График отпусков, разбираемся, как его составить без ошибок
Оглавление
Что такое график отпусков
График отпусков — это официальный документ, в котором прописано, кто из сотрудников и когда планирует взять ежегодный оплачиваемый отпуск. Его составляют на календарный год и утверждают не позднее чем за 2 недели до конца текущего года.
Если вы составляете график отпусков на 2026 год, его нужно утвердить до 17 декабря 2025 года.
С графиком легче:
- Спланировать замены и нагрузку в отделах.
- Избежать кадрового коллапса летом или в декабре.
- Соблюсти закон.
Кто обязан составлять график отпусков
Все работодатели, у кого в штате 15 и более сотрудников. Это закреплено в статье 123 Трудового кодекса РФ.
То есть, если в штате числится хотя бы 15 сотрудников, график составлять нужно. Даже если вы ИП.
Работодатели с численностью работников до 15 человек могут не составлять график отпусков, а определить его в письменном соглашении (ст. 305 ТК РФ).
Пример формы графика отпусков
Что будет, если графика нет
Это административное нарушение. По статье 5.27 КоАП РФ штрафы такие:
- для ИП и руководителей — от 1 000 до 5 000 ₽;
- для компаний — от 30 000 до 50 000 ₽.
При повторном нарушении штрафы в 2–3 раза выше, возможна дисквалификация руководителя.
Собрали в одной памятке частые ошибки при составлении графика отпусков, которые приводят к штрафам.
Кто идёт в отпуск первым: категории с приоритетом
Существуют категории сотрудников, которым отпуск предоставляется в удобное для них время.
К ним относятся:
- несовершеннолетние,
- родители, в том числе приемные, опекуны или попечители, которые воспитывают ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет,
- женщины до и после декрета, а также после отпуска по уходу за ребенком,
- работникам, если им не выплатили отпускные в срок или не уведомили не менее, чем за 2 недели,
- почётные доноры России и СССР,
- работники, у которых трое и больше детей в возрасте до 18 лет до достижения младшим возраста 14 лет,
- муж беременной жены в период ее отпуска по беременности и родам,
- окончивший участие в спецоперации в течение шести месяцев после возобновления действия трудового договора,
- жена военнослужащего в период отпуска своего мужа,
- участники Великой Отечественной войны, инвалиды войны, ветераны боевых действий,
- герои Советского Союза, Герои России, полные кавалеры ордена Славы,
- герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы,
- работники, у которых есть лучевая болезнь или другие заболевания, которые связаны с радиацией, вследствие чернобыльской катастрофы или с работами по ликвидации ее последствий, инвалиды вследствие чернобыльской катастрофы, участники ликвидации катастрофы,
- работники, призванные на военную службу по мобилизации или поступивших на военную службу по контракту либо заключивших контракт о добровольном содействии в выполнении задач, возложенных на Вооруженные Силы Российской Федерации, имеют право на отпуск в удобное для них время в течение шести месяцев после возобновления действия трудового договора.
- один из работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях родителей, который сопровождает ребенка в возрасте до 18 лет для поступления в образовательное учреждение, расположенное в другой местности.
Например, если у вас в отделе продаж 10 сотрудников, и среди них один сотрудник несовершеннолетний, а второй — многодетная мама — то они выбирают даты отпуска первыми. Остальные сотрудники ставят отпуска по договоренности с коллегами и руководителем.
Какие отпуска включать в график
График нужен только для ежегодных оплачиваемых отпусков.
Не включают:
- декретные и отпуска по уходу за ребёнком,
- учебные, административные и неоплачиваемые отпуска,
- дополнительные дни по заявлению.
По какой форме составить график отпусков
График можно вести по форме № Т-7. Она утверждена постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004. Можно адаптировать её под себя, но обязательно в вашем документе должны быть:
- ФИО сотрудника,
- табельный номер,
- подразделение,
- даты отпуска,
- количество дней,
- подпись сотрудника.
Кто должен формировать график отпусков
Обычно график составляет HR или кадровый специалист, а утверждает директор или доверенное лицо.
График отпусков: пошаговая инструкция
Вот пошаговая инструкция, чтобы ничего не упустить:
1. Узнайте, сколько у кого дней отпуска
Большинство сотрудников не знают точно, сколько у них накопилось дней отпуска. Проверьте данные в 1С или другом учёте и подготовьте таблицу.
2. Сделайте прозрачный календарь
Пусть сотрудники видят, когда у кого отпуск, и могут запланировать свой без конфликтов.
3. Соберите пожелания сотрудников по отпускам (по желанию работодателя, закон к этому не обязывает)
Можно составить календарь в excel и поручить руководителям отделов проконтролировать заполнение дат их подчинёнными.
Совет:
В этой же таблице можно отметить «нежелательные периоды для отпусков, когда нагрузка на сотрудников будет максимальной.Например, для бухгалтерии это период отчётности, для программистов — 2 недели до релиза.
Но помните про «льготные категории» работников, которым отпуск предоставляется в удобное им время.
4. Проверьте график
Соберите всё в одну таблицу и убедитесь, что сотрудники из «приоритетного списка» получают отпуск в нужное им время. И проверьте все ли сотрудники выбрали отпуск и не дублируются ли даты.
5. Согласуйте с профсоюзом
Если в компании есть профсоюз, его мнение нужно учитывать — но не обязательно соглашаться. Закон даёт максимум 8 рабочих дней на этот процесс (ст. 372 ТК РФ).
Нет профсоюза — ничего согласовывать не надо.
6. Подпишите и утвердите
График подписывает директор. Если используете форму Т-7, отдельный приказ не нужен.
7. Ознакомьте сотрудников
Лучше — под подпись. Чтобы не бегать с бумагами, можно использовать сервис кадрового ЭДО Nopaper — там сотрудники сами подписывают график в пару кликов.
Как оформить график отпусков в Nopaper
В Nopaper вы сможете:
1 Запланировать отпуск
→ Автоматическое напоминание сотрудникам о планировании отпуска
→ Отображение пересечений отпусков в графике
→ Автоматическое заполнение графика в 1С:ЗУ
2 Оповестить сотрудника о начале отпуска
→ Каждый сотрудник подписывает уведомление о начале отпуска НЭП для соблюдения ТК РФ
→ Можно установить из 1С:ЗУП свои сроки для отправки уведомления, например, 14 или 21 день
3 Настроить шаблоны на перенос отпуска
Чтобы у всех был актуальный образец, который можно отредактировать под себя за несколько минут.
4 Подписать график отпусков со всеми онлайн
Кадровый специалист отправляет документ на ознакомление через 1С, а сотрудники подписывают его электронной подписью через смартфон.
Узнать про возможности КЭДО с Nopaper
