Релокация сотрудников: что это, как оформить и не потерять команду

Ваш лучший разработчик переезжает в Казань. Финансовый директор уезжает в Турцию. Менеджер по продажам хочет работать из Сочи. Ещё пару лет назад это звучало как увольнение, но сейчас — как повседневная задача HR-специалиста. Люди переезжают, а бизнес-процессы не должны останавливаться.

Релокация сотрудников — процесс, который затрагивает документы, налоги, трудовое законодательство и, конечно, человеческие отношения. Если оформить переезд правильно, компания сохранит ценного специалиста. Если нет — потеряет и человека, и время.

Кратко: Релокация — это перемещение сотрудника в другой город или страну по причинам, связанным с работой. При переезде внутри страны оформляется допсоглашение о дистанционной работе. При переезде за границу на ПМЖ — рекомендуется ГПХ. Документы можно подписать электронно через КЭДО — сотруднику достаточно смартфона, даже если он уже за 1000 км.

Что такое релокация сотрудников

Релокация сотрудников — это перемещение работника в другой город или страну по причинам, связанным с работой. Переезд может быть как долгосрочным (на несколько лет или навсегда), так и временным (на период проекта или командировки).

Инициатива может исходить с двух сторон:

• От компании — открытие нового филиала, перевод в региональный офис, нехватка специалистов в конкретном городе, объединение подразделений
• От сотрудника — личные обстоятельства, желание жить в другом городе или стране, семейные причины

В трудовом законодательстве релокация описана как «перевод на работу в другую местность вместе с работодателем» (ст. 72.1 ТК РФ). Перевод допускается только с письменного согласия работника — заставить переехать нельзя.

Когда релокация оправдана

Компании прибегают к релокации в нескольких ситуациях:

1. Нет подходящего специалиста на месте — нужный человек живёт в другом городе, а удалёнка не подходит
2. Компания открывает филиал — нужен проверенный сотрудник, который наладит процессы
3. Сотрудник сам хочет переехать — и компания готова сохранить его в команде
4. Компания переезжает — и предлагает ключевым сотрудникам переехать вместе

По данным исследования Работа.ру, 79% россиян готовы рассмотреть возможность релокации. Главный аргумент — рост зарплаты (79% опрошенных), на втором месте — обеспечение жильём (76%).

Плюсы и минусы релокации для компании

Как работать с удаленными сотрудниками
в 2026 году?

Получите чек-лист и шаблоны документов
по организации работы с удалёнщиками.

Получить материалы

Что входит в релокационный пакет

Релокационный пакет — это набор компенсаций и мер поддержки, которые компания предоставляет сотруднику при переезде. Его содержание зависит от масштаба релокации, должности и договорённостей сторон.

Обязательные компенсации (по закону)

Согласно ст. 169 ТК РФ, при переезде на работу в другую местность по предварительной договорённости с работодателем компания обязана компенсировать:

• Расходы на переезд работника и членов его семьи
• Провоз имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет транспорт)
• Расходы по обустройству на новом месте жительства

Порядок и размеры возмещения определяются коллективным договором, локальным нормативным актом или соглашением сторон трудового договора.

Дополнительные элементы пакета

Помимо обязательных компенсаций, компании часто включают в пакет:

Совет: адаптируйте пакет под конкретного человека. Сотруднику с семьёй важнее школа и ДМС на детей, одинокому специалисту — быстрый поиск жилья и билеты домой.

Как оформить релокацию сотрудника — пошаговая инструкция

Оформление релокации — процесс, который состоит из нескольких этапов. Разберём каждый.

Шаг 1. Уведомить сотрудника

Если инициатива переезда исходит от компании, работодатель обязан уведомить сотрудника в письменной форме минимум за 2 месяца до предполагаемого переезда (ст. 74 ТК РФ). Если сотрудник сам просит о переводе — срок уведомления не требуется.

Важно: предупреждайте раньше — дайте человеку месяц на размышления до официального уведомления. Неожиданное «через два месяца вы переезжаете» — верный способ получить отказ.

Шаг 2. Определить формат работы

Вместе с сотрудником решите, как будет строиться работа после переезда:

• Перевод в другой офис — сотрудник переезжает и работает очно в новом филиале
• Дистанционная работа — сотрудник переезжает, но продолжает работать удалённо из нового города
• Комбинированный формат — часть времени в офисе, часть — удалённо

От выбранного формата зависит, какие документы нужно оформить.

Шаг 3. Подготовить документы

Документы при релокации сотрудника зависят от ситуации:

При переводе в другой офис:

1. Дополнительное соглашение к трудовому договору (новое место работы, должность, зарплата, условия)
2. Приказ о переводе работника (форма Т-5 или свободная форма)
3. Запись в трудовую книжку (если бумажная)

При переходе на дистанционную работу:

1. Допсоглашение о дистанционной работе (место работы — город сотрудника, порядок взаимодействия, оборудование, отчётность)

При переходе на ГПХ (если сотрудник уезжает за рубеж на ПМЖ):

1. Соглашение о расторжении трудового договора
2. Договор гражданско-правового характера (ГПХ) с новыми условиями

Шаг 4. Организовать переезд

После оформления документов HR-специалист решает логистические вопросы:

• Организовать перелёт/переезд (билеты, перевозка вещей)
• Помочь с жильём (поиск, аренда, заселение)
• Оформить ДМС в новом регионе
• При переезде с семьёй — помочь с школой, детским садом
• Назначить куратора/ментора на новом месте

Шаг 5. Подписать документы

Все перечисленные документы можно подписать электронно — через КЭДО. Это особенно важно, если сотрудник уже переехал и физически не может приехать в офис.

С дистанционными сотрудниками можно сразу обмениваться документами через электронный документооборот — дистанционная работа уже подразумевает взаимодействие через интернет (ст. 312.3 ТК РФ).

В Nopaper для подписания сотруднику потребуется только смартфон и доступ в интернет. Мобильная НЭП выпускается за 90 секунд — бесплатно, без токенов и визита в удостоверяющий центр.

Шаг 6. Адаптировать сотрудника

Адаптация — не менее важная часть, чем оформление документов. Что нужно сделать:

• Провести экскурсию по офису (если есть), познакомить с коллегами
• Составить график работы и рассказать об обязанностях (если они изменились)
• Дать список важных контактов
• Познакомить с городом: магазины, аптеки, поликлиники рядом с домом и офисом
• Дать несколько дней на адаптацию — не бросать в работу с первого часа
• Через 2–4 недели запросить обратную связь: как прошёл переезд, чего не хватает

Допсоглашение о дистанционной работе или ГПХ — что выбрать

Когда сотрудник переезжает, встаёт вопрос: как оформить дальнейшие отношения? Два основных варианта — допсоглашение о дистанционной работе или переход на ГПХ. Выбор зависит от того, куда именно переезжает сотрудник.

Допсоглашение о дистанционной работе

Когда подходит: сотрудник переезжает в другой город России и продолжает работать удалённо.

В допсоглашении нужно прописать:

• Новое место работы (город проживания сотрудника)
• Порядок и сроки передачи отчётов о проделанной работе
• Оборудование, которым будет пользоваться сотрудник
• Режим рабочего времени и порядок связи
• Компенсации расходов (интернет, электричество, амортизация техники)

Правовая основа: ст. 312.1–312.5 ТК РФ (особенности дистанционной работы).

Переход на ГПХ

Когда подходит: сотрудник уезжает за рубеж на ПМЖ и находится за пределами России более 183 дней в году.

Позиция Минтруда: работодателю невозможно выполнять требования трудового законодательства для дистанционных работников за границей. Как таковой ответственности за заключение трудового договора с удалёнщиком за рубежом нет. Но если сотрудник уже не резидент РФ (находится в другой стране более 183 дней), с ним лучше заключить ГПХ, чтобы избежать проблем с налогообложением.

Сравнение: допсоглашение vs ГПХ

Важно: выбор между допсоглашением и ГПХ — вопрос не только удобства, но и закона. При сомнениях проконсультируйтесь с юристом.

Релокация сотрудника в другой город

Переезд внутри страны — наиболее распространённый вид релокации. Основные особенности:

Оформление. При переводе в другой офис — допсоглашение + приказ + запись в трудовую. При переходе на удалёнку — допсоглашение о дистанционной работе. Оба варианта можно подписать через КЭДО.

Компенсации. По ст. 169 ТК РФ работодатель обязан компенсировать расходы на переезд, провоз имущества и обустройство. Размеры — по договорённости сторон.

Налоги. НДФЛ не меняется — 13% для налоговых резидентов РФ. Страховые взносы начисляются как обычно. Никаких особенностей.

Адаптация. Не забывайте: даже переезд в соседний город — это стресс. Помогите с жильём, назначьте куратора, дайте время освоиться.

Совет: если в компании много релокаций, разработайте внутренний документ — положение о релокации персонала. В нём пропишите: кто может быть релоцирован, при каких условиях, что входит в пакет, какие документы оформляются, кто отвечает за процесс. Это упрощает оформление и снижает риски споров.

Релокация сотрудника за границу

Переезд за рубеж — юридически более сложная ситуация. Здесь появляются вопросы о налоговом резидентстве, НДФЛ и формате сотрудничества.

Работа с сотрудником-нерезидентом

Если сотрудник находится за пределами России более 183 дней в календарном году, он теряет статус налогового резидента РФ (п. 2 ст. 207 НК РФ). Это влияет на налогообложение:

• По трудовому договору: с 2024 года доходы дистанционных работников от российских работодателей облагаются НДФЛ 13% (до 5 млн ₽) / 15% (свыше 5 млн ₽) — независимо от резидентства (ФЗ от 31.07.2023 № 389-ФЗ)
• По договору ГПХ: если сотрудник-нерезидент выполняет работу за пределами РФ — доход не облагается НДФЛ в России (не является доходом от источников в РФ)

Когда переводить на ГПХ

Минтруд рекомендует переводить сотрудника на ГПХ, если он уезжает за границу на постоянное место жительства. Причины:

1. Невозможно обеспечить безопасные условия труда за рубежом
2. Невозможно расследовать несчастные случаи
3. Сложно контролировать режим рабочего времени
4. Риски с налогообложением при утрате резидентства

При этом прямого запрета на трудовой договор с удалёнщиком за границей нет — ответственность не установлена.

Как подписывать документы дистанционно

Если сотрудник уже уехал — документы подписываются электронно. В Nopaper работает КЭДО с нерезидентами РФ: сотруднику достаточно установить приложение на смартфон, выпустить мобильную НЭП за 90 секунд и подписать документы в один клик — из любой точки мира.

Это работает для всех типов документов:

• Допсоглашение о дистанционной работе
• Соглашение о расторжении трудового договора
• Договор ГПХ
• Акты выполненных работ
• NDA и другие документы

Как не потерять сотрудника при релокации

Удержание персонала при релокации — ключевая задача HR. Переезд — это стресс, и если компания не поможет сотруднику, он может просто уволиться. Вот что работает:

Мотивация

• Зарплата. 79% потенциальных релокантов ждут роста зарплаты. 37% рассчитывают на увеличение более чем в два раза (по данным Hays)
• Карьера. 35% готовы переехать ради карьерного роста. Предложите новую должность или расширение ответственности
• Город. Учитывайте предпочтения: самые популярные направления — Санкт-Петербург, Москва, Краснодар, Казань
• Длительность. Оптимальный срок, по мнению сотрудников, — 2–3 года (40% опрошенных)

Поддержка и адаптация

• Назначьте ментора — человека, который поможет освоиться и на работе, и в городе
• Помогите с бытовыми вопросами: магазины, аптеки, поликлиника, транспорт
• Не бросайте в работу сразу — дайте несколько дней на адаптацию
• Организуйте знакомство с коллегами в неформальной обстановке
• Через месяц соберите обратную связь: что получилось, чего не хватило

КЭДО как инструмент удержания

Бюрократия — один из факторов, который раздражает сотрудников при переезде. Когда нужно подписать десять документов, а ты уже в другом городе — это стресс. КЭДО убирает этот барьер:

• Допсоглашение подписывается за 5 минут в смартфоне
• Не нужно приезжать в офис, искать принтер, отправлять бумаги почтой
• Все документы хранятся в электронном архиве — ничего не потеряется
• Сотрудник чувствует, что компания работает современно — это тоже часть HR-бренда

Программа релокации: что включить

Если в компании регулярно случаются переезды, стоит разработать программу релокации — внутренний регламент, который описывает весь процесс:

• Критерии отбора сотрудников для релокации
• Состав релокационного пакета (базовый и расширенный)
• Порядок оформления документов (пошагово)
• Ответственные лица (HR, бухгалтерия, юрист)
• Адаптационные мероприятия
• Порядок возврата (если сотрудник решит вернуться)

Наличие программы упрощает каждый следующий переезд и снижает риск ошибок.

Как подписать документы с релоцированным сотрудником через КЭДО

Если сотрудник уже за 1000 км — бумажный документооборот не вариант. Ждать оригиналы по почте неделями, рисковать потерей документов, тратить деньги на курьера — всё это осталось в прошлом.

Как это работает в Nopaper

Nopaper — платформа электронного документооборота, которая позволяет подписывать кадровые документы с сотрудниками из любой точки мира.

Для начала работы сотруднику нужен только смартфон и доступ в интернет. Процесс выглядит так:

1. HR-специалист создаёт документ в системе (или формирует его из 1С)
2. Отправляет сотруднику на подпись
3. Сотрудник получает уведомление, открывает приложение Nopaper
4. Выпускает мобильную НЭП за 90 секунд (бесплатно, один раз)
5. Подписывает документ в один клик
6. Подписанный документ автоматически сохраняется в электронном архиве

Мобильная НЭП — подпись из любой точки мира

Мобильная НЭП Nopaper — усиленная неквалифицированная электронная подпись, которая:

• Выпускается бесплатно за 90 секунд — без токенов, плагинов и визита в УЦ
• Имеет полную юридическую силу (п. 2 ст. 6, 63-ФЗ, ст. 22.1–22.3 ТК РФ)
• Ключи создаются и хранятся в смартфоне сотрудника — безопаснее облачных аналогов
• Документы, подписанные НЭП, принимаются в суде, ГИТ и налоговой

Работа с нерезидентами через Nopaper

Nopaper поддерживает КЭДО с нерезидентами РФ — идеальное решение для сотрудников, уехавших за рубеж:

• НЭП выпускается дистанционно — сотруднику не нужно обращаться в российский УЦ
• Поддержка всех типов документов: трудовые договоры, допсоглашения, приказы, договоры ГПХ, акты
• Готовая интеграция с 1С:ЗУП — документы формируются и подписываются прямо из бухгалтерской системы
• Подключение сотрудника за 1–2 дня

Попробуйте КЭДО Nopaper — 14 дней бесплатно. Оставить заявку →

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какие документы нужны при релокации сотрудника?

При переводе в другой офис: допсоглашение к трудовому договору, приказ о переводе, запись в трудовую книжку. При переходе на дистанционку: допсоглашение об удалённой работе (ст. 312.1–312.5 ТК РФ). При переезде за границу на ПМЖ: соглашение о расторжении трудового договора и договор ГПХ. Все документы можно подписать электронно через КЭДО.

Можно ли подписать допсоглашение о дистанционной работе электронно?

Да. Дистанционная работа уже подразумевает обмен электронными документами через интернет. Если в компании действует ЛНА о КЭДО, дистанционных работников не нужно дополнительно ознакамливать с ним — достаточно направить документ на подпись (ст. 312.3 ТК РФ). В Nopaper сотруднику достаточно смартфона: мобильная НЭП выпускается за 90 секунд.

Как рассчитывается НДФЛ при релокации сотрудника за рубеж?

С 2024 года доходы дистанционных работников от российских работодателей облагаются НДФЛ 13%/15% — независимо от резидентства (ФЗ от 31.07.2023 № 389-ФЗ). По ГПХ с нерезидентом, если работа выполняется за пределами РФ, — доход не является доходом от источников в России и не облагается НДФЛ. Рекомендуется проконсультироваться с налоговым специалистом для конкретной ситуации.

Обязан ли работодатель компенсировать расходы на переезд?

Да. Согласно ст. 169 ТК РФ, при переезде работника по предварительной договорённости с работодателем компания обязана компенсировать: расходы на переезд работника и членов его семьи, провоз имущества и расходы по обустройству на новом месте. Размеры и порядок определяются коллективным договором, ЛНА или соглашением сторон.

Можно ли релоцировать сотрудника без его согласия?

Нет. Согласно ст. 72.1 ТК РФ, перевод на работу в другую местность допускается только с письменного согласия работника. Если сотрудник откажется, работодатель обязан предложить другие вакансии, подходящие по квалификации и здоровью. Если подходящих вакансий нет или сотрудник от них отказался — трудовой договор может быть расторгнут по п. 9 ч. 1 ст. 77 ТК РФ с выплатой двухнедельного выходного пособия.

Как подписать кадровые документы с удалённым сотрудником?

Через КЭДО — кадровый электронный документооборот. Дистанционная работа уже подразумевает обмен электронными документами через интернет. В Nopaper сотруднику потребуется только смартфон: мобильная НЭП выпускается бесплатно за 90 секунд, подписание документа занимает 5 минут, все подписанные документы автоматически сохраняются в электронном архиве. Подробнее о КЭДО →

Что делать, если сотрудник отказался от релокации?

Если инициатива исходит от работодателя: 1) Предложите альтернативные вакансии, подходящие по квалификации и состоянию здоровья, 2) Рассмотрите перевод на дистанционную работу — возможно, физический переезд не обязателен, 3) Если подходящих вакансий нет или сотрудник отказался — трудовой договор расторгается по п. 9 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Не пренебрегайте вариантом удалёнки — часто это лучше, чем потерять специалиста.

Остались вопросы 

↓ Оставьте заявку ↓

Отправляя форму, я соглашаюсь на обработку персональных данных

Δ