Заявление на отпуск

Что такое заявление на отпуск

Заявление на отпуск — это документ, с помощью которого сотрудник сообщает работодателю о намерении использовать отпуск и фиксирует его параметры: вид отпуска и даты.

Заявление можно оформить на бумаге или в электронном виде — через сервис кадрового электронного документооборота.

Важно учитывать: если сотрудник уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск строго по графику, писать заявление не обязательно. Работодатель обязан уведомить сотрудника о дате начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. Это следует из требований Трудового кодекса РФ.

Как работодателю составить график отпусков и подписать его в КЭДО рассказали в статье «График отпусков, разбираемся, как его составить без ошибок»

Виды отпусков и их особенности

Трудовой кодекс РФ выделяет несколько групп отпусков. Они отличаются по основаниям, продолжительности и порядку оформления, но в любом случае требуют корректного документального оформления, в том числе через заявление.

Оплачиваемые отпуска

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск

Право на отпуск продолжительностью 28 календарных дней закреплено статьями 114 и 115 ТК РФ. Оно распространяется на всех работников, оформленных по трудовому договору.

Использовать отпуск можно:

• после шести месяцев непрерывной работы у работодателя;
• либо раньше — по соглашению сторон.

Очередность отпусков определяется графиком отпусков. Если сотрудник идёт в отпуск вне графика, требуется заявление, а работодатель вправе как согласовать его, так и отказать.

Отпуск можно делить по соглашению сторон. При этом хотя бы одна часть должна быть не менее 14 календарных дней, что прямо следует из статьи 125 ТК РФ.

Удлинённый отпуск

Для отдельных категорий работников законом установлен отпуск большей продолжительности. Основание — статья 115 ТК РФ и специальные нормы.

Например:

• несовершеннолетние — 31 день;
• работники с инвалидностью — от 30 дней;
• государственные служащие — от 40 до 45 дней;

Дополнительный оплачиваемый отпуск

Такой отпуск предоставляется сверх основного, если работа связана с особыми условиями. Основание — статьи 116–119 ТК РФ.

Он положен, в частности:

• при вредных и опасных условиях труда по результатам СОУТ;
• при ненормированном рабочем дне;
• при работе в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
• донорам крови — в соответствии со статьёй 186 ТК РФ.

Дополнительные дни включаются в график отпусков, оплачиваются и могут использоваться как вместе с основным отпуском, так и отдельно.

Неоплачиваемые отпуска

Отпуск без сохранения заработной платы регулируется статьёй 128 ТК РФ. Он предоставляется по заявлению работника и по согласованию с работодателем.

Специальные отпуска

К специальным относятся отпуска, связанные с семейными обстоятельствами, обучением или состоянием здоровья. Например, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребёнком.

Как написать заявление на отпуск в Nopaper: пошаговая инструкция

При использовании КЭДО заявление на отпуск оформляется по заранее заданному сценарию. Рассмотрим, как этот процесс выстроен в Nopaper.

Шаг 1. Создать заявление в системе
Сотрудник заходит в Nopaper и выбирает тип документа — заявление на отпуск. Система показывает доступный остаток оплачиваемых дней и предлагает указать даты отпуска.

Шаг 2. Автозаполнение данных
После выбора дат все остальные сведения о сотруднике и работодателе подставляются автоматически. Это снижает риск ошибок в реквизитах.

Шаг 3. Подписание заявления
Сотруднику остаётся проверить заявление и подписать его электронной подписью.

Шаг 4. Согласование по маршруту
Подписанное заявление автоматически отправляется на согласование руководителю и кадровому специалисту. Статус документа виден в системе.

Что должно быть указано в заявлении на отпуск

ТК РФ не устанавливает унифицированную форму заявления, но требования к его содержанию следуют из порядка предоставления отпусков и оформления кадровых документов.

В заявлении обязательно указывают:

• сведения о работнике;
• вид отпуска;
• дату начала и окончания отпуска;
• дату подачи заявления.

Иных обязательных реквизитов закон не требует. Подпись подтверждает волеизъявление сотрудника. В электронном формате используется электронная подпись — простая или неквалифицированная.

Подробнее про виды подписей в КЭДО и их особенностях рассказали в отдельной статье. 

Когда заявление на отпуск можно отозвать

Отзыв или изменение заявления возможны не всегда. Возможность зависит от того, начался ли отпуск и есть ли основания для его переноса, предусмотренные ТК РФ.

Закон допускает перенос отпуска, в частности, если:

• отпускные выплачены с нарушением срока;
• сотрудника уведомили об отпуске менее чем за две недели;
• сотрудник заболел во время отпуска;
• сотрудник исполнял государственные обязанности;
• возникла производственная необходимость;
• работника отозвали из отпуска с его согласия.

Также перенос возможен в иных случаях, предусмотренных законом или локальными актами работодателя.

Когда сотрудник может сам попросить о переносе отпуска

Сотрудник вправе инициировать перенос отпуска по соглашению с работодателем, даже если формальных оснований нет. Такой порядок допускается частью 1 статьи 124 ТК РФ — с учётом пожеланий работника и при согласии работодателя.

Типичные ошибки при оформлении и подаче заявления на отпуск

Чаще всего проблемы возникают из-за неверных данных и ручного оформления.

Типичные ошибки:

• некорректные даты отпуска;
• неверно выбранный вид отпуска;
• подача заявления с нарушением внутренних сроков;
• потеря или дублирование заявлений при бумажном или почтовом формате.

При использовании КЭДО эти ошибки практически исключаются. В Nopaper:

• есть готовые шаблоны документов с автозаполнением
• система проверяет логику дат;
• маршрут согласования задан заранее
• сотрудник подписывает документ с телефона, и он сразу попадает руководителю. А значит, документ не потеряется

Где хранится заявление на отпуск при КЭДО

При КЭДО заявление хранится в электронной системе — вместе с историей согласований и связанными документами. Бумажные копии не требуются.

Сотрудник может посмотреть заявление в личном кабинете, кадровая служба — в своей учётной системе. Документы не теряются и всегда доступны для проверки.

Заявление на отпуск — простой по форме, но важный кадровый документ. От его корректности зависит соблюдение требований ТК РФ и отсутствие споров.

КЭДО позволяет выстроить процесс оформления отпусков прозрачно и без лишних действий: заявление создаётся по правилам, согласуется по маршруту и хранится в электронном архиве. Это снижает количество ошибок и упрощает работу кадровой службы.

Ответы на вопросы

Как оформить заявление на отпуск?
В письменной или электронной форме с указанием вида отпуска и дат.

Обязательно ли писать заявление, если отпуск есть в графике?
Если отпуск строго по графику — не обязательно. На практике заявление часто используют для фиксации процесса, особенно при КЭДО.

Можно ли изменить даты отпуска в КЭДО?
Да. Для этого подают новое заявление с актуальными датами.