Как автоматизировать кадровый документооборот и избежать ошибок: опыт IT-компании Artsofte
Если нет времени смотреть видео — читайте расшифровку, это займёт минут 5.
Оглавление
Кадровый специалист захлебывался, а бизнес терял скорость: почему отказались от бумажного документооборота
«Меня пригласили для выстраивания систем, а я в первый день три часа изучала и подписывала бумажки», — вспоминает Галина Куртыгина, операционный директор компании.
С этой боли в 2021 году начался наш путь к цифровому HR. Мы — IT-компания, но наши процессы утопали в бумаге. Пока наши разработчики создавали сложные системы для клиентов, мы сами становились заложниками простейшей рутины.
Компания росла и вот нас уже 300 сотрудников и кадровый специалист, который постоянно задерживается на работе.
«Мы поняли, что наш кадровый специалист начинает захлебываться и решили менять процессы», — рассказывает Галина Куртыгина, операционный директор Artsofte.
Можно было пойти по простому пути — нанять еще одного HR. Но мы — IT-компания. Мы пошли другим путем — автоматизировали внутренний документооборот.
Первая неудачная попытка автоматизировать документы
В 2021 году рынок решений для автоматизации кадрового документооборота только формировался. Выбрав подрядчика, мы потратили 500 тысяч рублей на техническое задание, но столкнулись с сложностями — доработками.
«Большую часть того функционала, который нам необходим — нужно было дорабатывать. Когда мы посчитали дополнительные вложения, мы отказались от проекта», — говорит Галина.
Вторая попытка и новый подход к автоматизации процессов
После неудачного опыта мы сформулировали три правила автоматизации.
→ Сформулируйте цель
Четко определите цель, какую вы хотите достичь этим внедрением», — советует Галина.
Цель должна быть конкретной. Например, сократить время оформления сотрудника с трех часов до тридцати минут или расширить географию поиска и подписывать оффер с новыми специалистами из других городов за 1 день.
→ Разберите процессы
Сначала нужно изучить, как работают процессы сейчас, убрать лишние этапы и согласования.
→ Выберите главные критерии
Быстро выпустить подпись и дать шаблоны документов сейчас обещает практически все сервисы на рынке.
Это универсальные этапы при старте любого проекта автоматизации. Подробнее эти и другие шаги автоматизации HR процессов разобрали в статье «Автоматизация HR-процессов бизнеса в 2025 году».
Какие критерии важны при выборе сервиса КЭДО?
1. Быстрая техподдержка
Чем быстрее вам отвечает техподдержка, тем больше шансов у вас вовремя закрыть все документы.
2. Мобильное приложение
Чтобы можно было быстро подписать документ, даже если под рукой нет ноутбука.
3. Гибкие маршруты согласования
Которые позволяют добавлять в маршрут неограниченное количество участников
4. Возможность загружать нестандартные документы
Четыре года назад ни один сервис не подходил под эти критерии поэтому мы создали свой сервис КЭДО — Nopaper.
В Nopaper вы можете:
→ Выпустить подпись для сотрудника онлайн. Это займёт 5 минут
→ Подписывать документы из любой точки мира, даже если под рукой нет ноутбука
→ Создавать шаблоны документов и маршруты подписания любой сложности
→ Работать с документами в одном окне. Кадровый специалист может сформировать, подписать документ и отправить документ внутри 1С.«Сейчас с помощью Nopaper мы подписываем практически все кадровые документы. Исключение — журналы инструктажей и приказ на увольнение они должны быть оформлены или продублированы на бумаге», — Галина Куртыгина, операционный директор Artsofte
Записаться на демо
30 минут вместо 3 часов в отделе кадров и другие результаты перехода на КЭДО
После внедрения системы компания увеличила штат с 300 до 500 человек без дополнительных кадровиков.
«Когда через полчаса после начала оформления приходит новый сотрудник и говорит «все, я готова, давай рассказывать, что делать» — для меня это был вау-эффект», — Галина Куртыгина, операционный директор Artsofte.
Наши достижения:
- Сократили оформление сотрудника с 3 часов до 30 минут
- Обеспечили подписание оффера за 5-10 минут
- Расширили географию сотрудников до 12 городов
«Безусловно, нужно поработать с людьми. У нас были те, кто скептически относился… Но мы все это преодолели: провели обучение, сделали памятки и создали отдельный чат для вопросов. Сейчас всем понятно, насколько это круто и очевидно», — Галина Куртыгина, операционный директор Artsofte.
Автоматизация кадрового документооборота помогает компании расти быстрее. Главное — начать с четкой цели, разобрать процессы и выбрать решение, которое закрывает ключевые потребности.
Больше на эту тему
Советуем почитать
