Формат документов в ЭДО: как правильно подготовить электронный документ?
Оглавление
Форматы электронных документов напрямую влияют на то, примут ли документ в ЭДО и смогут ли его обработать госорганы или контрагенты. В статье рассказали, какие форматы используются в электронном документообороте, какие требования к ним устанавливают регуляторы и с какими ошибками сталкиваются при подготовке и отправке электронных документов.
Электронный документооборот: понятие и особенности
Электронный документооборот (ЭДО) — это подписание документов электронной подписью и обмен оригиналами документов через интернет или в локальной сети с использованием специализированных сервисов ЭДО. В сервисах ЭДО можно сформировать ЭП и подписать документ. Оптимизация процесса сокращает расходы на курьеров и почту, освобождает время сотрудников для рабочих задач. Директор, бухгалтер или доверенное лицо может подписать и отправить документ в ЭДО двумя кликами на смартфоне или ПК, а третьим — направить документ контрагенту.
Процесс занимает несколько минут, и оригиналы документа появляются в сервисе сразу — их не нужно ждать.
Второй вариант применения — отправка отчётности в госорганы и подписание формализованных ЭД. В этом случае важно учитывать формат документа, установленный для ЭДО. Если раньше использовали отдельные шаблоны, то сейчас всё больше отчётности готовится по утверждённым образцам. Среди преимуществ цифровизации — снижение количества ошибок, уменьшение влияния человеческого фактора за счёт автоматизации обработки данных и сокращение времени обмена.
Что такое формат электронного документа и зачем он нужен
Формат электронного документа — это способ технического описания данных: как именно информация записана, структурирована и передана в цифровом виде. В ЭДО формат определяет, сможет ли система корректно прочитать документ и проверить его по установленным правилам.
При обмене документами формат влияет на приём и обработку данных. Например, для отчётности и учётных документов используются форматы с фиксированной структурой, такие как XML. Если формат не соответствует требованиям, документ не проходит автоматическую проверку и не принимается системой ЭДО или госорганом.
Виды электронных документов в ЭДО
Электронный документ (ЭД) — документированная информация, заверенная электронной подписью и существующая только в цифровой среде — в электронной платформе ЭДО. Электронные документы передают через интернет или локальную сеть. Благодаря этому скорость обмена и обработки информации существенно выше, чем при работе с бумажными носителями.
На основе разных критериев электронные документы разделяют на виды.
Особое внимание нужно уделять формам и форматам ЭДО при подготовке отчётности в государственные органы. Если документ не соответствует утверждённым нормам и формату электронного документа, его могут не принять. Например, при отправке отчётности в налоговую ошибка в формате приводит к тому, что документ не зачтут при расчёте налогов.
Виды ЭД по способу создания
ЭД имеют различную юридическую силу в зависимости от того, каким образом были созданы. Одни электронные документы можно использовать в ЭДО при взаимодействии с ФНС или СФР, другие подходят только для внутреннего документооборота.
Выделяют два типа ЭД по способу создания:
- Цифровые ЭД — созданные изначально в электронном виде.
- Сканы документов (электронные образы) — бумажные документы, преобразованные в цифровой вид путём сканирования.
В большинстве случаев госорганы признают только оригиналы цифровых ЭД.
Электронные образы документов могут приниматься, если они заверены электронной подписью, и только для отдельных видов документов. Например, согласно пункту 2 статьи 69 Налогового кодекса РФ и письму ФНС России от 09.12.2022 № ЗГ-3-26/13861, если документ в электронной форме составлен не по установленным форматам ФНС, при истребовании в рамках налоговых проверок его представляют на бумаге — в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа электронной подписью. Аналогичная позиция изложена в письме ФНС России от 11.12.2017 № ЕД-4-15/25048.
Копии также могут быть представлены в ФНС в виде пакета сканированных документов, подписанного усиленной электронной подписью.
Сканы без заверения на бумаге или без электронной подписи — неподходящий формат для передачи документов в государственные органы через ЭДО.
Требования к форматам электронных документов и кто их устанавливает
Требования к форматам электронных документов устанавливают государственные органы и регуляторы. Для налоговых и учётных документов ключевую роль играет ФНС, которая утверждает допустимые форматы и структуру данных.
Форматы и правила их применения закрепляются в приказах и разъяснениях ФНС. Например, для отчётности и отдельных первичных документов используются формализованные форматы, такие как XML, с фиксированным набором полей и требований к заполнению. Несоблюдение этих требований приводит к отклонению документа на этапе приёма в системе ЭДО или у госоргана.
Виды электронных документов по наличию действующих стандартов
Формы документов в ЭДО — это утверждённые требования к оформлению. При отправке документов в госорганы можно столкнуться с установленными форматами электронных документов. Чтобы передать особенности, разрабатывают правила оформления и содержания ЭД.
В них прописывают процесс создания, заполнения и обмена электронных документов. Правила устанавливаются нормативными актами. В зависимости от наличия действующих требований ФНС выделяют формализованные и неформализованные ЭД.
Формализованные ЭД
Такие электронные документы передают через оператора ЭДО. Документы заполняют строго по установленным требованиям, сохраняя структуру и формат. Если требования нарушены, документ не примут в ФНС или не учтут при расчёте налога и подтверждении права на вычет.
Неформализованные ЭД
Для неформализованных электронных документов жёстких требований к формату нет. Закон допускает свободное оформление и позволяет участникам документооборота использовать собственные шаблоны. При формировании бухгалтерской отчётности ориентируются на закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», где закреплены требования к содержанию документов.
Технические особенности и структура электронных документов
Структура электронных документов задаёт порядок и формат представления данных. В системах ЭДО она должна соответствовать утверждённым требованиям, чтобы документ прошёл автоматическую проверку.
Для отчётности и учётных документов применяется XML. В этом формате каждый элемент имеет фиксированное место и тип данных. Нарушение структуры приводит к ошибкам при обработке и отклонению документа.
Для отдельных документов требования закреплены в нормативных актах ФНС. Проверяется не только содержание, но и технические параметры: состав полей, обязательные элементы, их последовательность.
Также учитываются параметры кодировки, допустимые символы и формат электронной подписи. Эти характеристики влияют на корректность чтения документа и его передачу через оператора ЭДО.
Особенности форматов документов в ЭДО
Основное назначение форматов документов в ЭДО — регламентация внутренней структуры файла. Формат электронного документа включает упорядоченный набор данных, удобных для хранения и автоматической обработки в системах ЭДО.
В отдельных случаях формат электронных документов обозначает закодированную текстовую информацию, которая отвечает за представление данных в ЭД. Единым форматом для учётных документов является XML. Для отсканированных копий электронных документов используют JPG, TIFF, PDF, PNG. Перед применением любого из перечисленных форматов электронных документов нужно убедиться, что он разрешён для использования в ЭДО.
Вид и формат документа связаны напрямую: если электронный документ не соответствует действующим стандартам и требованиям к формату электронных документов, сведения не обработают и не учтут. Например, первичной документацией можно обмениваться не в формате XML, но при предоставлении электронных документов в налоговую требуется соблюдать установленный формат ФНС.
Ошибки и проблемы с форматами электронных документов
Нарушение формата электронного документа приводит к сбоям при автоматической проверке в системе ЭДО. Документ не проходит валидацию, если структура файла, набор полей или тип данных не соответствуют установленным требованиям.
При передаче документов в госорганы ошибки формата приводят к непринятию или отклонению. Например, если отчётность или первичный документ направлены не в утверждённом формате ФНС, система не принимает файл для обработки.
В ряде случаев документ возвращают отправителю для исправления. Возврат возможен как на стороне оператора ЭДО, так и на стороне принимающего органа, если формат не соответствует нормативным требованиям или содержит технические ошибки.
Исправление таких ошибок требует повторной подготовки документа с соблюдением установленного формата и структуры.
Как отправить документы в электронном формате и избежать ошибок
При отправке документов через ЭДО учитывают формат, установленный для конкретного типа документа. Для отчётности и формализованных ЭД используют утверждённые форматы, например XML, для неформализованных — допустимые форматы электронных файлов, разрешённые оператором ЭДО и принимающей стороной.
Перед отправкой проверяют структуру документа, наличие обязательных полей и корректность электронной подписи. Документ должен соответствовать требованиям регулятора и правилам приёма в системе ЭДО, иначе он не пройдёт автоматическую проверку.
Также учитывают, кому направляется документ. Для госорганов действуют более жёсткие требования к формату и структуре, чем для обмена между контрагентами. Несоответствие этим требованиям приводит к отклонению или возврату документа.
Итоги по форматам электронных документов в ЭДО
- Формат электронного документа задаёт структуру и способ представления данных в ЭДО.
- Для электронных документов применяются разные форматы в зависимости от их вида и назначения.
- Формализованные электронные документы оформляются по утверждённым стандартам.
- Неформализованные электронные документы допускают свободное оформление.
- Для отчётности и части первичных документов используются форматы, установленные ФНС, включая XML.
- Документы с нарушением установленного формата не принимаются системой ЭДО или госорганами.
- Юридическая значимость электронных документов обеспечивается электронной подписью.
Электронный документооборот выполняет те же функции, что и бумажный, только быстрее.
Большинство документов можно подписывать в том виде, в котором они составлены — загрузите файл в систему и нажмите кнопку «подписать».
С Nopaper вы сможете перейти на ЭДО за 5 минут: выпустить подпись онлайн, подписать документ и отправить его контрагенту. Всё это безопасно и юридически значимо.
Часто задаваемые вопросы о форматах электронных документов
Что такое формат электронного документа в ЭДО?
Это установленная структура и способ представления данных, по которым система ЭДО обрабатывает документ.
Какие форматы электронных документов используются чаще всего?
Для формализованных документов и отчётности — XML. Для электронных образов документов — PDF, TIFF, JPG и PNG, если они допустимы для ЭДО.
Почему документ могут не принять в ЭДО или госоргане?
Причина — несоответствие установленному формату, структуре или требованиям регулятора.
Чем формализованные ЭД отличаются от неформализованных?
Формализованные ЭД оформляются по утверждённым стандартам. Неформализованные допускают свободное оформление.
Можно ли передавать сканы документов через ЭДО?
Можно, если формат допустим и документ заверен электронной подписью. Для госорганов действуют дополнительные ограничения.
От чего зависит юридическая значимость электронного документа?
От наличия электронной подписи и соблюдения требований к формату электронного документа.
Больше на эту тему
Советуем почитать
