Перевод сотрудника на другую должность: порядок оформления и документы

Что говорит ТК РФ о переводе на другую должность

Согласно ст. 72.1 Трудового кодекса РФ, перевод — это постоянное изменение трудовой функции работника или его подразделения при продолжении работы у того же работодателя.
Такой перевод оформляется только с письменного согласия сотрудника и требует внесения изменений в кадровые документы.

Важно отличать перевод от перемещения. Перемещение — это изменение места работы или конкретных обязанностей без изменения трудовой функции.
Например, работника могут перевести в другой кабинет или поставить на аналогичное оборудование, и для этого не требуется согласие. Но если меняется должность или набор обязанностей — это уже перевод, и он оформляется официально.

Обязательные условия перевода:

• письменное согласие сотрудника;
• приказ работодателя;
• запись в кадровых документах и личной карточке.

Основания для перевода: по инициативе работника и работодателя

Перевод возможен как по инициативе сотрудника, так и по решению работодателя.

По инициативе работника процедура начинается с заявления. В нём сотрудник указывает просьбу о переводе на другую должность, согласовывает её с руководителем, после чего готовится приказ.

По инициативе работодателя перевод допускается только с письменного согласия работника. Исключение — временный перевод по производственной необходимости или для предотвращения аварии, когда согласие не требуется.

Распространённые основания перевода:

• желание сотрудника сменить должность или сферу задач;
• сокращение должности и предложение альтернативы;
• медицинские рекомендации по состоянию здоровья;
• реорганизация или изменение структуры компании;
• особые условия для беременных женщин и родителей с детьми.

В приказе обязательно указывают причину перевода. Это позволяет избежать разночтений и подтверждает законность изменений.

Заявление сотрудника о переводе: порядок и образец

Для перевода по инициативе работника первым шагом будет заявление. В документе указывают:

• ФИО и должность сотрудника;
• просьбу о переводе на конкретную должность или в подразделение;
• дату начала перевода;
• подпись.

Заявление фиксирует волю работника и становится основанием для подготовки приказа. Если перевод инициирует сотрудник, заявление пишет он сам.
Если инициатор — руководство подразделения, оформляется ходатайство с обоснованием перевода.

Сегодня всё чаще такие заявления подаются не на бумаге, а через системы электронного документооборота. Это ускоряет процесс и снижает риски утери документов.

Приказ о переводе на другую должность: как оформить и что писать в причине

Основанием для приказа служит заявление сотрудника или дополнительное соглашение к трудовому договору.

В приказе обязательно указывают:

• дату перевода;
• новую должность;
• подразделение, куда переводится сотрудник;
• основание — заявление или соглашение.

Отдельное внимание стоит уделить строке «причина перевода на другую должность». В ней можно написать, например:

• «по инициативе работника»;
• «в связи с реорганизацией»;
• «по состоянию здоровья».

Для оформления используют унифицированную форму Т-5, утверждённую Госкомстатом. 

Правильно составленный приказ фиксирует законность перевода и защищает работодателя в случае возможных споров.

Дополнительное соглашение к трудовому договору при переводе

Когда меняется трудовая функция или условия договора, оформляют доп соглашение о переводе на другую должность.

В нём фиксируют:

• новую должность и подразделение;
• размер оклада или другие условия оплаты;
• уточнённые обязанности;
• дату вступления изменений в силу.

Соглашение подписывается обеими сторонами и хранится вместе с основным трудовым договором. Это подтверждает законность перевода и помогает избежать разночтений.

Временный перевод на другую должность: правила и ограничения

Согласно ст. 72.2 ТК РФ, временный перевод на другую должность возможен сроком до одного года и только с согласия сотрудника.

Есть исключения, когда согласие не требуется. Работодатель может оформить временный перевод без согласия работника, если это связано с устранением аварии, простоем или необходимостью замещения отсутствующего коллеги.

После окончания срока сотрудник возвращается на прежнюю должность. Если стороны решают сохранить новый формат работы, временный перевод оформляется как постоянный, через дополнительное соглашение к трудовому договору.

Такой порядок защищает интересы работника и позволяет работодателю гибко реагировать на производственные ситуации.

Как оформить перевод на другую должность через ЭДО

Классический подход к переводу — это бумажные заявления, приказы и необходимость хранить копии в личных делах. Такой процесс занимает время и часто приводит к ошибкам.

Современное решение — оформить перевод полностью в электронном виде через КЭДО. Это упрощает процесс как для HR-отдела, так и для самого сотрудника.

Преимущества работы в Nopaper:

• быстрый обмен документами между HR и сотрудником;
• возможность дать электронное согласие и подписать приказ без визита в офис;
• хранение всех версий документов в системе и удобный доступ к ним;
• прозрачность для сотрудника и снижение ошибок в кадровом делопроизводстве.

Такой формат делает перевод на другую должность быстрее и надёжнее, чем бумажное оформление.

Итог: как оформить перевод сотрудника на другую должность

• Зачем знать порядок. Правильное оформление перевода помогает избежать ошибок, трудовых споров и штрафов.
• Что говорит закон. В ТК РФ закреплено, что перевод требует письменного согласия сотрудника, приказа и дополнительных документов.
• Какие бывают ситуации. Переводы могут быть постоянными и временными, по инициативе работника или работодателя.
• Какие документы нужны. Заявление, приказ, дополнительное соглашение к трудовому договору, а при временном переводе — отдельное оформление по ст. 72.2 ТК РФ.
• Как упростить процесс. Электронный документооборот позволяет оформить перевод онлайн: сотрудник подаёт заявление и подписывает приказ дистанционно, а HR хранит все версии документов в системе.

КЭДО от Nopaper делает кадровые процессы прозрачными и удобными для обеих сторон, снижает количество ошибок и экономит время на оформление и подписание документов.

Протестировать сервис КЭДО бесплатно