26 Сен 2022 Алена Журавлева
Спорт без бюрократии: как оптимизировать работу фитнес-центра или три упражнения для прокачки документооборота

Спорт без бюрократии: как оптимизировать работу фитнес-центра или три упражнения для прокачки документооборота

Оформить отношения с тренерами и клиентами можно онлайн с технологией мобильной подписи. Несколько минут и клиенту не нужно нестись в зал с паспортом, а тренеру — ехать в головной офис для подписания договора. Как это работает — рассказываем в кейсе. 

Ситуация SOS: дряблый процесс сбора документов, а скоро сезон налоговой отчётности

Клиент:
Сеть фитнес-центров: 24 точки в 6 городах России. Головной офис с отделом кадров и делопроизводства — в Челябинске.

С каждым тренером заключается договор ГПХ, регулярно подписываются акты. Для этого администраторам на местах приходится их собирать и ежемесячно отправлять в головной офис. 

Из-за перегруженности администраторов задача затягивается, иногда в процессе сбора бумаги теряются, и в нужный момент их нет на месте. Это риски, которые могут стоить компании слишком дорого. 

Наращиваем скорость и подтягиваем прозрачность документооборота с комплексом упражнений от Nopaper 

Nopaper — сервис мобильного документооборота. Это веб-сервис и приложение, в котором можно за 5 минут выпустить электронную подпись и начать обмениваться документами. Для этого не нужно никуда ходить или подключать дополнительное оборудование. 

Просто скачиваете приложение, подтверждаете личность и готово. Теперь вы можете прямо в сервисе подписывать документы. Это по-настоящему, они полностью сохраняют юридическую значимость, их примет суд, налоговая и банки. 

Упражнение 1. Тренируем тренеров подписывать документы 

Мы подключили Nopaper для работы сети фитнес-центров — теперь, чтобы новому тренеру подписать договор ГПХ и начать работу, ему нужно только скачать приложение. Не нужно ничего распечатывать или ехать в офис — он может прочитать и подписать договор в любой момент и из любого места. Как и акты. 

Подготовленный документ приходит прямо в приложение — тренер получает пуш, открывает приложение, читает договор или акт и нажимает на кнопку «Подписать». 

Всё. И у тренера, и у компании в этот момент появляется подписанный документ. Проблема решена. 

Для новых сотрудников не нужно ничего настраивать — они просто скачивают приложение на смартфон и начинают его использовать. 

«Я постоянно откладывал подписание документов. Кристина, наш администратор, мне напоминала. Но всё равно, то у меня клиент, то на ресепшене народу много, то уже бежать пора. Иногда я подписывал документы задним числом за несколько месяцев. Ещё мне не всегда было удобно забирать свои документы сразу — в сумке же мокрая одежда. Я оставлял их в зале, и иногда терял, а они могут потребоваться при оформлении налогового вычета. В общем, сейчас гораздо удобнее — пуш пришёл, я кликнул и всё. Никто ни за кем не бегает, а когда мне нужно будет — я смогу всё скачать из приложения и никого не дёргать»
Егор Денисов
Фитнес-тренер

Упражнение 2. Тянемся к автоматизации и подключаем Nopaper к 1С 

Кадровая служба уже работала в системе «1С: Фитнес-клуб». Мы настроили интеграцию этой системы с Nopaper, чтобы оптимизировать процесс отправки документов тренерам и массажистам. 

За счёт интеграции документ генерируется в 1С, подписывается серверной подписью со стороны компании и в один клик отправляется внештатному сотруднику на подписание по номеру телефона. 

Подписанный документ вернётся в систему и сразу же перейдёт в архив. 

«Теперь мы подписываем договор с каждым тренером менее чем за час. У нас нет незакрытых актов или неоформленных инструкторов. Все документы подписываются в моменте и сразу же поступают в отдел кадров. Во всём порядок, и администраторы на это не отвлекаются»
Екатерина Галичина
Руководитель отдела кадрового делопроизводства.

Упражнение 3. Поворачиваем сервис к клиентам и оформляем их ещё быстрее 

После перехода на новую систему документооборота компания провела эксперимент и внедрила ЭДО в один из сценариев работы с клиентами. 

 

В клиентской базе компании есть сегмент бывших или несостоявшихся клиентов, в который попадают:

  1. Те, кто ранее пользовался услугами одного из фитнес-центров, но менее двух лет назад перестал посещать зал. 
  2. Те, кто обращались в один из центров для подбора программы, но так и не дошли до покупки. 

Чтобы простимулировать эту аудиторию и всё же привлечь её в зал, компания ежемесячно проводит ценовые акции. Для компании важно как можно быстрее провести сделку, чтобы акция была целесообразной.

По результатам опросов менеджеров по продажам 70% клиентов из этой аудитории готовы купить абонемент по акции, но только 34% из них готовы для этого сразу приехать в центр и заключить договор.

Компания включила Nopaper в сценарий работы с этими клиентами 

Отдел продаж работает в amoCRM. В ней хранится клиентская база и проходит вся работа со сделками. Мы подключили к amoCRM виджет генерации документов GetDoc. Он создаёт документ на основе клиентских данных прямо в CRM-системе. 

В GetDoc уже встроена интеграция с Nopaper, которая позволяет не только создавать документ, но и сразу подписывать его со стороны компании. И прямо из CRM в один клик отправлять клиенту по номеру телефона — ему придёт приглашение в смс со ссылкой, по которой он сможет скачать приложение и тоже подписать документ.

 

Когда менеджеры стали предлагать клиентам сразу же подписать договор в приложении и оплатить абонемент онлайн, продажи в сегменте выросли на 27%.

 

Технология Nopaper помогла сети фитнес-клубов отказаться от устаревших процессов и перенаправить ресурсы на более важные задачи. 

Это помогло повысить лояльность сотрудников, навести порядок в документах и даже повысить продажи, чего никто не ожидал на старте проекта (даже мы). 

 

Хотите также? 

Оставьте заявку

26 Сен 2022 Алена Журавлева

Оставить комментарий

Советуем почитать

Алена Журавлева
16 Авг 2022
+100 к лояльности сотрудников и почти в 20 раз меньше расходы
Алена Журавлева
16 Фев 2022
Собрать документы со всей России за 15 минут. Кейс логистической компании Порт Транзит Экспедирование
Олег Потанин
22 Апр 2022
Обслуживать клиентов быстрее и в 7 раз дешевле: как банк УБРиР перешёл на безбумажное обслуживание с Nopaper
Банк УБРиР провёл пилотный проект по замене бумажных документов на электронные и теперь планирует перевести на новую технологию все отделения.
Алена Журавлева
27 Май 2022
Как страховой компании упростить работу с агентами? Кейс «АльфаСтрахование»

Остались вопросы?
Предложите нам тему для статьи!

Предложить статью
Предложите нам тему для статьи