Как оптимизировать кадровый документооборот и моментально подписывать документы с сотрудниками? Кейс Artsofte
Чтобы оптимизировать документооборот есть системы ЭДО, которые позволяют работать с документами в электронном формате — отправлять, подписывать и хранить. Обычно использовать их для кадровых документов довольно сложно из-за законодательных ограничений и сложности выпуска подписи для сотрудников. Но мы нашли решение, которое позволило нам выводить сотрудников за один день. Подробнее в этой статье.
HR-кейс: почему нам важно подписывать документы сразу
Artsofte — это IT-компания из Екатеринбурга. Мы развиваем пять B2B-продуктов и параллельно прорабатываем новые гипотезы и проекты.
Галерея
Продукты быстро растут, по каждому из них мы составляем план развития и понимаем, насколько нам нужно расширить команду. Сейчас у нас 300 сотрудников и 50 открытых вакансий в месяц.
Раньше у нас команда была сосредоточена в Екатеринбурге, все работали в офисе. Но со стремительным ростом это стало нас сильно ограничивать — специалистов мало, рынок перегрет. Тогда мы, как и многие другие компании, расширили границы — теперь наша команда рассредоточена по миру.
У нас гибридный формат работы, много удаленных сотрудников со всей России, СНГ и зарубежья. Гибридный формат дает нам широкий выбор специалистов и вариации по уровню зарплаты. Но есть и сложности — это обмен документами. Чтобы подписать трудовой договор, а потом заявление на отгул или отпуск, нужно отправлять к каждому курьера. В сценарии Москва-Екатеринбург это еще не страшно, а вот Таиланд-Екатеринбург — неудобно.
При удаленном сотрудничестве между вами меньше доверия на старте. И пока у сотрудника нет подписанных документов — у него есть страх, что компания его обманет. Поэтому нужен способ подписать все сразу же.
Как организовать документооборот с удаленщиками
Стандартные способы
Стандартно есть три способа подписывать документы с удаленными сотрудниками:
- Почта РФ.
- Экспресс-доставка курьером.
- Обмен скан-копиями.
Но ни один из них нам не подходил:
- Почта РФ это долго.
- Доставка курьером это дорого. И в зависимости от страны тоже может быть долго.
- Обмен скан-копиями не имеет юридической силы. Это то же самое, что ничего не подписывать.
Что насчет ЭДО?
Стандартный подход
По закону с дистанционными работниками трудовой договор можно подписать и в электронном виде, но должна использоваться квалифицированная электронная подпись — со стороны работодателя обязательно именно КЭП, со стороны сотрудника может быть и неквалифицированная (НЭП).
В чем тут суть — есть разные типы подписи: простая, неквалифицированная и квалифицированная. Чтобы оформить квалифицированную — нужно лично посетить удостоверяющий центр. И стоить ее выпуск будет в среднем 3000 рублей + один рабочий день сотрудника.
Выпускать всем сотрудникам КЭП — невыгодно и неудобно, а для сотрудников за границей просто невозможно. Удостоверяющие центры есть только на территории РФ.
Мобильный электронный документооборот
Мы внедрили систему ЭДО собственной разработки — сервис Nopaper.
Nopaper — это система документооборота со встроенной мобильной подписью. Сотрудник в любой точке мира скачивает приложение, по паспорту и через камеру телефона подтверждает личность и выпускает себе подпись. Все это занимает у него минут 5. И после этого может в этом же приложении за один клик подписывать документы от работодателя.
Эйчары работают в веб-версии сервиса, загружают все документы и отправляют на подпись и руководителю, и сотруднику.
Если сотруднику нужно взять отпуск или уйти на больничный, он формирует документ в приложении и направляет руководителю на подпись. Раз-два и завтра выходной 
В Nopaper можно подписывать трудовой договор. Если у вашей компании есть КЭП, её можно использовать в Nopaper. Вы можете предложить сотруднику скачать приложение Nopaper и выпустить НЭП, а со своей стороны работодателя подписать документ КЭП. Это быстрее и дешевле, чем выпускать для каждого сотрудника КЭП.
Как Nopaper прямо сейчас помогает нам в найме и в работе с сотрудниками
Сейчас с помощью Nopaper в компании подписывают все кадровые документы, за исключением приказов на увольнение (по требованию закона приказ на увольнение необходимо подписывать или дублировать на бумаге: ст. 22.1–22.3 ТК РФ).
Дистанционных сотрудников с приказом на увольнение можно ознакомить электронно, но потом продублировать его на бумаге и отправить работнику заказным письмом в течение 3 дней (ст. 312.8 ТК РФ)
После перехода на КЭДО у кадрового специалиста уходит меньше времени на подписание документов и объяснения, что и куда писать. И директора по всем этажам офиса искать не надо — документы приходят ему в приложение.
«Когда мы работали с бумажным документооборотом, я тратила уйму времени, чтобы оставить подсказки на стикерах для сотрудников. После перепроверить, всё ли верно внесли (иногда стикеры не спасали). Теперь я сама заполняю необходимую информацию в документах и отправляю коллеге в приложение на подписание»
Новичкам стало проще: в первый день они не переживают, что неправильно заполнят документы, а спокойно читают трудовой договор и нажимают кнопку «Подписать».
«Для меня нажать кнопку намного проще, чем заполнять что-то от руки, а потом объяснять специалисту, какую цифру я тут поставила. В Artsofte я заранее скинула сканы всех документов, за меня всё заполнили, мне оставалось только зайти в Nopaper и подписать необходимые документы»
«Я работаю на удаленке, и раньше мне приходилось специально ехать в офис, чтобы подписать заявление на отгул или отпуск. Это неудобно. Приходилось перестраивать график, ехать с ноутбуком и работать в офисе или отрываться на два часа в разгар рабочего дня, чтобы съездить и подписать бумажку. Иногда по несколько дней откладывал, просто потому что не успевал выехать. А вчера я подписал заявление лежа в кровати через Nopaper. Спустя 5 минут его уже согласовали»
«В переходе на КЭДО есть огромный плюс — нам больше не нужно оформлять документы задним числом, всё подписываем за один день :) А ещё мы сэкономили на бумаге, упростили работу эйчаров, кадровиков и справились с сопротивлением сотрудников»
Со специалистами на ГПХ тоже обмениваемся документами через Nopaper
Один из наших внештатных SMM-специалистов много ездит по миру, сейчас живет в Таиланде. Он работает не только с нами, ведет несколько клиентов.
И для него ежемесячное подписание актов всегда было проблемой — он не мог выпустить себе электронную подпись, потому что в Таиланде не действует российское законодательство, нет российских удостоверяющих центров. Ему приходилось искать доставки, самостоятельно их оплачивать.
Без подписания он не мог получить оплату. Так как все эти доставки идут долго — он отправлял сканы и просил провести оплату по ним. Но и сканер нужно было каждый месяц искать.
Nopaper стал для него решением — он смог выпустить себе подпись, и теперь и с нами, и с другими клиентами подписывает договоры, доп. соглашения и акты в нем.
Тоже работаете с удаленными сотрудниками?
Если ваш персонал в разных городах и офисах, половина штата работает дистанционно, и вы устали собирать их подписи — переходите на электронный документооборот с Nopaper. Это легко, безопасно и юридически значимо.
- Бесплатный выпуск подписи для сотрудников
- Подписание из мобильного приложения за два клика
- Удобная веб-версия для работы специалиста по кадрам
Узнать больше про Nopaper
