Электронный трудовой договор: как принять сотрудника на работу дистанционно

Что такое электронный трудовой договор и чем он отличается от бумажного

Электронный трудовой договор — это трудовой договор, оформленный и подписанный в электронном виде с использованием электронной подписи. По своей юридической силе он равен бумажному документу.

С точки зрения закона трудовой договор в электронном виде — это та же самая форма трудовых отношений, но без обмена бумажными экземплярами. Работодатель и сотрудник подписывают документ электронной подписью, а сам договор хранится в электронной системе.

Основные отличия от бумажного формата:

• договор создаётся и подписывается онлайн;

• используется электронная подпись, а не собственноручная;

• документ хранится в электронной системе, а не в бумажном архиве.

При этом электронный документооборот трудовой договор не означает отказ от требований Трудового кодекса. Работодатель по-прежнему обязан включать все обязательные условия и соблюдать порядок оформления.

Шаблон трудового договора

Правила электронного приема на работу: что говорит закон

С 2021 года трудовой договор можно заключать в электронном виде. Это разрешает статья 22.1 Трудового кодекса. Чтобы всё было по закону, нужны три вещи:

1. Согласие сотрудника на КЭДО. Он должен подтвердить, что готов подписывать документы онлайн.
2. Внутреннее положение о КЭДО. В нём прописано, как именно компания работает с электронными документами.

Если у сотрудника был трудовой стаж на 31 декабря 2021 года, для кадрового ЭДО нужно его согласие.

Если стажа не было и сотрудника приняли на работу после этой даты — согласие не требуется (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ).

 

Скачать шаблоны документов для перехода на КЭДО

Если всё это есть, трудовой договор, подписанный онлайн, будет юридически действителен. Это подтверждает и Минтруд в письме от 15.03.2023 № 14-4/10/П-2486.

Правовое регулирование электронных трудовых договоров

Электронный трудовой договор регулируется Трудовым кодексом РФ. Закон допускает заключение трудового договора в электронной форме, если соблюдены требования к идентификации сторон и электронной подписи.

Ключевая норма — статья 22.1 ТК РФ. Она закрепляет право работодателя использовать электронный документооборот в сфере трудовых отношений, включая оформление и подписание трудовых договоров.

Также применяются нормы статьи 67 ТК РФ, которая устанавливает общие требования к форме трудового договора. Электронная форма приравнивается к письменной, если документ подписан надлежащей электронной подписью.

Отдельные правила действуют для дистанционных работников. Возможность заключать электронный трудовой договор с дистанционным работником предусмотрена главой 49.1 ТК РФ. В этом случае электронный формат используется по умолчанию и не требует дублирования на бумаге.

При использовании КЭДО важно учитывать и требования к электронной подписи. Вид подписи зависит от роли стороны и типа документа. Эти правила закреплены в статье 22.3 ТК РФ и напрямую влияют на подписание электронного трудового договора.

Закон не обязывает всех работодателей переходить на электронный формат. Поэтому электронный трудовой договор обязателен только в тех случаях, когда стороны выбрали электронный документооборот и оформили это решение в установленном порядке.

Как заключить электронный трудовой договор: порядок, регистрация и подписание

Заключение электронного трудового договора проходит по тем же этапам, что и бумажного, но без обмена оригиналами. Разница — в формате документов и способе подписания.

Порядок заключения

Сначала работодатель готовит текст договора. В нём должны быть все обязательные условия, предусмотренные Трудовым кодексом. После согласования условий стороны переходят к оформлению.

Дальше начинается заключение трудового договора в электронной форме:

• договор загружают в электронную систему;

• стороны знакомятся с текстом;

• документ подписывают электронной подписью.

С этого момента договор считается заключённым и вступает в силу.

Подписание договора

Подписание электронного трудового договора возможно только с использованием электронной подписи. Отправка файла по почте без подписи не считается заключением договора. Поэтому трудовой договор по электронной почте допустим только как способ передачи документа, но не как способ его подписания.

На практике используют специализированные сервисы КЭДО. В них реализовано подписание трудового договора электронной подписью с фиксацией всех действий сторон.

Электронный формат особенно удобен при удалённом найме. В таких случаях электронный трудовой договор позволяет оформить сотрудника без личного визита в офис и обмена бумажными экземплярами.

Какая подпись нужна для подписания трудового договора онлайн?

Чтобы документ в кадровом ЭДО имел юридическую силу, его нужно подписать электронной подписью. Это цифровой аналог живой подписи — он подтверждает, кто именно подписал документ, и защищает его от изменений.

По закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи» есть три типа ЭП:

Для приёма на работу компания обязана использовать КЭП — такую подпись получает директор компании в налоговой. Сотрудник может подписывать договор КЭП или НЭП.

НЭП в Nopaper для сотрудника можно выпустить онлайн, ему не придётся ехать в Удостоверяющий центр, всё можно сделать на рабочем месте или по пути на работу. 

Ещё НЭП можно подписывать заявления, приказы, ЛНА и допсоглашения. Весь перечень документов и исключения можно получить в памятке.

Какие условия и реквизиты обязательно включить в электронный трудовой договор

По содержанию электронный трудовой договор не отличается от бумажного. Закон не вводит специальных требований только из-за электронной формы. Поэтому при оформлении важно проверить, чтобы в документе были все обязательные условия, предусмотренные Трудовым кодексом.

В электронный трудовой договор обязательно включают:

• сведения о работодателе и работнике;

• место работы;

• дату начала работы, а если договор срочный — срок его действия;

• трудовую функцию работника;

• условия оплаты труда;

• режим рабочего времени и времени отдыха, если он отличается от общих правил;

• условия труда на рабочем месте;

• права и обязанности сторон.

Где хранится электронный трудовой договор и как его найти работнику

После подписания электронный трудовой договор хранится в электронной системе, через которую был организован кадровый электронный документооборот. Это может быть внутренняя электронная система трудовых договоров работодателя или специализированный сервис КЭДО.

Закон не требует распечатывать электронный договор и хранить его на бумаге. Электронный документ с корректной подписью имеет ту же юридическую силу и подлежит хранению в электронном виде.

Где хранится договор

На практике используют два варианта:

• хранение в облачной системе КЭДО;

• хранение на серверах работодателя.

В обоих случаях система должна обеспечивать сохранность документа, защиту от изменений и возможность подтвердить факт подписания. Это важно при проверках и трудовых спорах.

Ошибки, риски и нарушения при работе с электронными трудовыми договорами

Электронный формат упрощает оформление, но не снижает требования закона. Большинство проблем возникает не из-за самой технологии, а из-за ошибок в процессе.

Частые ошибки

Одна из распространённых ошибок — считать, что трудовой договор в электронном виде можно оформить проще, чем бумажный. На практике это не так. Если в договоре отсутствуют обязательные условия или нарушен порядок подписания, он считается оформленным с нарушениями.

Также часто встречаются:

• подписание договора неподходящим видом электронной подписи;

• отсутствие фиксации даты и времени подписания;

• хранение договора в системе без защиты от изменений;

• передача договора по электронной почте без электронной подписи.

Важно помнить: трудовой договор по электронной почте без электронной подписи не считается заключённым.

Риски для работодателя

Основные риски связаны с юридической силой документа. Если при проверке невозможно подтвердить подписание или идентифицировать стороны, договор могут признать неподписанным.

Это может привести к:

• штрафам за нарушение трудового законодательства;

• спорам о факте трудоустройства;

• проблемам при проверках трудовой инспекции.

Отдельный риск — отсутствие доступа работника к своему договору. Работодатель обязан обеспечить возможность ознакомиться с документом в любое время.

Как снизить риски

Чтобы избежать нарушений, важно:

• использовать корректную электронную подпись;

• фиксировать все действия в системе;

• хранить договоры в защищённой электронной системе учёта;

• соблюдать требования Трудового кодекса независимо от формата.

Электронный формат работает только тогда, когда он встроен в процессы правильно.

Преимущества электронного трудоустройства

Оформление без поездок в офис. Новый сотрудник может жить в другом городе, а вы — подписать договор с ним в тот же день без курьерских доставок.

Скорость. Всё оформление занимает 10–15 минут. Не нужно ждать, пока директор компании вернётся из командировки.

Безопасность. Электронные подписи защищают документы от подделок. Подписанный договор невозможно изменить.

Архив в порядке. Все документы автоматически сохраняются, ничего не теряется.

Улучшение онбординга. В первый день сотрудник не сидит в отделе кадров, а знакомится с командой и компанией. 

«До перехода на КЭДО кадровый специалист тратил по 2 часа на одного нового сотрудника, чтобы подготовить документы. При оформлении новичка у кадровика нет времени на других, чтобы оперативно принять заявление на отгул, отпуск или командировку. А при таком большом штате, постоянно кому-то что-то нужно. Всё это замедляло работу, некоторые постоянные задачи простаивали. Это напрягало кадровика и сотрудников.

С КЭДО мы сократили время трудоустройства. Теперь процессы оформления документов на нового сотрудника и его погружение в команду параллельны. Пока новичок настраивает своё рабочее место, авторизуется в системе, кадровый специалист готовит документы. Новому сотруднику остается только ознакомиться с ними и нажать на одну кнопку», — Наталья Данилова, операционный директор IT-компании Artsofte.

Как заключить трудовой договор удалённо

Пошаговая схема:

1 Подготовьте договор.
Это делает кадровый специалист в 1С

2 Подпишите договор от имени компании
По закону трудовой договор от лица работодателя должен быть подписан квалифицированной электронной подписью. 

3 Отправьте договор сотруднику.
Сервис уведомит его о документе.

4 Подписание договора сотрудником.
Сотрудник может подписать договор из мобильного приложения или веб-версии.

5. Подписанные документы автоматически сохраняются в 1С и в личном кабинете сотрудника

В видео показали, как это происходит:

Электронный трудовой договор — это быстро, удобно и по закону. Он особенно нужен, если вы:
— работаете с удалённой командой,
— хотите сократить время на бюрократию,
— ищете способ уменьшить нагрузку на кадровых специалистов

Начать просто: оформите ЛНА, подключите КЭДО и переведите оформление в цифру. Хотите попробовать? Nopaper даёт 14 дней бесплатного теста.

Протестировать сервис КЭДО бесплатно

Отправляя форму, я соглашаюсь на обработку персональных данных

Δ

FAQ

Электронный трудовой договор обязателен или нет?
Нет, электронный трудовой договор не является обязательным для всех работодателей. Компания вправе использовать электронный формат, если внедрила кадровый электронный документооборот и соблюдает требования Трудового кодекса.

Трудовой договор можно подписывать электронной подписью?
Да, трудовой договор можно подписывать электронной подписью. При этом вид электронной подписи должен соответствовать требованиям закона, а подписание должно происходить через систему, которая фиксирует факт и дату подписания.

Какой подписью подписывает электронный трудовой договор?
Да, трудовой договор можно подписывать электронной подписью. Вид подписи зависит от стороны договора.
Работодатель подписывает электронный трудовой договор усиленной квалифицированной электронной подписью.
Работник вправе использовать усиленную неквалифицированную электронную подпись. Это правило установлено статьёй 22.3 Трудового кодекса РФ.

Где найти электронный трудовой договор после подписания?
Электронный трудовой договор хранится в электронной системе учёта трудовых договоров работодателя. Если возникает вопрос, где найти электронный трудовой договор, работодатель обязан предоставить доступ или выдать копию документа.

Заключение электронного трудового договора возможно с дистанционным работником?
Да. Электронный трудовой договор с дистанционным работником — распространённая практика. В таких случаях электронный формат позволяет оформить приём на работу без личного присутствия и обмена бумажными документами.

Можно ли заключить трудовой договор по электронной почте?
Отправка файла по почте допустима только для ознакомления. Трудовой договор, отправленный по электронной почте, без электронной подписи не считается заключённым и не имеет юридической силы.