Как организовать работу с подрядчиками и сотрудниками
в IT-компании за две недели?
в IT-компании за две недели?
Кейс клиента
Как организовать работу с подрядчиками и сотрудниками
в IT-компании
за две недели?
в IT-компании
за две недели?
Кейс клиента
Почему клиент снова начал искать решение для организации электронного документооборота с сотрудниками
и подрядчиками и к каким результатам
это привело — читайте в кейсе.
P. S. По просьбе клиента название компании и имена сотрудников были изменены. Вместо настоящего названия компании мы используем — компания «К».
Мы пытались организовать КЭДО 2 года назад, и это было ещё неудобней бумаги
Владислав
HRD компании «К»
Почему клиент снова начал искать решение для организации электронного документооборота
с сотрудниками и подрядчиками и к каким результатам это привело — читайте в кейсе.
с сотрудниками и подрядчиками и к каким результатам это привело — читайте в кейсе.
P. S. По просьбе клиента название компании и имена сотрудников были изменены. Вместо настоящего названия компании мы используем — компания «К».
Мы пытались организовать КЭДО 2 года назад, и это было ещё неудобней бумаги
Владислав
HRD компании «К»
Сотрудники и внештатные специалисты работают по всей России, доставка документов может занимать от 2 дней до пары недель. И нужно рассчитать, чтобы всё пришло и было подписано вовремя. А также проследить
за каждым отправлением.
Владислав
HRD компании «К»
Компания «К» — международная IT-компания, в России 7 офисов разработки, 200 сотрудников, а также подрядчики по всей стране. Всеми сотрудниками занимается один кадровый специалист, который находится в Москве. И с каждым офисом и дистанционным сотрудником нужно оформить, подписать и обменяться кадровыми документами. И проследить, чтобы всё дошло.
А в это же время бухгалтерия тоже сидит и отслеживает трек-номера писем с документами для подрядчиков: договоры, акты и чеки.
Один кадровый специалист и офисы разработки по всей стране.
И другие причины перейти на КЭДО
Сотрудники и внештатные специалисты работают по всей России, доставка документов может занимать от 2 дней до пары недель. И нужно рассчитать, чтобы всё пришло и было подписано вовремя. А также проследить за каждым отправлением.
Владислав
HRD компании «К»
Компания «К» — международная IT-компания, в России 7 офисов разработки, 200 сотрудников, а также подрядчики по всей стране. Всеми сотрудниками занимается один кадровый специалист, который находится в Москве. И с каждым офисом и дистанционным сотрудником нужно оформить, подписать и обменяться кадровыми документами. И проследить, чтобы всё дошло.
А в это же время бухгалтерия тоже сидит и отслеживает трек-номера писем с документами для подрядчиков: договоры, акты и чеки.
Один кадровый специалист и офисы разработки по всей стране. И другие причины перейти на КЭДО
О каких затратах речь?
Чтобы отправить документы, нужно задействовать несколько специалистов: кадровый специалист, бухгалтер, офис-менеджеры. Кадровый специалист
и бухгалтер оформляют документы, а офис-менеджеры обеспечивают доставку: подбирают логистическую компанию, ходят в отделения почты.
Не подписанный вовремя документ — риск штрафа при налоговой проверке.
Стало ясно, что от бумажного документооборота пора отказываться.
Ещё в 2021 году компания пыталась перейти на КЭДО, но рынок оказался не готов.
«У нас есть разработчики, которые работают
как самозанятые, с ними обмен документами сложнее: нужно проверить статус самозанятого, правильность договора и актов, получить чеки. И всё это нужно сделать быстро, чтобы свести отчётность и закрыть месяц»
Каждая доставка стоит в среднем 1000-2000 рублей,
за год только затраты на логистику составляли 100 000 рублей. К этому ещё прибавляется обслуживание принтеров, закупка бумаги, канцелярии и сейфов,
а также аренда новых архивных помещений.
Время сотрудников
Риски безопасности
Расходы на организацию отправки и хранения документов
Владислав
HRD компании «К»
О каких затратах речь?
Чтобы отправить документы, нужно задействовать несколько специалистов: кадровый специалист, бухгалтер, офис-менеджеры. Кадровый специалист и бухгалтер оформляют документы, а офис-менеджеры обеспечивают доставку: подбирают логистическую компанию, ходят в отделения почты.
Не подписанный вовремя документ — риск штрафа при налоговой проверке.
Стало ясно, что от бумажного документооборота пора отказываться.
Ещё в 2021 году компания пыталась перейти на КЭДО, но рынок оказался не готов.
«У нас есть разработчики, которые работают как самозанятые, с ними обмен документами сложнее: нужно проверить статус самозанятого, правильность договора и актов, получить чеки. И всё это нужно сделать быстро, чтобы свести отчётность и закрыть месяц»
Каждая доставка стоит в среднем 1000-2000 рублей, за год только затраты на логистику составляли 100 000 рублей. К этому ещё прибавляется обслуживание принтеров, закупка бумаги, канцелярии и сейфов, а также аренда новых архивных помещений.
Время сотрудников
Риски безопасности
Расходы на организацию отправки и хранения документов
Владислав
HRD компании «К»
Внедрение КЭДО: попытка №1
Первая попытка внедрить КЭДО была в 2021 году, но начать использовать КЭДО было сложно, каждому кандидату нужно:
Такой процесс был сложнее и неудобнее привычной отправки документов, поэтому в компании вернулись на бумагу. Но через 2 года снова посмотрели в сторону автоматизации.
Съездить в удостоверяющий центр
1
Получить подпись
2
Написать заявление
на возмещение расходов на выпуск средства подписания
3
Установить специальную программу на компьютер
4
Загрузить документы
5
Подписано
6
Внедрение КЭДО: попытка №2
За два года сервисов КЭДО стало больше, и клиент снова задумался о цифровизации документооборота с сотрудниками и подрядчиками. Выбирали среди лидеров рынка: HRlink, Nopaper, КонтурКЭДО и остановились на Nopaper — сервис выигрывал по всем критериям.
Критерии выбора сервиса:
Клиенту было важно организовать не только внутренний документооборот, но и обеспечить быстрое оформление документов с подрядчиками. Nopaper позволяет работать со всеми в одном приложении: с сотрудниками, самозанятыми, ИП, специалистами за рубежом.
Возможность работать с подрядчиками и сотрудниками
«Было важно, чтобы хранение данных находилось на стороне сервиса, и нам не нужно было нанимать админов для обслуживания дополнительных серверов. Сервис Nopaper расположен в специальном дата-центре от Yandex.Cloud, который соответствует требованиям ФЗ-152»
Поставка в облако
Владислав
HRD компании «К»
«Мы уже однажды столкнулись с долгим процессом выпуска подписей, который, кроме времени, требовал от нас ещё и дополнительных финансовых вложений. Поэтому самостоятельный выпуск электронной подписи в смартфоне — возможность, которую мы и ждали»
Владислав
HRD компании «К»
Для выпуска подписи в Nopaper сотруднику понадобится:
Быстрый и удобный выпуск подписи
Скачать приложение
Получить подпись
Подписано
Загрузить документы
1
2
3
4
Чем проще интерфейс, тем меньше вопросов «Как загрузить документ?», «Как его подписать?» получит кадровый специалист, и тем охотнее сотрудники будут использовать приложение.
Удобный интерфейс мобильного приложения
Интерфейс Nopaper
Внедрение сервиса шло в два этапа. На первом этапе поставили стандартное решение Nopaper — c шаблонами документов, маршрутами подписания, интеграцией с 1С:ЗУП.
Скорость внедрения
Уже через 14 дней сотрудники подписывали кадровые документы в Nopaper.
2 недели — время внедрения сервиса
Команда Nopaper настроила нам интеграцию с 1С Бухгалтерия, чтобы финансовый отдел мог отправлять и получать документы от самозанятых прямо в 1С. Готовность дорабатывать сервис под пожелания клиента — ещё один критерий, по которому мы выбрали Nopaper
Владислав
HRD компании «К»
Второй этап внедрения — индивидуальная настройка сервиса и 1С: Бухгалтерия
«С Nopaper мы добились простого контроля каждого документа, специалисты больше не тратят время на поиск сотрудников, отслеживание трек-номеров. Вместо этого на одном экране видно статусы по всем документам. И особенно приятно, когда все они зелёные»
Владислав
HRD компании «К»
Первые результаты внедрения
Большинство сотрудников подписывают документы день в день. Или даже быстрее.
Специалист по кадрам, бухгалтеры, штатные и внештатные специалисты — все видят, на каком этапе находится документ, кто следующий его должен подписать,. А когда документ подписан, документ с печатью электронной подписи приходит и в личный кабинет Nopaper, и в учётные системы клиента.
Скорость документооборота
Управляемость и безопасность процессов
