21 Ноя 2025 Алена Журавлева

Проверка трудовой инспекции: что проверяют и как подготовиться в 2025 году

Работодатель может делать всё по правилам, но всё равно оказаться в графике проверок трудовой инспекции. В статье разберём основные вопросы связанные с трудовыми проверками: как проходят проверки трудовой инспекции, какие документы чаще всего запрашивают, за что выписывают штрафы и как подготовиться к визиту инспектора.

Что такое проверка трудовой инспекции и зачем её проводят

Проверка трудовой инспекции — это контроль со стороны ГИТ (Государственная инспекция труда) за соблюдением работодателем трудового законодательства. Проверяют, как оформлены сотрудники, выплачивается ли зарплата, ведётся ли документация и есть ли нарушения прав работников.

Проверка может быть плановой или внеплановой, документарной или выездной.
По конкретной жалобе могут запрашивать документы по конкретному сотруднику (и не все, а лишь которые касаются отдельной жалобы) либо по конкретному нарушению. охватывать всех сотрудников или выборочно смотреть отдельный блок — например, оформление договоров ГПХ. По итогу может быть составлен акт, выдано предписание или наложен штраф от трудовой инспекции за нарушение.

Виды проверок: плановые и внеплановые

Плановая проверка трудовой инспекции

Проходит по утверждённому графику, который публикуется на сайте прокуратуры.

Работодатель может заранее узнать о проверке трудовой инспекции по ИНН и подготовиться. Сделать это можно на сайте инспекции.

Периодичность плановых проверок зависит от степени риска деятельности компании:

→ высокий риск — выездная проверка раз в 2 года;

→ значительный — раз в 3 года;

→ средний — раз в 5 лет;

→ умеренный — раз в 6 лет;

→ низкий — не проводится.

Узнать к какой степени риска относится ваша компания можно на сайте Роструда.

Если ваша степень риска ниже высокого, вы освобождаетесь от плановых проверок до 2030 года. Пункт 11.3 постановления Правительства от 10.03.2022 № 336

Внеплановая проверка трудовой инспекции

Проводится по жалобе сотрудника или когда у ГИТ есть информация о нарушении работодателем трудового законодательства). Например, если не выплатили зарплату, сократили без соблюдения процедуры или сотрудник пожаловался на угрозы.

Пример: маркетинговое агентство уволило беременную сотрудницу по соглашению сторон, но она подала жалобу, утверждая, что её вынудили уволиться. Инспекция инициировала внеплановую проверку по жалобе работника.

Основания для проверки трудовой инспекцией

Вот ключевые поводы, когда трудовая инспекция проверяет работодателя:

жалобы сотрудников;
сведения о возможных нарушениях от сторонних органов, например ФНС, СФР;
наличие у ГИТ информации о нарушении работодателем законодательства (например, данные о невыплате зарплаты или информация о неофициальном трудоустройстве)
истечение срока исполнения предписания по предыдущим контрольным мероприятиям

С 2023 года действуют профильные чек-листы инспекций. Они содержат список вопросов для проверок.

Также вы можете пройти самопроверку на сайте Онлайнинспекции

Какие документы проверяет трудовая инспекция

Список зависит от вида и предмета проверки, но чаще всего инспектор запрашивает:

трудовые договоры;
штатное расписание;
локальные акты (ПВТР, положение об оплате труда и т.д.);
табели учёта рабочего времени;
приказы о приёме, переводах, увольнении;
СЗВ-ТД, СЗВ-М, 6-НДФЛ, РСВ;
сведения по охране труда;
журнал инструктажей;
расчётные листки;
данные по выплатам (зарплата, отпускные, премии);
соглашения с самозанятыми и ИП.

Например, если проверка касается оформления гражданско-правовых договоров, инспекция может затребовать акт выполненных работ, переписку с подрядчиком и выписку из сервиса «Мой налог».

Полномочия инспектора при проверке

Согласно ст. 357 ТК РФ, инспектор имеет основные полномочия:

запрашивать документы, включая договоры и кадровые акты;
опрашивать сотрудников;
проводить осмотр рабочих мест;
требовать объяснения от руководства;
приостанавливать работу при угрозе жизни;
составлять протоколы и предписания.

При этом инспектор обязан предъявить удостоверение и распоряжение о проверке. Если этого нет — вы вправе не допустить его к документам.

Штрафы трудовой инспекции в 2025 году

Размеры штрафов установлены ст. 5.27 КоАП РФ. В 2025 году суммы остались прежними, но инспекции чаще стали применять максимальные размеры. Вот основные позиции:

	Должностные лица	ИП	Юрлица
Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов,	1-5 тысяч	1-5 тысяч	30-50 тысяч
Повторное нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов,	10-20 тысяч или дисквалификация на 1-3 года	10-30 тысяч	50-70 тысяч
Уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора	10-20 тысяч
Допуск к работе неуполномоченным лицом	10-20 тысяч	5-10 тысяч	50-100 тысяч
Невыплата или неполная выплата в установленный срок заработной платы, других выплат, осуществляемых в рамках трудовых отношений	10-20 тысяч	1-5 тысяч	30-50 тысяч

Как подготовиться к проверке трудовой инспекции

Вот базовый алгоритм:

Проверьте есть ли ваша организация в планах проверок. Это можно сделать на сайте proverki.gov.ru.
Проверьте себя по чек-листу инспекции — они есть на сайтах ГИТ и Минтруда.
Наведите порядок в кадровых документах: договоры, табели, приказы.
Убедитесь, что все сотрудники оформлены официально.
Проверьте зарплатные выплаты — нет ли задержек, правильно ли они начислены, исправьте ошибки, если есть
Подготовьте объяснительные, если были недавние жалобы.
Назначьте ответственного за коммуникацию с инспектором.
Проведите экспресс-аудит: можно заказать сторонний или пройти онлайн-оценку.

Если вы работаете с удалёнными сотрудниками — обратите внимание на сервисы КЭДО они позволяют подписывать оригиналы документов электронной подписью за несколько минут.

Как КЭДО помогает подготовиться к проверке трудовой инспекции

Если вы ведёте кадровый документооборот в бумаге, то проверка — это стресс. Найти нужный договор, вспомнить, подписывал ли сотрудник соглашение, успели ли оформить отпуск — всё это отнимает время и силы. А если часть команды работает удалённо, собрать документы становится квестом.

С кадровым электронным документооборотом от Nopaper это работает иначе:

Все документы под рукой — в один клик

Все приказы, заявления, соглашения и акты хранятся в личном кабинете и в 1С. Найти нужный документ можно по фильтрам.

Подписи — за считанные минуты, даже на удалёнке

Даже если сотрудник в отпуске или в другом городе, он сможет подписать документы онлайн. Просто заходит с телефона в приложение, открывает документ и нажимает кнопку «Подписать».

Подпись — можно выпустить с телефона

Если у сотрудника ещё нет подписи, он может получить её онлайн прямо с телефона. Не нужно ехать в удостоверяющий центр, ждать курьера. Весь процесс занимает 5 минут.

А как проверить, можно ли через сервис КЭДО передавать персональные данные сотрудников рассказали в статье «Кадровый электронный документооборот и обработка персональных данных»

Часто задаваемые вопросы

Как узнать, что к нам идёт проверка трудовой инспекции?
Плановые проверки публикуются на proverki.gov.ru. О плановых проверках вас предупредят, о внеплановых мероприятиях могут не предупреждать.

Какие документы точно попросят показать?

Всё зависит от основания и предмета проверки.
Могут проверить трудовые договоры, приказы, штатное расписание, журналы инструктажей, графики отпусков, кадровые приказы, подтверждение выдачи локальных актов, документы об охране труда, документы по выплате заработной платы и отчёты в ФСС/СФР/ФНС.

Какой штраф может быть, если что-то не так?

За разные нарушения — от 30 000 до 200 000 ₽ для юрлиц. Самый частый штраф — за отсутствие трудового договора или отсутствие подписи на обязательных документах.

Поможем навести порядок в ваших документах с помощью КЭДО

Оставляйте заявку и получите бесплатный тестовый доступ к сервису КЭДО

Отправляя форму, я соглашаюсь на обработку персональных данных

Δ