Штрафы, сопротивление сотрудников и другие страхи HR при переходе на КЭДО
Оглавление
Кадровый электронный документооборот стал для российских HR возможностью экономить до 70% времени на работу с документами, до 100% на закупку бумаги, принтеров и доставку документов. Однако несмотря на то, что использовать преимущества КЭДО стало возможно больше двух лет назад, с ним работают меньше половины крупных и средних компаний. По данным исследования Nopaper — это 44%.
Сомнение в отказе от «бумаги» — это страх руководителей потратить ресурсы на внедрение неисправного инструмента, на «борьбу» с потенциальными штрафами из-за ошибок в электронных документах, и с сопротивлением сотрудников.
Но так ли страшен КЭДО, как его малюют: мы пообщались с HR на отраслевых конференциях и выяснили опасения по работе с электронными документами, и как можно преодолеть опасения.
КЭДО вытеснит кадровых специалистов с рабочих мест
Страх траты ресурсов на внедрение нового инструмента не стоит на первом месте у кадровых специалистов. На самом деле специалисты по кадрам опасаются, что КЭДО полностью заменит их, как программистов искусственный интеллект.
✅ Сидеть на месте точно не придётся
![Наталья Данилова](https://blog.nopaper.ru/wp-content/uploads/2023/12/Group_21570_1.png)
Внедрение новых инструментов — это сложно
Кадровые специалисты опасаются, что для запуска и настройки электронного документооборота придётся нанимать отдельного специалиста, который внедрит платформу и отладит все бизнесс-процессы кадрового ЭДО. А им самим придется долго и сложно переучиваться.
✅ Внедрение КЭДО — это просто
Сложности внедрения редко ложатся на плечи только специалиста по кадрам. Например, Nopaper внедряет КЭДО самостоятельно.
Внедрение занимает от 5 дней после передачи информации по оргструктуре в сервис и готовности юридической базы компании-заказчика — то есть после подписания с работниками соглашение о переходе на электронный кадровый документооборот.
Сотрудники не смогут научиться работать с КЭДО
HR иногда опасаются, что вместо автоматизации документооборота получат только больше работы — сотрудники не будут читать сложные инструкции, будут задавать сотни вопросов.
В итоге персонал не сможет самостоятельно создавать и подписывать документы, либо вообще откажется от КЭДО. Также есть шанс, что возрастные работники могут даже уволиться из-за внедрения новых технологий.
✅ Платформы КЭДО проще, чем принтер
Разработчики платформ КЭДО не стремятся сделать интерфейс сложным, а наоборот, снижают порог входа, чтобы любой пользователь мог работать с системой.
Например, пользователи Nopaper могут отправить заявление на отпуск за пять минут без необходимости искать нужных сотрудников для согласования и подписи — оформление проходит онлайн.
Если персонал испытывает сложности в работе с платформой, то всегда есть техническая поддержка, которая отвечает в течение двух минут. И это живые люди, а не роботы.
Согласно исследованию Nopaper, наличие КЭДО — важный фактор для сотрудников, особенно если это молодые специалисты, которые ценят мобильность.
Госинспекция не пропустит электронные документы
Существует мнение, что подписанные в КЭДО документы не пройдут проверку государственной инспекции труда и других госорганов, а то и вообще не дойдут до проверяющих.
✅ Нормативные требования у КЭДО в коде
Платформы кадрового ЭДО настроены на соблюдение нормативных требований, форм и законодательства в целом. Сделать ошибку практически невозможно в отличие от бумажной документации.
В электронных документах нельзя исправить ошибки
Этот страх возникает из-за особенностей бизнеса, затянувшегося процесса трудоустройства или пропущенных дедлайнов, например, если сотрудник не подпишет документ вовремя, специалист получит штраф за просрочку.
✅ Все ошибки можно учесть в локальных актах
Страх развеивается прописанным порядком действий в проблемных ситуациях в локальном нормативном акте «О переходе на КЭДО». Пока КЭДО не стало обязательным, каждый работодатель может установить удобные для себя правила. Например, оставить часть документов на бумаге, чтобы проконтролировать их подписание.
![Наталья Недашковская](https://blog.nopaper.ru/wp-content/uploads/2023/12/Group_21804_1-1.png)
Проверять ЭП придётся каждый год
Постоянное отслеживание действия электронной подписи может стать проблемой для HR, если подписей будет много. Ведь срок действия каждой ЭП — 12 месяцев.
✅ О сроке действия подписи напомнит платформа
Действительность любой электронной подписи можно проверить в удостоверяющем центре, который выпустил подпись, в Минцифры или у вендора платформы.
Но сервисы КЭДО сами напоминают о сроке действия подписи. Так, Nopaper отправляет каждому пользователю push-уведомление и письмо за семь дней и за сутки до окончания срока действия подписи.
Данные в КЭДО могут потеряться
Не каждый HR и руководитель компании доверяют электронным сервисам хранение информации, считая, что сохранность документов надёжней в коробках.
✅ «Облако» не горит
![Наталья Недашковская](https://blog.nopaper.ru/wp-content/uploads/2023/12/Group_21804_1-1.png)
КЭДО нарушает закон о хранении персональных данных
Компании не хотят размещать данные о сотрудниках и свою внутреннюю информацию на сторонних ресурсах, чтобы не допустить утечки данных, и получить штраф за нарушение закона об обработке и хранении персональных данных.
✅ Одно согласие против многих штрафов
Чтобы не нарушить закон, компании нужно взять согласие на обработку персональных данных у сотрудника и заключить лицензионное соглашение с вендором платформы.
Дополнительно можно подстраховать компанию, если порядок и правила работы с персональными данными будут прописаны в локальном нормативном акте «О переходе на КЭДО».
КЭДО — это не страшно
![Наталья Данилова](https://blog.nopaper.ru/wp-content/uploads/2023/12/Group_21570_1.png)
Кадровый документооборот онлайн — это не мечта, это Nopaper.
Оставьте заявку на консультацию, и специалист ответит на все вопросы по внедрению КЭДО в вашей организации.