Как сеть кафе упростила взаимодействие между филиалами благодаря КЭДО
Оглавление
О компании
Сеть кафе «Хан Буз» работает в Новосибирской области. У компании 17 филиалов и более 300 сотрудников. С ростом бизнеса стало сложно управлять кадрами по-старинке: бумажные документы тормозили процессы, создавали риски и забирали время у HR.
Бумажный документооборот мешал расти: что пошло не так
До перехода на электронный кадровый документооборот компания работала «по классике» — бумага, подписи вручную, пересылки между филиалами. В реальности это выглядело так:
- Документы ехали между офисами по несколько дней.
- Данные в договорах приходилось проверять вручную.
- Исправление ошибок отнимало часы.
- Архивы разрастались, а нужные бумаги — долго искались.
Бумажный формат тормозил не только HR, но и рост компании. Пора было переходить на цифру.
Как выбрали сервис и почему остановились на Nopaper
Ключевые требования были простыми:
- Кадровая специализация. Понадобилось решение, заточенное под HR-документооборот.
- Простой интерфейс. Важно было, чтобы в системе разобрались и линейные сотрудники, и руководители.
- Поддержка. Возможность быстро получить помощь от команды сервиса.
- Прозрачность. Чтобы видеть, на каком этапе документ, и не гоняться за подписями.
Команда R-Style Softlab предложила несколько решений, но только Nopaper закрыл все задачи.
Исследование сервисов КЭДО
Мы сравнили самые популярные сервисы КЭДО, чтобы вы не тратили своё время. Скачивайте анализ и выбирайте решение, которое подойдёт вам
От пилота до КЭДО во всей сети за 10 недель
Сначала платформу протестировали на группе сотрудников. Настроили базовые процессы, интеграцию с 1С. Затем — масштабировали кадровый ЭДО на всю сеть.
Параллельно команда проекта дорабатала шаблоны документов, маршруты согласования и интерфейс под специфику работы «Хан Буз».
Полный переход занял около 2 месяцев. Все ключевые процессы перевели в цифру: от приёма на работу до подписания приказов и служебных записок.
Быстрее, проще и без ошибок: что изменилось с переходом на Nopaper
Сейчас компания каждый день подписывает по 20 документов — заявления, приказы, локальные акты и служебные записки. Всё — в электронном виде, через КЭДО.
И вот какие результаты от внедрения заметили в «Хан Буз»:
Время на оформление сократилось с часов до минут. Теперь не надо ехать в офис — всё подписывается онлайн.
Документы не теряются. Вся база хранится в облаке, а права доступа гибко настраиваются — найти приказ или заявление можно за секунды.
Для хранения данных Nopaper использует YandexClaud, хранилище аттестовано для хранение персональных данных в соответствие с ФЗ-152.
Кадровый специалист видит статус каждого документа.
Прямо в 1С можно посмотреть, кто согласовал, кто подписал документ, а кому пора напомнить.
Ошибки в договорах — редкость. Система сама подставляет нужные данные в шаблоны из карточки сотрудника.
Подпись — прямо со смартфона. Особенно удобно для точек, где нет компьютеров.
Подключение новых сотрудников — за 5 минут.
Особенность кейса — автоматизация пребординга
Дополнительно «Хан Буз» настроил модуль «Анкета кандидата»: он распознаёт документы, подтягивает данные и позволяет не хранить сканы паспортов. Нового сотрудника можно завести в 1С заранее.
Оставляйте заявку, и мы поможем ускорить подписание документов в вашей компании
