15 Авг 2022 Алена Журавлева

Стираем границы: как оформить документы с сотрудником, который уехал в другую страну? Кейс компании Artsofte

Удаленный или гибридный формат работы дает компании возможность выбирать специалистов из разных городов и стран, а сотрудникам уехать поближе к близким.

Есть и сложности — обмен документами. Как оформить сотрудника, который уехал за границу? Подписать с ним трудовой договор или ГПХ? Как обмениваться с ним документами? Об этом расскажем на собственном примере — кейсе Artsofte.

Artsofte — IT-компании из Екатеринбурга. В компании 300 сотрудников, которые работают из Москвы, Питера, Венгрии и Грузии.

Что говорит закон?
Законодательство в сфере трудовых отношений действуют только на территории России. Подробнее про документы с удаленными сотрудниками мы писали в статье от юристов.

«Если сотрудник находится в другой стране меньше чем 183 дня, с ним можно не расторгать трудовой договор, но, как подписать отпуск или взять отгул, лучше продумать заранее. Но, если сотрудник уезжает на ПМЖ, мы оформляем ГПХ»
Екатерина Шумкова
Специалист по кадрам

Окей, подписываем ГПХ, а как же его отправить?

Если сотрудник работает по ГПХ, то, кроме договора, каждый месяц с ним нужно подписать акт выполненных работ для начисления зарплаты.

Чтобы отправить документы, есть несколько вариантов:

— Почта РФ;

— Экспресс-доставка курьером;

— Обмен скан-копиями.

— Классический электронный документооборот — веб-сервис, который позволяет обмениваться документами электронно с использованием квалифицированной электронной подписи, которую нужно получать и обновлять в удостоверяющем центре.

— Мобильный электронный документооборот — приложение для электронного документооборота, в котором прямо в смартфоне формируется и хранится неквалифицированная электронная подпись.

Что же мы выбрали? Спойлер: создали свой сервис ЭДО — Nopaper, но обо всем по порядку.

Бумажный документооборот: проходим квест «Отправь акт»

Вариант с обменом скан-копиями даже не рассматривали, потому что он не имеет юридической силы. Отправлять почтой РФ — долго, поэтому мы сначала работали с сотрудниками из других стран через курьерскую службу. Чтобы подписать акт, нужно было сформировать документ, согласовать его с бухгалтером и юристом по почте, распечатать, подписать у директора, попросить офис-менеджера оформить и оплатить доставку.

Чтобы сотруднику из Венгрии деньги вовремя пришли, квест по отправке акта начинался за неделю до выплаты. Приходилось постоянно следить, где документ, не забыл ли директор его подписать, дошел ли документ до сотрудника
Екатерина Шумкова
Специалист по кадрам

Такой процесс нас не устраивал:

 

—  Увеличивались расходы на доставку: курьер, бумага, картриджи. Например, за год мы потратили 480 000 рублей на почтовые и курьерские доставки.

—  Было сложно точно рассчитать время, когда придет документ, когда сотрудник сможет его забрать.

—  Юристы, кадровый специалист, директор, бухгалтеры отвлекались от своих задач, чтобы убедиться, что все в порядке.

—  Полки постепенно занимали огромные папки с документами.

Мобильный электронный документооборот: подписываем документы через телефон и советуем другим

Чтобы снизить затраты, и освободить пространство офиса мы начали искать систему электронного документооборота. Сначала использовали классический ЭДО с квалифицированной электронной подписью. Но поняли, что это неудобно. Чтобы выпустить электронную подпись нужно приехать в удостоверяющий центр, заплатить за подпись 2000 рублей. А если сотрудник находится за границей, выпустить для него подпись невозможно. Удостоверяющие центры есть только на территории РФ.

Чтобы решить проблему, в 2021 году разработали Nopaper — сервис электронного документооборота со встроенной мобильной подписью. Теперь в компании кадровый электронный документооборот (КЭДО). Эйчары работают в веб-версии сервиса, загружают все документы и отправят на подпись и руководителю, и сотруднику. Сотрудник в любой точке мира скачивает приложение, по паспорту и через камеру телефона подтверждает личность и выпускает себе неквалифицированную электронную подпись (НЭП). Все это занимает у него минут 5. И после этого может в этом же приложении за один клик подписывать документы от работодателя.

Теперь на отправку акта вместо недели уходит 5 минут, и эйчар, и сотрудник видят, кто подписал документ, и уже не беспокоятся, что заветный лист с печатью потеряется на почте:

До электронного документооборота я отправляла документы по почте и каждый день обновляла статус трек-номера, чтобы проверить, дошли ли они до России, все ли в порядке. А сейчас я просматриваю документ и подписываю его в приложении, это намного надежнее
Дарья Фоменко
Аккаунт-менеджер

Плюсы электронного документооборота отметил и специалист техподдержки Дмитрий Порох, который работает из Грузии:

«Когда переезжал из Екатеринбурга в Грузию, не представлял, как мы будем обмениваться документами. Когда я работал на удаленке в Екатеринбурге, если что-то нужно было подписать, приезжал в офис. Но из Грузии приехать быстро в Екатеринбург не получится, перелет займет часов 8 с пересадками. Проблема решилась просто: мне скачали Nopaper, и теперь я подписываю документы за 15 минут и это очень просто и быстро».
Дмитрий Порох
Специалист техподдержки

А что с сотрудниками, которые работают в России?

С сотрудниками, которые работают в Екатеринбурге или в других городах России тоже оформляем документы удаленно. Если сотруднику нужно взять отпуск или уйти на больничный, он формирует документ в приложении и направляет руководителю на подпись. Раз-два и завтра выходной 🙂

В Nopaper можно подписывать трудовой договор. Если у вашей компании есть КЭП, то вы можете предложить сотруднику скачать приложение Nopaper и выпустить НЭП. Это быстрее и дешевле, чем выпускать для каждого сотрудника КЭП.

Какие преимущества КЭДО мы нашли?

— Скорость подписания документов и выплат. Теперь сотрудники получают деньги на следующий день после подписания акта.

— Снижение затрат. На курьерскую доставку одного документа из Екатеринбурга до Будапешта мы тратили около 500р, а сейчас ноль.

— Снижение рисков. Бумажный документ легко потерять, среди других бумаг или случайно пролить кофе, а при электронном кадровом документообороте все храниться на облаке или сервере компании. Приказ, положение легко найти через поисковую систему и при необходимости выгрузить.

— Прозрачность. Статус документа отображается в приложении, а значит, если кто-то забыл поставить подпись, пишем в чат.

— Увеличение пространства. Некоторые документы нужно хранить несколько лет, например, для договора ГПХ это 50 лет. После перехода на ЭДО вместо стеллажей с толстыми папками с договорами и приказами поставили цветок или диван.

— Спокойствие. У кадрового специалиста перестал дёргаться глаз при фразе: «Мы нашли нового тестировщика, он живёт в Таиланде» 🙂

Какие документы нужны для перехода на КЭДО? На что обратить внимание?

1. Локальный нормативный акт. В нем обязательно укажите:— Через какую информационную систему будет организован электронный документооборот кадровой службы. Как к ней может присоединиться работник: нужно ли ему загружать мобильное приложение, устанавливать на компьютер ПО и т.д.

— С какими документами вы будете работать через КЭДО, кто из работников получит к ней доступ. Можно начать с самых распространенных документов: больничные листы, заявление на отгул. В качестве эксперимента распространить доступ на нескольких сотрудников и постоянно подключать к системе новых работников и новые типы документов.

— Когда вы сообщите работникам о переходе на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве и когда ведете КЭДО в работу.

2. Порядок перехода на систему электронного документооборота в кадровой службе. 

В нем нужно прописать:— Дату, до которой сотрудник должен подписать или отклонить электронный документ. Учитывайте график работы работников, если кто-то работает 2/2, он не сможет ознакомиться и подписать документ за один день.

— Алгоритм работы с системой, кто и когда будет проводить обучение.

— Исключения. Напишите, в каких ситуациях документ, который ведется в КЭДО, может быть оформлен на бумаге.

— Порядок работы профсоюзом. Могут возникнуть спорные ситуации, в которых к руководству обратится выборный орган профсоюза. Предусмотрите, как будете взаимодействовать с ними.

3. Уведомление работников — информация от работодателя о возможности отказа от бумажного делопроизводства и перехода на электронный кадровый документооборот. Они должны в письменной форме согласиться на нововведения.

Если сотрудник отказался, документооборот с ним ведется на бумаге. Если потом он передумает, он может дать согласие на КЭДО в любой момент. Если вы трудоустроили работника с 2022 года, то его согласие на переход кадровый электронный документооборот не требуется.

Оставьте заявку, чтобы получить консультацию у наших специалистов

    15 Авг 2022 Алена Журавлева

    Советуем почитать

    Алена Журавлева
    16 Авг 2022
    +100 к лояльности сотрудников и почти в 20 раз меньше расходы
    Алена Журавлева
    16 Фев 2022
    Собрать документы со всей России за 15 минут. Кейс логистической компании Порт Транзит Экспедирование
        Кейс о том, как законодательные ограничения подтолкнули компанию к оптимизации документооборота и избавили от ежедневных почтовых отправлений. Теперь Порт Транзит Экспедирование использует сервис мобильного документооборота и моментально получает оригиналы документов от водителей по всей стране.
    Алена Журавлева
    22 Апр 2022
    Обслуживать клиентов быстрее и в 7 раз дешевле: как банк УБРиР перешёл на безбумажное обслуживание с Nopaper
    Банк УБРиР провёл пилотный проект по замене бумажных документов на электронные и теперь планирует перевести на новую технологию все отделения.
    Алена Журавлева
    27 Май 2022
    Как страховой компании упростить работу с агентами? Кейс «АльфаСтрахование»

    Остались вопросы?
    Предложите нам тему для статьи!

    Предложить статью
    Предложите нам тему для статьи