Онбординг: как выстроить системный процесс, чтобы не терять сотрудников в первый месяц
Оглавление
Что такое онбординг: простыми словами
Онбординг — это процесс адаптации нового сотрудника в компании. Он начинается до первого рабочего дня и заканчивается тогда, когда новичок полностью влился в команду и выполняет задачи самостоятельно.
Онбординг сотрудников — это системный ввод в должность. Его цель — быстро адаптировать новичка к задачам и среде, чтобы он начал приносить результат.
На старте важно объяснить, как устроена работа, кто за что отвечает, с кем взаимодействовать и где взять нужную информацию.
Что включают в себя HR-процессы и где здесь онбординг
Онбординг — это часть большого блока HR-процессов. В него входят:
— найм и оформление;
— развитие и обучение;
— оценка.
Онбординг персонала — это точка входа. От того, как выстроена система, зависит, насколько быстро новичок станет самостоятельным и насколько останется в компании.
Признаки хорошего и плохого онбординга
- Есть план онбординга
- Назначены ответственные
- Новичок знает, что делать
- Есть задачи и сроки по этапам
- HR и наставник дают обратную связь
- Используются инструменты автоматизации
Но по статистике Работа.ру у 48% компаний нет программы онбординга. Одна из частых причин отсутствия программы онбординга: отсутствие ресурсов и отсутствие понимания «зачем онбординг нужен».
Ниже разберем зачем план адаптации компании и сотруднику. И как автоматизировать процесс, чтобы снизить нагрузку на кадрового специалиста и HR.
Зачем бизнесу и сотруднику онбординг
Системный онбординг снижает нагрузку на HR и руководителей, ускоряет выход на продуктивность и сокращает текучесть. Если вы не научили сотрудника работать в первые недели — он вряд ли научится сам. И уйдёт. По данным исследования HeadHunter, 31% новичков увольняются в течение первых трёх месяцев.
Онбординг в компании решает сразу несколько задач:
- сокращает срок выхода на эффективность;
- снижает стресс у новичка;
- упрощает работу HR и руководителя;
- формирует сильное первое впечатление.
В среднем поиск нового сотрудника эквивалентен 9 окладам старого сотрудника
Зачем онбординг сотрудникам
Новый сотрудник всегда испытывает стресс. Он не знает, как устроены процессы, кому задать вопрос, как оценят его работу. Хороший онбординг помогает справиться с тревожностью и быстрее почувствовать себя на своём месте.
Онбординг для новых сотрудников закрывает 3 базовые задачи:
- Помогает разобраться в задачах и ожиданиях
- Упрощает коммуникации: с кем и о чём говорить
- Даёт уверенность: «я не один, у меня есть команда, которая поможет»
Этапы онбординга: как выглядит процесс
План онбординга новых сотрудников обычно занимает 2-3 месяца, но всё зависит от конкретной должности и компании.
Рассмотрим стандартный процесс онбординга и задачи каждого этапа.
Галерея
- Преонбординг
- поставить задачи на внутренние отделы;
- получить документы от сотрудника;
- подготовка и проверка серии писем для новичка, чтобы познакомить его с командой.
Результат этого этапа — готово рабочее место нового сотрудник
-
Первый день:
- показать рабочее место;
- подписать документы;
- познакомить с руководителем и командой.
Результат этого этапа — у новичка есть представление о компании и ответы на распространенные организационные вопросы.
-
Первая неделя:
- обучение;
- встречи с отделами;
- регулярная связь с руководителем.
Результат этого этапа: сотрудник знает:
→ свой план погружения по шагам на первый месяц
→ знает критерии, по которым будут оценивать его работу
→ начал проходить обязательное обучение по продуктам компании
→ знает своего руководителя, команду, наставника
→ понимает правила работы в команде, формат коммуникаций
-
Первый месяц:
- выполнение первых задач;
- обратная связь;
- корректировка плана.
-
Завершение:
- финальная встреча;
- оценка адаптации и подведение итогов испытательного срока;
- фиксация зоны роста.
Все эти шаги входят в полноценную программу онбординга. Важно, чтобы она была не «в голове у HR», а в системном виде — документе, шаблоне, дашборде.
Мы составили для вас таймлайн с ключевыми событиями, целями и контрольными точками адаптации новых сотрудников в виде таблицы.
Какие инструменты помогут автоматизировать онбординг в компании
Без автоматизации система онбординга превращается в хаос:
— нет списка задач,
— забыли выдать технику,
— не назначили наставника,
— документы подписываются неделю,
— непонятно, что человек делает.
Какие этапы онбординга можно автоматизировать
1. Отправка и подписание документов
Сервисы кадрового электронного документооборота вроде Nopaper позволяют загружать и отправлять документы сотрудникам на подпись в мобильное приложение. Это в 2-3 раза сокращает оформление приёма на работу.
Кейс нашей IT-компании Artsofte:
В компании около 500 сотрудников, некоторые — работают из других городов.«Раньше новые сотрудники на 2-3 часа зависали в отделе кадров. Читали правила внутреннего распорядка, инструктажи, ждали, пока подготовят и распечатают документы, подписывали стопку бумаг», — Анна Махнева, HRD компании Artsofte.
Мы в Arsofte перешли на сервис КЭДО Nopaper и сократили время на подписание документов с 2-3 часов до 30 минут.
«Мы сократили время трудоустройства. Теперь процессы оформления документов на нового сотрудника и его погружение в команду параллельны. Пока новичок настраивает своё рабочее место, авторизуется в системе, кадровый специалист готовит документы. Новому сотруднику остается только ознакомиться с ними и нажать на одну кнопку», — Анна Махнева.
В Nopaper подпись хранится прямо в смартфоне, является юридически значимой и соответствует требованиям закона (ФЗ-63).
Сотрудник в любой точке мира скачивает приложение, по паспорту и через телефон подтверждает личность и выпускает подпись. Это занимает 5 минут. Теперь сотрудник может за один клик подписывать документы от работодателя в том же приложении.
HR-специалисты работают в веб-версии сервиса: загружают документы, отправляют их на подпись руководителю и сотруднику.
2. Управление задачами
Через такие сервисы как Jira, ЯндексТрекер, Pyrus — можно настроить онбординг-план, добавить дедлайны, чек-листы, исполнителей.
3. Обучение
LMS-платформы или боты в Telegram. Новичок смотрит видео, проходит тест, а результат автоматически фиксируется.
Ещё больше инструментов собрали в таймлайне онбординга:
Онбординг — это системный процесс, чтобы он работал:
✅ Опишите этапы и задачи.
✅ Назначьте ответственных.
✅ Используйте инструменты: ЭДО, таск-менеджеры, LMS.
✅ Сделайте шаблоны и автоматизируйте повторы.
Тогда онбординг в HR станет не точкой риска, а сильной стороной вашей компании.
Оставьте заявку, и мы поможем автоматизировать прием на работу
