Электронный трудовой договор: как принять сотрудника на работу дистанционно
Оглавление
Правила электронного приема на работу: что говорит закон
С 2021 года трудовой договор можно заключать в электронном виде. Это разрешает статья 22.1 Трудового кодекса. Чтобы всё было по закону, нужны три вещи:
- Согласие сотрудника на КЭДО. Он должен подтвердить, что готов подписывать документы онлайн.
- Внутреннее положение о КЭДО. В нём прописано, как именно компания работает с электронными документами.
Если у сотрудника был трудовой стаж на 31 декабря 2021 года, для кадрового ЭДО нужно его согласие.
Если стажа не было и сотрудника приняли на работу после этой даты — согласие не требуется (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ).
Если всё это есть, трудовой договор, подписанный онлайн, будет юридически действителен. Это подтверждает и Минтруд в письме от 15.03.2023 № 14-4/10/П-2486.
Какая подпись нужна для подписания трудового договора онлайн?
Чтобы документ в кадровом ЭДО имел юридическую силу, его нужно подписать электронной подписью. Это цифровой аналог живой подписи — он подтверждает, кто именно подписал документ, и защищает его от изменений.
По закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи» есть три типа ЭП:
| Вид подписи | Что это | Когда работает |
| Простая ЭП (ПЭП) | Код, логин или пароль. | Документ будет иметь силу, только если заранее подписано соглашение о признании ПЭП как электронной подписи, приравненной к собственноручной. |
| Неквалифицированная ЭП (НЭП) | Подпись, которую можно хранить на телефоне или в облаке. Показывает, кто подписал документ, и не менялся ли он после. | Чтобы документ был действителен, нужно заключить отдельное соглашение с сотрудником. |
| Квалифицированная ЭП (КЭП) | Самый надёжный вариант. Подпись создают с помощью криптографии. Её выдают удостоверяющие центры, аккредитованные Минцифры или ФНС. | Подходит для любых документов. Дополнительные соглашения не нужны. |
Для приёма на работу компания обязана использовать КЭП — такую подпись получает директор компании в налоговой. Сотрудник может подписывать договор КЭП или НЭП.
НЭП в Nopaper для сотрудника можно выпустить онлайн, ему не придётся ехать в Удостоверяющий центр, всё можно сделать на рабочем месте или по пути на работу.
Ещё НЭП можно подписывать заявления, приказы, ЛНА и допсоглашения. Весь перечень документов и исключения можно получить в памятке.
Преимущества электронного трудоустройства
Оформление без поездок в офис. Новый сотрудник может жить в другом городе, а вы — подписать договор с ним в тот же день без курьерских доставок.
Скорость. Всё оформление занимает 10–15 минут. Не нужно ждать, пока директор компании вернётся из командировки.
Безопасность. Электронные подписи защищают документы от подделок. Подписанный договор невозможно изменить.
Архив в порядке. Все документы автоматически сохраняются, ничего не теряется.
Улучшение онбординга. В первый день сотрудник не сидит в отделе кадров, а знакомится с командой и компанией.
«До перехода на КЭДО кадровый специалист тратил по 2 часа на одного нового сотрудника, чтобы подготовить документы. При оформлении новичка у кадровика нет времени на других, чтобы оперативно принять заявление на отгул, отпуск или командировку. А при таком большом штате, постоянно кому-то что-то нужно. Всё это замедляло работу, некоторые постоянные задачи простаивали. Это напрягало кадровика и сотрудников.
С КЭДО мы сократили время трудоустройства. Теперь процессы оформления документов на нового сотрудника и его погружение в команду параллельны. Пока новичок настраивает своё рабочее место, авторизуется в системе, кадровый специалист готовит документы. Новому сотруднику остается только ознакомиться с ними и нажать на одну кнопку», — Наталья Данилова, операционный директор IT-компании Artsofte.
Как заключить трудовой договор удалённо
Пошаговая схема:
1 Подготовьте договор.
Это делает кадровый специалист в 1С
2 Подпишите договор от имени компании
По закону трудовой договор от лица работодателя должен быть подписан квалифицированной электронной подписью.
3 Отправьте договор сотруднику.
Сервис уведомит его о документе.
4 Подписание договора сотрудником.
Сотрудник может подписать договор из мобильного приложения или веб-версии.
5. Подписанные документы автоматически сохраняются в 1С и в личном кабинете сотрудника
В видео показали, как это происходит:
Электронный трудовой договор — это быстро, удобно и по закону. Он особенно нужен, если вы:
— работаете с удалённой командой,
— хотите сократить время на бюрократию,
— ищете способ уменьшить нагрузку на кадровых специалистов
Начать просто: оформите ЛНА, подключите КЭДО и переведите оформление в цифру. Хотите попробовать? Nopaper даёт 14 дней бесплатного теста.
Протестировать сервис КЭДО бесплатно
