Формат документов в ЭДО:
как правильно подготовить электронный документ?

И в каком виде загружать его в систему ЭДО? Рассмотрим требования госорганов, правила и технические ограничения.

Формат документов в ЭДО: как правильно подготовить электронный документ?

Формат документов
в ЭДО: как правильно подготовить электронный документ?
Электронный документооборот: понятие и особенности
Электронный документооборот (ЭДО) — это подписание документов электронной подписью и обмен оригиналами документов через интернет с использованием специальных сервисов. Оптимизация процесса позволяет сократить расходы на курьеров и почту, а также освободить время сотрудников для целевых задач. С ЭДО директор, бухгалтер или доверенное лицо подписывает документ двумя кликами на смартфоне или ПК, и третьим кликом отправляет документ контрагенту.

Процесс занимает несколько минут, и оригиналы документа сразу появляются в том же сервисе, их не нужно ждать.

Второй вариант применения — отправка отчетности в госорганы.
Здесь уже нужно учитывать формат файла для ЭДО. Если раньше вводились шаблоны для отдельных операций, то сегодня все больше отчетности готовится по утвержденным образцам. В числе преимуществ цифровизации — сокращение количества ошибок, снижение влияния человеческого фактора (процесс обработки данных автоматизирован), минимизация времени на обмен данными.
Электронный документооборот: понятие и особенности
Электронный документооборот:
понятие и особенности
Электронный документооборот (ЭДО) — это подписание документов электронной подписью и обмен оригиналами документов через интернет с использованием специальных сервисов. Оптимизация процесса позволяет сократить расходы
на курьеров и почту, а также освободить время сотрудников для целевых задач.
С ЭДО директор, бухгалтер или доверенное лицо подписывает документ двумя кликами на смартфоне или ПК, и третьим кликом отправляет документ контрагенту.

Процесс занимает несколько минут, и оригиналы документа сразу появляются
в том же сервисе, их не нужно ждать.

Второй вариант применения — отправка отчетности в госорганы.
Здесь уже нужно учитывать формат файла для ЭДО. Если раньше вводились шаблоны для отдельных операций, то сегодня все больше отчетности готовится по утвержденным образцам. В числе преимуществ цифровизации — сокращение количества ошибок, снижение влияния человеческого фактора (процесс обработки данных автоматизирован), минимизация времени на обмен данными.
Электронный документооборот (ЭДО) — это подписание документов электронной подписью и обмен оригиналами документов через интернет с использованием специальных сервисов. Оптимизация процесса позволяет сократить расходы на курьеров и почту, а также освободить время сотрудников для целевых задач. С ЭДО директор, бухгалтер или доверенное лицо подписывает документ двумя кликами на смартфоне или ПК,
и третьим кликом отправляет документ контрагенту.

Процесс занимает несколько минут,
и оригиналы документа сразу появляются в том же сервисе,
их не нужно ждать.

Второй вариант применения — отправка отчетности в госорганы.
Здесь уже нужно учитывать формат файла для ЭДО. Если раньше вводились шаблоны для отдельных операций, то сегодня все больше отчетности готовится по утвержденным образцам.
В числе преимуществ цифровизации сокращение количества ошибок, снижение влияния человеческого фактора (процесс обработки данных автоматизирован), минимизация времени на обмен данными.
Электронные документы
и их виды в ЭДО
Электронный документ (ЭД) — файл с информацией, который открывается и обрабатывается с помощью специальной программы. Передают их по через интернет. Соответственно, скорость обмена
и обработки информации в разы выше, чем при использовании бумажных носителей.

На основе различных критериев ЭД разделяют на виды.
Особое внимание нужно уделить формам и форматам ЭДО
при подготовке отчетности для государственных органов. Если документ не будет соответствовать утвержденным нормам, то его не примут
(в случае с отчетностью в налоговую заминка может привести к штрафам за несвоевременное предоставление данных). Остановимся
на основных видах ЭД.
Электронные документы и их виды в ЭДО
Электронные документы
и их виды в ЭДО
Электронный документ (ЭД) — файл с информацией, который открывается
и обрабатывается с помощью специальной программы. Передают их по через интернет. Соответственно, скорость обмена и обработки информации в разы выше, чем при использовании бумажных носителей.

На основе различных критериев ЭД разделяют на виды.
Особое внимание нужно уделить формам и форматам ЭДО при подготовке отчетности для государственных органов. Если документ не будет соответствовать утвержденным нормам, то его не примут (в случае с отчетностью в налоговую заминка может привести к штрафам за несвоевременное предоставление данных). Остановимся на основных видах ЭД.
Электронный документ (ЭД) — файл
с информацией, который открывается
и обрабатывается с помощью специальной программы. Передают их по через интернет. Соответственно, скорость обмена и обработки информации в разы выше, чем при использовании бумажных носителей.

На основе различных критериев ЭД разделяют на виды. Особое внимание нужно уделить формам и форматам ЭДО при подготовке отчетности
для государственных органов. Если документ не будет соответствовать утвержденным нормам, то его
не примут (в случае с отчетностью
в налоговую заминка может привести к штрафам за несвоевременное предоставление данных).
Остановимся на основных видах ЭД.
Виды ЭД по способу создания
ЭД имеют различную юридическую силу в зависимости от того, каким образом были созданы. Если одни можно использовать в ЭДО с ФНС или ПФР, то другие пригодны лишь для внутреннего пользования. Выделяют:

  • цифровые, то есть те, что создавались изначально в данном виде; 
  • сканы (или образы) — преобразованные в цифровой вид бумажные документы путем сканирования.

В большинстве случаев госорганы признают только оригиналы. Электронные образы документов (сканы) могут приниматься если они заверены электронной подписью, и то только в случаях с отдельными документами — например, согласно п. 9 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 № 57 к таким относится документ
об уплате государственной пошлины, в том числе формируемый посредством платежных онлайн-систем, банкоматов, мобильных приложений и платежных устройств, доверенность, ордер адвоката, документ об образовании представителя по административному делу.
Сканы — неподходящий формат передачи документов по ЭДО
в государственные органы.
Виды ЭД по способу создания
ЭД имеют различную юридическую силу в зависимости от того, каким образом были созданы. Если одни можно использовать в ЭДО с ФНС или ПФР, то другие пригодны лишь для внутреннего пользования. Выделяют:

  • цифровые, то есть те, что создавались изначально в данном виде; 

  • сканы (или образы) преобразованные в цифровой вид бумажные документы путем сканирования.

В большинстве случаев госорганы признают только оригиналы. Электронные образы документов (сканы) могут приниматься если они заверены электронной подписью, и то только в случаях с отдельными документами — например, согласно п. 9 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 № 57 к таким относится документ
об уплате государственной пошлины, в том числе формируемый посредством платежных онлайн-систем, банкоматов, мобильных приложений и платежных устройств, доверенность, ордер адвоката, документ об образовании представителя по административному делу.
ЭД имеют различную юридическую силу в зависимости от того, каким образом были созданы. Если одни можно использовать в ЭДО с ФНС или ПФР, то другие пригодны лишь для внутреннего пользования. Выделяют:

  • цифровые, то есть те, что 
  создавались изначально в данном
  виде; 

  • сканы (или образы) — 
  преобразованные в цифровой вид
  бумажные документы путем
  сканирования.

В большинстве случаев госорганы признают только оригиналы. Электронные образы документов (сканы) могут приниматься если они заверены электронной подписью,
и то только в случаях с отдельными документами — например, согласно п. 9 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 № 57 к таким относится документ об уплате государственной пошлины, в том числе формируемый посредством платежных онлайн-систем, банкоматов, мобильных приложений и платежных устройств, доверенность, ордер адвоката, документ
об образовании представителя
по административному делу.
Сканы — неподходящий формат передачи документов по ЭДО
в государственные органы.

Виды электронных документов по наличию действующих стандартов
Формы документов в ЭДО — не просто образцы, это утвержденные
в соответствующей инстанции требования к оформлению. Постепенно все больше ЭД приводится к единому виду. Чтобы донести особенности, разрабатывают общие правила оформления и содержания.
В них прописывают процесс создания, заполнения и обмена ЭД.
Они устанавливаются нормативными документами. В зависимости
от наличия актуальных требований выделяют формализованные
и неформализованные ЭД.


Формализованные документы

Форма в ЭДО формализованных, или структурированных, документов определяется нормативным правовым актом. Заполняют строго по указанным регулятором правилам, сохраняя изначальную структуру.
В противном случае увеличивается риск ошибки при передаче данных. Преимущество: информация уполномоченным органом обрабатывается быстро. При этом проверка актуальности лежит на плечах организаций.


Примеры формализованных документов: счет-фактура, корректировочный счет-фактура.


Неформализованные документы

Для неформализованных, или неструктурированных, документов жестких рамок нет. Закон допускает свободное оформление
и разрешает участникам хозяйственного оборота самостоятельно разрабатывать шаблоны. При формировании бухгалтерской отчетности следует опираться на закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011, в котором есть рекомендации к содержанию. В качестве примеров можно выделить доверенности, счета на оплату — все, что
не требуют массовой обработки в государственном органе.

Виды электронных документов по наличию действующих стандартов
Формы документов в ЭДО — не просто образцы, это утвержденные
в соответствующей инстанции требования к оформлению. Постепенно все больше ЭД приводится к единому виду. Чтобы донести особенности, разрабатывают общие правила оформления и содержания.
В них прописывают процесс создания, заполнения и обмена ЭД.
Они устанавливаются нормативными документами. В зависимости от наличия актуальных требований выделяют формализованные и неформализованные ЭД.


Формализованные документы

Форма в ЭДО формализованных, или структурированных, документов определяется нормативным правовым актом. Заполняют строго по указанным регулятором правилам, сохраняя изначальную структуру. В противном случае увеличивается риск ошибки при передаче данных. Преимущество: информация уполномоченным органом обрабатывается быстро. При этом проверка актуальности лежит на плечах организаций.

Примеры формализованных документов: счет-фактура, корректировочный счет-фактура.


Неформализованные документы

Для неформализованных, или неструктурированных, документов жестких рамок нет. Закон допускает свободное оформление и разрешает участникам хозяйственного оборота самостоятельно разрабатывать шаблоны. При формировании бухгалтерской отчетности следует опираться на закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011,
в котором есть рекомендации к содержанию. В качестве примеров можно выделить доверенности, счета на оплату — все, что не требуют массовой обработки в государственном органе.
Формы документов в ЭДО —
не просто образцы, это утвержденные
в соответствующей инстанции требования к оформлению. Постепенно все больше ЭД приводится к единому виду. Чтобы донести особенности, разрабатывают общие правила оформления
и содержания. В них прописывают процесс создания, заполнения
и обмена ЭД. Они устанавливаются нормативными документами.
В зависимости от наличия актуальных требований выделяют формализованные
и неформализованные ЭД.


Формализованные документы

Форма в ЭДО формализованных, или структурированных, документов определяется нормативным правовым актом. Заполняют строго
по указанным регулятором правилам, сохраняя изначальную структуру.
В противном случае увеличивается риск ошибки при передаче данных. Преимущество: информация уполномоченным органом обрабатывается быстро. При этом проверка актуальности лежит
на плечах организаций.

Примеры формализованных документов: счет-фактура, корректировочный счет-фактура.


Неформализованные документы

Для неформализованных, или неструктурированных, документов жестких рамок нет. Закон допускает свободное оформление и разрешает участникам хозяйственного оборота самостоятельно разрабатывать шаблоны. При формировании бухгалтерской отчетности следует опираться на закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011,
в котором есть рекомендации
к содержанию. В качестве примеров можно выделить доверенности, счета на оплату — все, что не требуют массовой обработки
в государственном органе.
Особенности форматов документов в ЭДО
Основное их назначение — регламентация «внутренней» структуры файла. При этом понятие обширно. Оно включает упорядоченный набор данных, которые удобны для хранения и автоматической обработки.
В отдельных случаях может обозначать закодированную текстовую информацию, отвечающую за представление данных в ЭД.

Единым для учетных документов является XML. Для отсканированных копий — JPG, TIFF, PDF, PNG. Прежде чем использовать какой-то
из перечисленных требуется удостовериться, что он разрешен. Связь видов и форматов документов в ЭДО прямая: при несоответствии действующим стандартам сведения не будут обработаны и учтены. Например, допустимо обмениваться первичной документацией
не в XML. Но при предоставлении в налоговую следует предъявить документы в соответствии с действующим стандартом.

Основные особенности прописывают в Приказах ФНС РФ:

  • № ММВ-7-10/551@ от 30.11.2015;
  • № ММВ-7-10/552@ от 30.11.2015;
  • № ММВ-7-15/820@ от 19.12.2018;
  • № ММВ-7-15/423@ от 27.08.2019;
  • № ЕД-7-26/736@ от 12.10.2020.

Если такие документы составлены в электронной форме, но не по установленным ФНС России форматам, то они распечатываются
на бумаге, заверяются организацией и представляются в налоговый орган. Это отражено в письмах:

– ФНС России от 07.09.2015 № ЕД-4-2/15669,
– Минфина России от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1, от 03.11.2011 № 03-07-11/297,
   от 26.08.2011 № 03-03-06/1/521, от 14.06.2011 № 03-02-07/1-190.
Особенности форматов документов в ЭДО
Основное их назначение — регламентация «внутренней» структуры файла.
При этом понятие обширно. Оно включает упорядоченный набор данных, которые удобны для хранения и автоматической обработки. В отдельных случаях может обозначать закодированную текстовую информацию, отвечающую
за представление данных в ЭД.

Единым для учетных документов является XML. Для отсканированных копий — JPG, TIFF, PDF, PNG. Прежде чем использовать какой-то из перечисленных требуется удостовериться, что он разрешен. Связь видов и форматов документов в ЭДО прямая: при несоответствии действующим стандартам сведения не будут обработаны и учтены. Например, допустимо обмениваться первичной документацией не в XML. Но при предоставлении в налоговую следует предъявить документы в соответствии с действующим стандартом.

Основные особенности прописывают в Приказах ФНС РФ:

№ ММВ-7-10/551@ от 30.11.2015;
№ ММВ-7-10/552@ от 30.11.2015;
№ ММВ-7-15/820@ от 19.12.2018;
№ ММВ-7-15/423@ от 27.08.2019;
№ ЕД-7-26/736@ от 12.10.2020.

Если такие документы составлены в электронной форме, но не по установленным ФНС России форматам, то они распечатываются на бумаге, заверяются организацией и представляются в налоговый орган. Это отражено в письмах:

– ФНС России от 07.09.2015 № ЕД-4-2/15669,
– Минфина России от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1, от 03.11.2011 № 03-07-11/297,
от 26.08.2011 № 03-03-06/1/521, от 14.06.2011 № 03-02-07/1-190.
Основное их назначение — регламентация «внутренней» структуры файла. При этом понятие обширно. Оно включает упорядоченный набор данных, которые удобны для хранения
и автоматической обработки.
В отдельных случаях может обозначать закодированную текстовую информацию, отвечающую
за представление данных в ЭД.

Единым для учетных документов является XML. Для отсканированных копий — JPG, TIFF, PDF, PNG. Прежде чем использовать какой-то
из перечисленных требуется удостовериться, что он разрешен. Связь видов и форматов документов
в ЭДО прямая: при несоответствии действующим стандартам сведения не будут обработаны и учтены. Например, допустимо обмениваться первичной документацией не в XML. Но при предоставлении в налоговую следует предъявить документы
в соответствии с действующим стандартом.

Основные особенности прописывают в Приказах ФНС РФ:

№ ММВ-7-10/551@ от 30.11.2015;
№ ММВ-7-10/552@ от 30.11.2015;
№ ММВ-7-15/820@ от 19.12.2018;
№ ММВ-7-15/423@ от 27.08.2019;
№ ЕД-7-26/736@ от 12.10.2020.

Если такие документы составлены
в электронной форме, но не по установленным ФНС России форматам, то они распечатываются
на бумаге, заверяются организацией и представляются в налоговый орган. Это отражено в письмах:

– ФНС России от 07.09.2015 № ЕД-4-
   2/15669,
– Минфина России от 11.01.2012 № 03-
   02-07/1-1, от 03.11.2011 № 03-07-11/297,
   от 26.08.2011 № 03-03-06/1/521, от
   14.06.2011 № 03-02-07/1-190.
Особенности форм в ЭДО
Форма — текст документа, то в каком виде он выводится на экран или бумагу при печати. Опять же законом устанавливается жесткий стандарт или выдвигаются рекомендации. Для примера возьмем счет-фактуру, форма которого утверждена Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137.
Особенности форм в ЭДО
Форма — текст документа, то в каком виде он выводится на экран или бумагу при печати. Опять же законом устанавливается жесткий стандарт или выдвигаются рекомендации. Для примера возьмем счет-фактуру, форма которого утверждена Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137.
Форма — текст документа, то в каком виде он выводится на экран или бумагу при печати. Опять же законом устанавливается жесткий стандарт или выдвигаются рекомендации.
Для примера возьмем счет-фактуру, форма которого утверждена Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137.
Отличие формата от формы ЭД
Формат документов для электронного документооборота строго регламентирован, также как и форма. Это касается только тех, которые отправляются в госорганы. В остальных случаях, когда нет утвержденных образцов, следует придерживаться актуальных рекомендаций для корректного оформления.
Отличие формата от формы ЭД
Формат документов для электронного документооборота строго регламентирован, также как и форма. Это касается только тех, которые отправляются в госорганы. В остальных случаях, когда нет утвержденных образцов, следует придерживаться актуальных рекомендаций для корректного оформления.
Формат документов для электронного документооборота строго регламентирован, также как и форма. Это касается только тех, которые отправляются в госорганы.
В остальных случаях, когда нет утвержденных образцов, следует придерживаться актуальных рекомендаций для корректного оформления.

Таблица форматов в ЭДО и основания для
их применения
 
Наименование
Счет-фактура
Акт выполненных работ
Товарная накладная ТОРГ-12
Акт о расхождении по форме ТОРГ-12
Универсальный корректировочный документ (УКД)
Универсальный передаточный документ (УПД)
Формат в ЭДО
.XML
.XML
.XML
.XML
.XML
.XML
Основание (Приказ ФНС)
№ММВ-7-15/820@ от 19.12.2018
№ММВ-7-10/552@ от 30.11.2015
№ММВ-7-10/551@ от 30.11.2015
Приказ ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820
№ММВ-7-15/423@ от 27.08.2019
Приказы 
№ММВ-7-15/820@ от 19.12.2018
Таблица форматов в ЭДО и основания для
их применения
Таблица форматов в ЭДО
и основания для их применения
Наименование
Счет-фактура
Акт выполненных работ
Товарная накладная ТОРГ-12
Акт о расхождении по форме ТОРГ-12
Акт
о расхождении по форме ТОРГ-12
Универсальный корректировочный документ (УКД)
Универсальный передаточный документ (УПД)
Формат в ЭДО
.XML
.XML
.XML
.XML
.XML
.XML
Основание (Приказ ФНС)
№ММВ-7-15/820@ от 19.12.2018
№ММВ-7-10/552@ от 30.11.2015
№ММВ-7-10/551@ от 30.11.2015
Приказ ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820
№ММВ-7-15/423@ от 27.08.2019
Приказы
№ММВ-7-15/820@ от 19.12.2018
Юридическая значимость ЭД
Электронный документооборот аналогичен бумажному. Его также требуется заверить после составления, как и бумажный — то есть подписать. Для этого используют электронную подпись. С ее помощью подтверждают личность, действия и защищают информацию от дальнейших изменений. Бывает трех типов:

  • простая — наименее надежная. Это могут быть логин-пароль, смс-код, которые устанавливают личность;

  • неквалифицированная (НЭП) — уровень защиты гораздо выше. Подходит для обмена документами с контрагентами и внутри компании. 

  • квалифицированная электронная подпись (КЭП) — высокий уровень защиты и она подходит для обмена с госорганами, но выдается только после очной идентификации, то есть визита в удостоверяющий центр.

Подробнее об отличии типов подписей читайте здесь.
Юридическая значимость ЭД
Электронный документооборот аналогичен бумажному. Его также требуется заверить после составления, как и бумажный — то есть подписать. Для этого используют электронную подпись. С ее помощью подтверждают личность, действия и защищают информацию от дальнейших изменений. Бывает трех типов:

  • простая — наименее надежная. Это могут быть логин-пароль, смс-код, которые устанавливают личность;

  • неквалифицированная (НЭП) — уровень защиты гораздо выше. Подходит для обмена документами с контрагентами и внутри компании. 

  • квалифицированная электронная подпись (КЭП) — высокий уровень защиты и она подходит для обмена с госорганами, но выдается только после очной идентификации, то есть визита в удостоверяющий центр.

Подробнее об отличии типов подписей читайте здесь.
Электронный документооборот аналогичен бумажному. Его также требуется заверить после составления, как и бумажный — то есть подписать. Для этого используют электронную подпись. С ее помощью подтверждают личность, действия
и защищают информацию от дальнейших изменений.
Бывает трех типов:

  • простая — наименее надежная. 
  Это могут быть логин-пароль, смс-
  код, которые устанавливают
  личность;

  • неквалифицированная (НЭП) — 
  уровень защиты гораздо выше.
  Подходит для обмена документами 
  с контрагентами и внутри компании. 

  • квалифицированная электронная 
  подпись (КЭП) — высокий уровень
  защиты и она подходит для обмена 
  с госорганами, но выдается только
  после очной идентификации, то есть
  визита в удостоверяющий центр.

Подробнее об отличии типов подписей читайте здесь.
Перевод организации на ЭДО
ЭДО ускоряет обмен юридически значимыми данными между госорганами и партнерами. Для перехода следует выбрать систему электронного документооборота, подключить к системе сотрудников
и закрепить использование во внутренних положениях и нормативах компании.
Перевод организации на ЭДО
ЭДО ускоряет обмен юридически значимыми данными между госорганами
и партнерами. Для перехода следует выбрать систему электронного документооборота, подключить к системе сотрудников и закрепить использование во внутренних положениях
и нормативах компании.
ЭДО ускоряет обмен юридически значимыми данными между госорганами и партнерами. Для перехода следует выбрать систему электронного документооборота, подключить к системе сотрудников
и закрепить использование
во внутренних положениях
и нормативах компании.
Электронный документооборот выполняет те же функции, что
и бумажный, только быстрее. Большинство документов вы можете подписывать в том же виде, в котором составляется документ — просто загрузите документ в систему и нажмите кнопку подписать.
С Nopaper вы сможете перейти на ЭДО за 5 минут. Выпустить подпись онлайн, сразу подписать документ и отправить его контрагенту.
Все это безопасно и юридически значимо.


Хватит читать об ЭДО. Пора пробовать 😉
Электронный документооборот выполняет те же функции, что
и бумажный, только быстрее. Большинство документов вы можете подписывать в том же виде, в котором составляется документ — просто загрузите документ в систему и нажмите кнопку подписать.
С Nopaper вы сможете перейти на ЭДО за 5 минут. Выпустить подпись онлайн, сразу подписать документ и отправить его контрагенту. Все это безопасно и юридически значимо.


Хватит читать об ЭДО. Пора пробовать 😉

Электронный документооборот выполняет те же функции, что
и бумажный, только быстрее. Большинство документов вы можете подписывать в том же виде,
в котором составляется документ — просто загрузите документ
в систему и нажмите кнопку подписать. С Nopaper вы сможете перейти на ЭДО за 5 минут. Выпустить подпись онлайн, сразу подписать документ и отправить
его контрагенту. Все это безопасно
и юридически значимо.


Хватит читать об ЭДО.
Пора пробовать
😉

г. Москва, ИЦ Сколково, Большой бульвар, д. 42, стр. 1, эт. 0, пом. 264, рм 4.

8 800 550-65-30
hello@nopaper.ru