Формат документов в ЭДО: как правильно подготовить электронный документ?

Электронный документ (ЭД) — файл с информацией, который открывается и обрабатывается с помощью специальной программы. Передают их через интернет. Соответственно, скорость обмена и обработки информации в разы выше, чем при использовании бумажных носителей. На основе различных критериев ЭД разделяют на виды.

Особое внимание нужно уделить формам и форматам ЭДО при подготовке отчетности для государственных органов. Если документ не будет соответствовать утвержденным нормам, то его не примут (в случае с отчетностью в налоговую заминка может привести к штрафам за несвоевременное предоставление данных). Остановимся на основных видах ЭД.

ЭД имеют различную юридическую силу в зависимости от того, каким образом были созданы. Если одни можно использовать в ЭДО с ФНС или ПФР, то другие пригодны лишь для внутреннего пользования. Выделяют:
​

• цифровые, то есть те, что создавались изначально в данном виде;
• сканы (или образы) — преобразованные в цифровой вид бумажные документы путем сканирования.

 

В большинстве случаев госорганы признают только оригиналы. Электронные образы документов (сканы) могут приниматься если они заверены электронной подписью, и то только в случаях с отдельными документами — например, согласно п. 9 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 № 57 к таким относится документ об уплате государственной пошлины, в том числе формируемый посредством платежных онлайн-систем, банкоматов, мобильных приложений и платежных устройств, доверенность, ордер адвоката, документ об образовании представителя по административному делу.

Формы документов в ЭДО — не просто образцы, это утвержденные в соответствующей инстанции требования к оформлению. Постепенно все больше ЭД приводится к единому виду. Чтобы донести особенности, разрабатывают общие правила оформления и содержания.
В них прописывают процесс создания, заполнения и обмена ЭД.
Они устанавливаются нормативными документами. В зависимости от наличия актуальных требований выделяют формализованные и неформализованные ЭД.

​Формализованные документы
​
Форма в ЭДО формализованных, или структурированных, документов определяется нормативным правовым актом. Заполняют строго по указанным регулятором правилам, сохраняя изначальную структуру.
В противном случае увеличивается риск ошибки при передаче данных. Преимущество: информация уполномоченным органом обрабатывается быстро. При этом проверка актуальности лежит на плечах организаций.

Примеры формализованных документов: счет-фактура, корректировочный счет-фактура.

Для неформализованных, или неструктурированных, документов жестких рамок нет. Закон допускает свободное оформление и разрешает участникам хозяйственного оборота самостоятельно разрабатывать шаблоны. При формировании бухгалтерской отчетности следует опираться на закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011, в котором есть рекомендации к содержанию. В качестве примеров можно выделить доверенности, счета на оплату — все, что не требуют массовой обработки в государственном органе.

Основное их назначение — регламентация «внутренней» структуры файла. При этом понятие обширно. Оно включает упорядоченный набор данных, которые удобны для хранения и автоматической обработки.
В отдельных случаях может обозначать закодированную текстовую информацию, отвечающую за представление данных в ЭД. Единым для учетных документов является XML. Для отсканированных копий — JPG, TIFF, PDF, PNG. Прежде чем использовать какой-то из перечисленных требуется удостовериться, что он разрешен. Связь видов и форматов документов в ЭДО прямая: при несоответствии действующим стандартам сведения не будут обработаны и учтены. Например, допустимо обмениваться первичной документацией не в XML. Но при предоставлении в налоговую следует предъявить документы в соответствии с действующим стандартом.

Основные особенности прописывают в Приказах ФНС РФ:

• № ММВ-7-10/551@ от 30.11.2015;
• № ММВ-7-10/552@ от 30.11.2015;
• № ММВ-7-15/820@ от 19.12.2018;
• № ММВ-7-15/423@ от 27.08.2019;
• № ЕД-7-26/736@ от 12.10.2020.

Если такие документы составлены в электронной форме, но не по установленным ФНС России форматам, то они распечатываются на бумаге, заверяются организацией и представляются в налоговый орган. Это отражено в письмах:

– ФНС России от 07.09.2015 № ЕД-4-2/15669,
– Минфина России от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1, от 03.11.2011 № 03-07-11/297,
от 26.08.2011 № 03-03-06/1/521, от 14.06.2011 № 03-02-07/1-190.

 

Форма — текст документа, то в каком виде он выводится на экран или бумагу при печати. Опять же законом устанавливается жесткий стандарт или выдвигаются рекомендации. Для примера возьмем счет-фактуру, форма которого утверждена Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011г. N 1137.

Формат документов для электронного документооборота строго регламентирован, также как и форма. Это касается только тех, которые отправляются в госорганы. В остальных случаях, когда нет утвержденных образцов, следует придерживаться актуальных рекомендаций для корректного оформления.