Штрафы, сопротивление сотрудников и другие страхи HR при переходе на КЭДО
Оглавление
Кадровый электронный документооборот стал для российских HR возможностью экономить до 70% времени на работу с документами, до 100% на закупку бумаги, принтеров и доставку документов. Однако несмотря на то, что использовать преимущества КЭДО стало возможно больше двух лет назад, с ним работают меньше половины крупных и средних компаний. По данным исследования Nopaper — это 44%.
Сомнение в отказе от «бумаги» — это страх руководителей потратить ресурсы на внедрение неисправного инструмента, на «борьбу» с потенциальными штрафами из-за ошибок в электронных документах, и с сопротивлением сотрудников.
Но так ли страшен КЭДО, как его малюют: мы пообщались с HR на отраслевых конференциях и выяснили опасения по работе с электронными документами, и как можно преодолеть опасения.
КЭДО вытеснит кадровых специалистов с рабочих мест
Страх траты ресурсов на внедрение нового инструмента не стоит на первом месте у кадровых специалистов. На самом деле специалисты по кадрам опасаются, что КЭДО полностью заменит их, как программистов искусственный интеллект.
✅ Сидеть на месте точно не придётся
Внедрение новых инструментов — это сложно
Кадровые специалисты опасаются, что для запуска и настройки электронного документооборота придётся нанимать отдельного специалиста, который внедрит платформу и отладит все бизнесс-процессы кадрового ЭДО. А им самим придется долго и сложно переучиваться.
✅ Внедрение КЭДО — это просто
Сложности внедрения редко ложатся на плечи только специалиста по кадрам. Например, Nopaper внедряет КЭДО самостоятельно.
Внедрение занимает от 5 дней после передачи информации по оргструктуре в сервис и готовности юридической базы компании-заказчика — то есть после подписания с работниками соглашение о переходе на электронный кадровый документооборот.
Сотрудники не смогут научиться работать с КЭДО
HR иногда опасаются, что вместо автоматизации документооборота получат только больше работы — сотрудники не будут читать сложные инструкции, будут задавать сотни вопросов.
В итоге персонал не сможет самостоятельно создавать и подписывать документы, либо вообще откажется от КЭДО. Также есть шанс, что возрастные работники могут даже уволиться из-за внедрения новых технологий.
✅ Платформы КЭДО проще, чем принтер
Разработчики платформ КЭДО не стремятся сделать интерфейс сложным, а наоборот, снижают порог входа, чтобы любой пользователь мог работать с системой.
Например, пользователи Nopaper могут отправить заявление на отпуск за пять минут без необходимости искать нужных сотрудников для согласования и подписи — оформление проходит онлайн.
Если персонал испытывает сложности в работе с платформой, то всегда есть техническая поддержка, которая отвечает в течение двух минут. И это живые люди, а не роботы.
Согласно исследованию Nopaper, наличие КЭДО — важный фактор для сотрудников, особенно если это молодые специалисты, которые ценят мобильность.
Госинспекция не пропустит электронные документы
Существует мнение, что подписанные в КЭДО документы не пройдут проверку государственной инспекции труда и других госорганов, а то и вообще не дойдут до проверяющих.
✅ Нормативные требования у КЭДО в коде
Платформы кадрового ЭДО настроены на соблюдение нормативных требований, форм и законодательства в целом. Сделать ошибку практически невозможно в отличие от бумажной документации.
В электронных документах нельзя исправить ошибки
Этот страх возникает из-за особенностей бизнеса, затянувшегося процесса трудоустройства или пропущенных дедлайнов, например, если сотрудник не подпишет документ вовремя, специалист получит штраф за просрочку.
✅ Все ошибки можно учесть в локальных актах
Страх развеивается прописанным порядком действий в проблемных ситуациях в локальном нормативном акте «О переходе на КЭДО». Пока КЭДО не стало обязательным, каждый работодатель может установить удобные для себя правила. Например, оставить часть документов на бумаге, чтобы проконтролировать их подписание.
Проверять ЭП придётся каждый год
Постоянное отслеживание действия электронной подписи может стать проблемой для HR, если подписей будет много. Ведь срок действия каждой ЭП — 12 месяцев.
✅ О сроке действия подписи напомнит платформа
Действительность любой электронной подписи можно проверить в удостоверяющем центре, который выпустил подпись, в Минцифры или у вендора платформы.
Но сервисы КЭДО сами напоминают о сроке действия подписи. Так, Nopaper отправляет каждому пользователю push-уведомление и письмо за семь дней и за сутки до окончания срока действия подписи.
Данные в КЭДО могут потеряться
Не каждый HR и руководитель компании доверяют электронным сервисам хранение информации, считая, что сохранность документов надёжней в коробках.
✅ «Облако» не горит
КЭДО нарушает закон о хранении персональных данных
Компании не хотят размещать данные о сотрудниках и свою внутреннюю информацию на сторонних ресурсах, чтобы не допустить утечки данных, и получить штраф за нарушение закона об обработке и хранении персональных данных.
✅ Одно согласие против многих штрафов
Чтобы не нарушить закон, компании нужно взять согласие на обработку персональных данных у сотрудника и заключить лицензионное соглашение с вендором платформы.
Дополнительно можно подстраховать компанию, если порядок и правила работы с персональными данными будут прописаны в локальном нормативном акте «О переходе на КЭДО».
КЭДО — это не страшно
Кадровый документооборот онлайн — это не мечта, это Nopaper.
Оставьте заявку на консультацию, и специалист ответит на все вопросы по внедрению КЭДО в вашей организации.
