Как понять, что вам нужна автоматизация?
«Давайте отложим проект», «Нет, это не соответствует требованиям безопасности», «Давайте лучше ещё одного человека наймём» — всё это вы услышите, если не объясните руководителю, сотрудникам, а главное, себе, зачем вам нужна автоматизация процесса. В статье разберём 3 вопроса, на которые стоит ответить перед тем, как идти защищать проект перед руководителем.
Вопрос 1: А оно вам надо?
Точно ли вы знаете, как автоматизация процесса поможет решить задачи. Или хотите автоматизировать что-то, только потому, что автоматизация — тренд.
Чаще всего вариантов ответов на вопрос «зачем автоматизация» три: «это модно», «это нужно» и «это престижно». Разберём на примере:
Директору по персоналу Марии дали бюджет на развитие отдела. Мария решила автоматизировать процесс найма сотрудников. На вопрос «зачем» она может ответить тремя способами.
1 вариант «Это модно»: автоматизировать процесс, потому что хочется и об этом все говорят. Мария давно хотела автоматизировать подбор, потому что часто слышит, что это делаю другие. И на последней конференции о Chat GPT рассказывали. Ей тоже надо, чтобы не отставать от трендов.
2 вариант «Это нужно» : автоматизировать подбор, потому что поток новых сотрудников увеличился на 10%, а HR-отдел расширять не планируют. Мария посмотрела отчёты, поговорила с сотрудниками и поняла, что специалисты не успевают обновлять вакансии и обрабатывать резюме кандидатов.
3 вариант «Это престижно»: автоматизировать подбор, потому что скоро премия HR-года и Мария хочет выиграть эту премию. Надо подготовить крутой кейс, показать, какой прогрессивный HR-блок в компании. Это и в вакансиях показать можно, и как раз недавно рекрутеры что-то говорили про высокую нагрузку.
Наиболее верно будет начинать автоматизацию из позиции «надо для бизнеса», когда автоматизация решает конкретную задачу. Например, автоматизировать подбор, чтобы повысить конверсию в интервью, автоматизировать кадровый документооборот, чтобы структурировать и ускорить работу с удаленщиками.
Если вы хотите автоматизировать процесс, чтобы получить премию — подумайте, как автоматизация поможет бизнесу. Так, у вас будет мотивация запустить проект, а руководитель поддержит вас и согласует нововведения.
Если на вопрос «зачем» — нет ответа, то автоматизация не нужна.
Если знаете, зачем вам автоматизация, переходите ко второму вопросу.
Вопрос 2: А всё остальное работает?
Перед тем как идти презентовать директору новый проект и искать сервис, проанализируйте процессы в отделе, которые хотите автоматизировать и связанные с ними. Это поможет:
1. Выявить «поломки», которые могут помешать достижению цели.
2. Подготовиться к выбору решения и определиться с критериями. Например, если в компании гибкие процессы подписания кадровых документов, вам не подойдёт сервис кадрового электронного документооборота, который за любую доработку просит доплату и рассматривает внедрение неделю.
Рассмотрим, на примере HR-директора Марии этот шаг.
Мария решила автоматизировать процесс подбора, а именно написание и выкладывание вакансий. Кроме обновленной и красиво написанной вакансии результат зависит от того, как быстро рекрутер позвонит кандидату, назначит собеседование.
В этом процессе Мария нашла «поломку». Её рекрутер начинает обзванивать кандидатов только в 12 часов. Поговорив с сотрудником, она выяснила: рекрутер начинает работать только после того, как выпьет кофе, а кофейня у работы открывается в 11.30 утра.
Мария заказывает в офис кофемашину и идёт защищать проект перед директором компании.
Вопрос 3: а точно ли вам это надо?
Чтобы ваш проект не закрыли за день до запуска, нужно доказать руководителю его ценность. В этом помогут:
- Отчёты о работе отдела. Проанализируйте результаты отдела, спрогнозируйте результаты, которые помогут добиться изменений в процессе.
- Бенчмарки. Посмотрите, как делают компании из такой же сферы и какие у них результаты.
Ещё больше советов от HRD по защите проекта перед руководителем в гайде
Если директор всё же не хочет ничего менять, проведите A/B тестирование:
На этом шаге Мария презентовала проект, рассказала, как повысится эффективность. И после заветных слов «Запускаем», пошла искать сервисы.
Для автоматизации каких процессов подходит этот алгоритм?
Любых. В HR-процессах чаще всего автоматизируют:
→ Задачники и трекеры. Создают единую систему, где руководитель может поставить задачу «проверить», или руководителю другого подразделения, например, дать обратную связь.
→ Подбор. Когда компании сильно разрастаются, то автоматизируют рутинные процессы HR..
→ Кадровый документооборот. В последнее время стала популярна удалёнка. Чтобы быстро нанимать и обмениваться документами, внедряют системы КЭДО.
Однако, ни одна машина не заменит человека. Никто не будет общаться с роботом и давать ему честную обратную связь.
Какой бы процесс вы не решили автоматизировать, не забывайте о вопросе «зачем». И помните, что ответ на него должен решать конкретную задачу бизнеса. Верим, что у вас всё получится 🙂
А команда Nopaper поможет вам начать автоматизацию кадрового документооборота
Оставьте заявку, чтобы получить консультацию у наших специалистов
Больше на эту тему
Советуем почитать
