронной подписи.

Полный текст закона «Об электронной подписи» вы можете прочитать здесь. Но если кратко — использовать усиленную электронную подпись для подписания документов можно и это законно. Главное, если используете НЭП, договориться с партнёрами, что вы все согласны считать её аналогом собственноручной подписи.

Окей. А безопасно?

Это в том числе зависит от сервиса, который вы используете. Чтобы убедиться, что человек является именно тем, кем он представился в нашем сервисе, мы в Nopaper проводим несколько проверок:

1) Проверяем, что это настоящий живой человек с помощью технологии распознавания Liveness.
2) Распознаем фотографию его паспорта.
3) Проверяем соответствие человека и его фотографии в паспорте.
4) Сверяемся с базами МВД и СМЭВ.

Это позволяет нам убедиться, что человек реальный, это его паспорт и данный паспорт валиден и не украден. Также дополнительно можно реализовать аутентификацию через Сбер-ID или ЕСИА. Только после этого мы принимаем решение о том, что перед нами действительно этот человек и ему можно выдать усиленную электронную подпись.

При этом вся инфраструктура Nopaper соответствует 152-ФЗ — все данные пользователей надёжно защищены и недоступны третьим лицам. Поэтому сервис безопасен: никто не сможет представиться вами и получить подпись или похитить ваши данные из сервиса.

Что будет, если я потеряю телефон с подписью?

Единственная лазейка для злоумышленников — это завладеть вашим телефоном. Пока телефон при вас — никто не сможет воспользоваться вашей подписью.

Если вы потеряете или кто-то украдёт ваш телефон, на котором будет храниться подпись, вам нужно будет сообщить об этом поддержке сервиса, который выпустил вашу подпись, чтобы они отозвали сертификат электронной подписи. В случае с Nopaper — по телефону +7 (499) 641–15–96 или email-адресу hello@nopaper.ru.

И что получается? Всё правда так хорошо?

Да. Вы можете подписывать документы из любой точки планеты, экономить деньги и время, быть мобильным, модным и спасать деревья. Круто же?

Зарегистрируйтесь в Nopaper, если вы еще этого не сделали. И приступайте ? →

Оставьте заявку, чтобы получить консультацию у наших специалистов

Отправляя форму, я даю согласие на обработку персональных данных в соответствии с условиями Политики

Δ