Хранение электронных документов в организации: правила, сроки, электронный архив

Компании всё активнее переходят на электронный документооборот: подписывают договоры, отправляют акты, оформляют сотрудников — всё через сервисы ЭДО. Но после подписания документа возникает вопрос: а где он теперь? Как его хранить? Сколько лет нельзя удалять? Нужно ли распечатывать?

Ответы на эти вопросы регулируют несколько законов и приказов — в первую очередь Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 и Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236. Разбираемся, как правильно хранить электронные документы, чтобы не нарушить закон и не потерять важные файлы.

Важно: Электронные документы по закону равнозначны бумажным — при условии, что они подписаны электронной подписью в соответствии с ФЗ-63 «Об электронной подписи». Хранить их нужно так же ответственно, как и бумажные, а за нарушения предусмотрены штрафы.

Какие законы регулируют хранение электронных документов

Единого закона о хранении электронных документов в России пока нет. Правила разбросаны по нескольким нормативным актам. Вот основные:

Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77

Это главный документ, на который стоит ориентироваться. В нём подробно описаны правила организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов — в том числе электронных. Раздел X целиком посвящён хранению электронных документов: требования к системам хранения (СХЭД), физическим носителям, описям, проверкам сохранности.

Полный текст Приказа Росархива № 77

Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236

Определяет сроки хранения для разных видов документов: бухгалтерских, кадровых, управленческих. Электронные документы подчиняются тем же срокам, что и бумажные.

Полный текст Приказа Росархива № 236

ФСБУ 27/2021 — «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте»

Ключевое правило: бухгалтерские документы хранят в том виде, в котором они были составлены. Если документ создан в электронном виде — хранить его нужно в электронном виде. Распечатывать и хранить бумажную копию вместо электронного оригинала нельзя.

ФЗ-125 «Об архивном деле в Российской Федерации»

Устанавливает общие обязанности организаций по хранению архивных документов. Согласно п. 1 ст. 17, организации и ИП обязаны обеспечить сохранность документов в течение установленных сроков хранения.

ФЗ-402 «О бухгалтерском учёте»

Устанавливает минимальный срок хранения бухгалтерских документов — не менее 5 лет после отчётного года (п. 1 ст. 29).

ФЗ-63 «Об электронной подписи»

Определяет виды электронных подписей и условия их юридической значимости. Для хранения важно: документ, подписанный электронной подписью (КЭП или НЭП или ПЭП – при наличии соглашения), равнозначен бумажному документу с собственноручной подписью.

Способы хранения электронных документов

Электронные документы можно хранить несколькими способами. Выбор зависит от объёма документов, бюджета и требований безопасности.

Облачные хранилища и сервисы ЭДО

Самый удобный и популярный способ. Документы хранятся на серверах  ЭДО — не нужно думать о физических носителях, резервном копировании, обновлении ПО. Доступ — через личный кабинет или мобильное приложение, с любого устройства.

Плюсы:

• Доступ с любого устройства
• Автоматическое резервное копирование
• Защита от потери данных
• Не нужно следить за носителями
• Безлимитное хранение (у многих решений)

Минусы:

• Зависимость от интернета
• Нужно доверять разработчику сервиса

Для кого: Компании любого масштаба, организации, которые работают с ЭДО

В Nopaper все документы хранятся в облачном хранилище на базе Yandex.Cloud — платформе, которая соответствует требованиям безопасности и используется банками.

Система хранения электронных документов (СХЭД)

Это специализированное программное обеспечение для архивного хранения электронных документов. СХЭД обеспечивает:

• Приём и размещение документов с метаданными
• Систематизацию и учёт
• Контроль сроков хранения
• Резервное копирование
• Уведомление об истечении срока хранения
• Удаление по акту

СХЭД — это решение для крупных компаний с большим объёмом документации и строгими требованиями к архивному хранению.

Для кого: Крупный бизнес, государственные организации

Физические носители (флешки, внешние диски)

По закону электронные документы можно хранить на физически обособленных носителях (п. 132 Приказа Росархива № 77). При этом:

• Документы хранят в двух экземплярах на разных носителях
• На носителе должен быть ярлык с данными о документах
• Носители хранят в запирающихся шкафах или сейфах
• Каждые 5 лет проводят проверку работоспособности

Плюсы:

• Не зависит от интернета
• Полный контроль над данными

Минусы:

• Носители изнашиваются и устаревают
• Риск потери, кражи, повреждения
• Неудобно искать нужный документ
• Нужно вручную следить за сохранностью

Для кого: Как дополнительный способ, для резервных копий

Сравнительная таблица способов хранения

Правила хранения электронных документов по закону

Приказ Росархива № 77 устанавливает основные правила хранения электронных документов в организации. Вот ключевые требования:

1. Обеспечение сохранности

Организация обязана контролировать размещение и физическое состояние электронных носителей, периодически обновлять программное обеспечение, преобразовывать файлы в актуальные форматы и переносить на современные носители.

2. Хранение вместе с метаданными

Электронные архивные документы хранят вместе с метаданными — файлами, которые содержат сведения о документе: дату, номер, информацию о режиме доступа, данные об электронной подписи (п. 137 Приказа Росархива № 77).

Каждый электронный документ в архиве должен состоять из:

• Файла основной части (в формате PDF/A)
• Файлов приложений (при наличии)
• Файлов электронных подписей
• Файла с метаданными

3. Два экземпляра на разных носителях

Если документы хранятся на физических носителях (а не в СХЭД), их сохраняют в двух экземплярах на разных устройствах (п. 145 Приказа Росархива № 77). Например, на флешке и в памяти компьютера. Это страховка от потери данных при поломке носителя.

4. Разграничение прав доступа

Необходимо определить, какие документы доступны всем сотрудникам, а какие — только отдельным лицам. Разработать должностные инструкции с указанием прав и обязанностей по доступу к документам.

5. Проверка работоспособности каждые 5 лет

Для документов на физических носителях не реже одного раза в пять лет проводится проверка: работоспособность носителя, читаемость документов, отсутствие вредоносного ПО (п. 153 Приказа Росархива № 77). Если носитель повреждён — архив перезаписывают на новый по решению руководителя.

Для документов в информационной системе (СХЭД, облако) проверка должна быть ежегодной и автоматизированной (п. 152 Правил).

6. Защита от вредоносного ПО

Систематическая проверка электронных документов на вирусы. При обнаружении — восстановление с резервного экземпляра.

7. Использование электронной подписи

Электронные документы подписываются ЭП в соответствии с ФЗ-63. Организация должна разработать порядок использования электронной подписи и обучить сотрудников работе с ней.

Совет: Если вы используете облачный сервис ЭДО (Nopaper, Диадок, СБИС), большинство этих требований сервис выполняет за вас: резервное копирование, защита данных, хранение с метаданными, контроль доступа.

Сроки хранения электронных документов

Электронные документы хранят столько же, сколько и бумажные — вид носителя не влияет на срок хранения. Сроки определяет Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236.

Таблица сроков хранения основных видов документов

Как рассчитать срок хранения

Срок хранения отсчитывается не с даты создания документа, а с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по этому документу (п. 2 ст. 21.1 ФЗ-125).

Пример:

• Акт выполненных работ подписан 15 марта 2024 года
• Делопроизводство завершено в 2024 году
• Срок хранения (5 лет) начинается с 1 января 2025 года
• Хранить нужно до 31 декабря 2029 года включительно

Важно для бухгалтерских документов: Если документ использовался для формирования стоимости основного средства, срок хранения начинается после полной амортизации этого актива. Это может увеличить фактический срок хранения до 15–20 и более лет.

Документы постоянного хранения

Некоторые документы хранятся бессрочно: учредительные документы, годовая отчётность, передаточные акты, протоколы общих собраний. Их нельзя уничтожать ни при каких обстоятельствах.

Документы временного хранения (до 10 лет)

Эти документы не обязательно передавать в архив — можно оставить в подразделении, которое их оформило (например, в бухгалтерии). По истечении срока — уничтожить по акту.

Документы долговременного хранения (свыше 10 лет)

Подлежат передаче в архив организации. Передача должна состояться не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства (п. 47 Приказа Росархива № 77).

Нужно ли распечатывать документы из ЭДО

Короткий ответ: нет, не нужно.

Согласно ФСБУ 27/2021, бухгалтерские документы хранят в том виде, в котором они были составлены. Если документ создан в электронном виде — хранить нужно электронный оригинал.

Минфин подтвердил: распечатывать электронные документы и хранить бумажные копии взамен электронных не нужно (Письмо Минфина от 13.01.2016 № 03-03-06/1/259).

ФНС подтвердила: территориальные налоговые органы не должны запрашивать у организаций бумажные копии документов, если те были созданы в электронном виде.

Когда всё-таки нужна бумажная копия

Бумажная копия может понадобиться в нескольких случаях:

• Суд попросил предоставить документы в печатном виде
• Контрагент не работает с ЭДО и запрашивает бумажный экземпляр
• Внутренний регламент организации требует бумажных копий для отдельных процедур

В этих случаях:

1. Скачайте документ со штампом из системы ЭДО
2. Распечатайте документ
3. Заверьте копию внутри организации или нотариально
4. Подайте вместе с прочими документами

Важно: Распечатанный документ — это копия электронного оригинала. Он должен быть заверен. Оригиналом остаётся электронный документ, подписанный электронной подписью.

Как организовать электронный архив: пошаговая инструкция

Шаг 1: Разработайте локальный нормативный акт (ЛНА)

Создайте внутренний документ, который определяет порядок работы с электронным архивом: где хранить, кто отвечает, как передавать, как уничтожать. Образцы всех необходимых форм можно взять из приложений к Приказу Росархива № 77.

Шаг 2: Выберите способ хранения

Определитесь, где будут храниться электронные документы:

• В облачном хранилище сервиса ЭДО (самый простой вариант)
• В СХЭД (для крупных компаний)
• На физических носителях (как дополнительный способ)

Шаг 3: Назначьте ответственных

Определите сотрудников, ответственных за ведение электронного архива. Это может быть архивист, бухгалтер, кадровик или IT-специалист. Ознакомьте их с правилами работы с архивом.

Важно: Организация хранения — зона ответственности руководителя (ст. 7 ФЗ-402, ст. 17 ФЗ-125).

Шаг 4: Организуйте приём документов в архив

При приёме в архив каждый электронный документ должен содержать:

• Файл основной части документа (рекомендуемый формат — PDF/A)
• Файлы приложений (при наличии)
• Файлы электронных подписей
• Файл с метаданными (дата, номер, автор, срок хранения)

При приёме сотрудник архива выборочно проверяет не менее 1% документов на воспроизводимость.

Шаг 5: Обеспечьте резервное копирование

Если документы хранятся на физических носителях — создайте два экземпляра на разных устройствах. Если в облаке или СХЭД — убедитесь, что система выполняет автоматическое резервное копирование.

Шаг 6: Настройте проверки сохранности

• Для документов в информационной системе — ежегодная автоматизированная проверка
• Для документов на физических носителях — проверка не реже 1 раза в 5 лет (состояние носителя, читаемость, вирусы)

Шаг 7: Определите порядок уничтожения

Разработайте алгоритм действий для документов с истекшим сроком хранения. Уничтожение возможно только после проверки и утверждения акта руководителем.

Юридическая значимость электронной подписи при длительном хранении

Здесь возникает серьёзная практическая проблема. Сертификат электронной подписи обычно действует 1 год (в новой редакции ФЗ-63 появились «длинные» сертификаты до 12 лет). А хранить документы нужно 5, 10, 50 и даже 75 лет.

Что происходит, когда сертификат ЭП истекает

Подписанные документы остаются действительными — сам факт подписания уже зафиксирован. Но если потребуется подтвердить юридическую значимость подписи (например, при налоговой проверке или в суде), могут возникнуть сложности: сертификат истёк, проверить подпись стандартным способом нельзя.

Как решают эту проблему

1. Метки доверенного времени (штампы времени)

При подписании документа к электронной подписи присоединяется метка от службы штампов времени. Она фиксирует точную дату и время подписания и подтверждает, что сертификат ЭП был действителен в момент подписания. Технология основана на стандарте CAdES.

2. Перештамповка

До истечения срока действия штампа времени документ автоматически «перештамповывают» — добавляют новую метку с действующим сертификатом. Так формируется цепочка ЭП, которая подтверждает юридическую значимость документа на протяжении всего срока хранения. Эту функцию выполняют архивные системы (СХЭД).

3. Обращение в удостоверяющий центр

Некоторые УЦ хранят архивные данные о выданных сертификатах. По запросу можно получить подтверждение, что сертификат был действителен на момент подписания.

Совет: Если ваши документы хранятся в облачном сервисе ЭДО (например, в Nopaper), сервиса обеспечивает сохранность и фиксацию данных о подписании. В случае спора или проверки команда сервиса может предоставить всю необходимую информацию.

Уничтожение электронных документов с истекшим сроком хранения

Когда срок хранения документа истёк, его можно уничтожить. Но не просто удалить — есть процедура (п. 158 Приказа Росархива № 77).

Порядок уничтожения

1. Экспертиза ценности — экспертная комиссия (ЭК) проверяет, действительно ли срок хранения истёк
2. Акт на уничтожение — ЭК составляет акт о выделении документов к уничтожению
3. Утверждение руководителем — акт утверждает руководитель организации
4. Уничтожение — документы уничтожаются физическим способом (если на носителе) или программно-техническими средствами (удаление с прекращением доступа и уничтожением метаданных)
5. Фиксация в учётной системе — факт уничтожения записывается с указанием даты, способа и ответственного лица

Важно: Просто удалить файл нельзя — это нарушение правил документооборота. Каждое уничтожение должно быть задокументировано.

Что сохраняется после уничтожения

В системе хранения сохраняют информацию об уничтоженных документах: индексы, заголовки дел, порядковые номера, дату и номер акта об уничтожении.

Штрафы за неправильное хранение электронных документов

Неправильное хранение — это не только риск потерять важные документы, но и реальные штрафы.

Таблица штрафов

Дополнительные риски

• Доначисление налогов — если документы, подтверждающие расходы или вычеты, утрачены, ФНС может отказать в признании налоговых выгод
• Проблемы в суде — без документов невозможно защитить свои интересы в спорах с контрагентами
• Утечка конфиденциальной информации — при ненадлежащем хранении персональных данных штрафы могут достигать 100 000 руб. (ч. 6 ст. 13.12 КоАП)

Как хранятся документы в Nopaper

После подписания документа через сервис Nopaper он автоматически сохраняется в электронном архиве. Найти его можно в личном кабинете — через веб-версию или мобильное приложение.

Облачное хранилище на Yandex.Cloud

Электронное хранилище Nopaper расположено в специальном дата-центре от Yandex.Cloud. Платформа соответствует требованиям безопасности информации и персональных данных — её используют банки для расширения серверных мощностей.

Что это значит для вас

• Документы не потеряются — автоматическое резервное копирование
• Доступ с любого устройства — веб и мобильное приложение
• Безопасность — шифрование данных, защита от несанкционированного доступа
• Можно скачать — документ, файлы электронной подписи, соглашение об использовании ЭДО
• Не нужно распечатывать — электронный оригинал хранится в системе

Электронная подпись в Nopaper

Сервис Nopaper использует неквалифицированную электронную подпись (НЭП). Подпись выпускается бесплатно, прямо в приложении — нужны только паспорт и телефон. При подписании фиксируется: кто, когда и какой документ подписал.

Если вы используете НЭП, вам нужно подписать соглашение об использовании электронной подписи между участниками ЭДО (п. 2 ст. 6 ФЗ-63). В Nopaper это соглашение уже предусмотрено в сервисе — его не нужно составлять самостоятельно.

Попробуйте Nopaper — подпишите первый документ за несколько минут. Все документы будут храниться в защищённом облачном архиве.

Протестировать Nopaper

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как хранить электронные документы в организации?

Электронные документы хранят в облачных сервисах ЭДО, в системе хранения электронных документов (СХЭД) или на физически обособленных носителях. Документы хранятся вместе с метаданными и файлами электронных подписей. Организация обязана обеспечить сохранность, разграничить доступ и проводить регулярные проверки.

Сколько лет хранить электронные документы?

Сроки зависят от типа документа: бухгалтерские и налоговые — минимум 5 лет, кадровые (трудовые договоры, приказы) — 50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года), учредительные — постоянно. Сроки определяет Приказ Росархива № 236. Отсчёт начинается с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства.

Нужно ли распечатывать документы из ЭДО?

Нет. Электронные документы хранятся в том виде, в котором были составлены (ФСБУ 27/2021). Минфин подтвердил, что распечатывать электронные документы для хранения не нужно (Письмо от 13.01.2016 № 03-03-06/1/259). Бумажная копия может понадобиться только по запросу суда или если контрагент не работает с ЭДО.

Где хранить электронные документы?

Самый удобный вариант — в облачном хранилище сервиса ЭДО (Nopaper, Диадок, СБИС и др.). Также можно хранить в СХЭД или на физических носителях. Хранение на обычном компьютере без специальной защиты приказом Росархива не предусмотрено из-за высокого риска утраты.

Кто отвечает за хранение документов в организации?

Ответственность за организацию хранения несёт руководитель (ст. 7 ФЗ-402, ст. 17 ФЗ-125). Непосредственную работу с архивом могут вести назначенные сотрудники: архивист, бухгалтер, кадровик, IT-специалист.

Какие документы можно хранить в электронном виде?

В электронном виде хранят документы, которые изначально были созданы в электронной форме и подписаны электронной подписью: счета-фактуры, акты, договоры, кадровые приказы, заявления, трудовые договоры. Переводить бумажные оригиналы в электронный вид для хранения взамен оригиналов нельзя — документы хранят в том виде, в котором были составлены.

Как хранить документы, подписанные электронной подписью?

Документы с ЭП хранят в электронном виде вместе с файлами электронной подписи и метаданными. Для длительного хранения (свыше 5 лет) рекомендуется использовать усовершенствованную подпись с меткой доверенного времени. Если сертификат ЭП истёк, подписанные документы сохраняют юридическую силу.

В скольких экземплярах хранить электронные документы?

На физически обособленных носителях — в двух экземплярах на разных устройствах (п. 145 Приказа Росархива № 77). При хранении в СХЭД или облачном хранилище сервиса ЭДО достаточно одного экземпляра — система сама обеспечивает резервное копирование.

Что делать, если сертификат электронной подписи истёк?

Подписанные документы остаются действительными. Для подтверждения подлинности можно: запросить архивный сертификат в удостоверяющем центре, использовать метки доверенного времени или обратиться к разработчикам сервиса ЭДО, который зафиксировал факт подписания. Рекомендуется заранее проставлять метки времени для документов длительного хранения.

Какие штрафы за неправильное хранение электронных документов?

Основные штрафы: за отсутствие бухгалтерских документов — до 30 000 руб. (ст. 120 НК); за нарушение правил архивного хранения — от 5 000 до 10 000 руб. для организаций (ст. 13.20 КоАП); за непредставление документов ФНС — 200 руб. за каждый документ (ст. 126 НК). Кроме того, утрата документов может привести к доначислению налогов.

Как часто нужно проверять электронные архивы?

Документы в информационной системе (СХЭД, облако) проверяются ежегодно в автоматическом режиме. Документы на физических носителях — не реже 1 раза в 5 лет: проверяется состояние носителя, читаемость файлов, отсутствие вредоносного ПО (п. 152–153 Приказа Росархива № 77).

Можно ли хранить электронный архив на стороне (у третьих лиц)?

Да. П. 133 Приказа Росархива № 77 прямо допускает передачу архивных документов на хранение третьему лицу. Но у хранителя должна быть лицензия ФСТЭК на техническую защиту конфиденциальной информации. Проверить наличие лицензии можно в реестре ФСТЭК.

Узнать про возможности КЭДО с Nopaper

Отправляя форму, я соглашаюсь на обработку персональных данных

Δ