Чтобы оптимизировать документооборот есть системы ЭДО, которые позволяют работать с документами в электронном формате — отправлять, подписывать и хранить. Обычно использовать их для кадровых документов довольно сложно из-за законодательных ограничений и сложности выпуска подписи для сотрудников. Но мы нашли решение, которое позволило нам выводить сотрудников за один день. Подробнее в этой статье.

Artsofte — это IT-компания из Екатеринбурга. Мы развиваем пять B2B-продуктов и параллельно прорабатываем новые гипотезы и проекты.

Раньше у нас команда была сосредоточена в Екатеринбурге, все работали в офисе. Но со стремительным ростом это стало нас сильно ограничивать — специалистов мало, рынок перегрет.

Тогда мы, как и многие другие компании, расширили границы — теперь наша команда рассредоточена по миру. У нас гибридный формат работы, много удаленных сотрудников со всей России, СНГ и зарубежья.

Гибридный формат дает нам широкий выбор специалистов и вариации по уровню зарплаты. Но есть и сложности — это обмен документами. Чтобы подписать трудовой договор, а потом заявление на отгул или отпуск, нужно отправлять к каждому курьера. В сценарии Москва-Екатеринбург это еще не страшно, а вот Тайланд-Екатеринбург — неудобно.

При удаленном сотрудничестве между вами меньше доверия на старте. И пока у сотрудника нет подписанных документов — у него есть страх, что компания его обманет. Поэтому нужен способ подписать все сразу же.

Стандартно есть три способа подписывать документы с удаленными сотрудниками:

— Почта РФ это долго.
— Доставка курьером это дорого. И в зависимости от страны тоже может быть долго.
— Обмен скан-копиями не имеет юридической силы. Это то же самое, что ничего не подписывать.

В чем тут суть — есть разные типы подписи: простая, неквалифицированная и квалифицированная. Чтобы оформить квалифицированную — нужно лично посетить удостоверяющий центр.
И стоить ее выпуск будет в среднем 3000 рублей + один рабочий день сотрудника.

Выпускать всем сотрудникам КЭП — невыгодно и неудобно, а для сотрудников за границей просто невозможно. Удостоверяющие центры есть только на территории РФ.

Гибридный вариант, когда сотрудник подписывает договор неквалифицированной, а работодатель — квалифицированной, решил бы эту проблему. Но пока ни у одной подходящей системы ЭДО нет технической возможности совмещать разные типы подписи в одном документе.

Мы внедрили систему ЭДО собственной
разработки — сервис Nopaper

Nopaper — это система документооборота со встроенной мобильной подписью. Сотрудник в любой точке мира скачивает приложение, по паспорту и через камеру телефона подтверждает личность
и выпускает себе подпись. Все это занимает у него минут 5. И после этого может в этом же приложении за один клик подписывать документы от работодателя.

Эйчары работают в веб-версии сервиса, загружают все документы
и отправляют на подпись и руководителю, и сотруднику.

В декабре в нашем сервисе можно будет подписывать один документ двумя типами подписи — и тогда мы сможем подписывать в нем трудовые договоры с дистанционными сотрудниками. А пока…

Иногда мы оформляем отношения по ГПХ, или через договор
с самозанятыми и ИП. Когда сотрудники в другой стране — это единственный честный вариант, ведь мы никак не можем обеспечить им рабочее место и соцпакет.

— Работаете с человеком проектно: до 3 месяцев с конкретным результатом.
— Хотите работать с человеком, который уехал из России дольше,
чем на 6 месяцев.
— Делите сотрудника с другими компаниями: по сути постоянно сотрудничаете с фрилансером и вы для него один из клиентов, в штат к вам он не хочет.

Для оформления таких взаимоотношений достаточно уровня подписи
в Nopaper, и это сильно упрощает жизнь всем удаленным сотрудникам. Им не нужно ничего отправлять, принимать документы, ждать — с ними сразу заключается полноценный юридически значимый договор.

Кейс: как сммщику в Тайланде подписывать акты, чтобы не остаться без оплаты

И для него ежемесячное подписание актов всегда было проблемой —
он не мог выпустить себе электронную подпись, потому что в Таиланде
не действует российское законодательство, нет российских удостоверяющих центров. Ему приходилось искать доставки, самостоятельно их оплачивать.

В ноябре 2021 Госдума одобрила законопроект, который предполагает внести в ТК РФ новую статью 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений». Это расширит возможности применения ЭДО в работе с кадрами.

Ключевая выгода перевода подписания в электронный формат это то,что сотрудники подписывают заявления вовремя.

Часто сотрудники кладут заявление на стол руководителю и думают, что на этом задача выполнена. А руководители заняты, они могут не увидеть, забыть, потерять эту бумажку.

Страдает сначала HR-специалист, который не получил заявление вовремя, не передал его в бухгалтерию, и у него едут все сроки. А потом на проверках где-то что-то не сходится и компания может получить штраф.

У сотрудника рожала жена. Это не предугадать. Он в 5 утра едет с ней в роддом и прямо оттуда в приложении шлет HR заявления на отгул и на последующий отпуск.

Конечно, мы бы и без заявления пошли бы навстречу сотруднику и без заявления что-то бы придумали. Но гораздо удобнее, когда и человеку не нужно никуда ходить, и все заявления сразу подписаны и уже есть у HR с нужными датами. И никому не нужно об этом помнить.

1. Пока мы не уверены, что мы сможем сохранить безбумажность
и что нам не придется распечатывать электронные документы
для проверок.

Когда приходит проверка, она сильно зависит от конкретного проверяющего, от человека, его настроения и взглядов. Наши HR уже говорят, что для проверок они все равно все распечатают, они боятся, что если вместо толстой пачки бумаг дать проверяющему ссылки на электронные архивы — к ним будет гораздо больше вопросов.

2. Не все сотрудники готовы поддерживать переход и меняться.
​
Людям трудно делать что-то привычное по-новому, даже у нас в IT-компании, когда мы переходим на свое же решение, люди приходят и говорят: «Распечатай мне бумагу и я подпишу, я не понял, что там нужно делать».

Мы решаем эти проблемы — развиваем решение и делаем его удобнее, чтобы у сотрудников не было объективных сложностей в работе с ним. Но что еще важнее — это слаженность на уровне менеджмента. Все руководство поддерживает переход на Nopaper и не подписывает документы другим способом, если электронное подписание возможно.

И, конечно, важно доносить до сотрудников, почему это важно и почему так будет лучше для всех. Ведь с ЭДО сотрудники не будут зависеть от графика руководителя, чтобы подписать заявление. Чтобы пойти
в отпуск нужно будет вовремя нажать пару кнопок, и все.

Nopaper это решение для документооборота в целом, но мы будем усиливать его в разрезе работы с кадровыми документами. В ближайшее время мы внедрим:

— Поддержку сторонней КЭП подписи в приложении.

Так один документ можно будет подписать КЭП со стороны работодателя, и НЭП со стороны сотрудника. Тогда найм дистанционных сотрудников можно будет проводить через Nopaper не только по ГПХ, но и как трудовой договор.

— Подписание всех типов документов.

Вместе с появлением КЭП в сервисе мы расширим возможности работы с кадровыми документами, тогда в Nopaper можно будет подписать практически все.

Чтобы подробнее изучить ограничения и судебную практику
по ведению кадровых документов в электронном виде — скачайте памятку от наших юристов.

Если ваш персонал в разных городах и офисах, половина штата работает дистанционно, и вы устали собирать их подписи — переходите на электронный документооборот с Nopaper. Это легко, безопасно
и юридически значимо.

• Бесплатный выпуск подписи для сотрудников 
• Подписание из мобильного приложения за два клика 
• Удобная веб-версия для работы специалиста по кадрам