«Это не моя подпись»: как работодателю в суде доказать получение и подписание электронного документа сотрудником
Оглавление
Электронная почта для обмена кадровыми документами: судебная практика
Обычно в компании есть корпоративная электронная почта или мессенджер. Там мы общаемся, решаем рабочие вопросы, а ещё отправляем сканы документов друг другу. Является ли такой обмен юридически значимым?
Судебная практика по этому вопросу противоречивая. Наиболее спорным остается проблема идентификации лица при обмене посредством электронной почты и мессенджера, а также состав доказательной базы: неизменность отправленного документа, времени отправки и получения.
Если для ознакомления сотрудника с документом работодателю не нужна его подпись, то можно сделать это по электронной почте или в личном кабинете сотрудника на корпоративном сайте работодателя, если такой порядок обмена документами установлен локальным нормативным актом работодателя.
В этом случае суды признают доказанным факт доведения до работника документов в электронной форме. Например, в решении Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 13.12.2022 по делу №88-19520/2022, 2-415/2022 суд признал доказанным факт ознакомления работника с приказом и уведомлением об отстранении от работы, направленными по служебной электронной почте, поскольку в учреждении имеется локальный акт, согласно которому электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажном носителе.
В Апелляционном определении Московского городского суда от 22.05.2019 №33-22466/2019 работник направил заявление об отзыве заявления об увольнении на электронную почту организации, суд пришел к выводу, что работник надлежащим образом уведомил работодателя о намерении продолжить трудовые отношения.
Однако встречаются и обратные случаи, когда наличия одних лишь скан-копий документов недостаточно.
Документами, которые требуют подписи сотрудника, например, приказами об увольнении, лучше обмениваться в ЭДО. Потому что:
→ на судебную практику может оказать влияние появление статей 22.1-22.3 Трудового кодекса РФ. Эти статьи предполагают использование электронной подписи для обмена кадровыми документами.
→ суду может быть недостаточно представленных доказательств, поскольку при обмене документами по электронной почте нельзя гарантировать неизменность документа, сообщения.
Документы, которые требуют подписи сотрудника, стоит подписывать через систему кадрового ЭДО. Использование КЭДО поможет подписать документ дистанционно, безопасно и юридически значимо. А главное, у вас будет больше уверенности в том, кто подписал документ.
Прим: некоторые документы необходимо дублировать или подписывать только на бумаге. К ним относятся: журналы инструктажей по охране труда, приказы на увольнение.
Суды и КЭДО: как с помощью сервиса кадрового ЭДО доказать, кто и когда подписал документ?
Суд признает недействительным документ, если факт его подписания сотрудником и работодателем нельзя доказать. Чтобы подписывать документы через КЭДО, работодатель должен создать локальные нормативные акты, уведомить сотрудников и взять у них согласие на переход на КЭДО.
Без этих документов переход на КЭДО будет считаться недействительным.
Какие документы подготовить, чтобы юридически значимо перейти на КЭДО?
Для того, чтобы перейти на КЭДО законно, работодателю необходимо подготовить:
- Локальный нормативный акт о вводе ЭДО. В нём обязательно укажите:
→ Через какую информационную систему будет организован электронный документооборот работодателя, и как сотрудник получит к ней доступ.
→ С какими документами вы будете работать через КЭДО, и с какими сотрудниками их подписывать.
→ Когда вы сообщите работникам о переходе на электронный документооборот и когда введёте КЭДО в работу.
- Локальный нормативный акт о порядке осуществления электронного документооборота в кадровой службе. Он может быть оформлен как приложение к ЛНА об ЭДО. В нём пропишите:
→ Дату, до которой сотрудник должен подписать или отклонить электронный документ.
→ Порядок работы с системой: кто и когда будет проводить обучение.
→ Исключения. Напишите, в каких ситуациях электронный документ может быть оформлен на бумаге.
→ Порядок работы с профсоюзом. Могут возникнуть спорные ситуации, в которых к руководству обратится выборный орган профсоюза. Предусмотрите, как будете работать с ними.
- Уведомление и согласие сотрудников.
Это информация работодателя об отказе от бумажного обмена документами и перехода на электронный кадровый документооборот. Сотрудники должны в письменной форме согласиться на нововведения. Если у сотрудника нет стажа работы, он впервые трудоустроен с 2022 года, то его согласие на кадровый электронный документооборот не требуется.
Эти документы помогут доказать, что работник согласился обмениваться с вами документами в электронном виде. Но может случиться так, что сотрудник пытается оспорить факт выпуска и подписания документа.
С дистанционными сотрудниками можно сразу обмениваться документами через электронный документооборот. Дистанционная работа уже подразумевает взаимодействие работника и работодателя через интернет с возможность обмена электронными документами.
Если вы ранее принимали локальный нормативный акт о КЭДО, но в нём не прописано, что он распространяется на дистанционных работников, то вам не нужно ознакамливать их с локальным актом и брать у них согласие на КЭДО.
Как тип электронной подписи помогает доказать подписание документов?
Работник может утверждать, что:
→ ему не выдавали подпись;
→ электронный документ подписал не он, а другой сотрудник;
→ документ изменили после подписания.
Возможность доказать, кто и что подписал с помощью электронной подписи (ЭП), зависит от вида электронной подписи. Существует три вида электронной подписи: простая ЭП (ПЭП), неквалифицированная ЭП (НЭП) и квалифицированная ЭП (КЭП).
ПЭП. Простая электронная подпись
Технически это SMS и PUSH-коды, одноразовые пароли, которые вам присылают для подтверждения личности. У такого типа подписи низкий уровень безопасности — непонятно кто и на что таким кодом согласился, и не менялся ли документ после подписания. Такой подписи достаточно, например, чтобы оформить заявление на отпуск.
НЭП. Усиленная электронная подпись
Технически эта подпись образовывается путём криптографического преобразования. Это значит, что она защищена и подтверждает, что документ подписал именно сотрудник. Такой подписью сотрудник может подписать 99% кадровых документов, в том числе и трудовой договор.
КЭП. Квалифицированная электронная подпись
Это самая сложная и защищённая подпись, она нужна работодателю, чтобы подписывать трудовые договоры, договоры материальной ответственности.
Для работника достаточно неквалифицированной электронной подписи, поэтому остановимся на этом виде подписи подробнее. Сейчас 90% сервисов КЭДО предлагают облачную неквалифицированную подпись. Электронная подпись на облаке — когда подпись хранится на ресурсах сервиса КЭДО или удостоверяющего центра, а чтобы ею воспользоваться, необходимо ввести код из смс.
Из-за использования смс-кода, такая подпись менее безопасна, так как смс можно перехватить или назвать коллеге, а тот по ошибке подпишет другой документ. И такой случай уже был.
Существует и другой тип подписи, более безопасный — мобильная НЭП. В отличие от облачной, мобильная НЭП выпускается и хранится на смартфоне сотрудника. Чтобы её получить необходимо отсканировать паспорт и пройти Liveness-тест. Этот тест позволяет определить, что подпись выпускает живой человек, и что это тот же самый человек, что и в паспорте. Это позволяет собрать большую доказательную базу.
Сервис кадрового документооборота Nopaper выпускает для сотрудников мобильную НЭП. Во время выпуска и подписания документа через сервис собирается доказательная база из 70 параметров, которые помогают определить: с какого устройства и кем выпущена подпись, когда и где подписан документ. А также после выпуска подписи пользователь подписывает акт признания ключа, в котором подтверждает, что именно он выпустил эту подпись.
Доказательная база в сервисе КЭДО: что нужно запросить у сервиса КЭДО, если работник подал в суд
В случае возникновения трудового спора в компании, где есть КЭДО, в качестве доказательной базы:
– запросите лог-файлы, подтверждающие работу конкретного пользователя в системе.
Лог-файл — информация о поведении пользователя в системе. Например, на основе этой информации можно доказать, что сотрудник был зарегистрирован в системе, исполнял или не и исполнял свои обязанности, или восстановить хронологию событий.
Запросите у разработчиков сервиса данные, и предоставляйте в суд выгрузку лог-файлов (журнал), подписанный владельцем сервиса.
Выгрузки лог-файлов принимаются судами в качестве доказательств, например, в Решении Вязниковского городского суда (Владимирская область) от 1 июля 2014 г. по делу № 2-1113/2014 суд сделал вывод о фактическом выполнении бухгалтером трудовых обязанностей «на основании данных, содержащиеся в файлах регистрации работы в СЭД».
– запросите проверку электронной подписи в документе. Проверка поможет доказать, что документ подписан именно владельцем электронной подписи и что документ не меняли после подписания.
Запросите информацию, как осуществляется проверка электронной подписи в вашем сервисе, и предоставляйте в суд протокол проверки электронного подписи.
– проверьте, все ли документы для перехода на КЭДО подписаны с сотрудником. КЭДО вводится работодателем на основании локальных нормативных актов и согласия сотрудников. Шаблоны документов скачивайте по ссылке.
Наши юристы проконсультируют вас по кадровому электронному документообороту и помогут перейти на КЭДО юридически значимо.
Чтобы записаться на консультацию, оставляйте заявку
