Автоматизация HR-процессов бизнеса в 2025 году
Оглавление
Что входит в HR-процессы?
Под HR-процессами обычно понимают весь путь сотрудника в компании — от найма до увольнения. Вот основные этапы:
- подбор и оформление сотрудников
- адаптация и обучение
- оценка и развитие
- кадровый документооборот
- управление занятостью и рабочим временем
- компенсации и льготы
- увольнение и exit-интервью
Что такое автоматизация HR-процессов
Автоматизация HR — это внедрение IT-решений, которые оптимизируют процессы управления персоналом и позволяют сотрудникам быстрее выполнять задачи.
По данным hh.ru, у 42% российских компаний HR-процессы не автоматизированы.
Чем крупнее компания, тем выше вероятность автоматизации. Если среди микропредприятий (с менее 50 сотрудников) полностью вручную работают 52%, то 72% крупнейших компаний (с более 3000 сотрудников) так или иначе используют автоматизацию.
Плюсы и минусы автоматизации HR
Плюсы:
- Меньше ручной работы. Подписание документов, отслеживание статусов и переписка по почте — всё это можно автоматизировать.
- Быстрее оформление. Сокращается путь от найма до выхода сотрудника.
- Меньше ошибок. Пропущенные поля, забытые согласования — в автоматизированных системах это исключение, а не норма.
- Прозрачность. Понятно, кто за что отвечает, на каком этапе находится документ или человек.
- Удалённый доступ. Подписать документ, пройти обучение или отправить запрос можно с телефона.
Минусы:
- Необходимость обучения. Придётся потратить время на внедрение и объяснение, как всё работает.
- Начальные затраты. Даже если платформа недорогая, внедрение требует времени и ресурсов.
Сопротивление сотрудников. Не все готовы сразу перейти на цифру — придётся убеждать, показывать, помогать.
Какие HR-процессы можно автоматизировать
Сейчас на рынке множество систем, которые помогут автоматизировать процессы на всём жизненном пути сотрудника в компании. Чаще всего компании автоматизируют:
Найм
Заявки на подбор, первичное интервью, согласование кандидатов, офферы, автоматическое формирование пакета документов. В этом помогут боты, системы типа Huntflow и Talantix.
Адаптация и обучение
Обучающие курсы, ролики для компании можно хранить в одной системе и назначать сотрудникам, а также проводить опросы и тестирование. В этом помогут LMS-системы.
Оформление и кадровый документооборот
Приёмы, переводы, отпуска, премии. В этом помогут сервисы кадрового электронного документооборота (КЭДО), например, Nopaper.
Сколько инструментов нужно одной компании
Всё зависит от стадии развития бизнеса, целей компании. Если вы стартап — вам не нужны большие HRM-системы. И наоборот: если вы большая корпорация — без сервисов для подбора персонала и КЭДО будет сложно обойтись.
«Лучше не автоматизировать полностью всё, что касается коммуникации. Человеческие отношения не заменить. Я не рекомендую автоматизировать менторство и наставничество. Также и весь процесс обучения автоматизировать нельзя — невозможно вставить человеку в голову флешку, чтобы он всё запомнил и приобрёл навыки. К сожалению, хотя иногда хочется», — Екатерина Воронина, основатель HR-агентства HRV.
В любом случае, если кинуться автоматизировать всё сразу — получится хаос. Как определить, в каком процессе автоматизация нужнее, расскажем ниже на примере автоматизации подписания документов на заводе «Сталь» и проекта по автоматизации кадрового документооборота, который запустила HRD завода Мария.
*Прим. редакции: персонаж выдуман 🙂
Этапы автоматизации рекрутинга и других HR-процессов
Шаг 1. Поставить цель
Автоматизация должна решать конкретную проблему. Если сервис внедряется только потому что так многие делают — то высока вероятность, что им никто пользоваться не будет или вы не увидите результата от применения новой технологии.
Только 47% российских компаний измеряет эффективность внедрения платформ для HR-автоматизации.
По данным исследования Jinn
Плохая цель: «Хочу бота для интервью, как у всех».
Хорошая цель: «Компания хочет увеличить штат, для этого нужно расширить воронку кандидатов. Отсматривать резюме быстрее поможет бот».
Цель должна отвечать на вопросы:
— Какие задачи стоят перед бизнесом?
— Что мешает их решить?
— Как автоматизация поможет?
— Как поймём, что результат достигнут?
Мария разобрала цель так:
→ Бизнес хочет нанимать быстрее.
→ У кадровика не хватает времени.
→ Внедряем КЭДО.
→ Ожидаемый эффект — сокращение времени на оформление одного сотрудника с 2 часов до 30 минут
Как найти проблему, которую можно решить с помощью автоматизации:
Опрос сотрудников: где затыки, где боль
Аудит процессов: разбить на шаги, оценить по времени и деньгам
Шаг 2: Аудит процессов
Зачем:
Часто внутри компаний — десятки систем, модулей и интеграций. Что-то внедрено, но никто не пользуется.
Проведите аудит текущих систем: через какие инструменты сотрудники сейчас работают, сколько это занимает времени. Если для смены фамилии в СЭД нужно звонить в IT и ждать неделю — это не система.
Что делала Мария:
Мария разделила процесс оформления сотрудника на этапы и замеряла, сколько занимает каждое действие.
Пример другой компании:
Уралхиммаш во время запуска проекта по внедрению КЭДО, замерил сколько времени уходит у кадрового специалиста на оформление карточки сотрудника, на подписание документов и сколько ещё времени занимает ожидание подписание документа и сотрудником и директором компании.
До автоматизации процесс занимал 2,5 часа, ожидание занимало больше недели.
Запомните эту табличку, мы к ней ещё вернёмся
Шаг 3: определите команду проекта
Определите свою зону влияния и участников проекта
Понимайте, что находится в вашей зоне контроля: может быть это презентация проекта, выбор сервиса. А что — в зоне согласования: бюджет, сроки и технические характеристики.
Какие участники есть в большинстве проектов по автоматизации:
У каждого проекта есть те, кто:
– принимает решения (директор, IT, финдиректор),
– будет работать в системе (HR, кадровые специалисты),
– будет сопровождать систему (it-отдел)
– будет сопротивляться (спойлер: обязательно кто-то будет и скорее всего, все вышеперечисленные).
Мария собрала рабочую группу. Включила в неё кадрового специалиста, IT-специалиста, бухгалтера и заручилась поддержкой финансового директора.
После этих трех шагов у Марии появился документ с ответами на основные вопросы:
- Какая цель проекта и как она помогает решить бизнес-задачи?
- Есть владелец процесса?
- Какие этапы и роли нужны?
- Как новая система должна работать в связки с существующими процессами?
Теперь можно готовиться к защите проекта
Шаг 4: Защита проекта
Инструменты, которые помогут убедить руководство компании, отдел кадров, бухгалтерию и другие отделы в необходимости автоматизации HR-процессов
1. Соберите примеры с рынка
Соберите информацию о том, какая система стоит у конкурентов, на каких инструментах работают HR других компаний. И какие результаты приносит.
«ООО «Ромашка» работает на этом КЭДО, а чем мы хуже»?
2. Соберите информацию о том, как увеличилась нагрузка на отдел
Узнайте, насколько за последние несколько лет выросла компания и насколько увеличилось количество операций — приемов, увольнений, переводов. Узнайте, как выросла нагрузка на отдел кадров и хватает ли тех ресурсов, что есть.
3. Принесите метрики, которые вы собрали на первых шагах.
→ Сколько времени занимает процесс сейчас
→ Сколько это стоит компании
→ Какие предполагаемые изменения принесёт новая система.
4. Заручитесь поддержкой стейкхолдеров
Кто-то может без усилий убедить финансового директора, бухгалтерию, кто-то имеет влияние над всеми отделами, поэтому процесс согласования внедрения нового инструмента пройдет быстрее. Заводите связи, они вам пригодятся 🙂
Мария сравнила нагрузку 3 года назад и сейчас, показала кейс Уралхиммаша и подсчитала, что экономия на бумаге и времени — больше 100 часов в месяц.
Собранные данные и аргументы коллег убедили директора компании «Сталь», и он поддержал внедрение новой системы.
На какие критерии обращают другие компании при выборе сервиса КЭДО
Уралхиммаш выбрал пять популярных сервисов и оценивал их по 16 критериям. Оценивали:
- способы подключения сотрудников к КЭДО
- виды подписей, которые поддерживает сервис
- наличие интеграции с 1С
- стоимость: что входит в лицензию и можно ли её передать в случае увольнения сотрудника
«По каждому критерию мы выставляли оценки и умножили оценку на удельный вес критерия. Максимально по всем критериям сервис мог получить 100%», — Гуковская Юлия, руководитель IT-проектов Уралхиммаш
Шаг 6: Тестирование сервисов
Этот шаг поможет вам на практике убедиться в эффективности решения и его удобстве на практике.
Мария не только сравнивала сервисы между собой, но и выбирала решение, которое даст необходимый результат — сокращение времени на оформление нового сотрудника с 2 часов до 30 минут. Эту цель она поставила себе ещё в начале проекта.
Кейс клиента Nopaper
Уралхиммаш тоже проводил тестирование сервиса во время приёма на работу новых сотрудников.
До внедрения сервиса приём на работу занимал 3 дня, из которых 2 дня — это ожидание подписания документа с двух сторон и их передача на хранение.
«Все решения показали быстрое подписание документов, однако мы смотрели также на время, которое затратили на подключение и настройку процессов в сервисе. Nopaper требовал меньше всего доработок, его мы смогли настроить под свои потребности в 1,5 раза быстрее остальных решений», — Гуковская Юлия, руководитель IT-проектов Уралхиммаш.
В результате этого шага у вас должен появиться финалист, которого вы и будете внедрять в компанию.
Шаг 7: Внедрение системы и работа с возражениями
Новая система может помочь вам ускорить процессы, снизить трудозатраты, но ничего не будет работать, если сотрудники не будут пользоваться системой.
Чтобы научить сотрудников пользоваться системой и убедить всех в её полезности, Мария:
– организовала обучение по работе с КЭДО
– завела чат для вопросов
– написала несколько постов про пользу КЭДО в корпоративную соцсеть.
Конкретные аргументы в пользу КЭДО оставили в гайде:
Шаг 8 Ретро
После того, как вы внедрили сервис и начали его использовать, проведите ретро:
– замерьте сколько времени занимает новый процесс;
– посмотрите, сколько пользователей в системе;
– проведите опрос.
Это поможет вам понять — получилось ли добиться цели автоматизации, которую вы ставили на первом шаге.
Убедитесь, что добилесь тех результатов которые ожидали
У Марии всё получилось теперь они подписывают документы на прием на работу за 30 минут.
Вот так это выглядит для кадрового специалиста:
Автоматизация — это цель + люди + процессы + поддержка.
Это ещё не конец статьи. Ещё один шаг который вам нужен — поддержка и развитие системы
9 шаг: поддержка системы
Вот вы внедрили сервис, но на этом проект не заканчивается.
Систему нужно поддерживать и обновлять под требования бизнеса.
Система должна расти вместе с вами. Появился новый филиал — надо настраивать маршруты. Вышел новый закон — обновляем шаблоны.
Поэтому заранее:
→ Подумайте, кто будет поддерживать систему
→ Заложите бюджет на доработки системы
Если всё ещё думаете, с чего начать — попробуйте протестировать КЭДО от Nopaper. 10 дней — бесплатно.
10 дней КЭДО бесплатно
