График отпусков, разбираемся, как его составить без ошибок

Что такое график отпусков

График отпусков — это официальный документ, в котором прописано, кто из сотрудников и когда планирует взять ежегодный оплачиваемый отпуск. Его составляют на календарный год и утверждают не позднее чем за 2 недели до конца текущего года. 

Если вы составляете график отпусков на 2026 год, его нужно утвердить до 17 декабря 2025 года.

С графиком легче:

• Спланировать замены и нагрузку в отделах.
• Избежать кадрового коллапса летом или в декабре.
• Соблюсти закон.

Кто обязан составлять график отпусков

Все работодатели, у кого в штате 15 и более сотрудников. Это закреплено в статье 123 Трудового кодекса РФ.

То есть, если в штате числится хотя бы 15 сотрудников, график составлять нужно. Даже если вы ИП.

Работодатели с численностью работников до 15 человек могут не составлять график отпусков, а определить его в письменном соглашении (ст. 305 ТК РФ).

Пример формы графика отпусков

Что будет, если графика нет

Это административное нарушение. По статье 5.27 КоАП РФ штрафы такие:

• для ИП и руководителей — от 1 000 до 5 000 ₽;
• для компаний — от 30 000 до 50 000 ₽.

При повторном нарушении штрафы в 2–3 раза выше, возможна дисквалификация руководителя.

Собрали в одной памятке частые ошибки при составлении графика отпусков, которые приводят к штрафам.

Скачать памятку по составлению графика отпусков

Кто идёт в отпуск первым: категории с приоритетом

Существуют категории сотрудников, которым отпуск предоставляется в удобное для них время. 

К ним относятся: 

• несовершеннолетние,
• родители, в том числе приемные, опекуны или попечители, которые воспитывают ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет,
• женщины до и после декрета, а также после отпуска по уходу за ребенком,
• работникам, если им не выплатили отпускные в срок или не уведомили не менее, чем за 2 недели,
• почётные доноры России и СССР,
• работники, у которых трое и больше детей в возрасте до 18 лет до достижения младшим возраста 14 лет,
• муж беременной жены в период ее отпуска по беременности и родам,
• окончивший участие в спецоперации в течение шести месяцев после возобновления действия трудового договора,
• жена военнослужащего в период отпуска своего мужа,
• участники Великой Отечественной войны, инвалиды войны, ветераны боевых действий, 
• герои Советского Союза, Герои России, полные кавалеры ордена Славы, 
• герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы, 
• работники, у которых есть лучевая болезнь или другие заболевания, которые связаны с радиацией, вследствие чернобыльской катастрофы или с работами по ликвидации ее последствий, инвалиды вследствие чернобыльской катастрофы, участники ликвидации катастрофы,
• работники, призванные на военную службу по мобилизации или поступивших на военную службу по контракту либо заключивших контракт о добровольном содействии в выполнении задач, возложенных на Вооруженные Силы Российской Федерации, имеют право на отпуск в удобное для них время в течение шести месяцев после возобновления действия трудового договора.
• один из работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях родителей, который сопровождает ребенка в возрасте до 18 лет для поступления в образовательное учреждение, расположенное в другой местности.

Например, если у вас в отделе продаж 10 сотрудников, и среди них один сотрудник несовершеннолетний, а второй — многодетная мама — то они выбирают даты отпуска первыми. Остальные сотрудники ставят отпуска по договоренности с коллегами и руководителем. 

Какие отпуска включать в график

График нужен только для ежегодных оплачиваемых отпусков.

Не включают:

• декретные и отпуска по уходу за ребёнком,
• учебные, административные и неоплачиваемые отпуска,
• дополнительные дни по заявлению.

По какой форме составить график отпусков

График можно вести по форме № Т-7. Она утверждена постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004. Можно адаптировать её под себя, но обязательно в вашем документе должны быть:

• ФИО сотрудника,
• табельный номер,
• подразделение,
• даты отпуска,
• количество дней,
• подпись сотрудника.

Кто должен формировать график отпусков

Обычно график составляет HR или кадровый специалист, а утверждает директор или доверенное лицо.

График отпусков: пошаговая инструкция

Вот пошаговая инструкция, чтобы ничего не упустить:

1. Узнайте, сколько у кого дней отпуска

Большинство сотрудников не знают точно, сколько у них накопилось дней отпуска. Проверьте данные в 1С или другом учёте и подготовьте таблицу.

2. Сделайте прозрачный календарь

Пусть сотрудники видят, когда у кого отпуск, и могут запланировать свой без конфликтов.

3. Соберите пожелания сотрудников по отпускам (по желанию работодателя, закон к этому не обязывает)

Можно составить календарь в excel и поручить руководителям отделов проконтролировать заполнение дат их подчинёнными. 

Совет:
В этой же таблице можно отметить «нежелательные периоды для отпусков, когда нагрузка на сотрудников будет максимальной.

Например, для бухгалтерии это период отчётности, для программистов — 2 недели до релиза.

Но помните про «льготные категории» работников, которым отпуск предоставляется в удобное им время.

4. Проверьте график 

Соберите всё в одну таблицу и убедитесь, что сотрудники из «приоритетного списка» получают отпуск в нужное им время. И проверьте все ли сотрудники выбрали отпуск и  не дублируются ли даты.

5. Согласуйте с профсоюзом

Если в компании есть профсоюз, его мнение нужно учитывать — но не обязательно соглашаться. Закон даёт максимум 8 рабочих дней на этот процесс (ст. 372 ТК РФ).

Нет профсоюза — ничего согласовывать не надо.

6. Подпишите и утвердите

График подписывает директор. Если используете форму Т-7, отдельный приказ не нужен.

7. Ознакомьте сотрудников

Лучше — под подпись. Чтобы не бегать с бумагами, можно использовать сервис кадрового ЭДО Nopaper — там сотрудники сами подписывают график в пару кликов.

Как оформить график отпусков в Nopaper

В Nopaper вы сможете:

1 Запланировать отпуск

→ Автоматическое напоминание сотрудникам о планировании отпуска

→ Отображение пересечений отпусков в графике

→ Автоматическое заполнение графика в 1С:ЗУ

2 Оповестить сотрудника о начале отпуска 

→ Каждый сотрудник подписывает уведомление о начале отпуска НЭП для соблюдения ТК РФ

→ Можно установить из 1С:ЗУП свои сроки для отправки уведомления, например, 14 или 21 день

3 Настроить шаблоны на перенос отпуска

Чтобы у всех был актуальный образец, который можно отредактировать под себя за несколько минут.

4 Подписать график отпусков со всеми онлайн

Кадровый специалист отправляет документ на ознакомление через 1С, а сотрудники подписывают его электронной подписью через смартфон.