23 Июл 2025 Алена Журавлева

Как оформить трудовой договор с удалёнщиком? Что говорит закон?

В этой статье мы собрали законы о работе с дистанционными сотрудниками. С законодательной точки зрения важно, куда именно переехал ваш работник — в другой город России, или за границу.

Что такое удалённая работа?

Удалённая работа — это когда сотрудник выполняет задачи вне офиса: из дома, кафе или другого города. Он официально трудоустроен, получает зарплату и соцгарантии.

По закону (ст. 312.1 ТК РФ) есть три формата:

Постоянная удалёнка — сотрудник всегда работает дистанционно.
Временная — например, на время болезни.
Комбинированная — часть времени в офисе, часть — удалённо. Её ещё называют гибридом.

Например, дизайнер Мария живёт в Сочи, а компания находится в Москве — это постоянная удалёнка. А IT-специалист Витя работает два дня в офисе, а три — из дома, это комбинированная удалёнка.

Как оформить нового сотрудника на удаленке?

Если работник — гражданин РФ, но в другом городе, вы можете заключить трудовой договор с дистанционным сотрудником.

Это прямо предусмотрено Трудовым кодексом РФ — особенности труда дистанционных работников регулирует глава 49.1 ТК РФ.

Согласно ст. 312.1 ТК РФ дистанционной работой является выполнение трудовой функции вне места нахождения работодателя (в т.ч. иной территории, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя) и вне стационарного рабочего места, при этом для выполнения трудовой функции используется
и работник и работодатель взаимодействуют через информационно-телекоммуникационную сеть «Интернет».

В трудовом договоре с дистанционным сотрудником стоит прописать порядок вашего взаимодействия:

— в какой срок работник и работодатель направляют подтверждение
о получении электронного документа;— как часто дистанционный работник обязан выходить на связь с работодателем;— по каким каналам работник будет отчитываться и передавать результаты
работы;

— условия о графике, распорядке работы и времени отдыха. Если вы применяете в работе программы для управления проектами и задачами, отметки времени, то можно привязываться к работе в этих программах.

Как перевести сотрудника на удалёнку?

Если сотрудник переходит на удалёнку надолго, это изменение условий труда. Нужно оформить:

Допсоглашение к трудовому договору. В нём укажите режим работы, канал связи, как сотрудник будет получать задания.
Приказ о переводе — на основании соглашения.

Например, менеджер Иван решил переехать в Воронеж. Работодатель подписал с ним допсоглашение, где указал, что Иван работает из дома, выходит на связь по Zoom и подписывает документы в Nopaper.

Как перевести сотрудника на удалёнку в экстренной ситуации?

Если в офисе авария или город закрыли из-за эпидемии, можно перевести сотрудника на удалёнку по приказу, без соглашения. Это разрешает ст. 312.9 ТК РФ.

Важно: как только всё стабилизируется, подпишите соглашение, если хотите оставить удалёнку.

Пример: весной 2020 года компания «Плюшки» перевела бухгалтеров на удалёнку из-за локдауна. Сначала подписали приказ, через месяц — дополнительное соглашение.

А как подписывать трудовой договор, если сотрудник в другом городе?

С дистанционными работниками можно подписывать трудовой договор и листы ознакомления с локальными актами в электронном формате в сервисе кадрового электронного документооборота (ст. 312.2-312.3 ТК РФ).

При заключении таких документов как трудовой договор, дополнительные соглашения к трудовым договорам, договоров о материальной ответственности, ученических договоров или изменений к этим документам используются КЭП работодателя и КЭП или НЭП работника. В отношении иных документов возможно использование иных видов электронной подписи.

Всё что вам нужно знать о КЭДО в одном документе

Какие гарантии сохраняются на удалёнке?

Сотрудник на удалёнке — такой же, как и в офисе. Он получает зарплату, больничные и отпуск. Работодатель обязан:

учитывать рабочее время (если это предусмотрено договором),
защищать персональные данные,
компенсировать использование личного оборудования — например, ноутбука (ст. 188 ТК РФ),
предоставить отпуск, больничный, декрет — как обычно.

Это прописано в ст. 312.5 ТК РФ.

Чем удалёнка отличается от командировки?

Если сотрудник сам переехал и работает удалённо — это не командировка. Это всё та же удалёнка.

Командировка — это когда работодатель отправил сотрудника на короткое время выполнять задачи вне офиса (ст. 166 ТК РФ).

Отличия:

	Удалёнка	Командировка
Кто инициатор	Сотрудник или по соглашению сторон	Работодатель
Срок	Любой	Обычно до 30 дней
Документы	Соглашение, приказ	Приказ, служебное задание
Оплата	Зарплата	Зарплата + суточные

Пример: дизайнер Маша переехала в Сочи, но продолжает работать из дома. Это удалёнка. А вот если её на 5 дней отправили в офис в Краснодар — это командировка.

Как подписывать документы с удалённым сотрудником?

Можно не отправлять бумаги по почте. Есть законный способ — подписание документов через сервис КЭДО.

В сервисе КЭДО можно подписывать большинство кадровых документов: приказы, заявления и допсоглашения.

Как это работает в сервисе КЭДО Nopaper:

Работодатель создаёт шаблон соглашения или приказа.
Отправляет документ сотруднику через 1С в Nopaper.
Сотрудник ознакамливается с документом и подписывает через смартфон.
Подписанные документы хранятся в 1С и в личном кабинете сотрудника.

Как компании подписывают документы удаленно: кейс группы компаний ХОСТ

ГК ХОСТ — разработчик программного обеспечения для медицинских учреждений: поликлиник, больниц. В группе компаний 5 юрлиц и 100 сотрудников на удалёнке по всей России.

«У нас есть сотрудник из Хабаровска, чтобы отправить ему документы, нужна неделя. И ещё неделя на то, чтобы вернуть подписанный вариант нам обратно. На организацию доставки и ее отслеживание мы тратим три недели. Мы решили упростить процесс и перейти на кадровый документооборот», — Евгения Першикова, специалист по делопроизводству ГК ХОСТ.

Сейчас ГК ХОСТ подписывает с помощью КЭДО документы с дистанционными сотрудниками. Подписание происходит день в день, даже в случае работы с трудовым договором. И теперь сотрудник из Хабаровска может подписать с компанией заявление на отпуск в 14 раз быстрее.

«Я переключаюсь между аккаунтами сервиса без дополнительной авторизации. Число сотрудников, подключенных к сервису КЭДО, постепенно растет. Если выявляю, что удалёнщик ещё не подключился, напоминаю ему об этом. Уже сейчас вижу, что работа стала проще, больше не нужно контролировать доставку оригиналов. Все подписанные документы доступны и в Nopaper, и в 1С», — Евгения Першикова, специалист по делопроизводству ГК ХОСТ.

А как увольнять дистанционных сотрудников? За прогул вот
не получится…

Ст. 312.8 ТК РФ предусматривает дополнительное основание для прекращение трудовых отношений с дистанционными сотрудниками:

если работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции, более двух рабочих дней подряд со дня поступления запроса работодателя (но в договоре стороны могут установить иной, более длительный срок);

изменение работником местности выполнения трудовой функции, если это влечёт невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору на прежних условиях.

Обмен документами с сотрудниками, которые живут в другой стране

Если работник — гражданин РФ, но проживает и работает в другой стране, стоит заключать гражданско-правовой договор (ГПХ).

Позиция Минтруда — невозможно выполнять требования трудового законодательства для дистанционных работников, работающих за границей. По мнению министерства, заключение трудовых договоров с работниками, находящимися заграницей, не предусмотрено законом:

«ТК РФ не предусматривает возможность заключения трудового договора
о дистанционной работе с гражданином Российской Федерации, с иностранным гражданином или лицом без гражданства, осуществляющими трудовую деятельность за пределами территории Российской Федерации», — Письмо Минтруда России от 16.01.2017 N 14-2/ООГ-245.

Данный запрет в Кодексе не предусмотрен, как и не предусмотрена
какого-либо рода ответственность за заключение трудового договора
с дистанционным работником, находящимся за рубежом.

Но проще заключить гражданско-правовой договор.

Аналогичного подхода с гражданско-правовым договором рекомендуют придерживаться и в отношении работников, с которыми уже заключён трудовой договор, но которые планируют временно пребывать заграницей.

В таком случае необходимо заключить с работником гражданско-правовой договор на время его пребывания за границей, а по возвращении в РФ вновь оформить с ним трудовой договор о дистанционной работе.

Заполняйте форму, чтобы получить консультацию по работе с дистанционными сотрудниками в КЭДО

Отправляя форму, я соглашаюсь на обработку персональных данных

Δ