Спорт без бюрократии: как оптимизировать работу фитнес-центра или три упражнения для прокачки документооборота
Ситуация SOS: дряблый процесс сбора документов, а скоро сезон налоговой отчётности
Клиент:
Сеть фитнес-центров: 24 точки в 6 городах России. Головной офис с отделом кадров и делопроизводства — в Челябинске.
С каждым тренером заключается договор ГПХ, регулярно подписываются акты. Для этого администраторам на местах приходится их собирать и ежемесячно отправлять в головной офис.
Из-за перегруженности администраторов задача затягивается, иногда в процессе сбора бумаги теряются, и в нужный момент их нет на месте. Это риски, которые могут стоить компании слишком дорого.
Наращиваем скорость и подтягиваем прозрачность документооборота с комплексом упражнений от Nopaper
Nopaper — сервис мобильного документооборота. Это веб-сервис и приложение, в котором можно за 5 минут выпустить электронную подпись и начать обмениваться документами. Для этого не нужно никуда ходить или подключать дополнительное оборудование.
Просто скачиваете приложение, подтверждаете личность и готово. Теперь вы можете прямо в сервисе подписывать документы. Это по-настоящему, они полностью сохраняют юридическую значимость, их примет суд, налоговая и банки.
Упражнение 1. Тренируем тренеров подписывать документы
Мы подключили Nopaper для работы сети фитнес-центров — теперь, чтобы новому тренеру подписать договор ГПХ и начать работу, ему нужно только скачать приложение. Не нужно ничего распечатывать или ехать в офис — он может прочитать и подписать договор в любой момент и из любого места. Как и акты.
Подготовленный документ приходит прямо в приложение — тренер получает пуш, открывает приложение, читает договор или акт и нажимает на кнопку «Подписать».
Всё. И у тренера, и у компании в этот момент появляется подписанный документ. Проблема решена.
Для новых сотрудников не нужно ничего настраивать — они просто скачивают приложение на смартфон и начинают его использовать.
Галерея
Упражнение 2. Тянемся к автоматизации и подключаем Nopaper к 1С
Кадровая служба уже работала в системе «1С: Фитнес-клуб». Мы настроили интеграцию этой системы с Nopaper, чтобы оптимизировать процесс отправки документов тренерам и массажистам.
За счёт интеграции документ генерируется в 1С, подписывается серверной подписью со стороны компании и в один клик отправляется внештатному сотруднику на подписание по номеру телефона.
Подписанный документ вернётся в систему и сразу же перейдёт в архив.
Галерея
Упражнение 3. Поворачиваем сервис к клиентам и оформляем их ещё быстрее
После перехода на новую систему документооборота компания провела эксперимент и внедрила ЭДО в один из сценариев работы с клиентами.
В клиентской базе компании есть сегмент бывших или несостоявшихся клиентов, в который попадают:
- Те, кто ранее пользовался услугами одного из фитнес-центров, но менее двух лет назад перестал посещать зал.
- Те, кто обращались в один из центров для подбора программы, но так и не дошли до покупки.
Чтобы простимулировать эту аудиторию и всё же привлечь её в зал, компания ежемесячно проводит ценовые акции. Для компании важно как можно быстрее провести сделку, чтобы акция была целесообразной.
По результатам опросов менеджеров по продажам 70% клиентов из этой аудитории готовы купить абонемент по акции, но только 34% из них готовы для этого сразу приехать в центр и заключить договор.
Компания включила Nopaper в сценарий работы с этими клиентами
Отдел продаж работает в amoCRM. В ней хранится клиентская база и проходит вся работа со сделками. Мы подключили к amoCRM виджет генерации документов GetDoc. Он создаёт документ на основе клиентских данных прямо в CRM-системе.
В GetDoc уже встроена интеграция с Nopaper, которая позволяет не только создавать документ, но и сразу подписывать его со стороны компании. И прямо из CRM в один клик отправлять клиенту по номеру телефона — ему придёт приглашение в смс со ссылкой, по которой он сможет скачать приложение и тоже подписать документ.
Когда менеджеры стали предлагать клиентам сразу же подписать договор в приложении и оплатить абонемент онлайн, продажи в сегменте выросли на 27%.
Технология Nopaper помогла сети фитнес-клубов отказаться от устаревших процессов и перенаправить ресурсы на более важные задачи.
Это помогло повысить лояльность сотрудников, навести порядок в документах и даже повысить продажи, чего никто не ожидал на старте проекта (даже мы).
Хотите также?
↓ Оставьте заявку ↓
