Компании стали переходить на электронный документооборот. Это быстрее и дешевле, чем использовать бумагу, ходить на почту и оформлять доставку документов. ЭДО позволяет подписать договор с новым клиентом, нанять сотрудника из другого города, заключить контракт с партнером.
СМС, флешка и кнопка: типы подписи и их различия
Электронные документы подписываются электронной подписью. Это специальный файл с набором цифр и букв, который прикладывается к документу. Этот файл позволяет определить, кто и когда подписал документ. По закону, электронная подпись приравнивается к собственноручной (ФЗ-63).
— ПЭП — простая подпись – это смс с кодом. Вы постоянно используете эту подпись, например, когда покупаете в интернет-магазине товар и для оплаты вас просят ввести код. Этот код и есть ПЭП. Эту подпись проще всего получить, но с ее помощью можно подписать очень ограниченное количество документов, так как у нее самый низкий уровень безопасности. Мы не рекомендуем подписывать ПЭП договор на несколько миллионов, а вот для оплаты товаров или тестирования сервиса ЭДО такая подпись подойдет.
— КЭП — квалифицированная подпись – это самая защищенная подпись, ей можно подписывать документы с государством, счета-фактуры. Чтобы получить такую подпись, нужно съездить в Удостоверяющий центр или ФНС и подтвердить свою личность. Такая подпись может храниться в облаке или на флешке (USB-токене).
— НЭП — неквалифицированная подпись — эта подпись, как и КЭП, создается путем криптографических преобразований, выпускается и хранится в смартфоне владельца. Ее очень сложно подделать, такая подпись гарантирует, что после нажатия кнопки “подписать” документ не менялся. Такой подписью можно подписывать большинство документов. Например, акт выполненных работ, заявление на командировку, агентский договор.
Подробнее про виды электронной подписи и их уровень защищенности рассказала Дарья Верестникова, эксперт по безопасности и сооснователь Nopaper, на нашем YouTube-канале.
Подписал документ, где теперь его найти?
После подписания заявления, приказа или другого документа через сервис электронного документооборота, он будет храниться в электронном архиве сервиса, а вы сможете найти его в своем личном кабинете.
Все электронные документы хранятся в электронных архивах. Они могут различаться по месту хранения:
- Внешние носители: флешки, CD-диски.
- Собственный электронный архив. Это может быть папка на компьютере бухгалтера или директора с названием “Документы” или “Мой архивчик 2022”.
- Программы электронного архива. Это специальные ПО, которые обеспечивают защиту документов внутри компании.
- Облачные хранилища — хранилища, для доступа в которые нужен интернет. Это как ваш Яндекс.Диск, но в несколько раз защищенней.
Электронное хранилище Nopaper расположено в специальном дата-центре от Yandex.Cloud. Платформа соответствует требованиям безопасности информации и персональных данных. Её используют банки для расширения своих локальных серверных мощностей.
Два экземпляра документа и проверки каждые пять лет: правила хранения электронных документов:
Условия хранения электронных документов определяет Приказ Министерства культуры РФ No 526:
- Формат документа — PDF.
- В архиве должно храниться два экземпляра документов на разных устройствах. Например, на сервисе и в памяти телефона.
- Владелец электронного документа должен иметь возможность прочитать, скопировать, проверить подписанный документ.
- Каждые 5 лет нужно проводить проверку сохран`нных данных и перезаписывать их.
В электронном архиве можно хранить не только документы, подписанные через ЭДО, но и копии бумажной документации. Это поможет автоматизировать процесс работы с документами, сократит время на поиски приказа, который был подписан 10 лет назад. Подробнее про формирование электронного архива читайте по ссылке.
А если хотите больше узнать про электронный документооборот, переходите в наш блог. В статьях вы узнаете:
- про юридическую значимость обмена документами через интернет;
- как ЭДО помогает компаниям сэкономить на кадровом документообороте;
- как ЭДО помогает расширить агентскую сеть, за 5 минут заключать договоры с клиентами из других городов.
Узнать про хранение документов в Nopaper подробнее
