Корпоративный электронный архив — это виртуальная копия всех хранящихся в вашем офисе бумаг, а также хранилище для электронных документов.
С помощью корпоративного электронного архива сотрудники смогут за 5 минут найти нужный документ: кадровый специалист — трудовой договор, бухгалтер — квитанцию о зарплате, а инженер — инструкцию по эксплуатации.
Если вы храните документы в бумажном виде, нужно создать определенные условия в архивных помещениях. Убедиться, что даже через 50 лет трудовой договор можно будет прочитать. Если у вас большая компания с несколькими филиалами, расходы на содержание архива по всем правилам будут обходиться компании дорого.
С переходом на корпоративный электронный архив вам не придется закупать стеллажи, арендовать отдельные помещения для хранения документов — всё будет храниться на сервере или в облаке.
Цель корпоративного электронного архива — обеспечить простой и удобный процесс хранения и работы с документами.
Если вы решили перейти на виртуальное хранение, определите, какие типы документов вы хотите перенести в электронный архив: только кадровые, бухгалтерские или всю документацию компании.
Основой для архива может стать система электронного документооборота или программное обеспечение электронного архива. При выборе сервиса обратите внимание на его возможности.
— Масштабируемость: сколько документов вы сможете хранить в системе, сколько пользователей можно подключить к архиву, можно ли расширить тариф.
— Гибкость бизнес-процессов: легко ли выдавать или ограничивать доступ к приказам, распоряжениям сотрудникам, есть ли интеграция с другими системами, например 1C.
— Возможность добавлять новые функции и инструменты, например, фильтры поиска.
— Возможность открывать, изменять, переносить электронный архив на других устройствах. Так как архив создается на несколько десятков лет, вы должны быть уверены, что даже через 20 лет сможете получить к нему доступ.
— Скорость: как быстро документы будут загружаться в систему.
— Удобство поиска. По каким критерием можно найти документ: по реквизитам, ФИО сотрудника. А может вам важно, чтобы поисковая система понимала вас, даже когда вы забыли поменять язык на клавиатуре.
— Интерфейс программы должен быть максимально понятным и простым, чтобы все сотрудники могли быстро разобраться с новой системой и постоянно пользоваться ей.
А про организацию электронного документооборота в компании, безопасность мобильной подписи смотрите на нашем YouTube-канале.
