24 Авг 2023 Алена Журавлева

МЧД и КЭП физлица: как наладить работу по новым требованиям

С 1 сентября бизнес переходит на новую систему подписания документов от лица организации: изменятся типы подписей для сотрудников и появится новая форма доверенности — машиночитаемая (МЧД). В статье рассказываем, обязательно ли выпускать МЧД, новые КЭП и можно ли продолжить работать по старой схеме.

Как сейчас подписывают документы от лица компании

Для подписания электронных документов от имени юридического лица или ИП используются два вида КЭП:

КЭП юридического лица на руководителя организации (ИП) оформляется в налоговой или у доверенных лиц ФНС на защищённом токене — флешке. Эта флешка существует в единственном экземпляре и выдаётся только в руки руководителю.

Иногда эту флешку отдают сотрудникам, чтобы они подписывали за руководство документы, — это опасно. Например, если договор с контрагентом подписал менеджер КЭП руководителя, то организация не сможет отказаться от исполнения договора, даже если будет не согласна с его условиями. И такой случай уже был.

КЭП юридического лица (ИП) на сотрудника оформляется в уполномоченном удостоверяющем центре. В сертификате подписи находятся данные как самой организации, так и владельца — физического лица. Перед подписанием электронного документа от имени компании стороны обмениваются доверенностями — сканом бумажной доверенности либо электронной доверенности, подписанной руководителем.

По новым изменениям с 1 сентября 2023 года КЭП юридического лица (ИП) на сотрудника нельзя будет оформить

Продлите КЭП ЮЛ на сотрудника до 31.08.2023, чтобы ещё год использовать эту подпись.

До 31.08.2024 года существует переходный период. До конца переходного периода можно работать по старой схеме: КЭП ЮЛ на сотрудника + скан или подписанная электронная доверенность.

МЧД и КЭП – что изменится с 1 сентября 2023

С начала осени оформить КЭП юридического лица (ИП) на сотрудника будет нельзя.

Чтобы персонал или уполномоченное лицо продолжили подписывать электронные документы от лица компании, нужно выпустить КЭП физического лица и предоставить машиночитаемую доверенность (МЧД), подписанную КЭП руководителя.

Галерея

Что такое КЭП ФЛ

Даёт право подписания любых документов от имени физического лица и не содержит данных о компании. КЭП физического лица можно оформить в удостоверяющем центре.

В Nopaper можно выпустить КЭП физлица (myDSS) без посещения удостоверяющего центра — представитель УЦ сам придёт к вам и подтвердит личность. Инструкция по выпуску подписи по ссылке

Чтобы подписывать КЭП физлица документы от лица компании, необходимо получить МЧД от руководителя.

Что такое МЧД

Машиночитаемая доверенность — это доверенность в формате xml, используется для подписания электронных документов от имени юридического лица или индивидуального предпринимателя. Например, для подписания кадровым специалистом трудового договора.

Почему Минцифры ввели МЧД

Во-первых, в суде может быть важно доказать, что от имени компании действовал представитель с полномочиями. Это возможно, только если сторона запросила и сохранила у себя копию доверенности.

Во-вторых, подделать доверенность на бумаге проще, чем доверенность, подписанную КЭП. К тому же для хранения копий бумажных доверенностей необходимо выделять дополнительные место и ресурсы.

В третьих, были и более опасные практики — дублировать или использовать закрытый ключ подписи руководителя.

МЧД решает эти проблемы. Доверенность подписывается КЭП руководителя и прикладывается к пакету электронных документов, что даёт возможность в любой момент обратиться к этой доверенности и проверить полномочия сотрудника.

Содержание МЧД

Доверенность должна содержать:

дату выдачи доверенности или дату создания метки доверенного времени;
сведения о доверителе;
сведения о представителе;
описание полномочий в виде текста и (или) идентификатор полномочий;
возможность передоверия;
УКЭП руководителя;
указание на сервис, в котором хранится доверенность.

Также можно дополнительно указать срок действия доверенности и её номер. Это прописано в приказах Минцифры от 18.08.2021 №856, 8567, 858.

Если полномочия сотрудника в доверенности изменились, выдаётся новая доверенность. Старую доверенность руководитель должен отозвать, чтобы избежать путаницы.

Скан доверенности в pdf-формате, подписанный ЭП, не является МЧД

«МЧД должна быть оформлена в электронном виде по форме, установленной приказом Минцифры России № 857 «Об утверждении единых требований к формам доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи»

Юля Берлова

юрист Nopaper

Срок действия МЧД

МЧД можно выпустить без указания срока действия. В этом случае доверенность будет действовать в течение одного года с даты совершения.

Указать срок действия МЧД руководитель может по желанию. В этом случае он сам определяет срок действия доверенности и может отозвать её в любой момент.

Если руководитель, подписавший МЧД, сменится либо истечёт срок действия его КЭП, то доверенность всё ещё будет действовать до конца срока действия или совершения. Узнать срок действия выпущенной доверенности можно в той системе, в которой её оформили.

Как работать с МЧД в Nopaper

Срок действия МЧД в Nopaper можно узнать в личном кабинете:

руководителю, выпустившему МЧД;
сотруднику, на которого выпустили эту доверенность;
сотруднику компании с правами администратора.

Срок действия доверенности можно проверить в карточке доверенности в личном кабинете Nopaper, в профиле сотрудника.

Будет ли МЧД обязательной для бизнеса

С 1 сентября МЧД не будет обязательной для подписания документов от лица компании, но предпосылки ведут к тому, что доверенность может стать обязательной после переходного периода.

«Пока гражданское законодательство и нормативные правовые акты в сфере электронной подписи не приведены к единому знаменателю. Согласно 10 главе ГК доверенность — это письменное уполномочие, которое выдаётся одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами (п. 1 ст. 185 ГК РФ). Она должна выдаваться в письменном виде, а значит, можно оформить доверенность и на бумаге, и в электронном виде. Статьи. 17.2 и 17.5 63-ФЗ не содержат указаний на обязательное использование только машиночитаемой доверенности. Поэтому, с точки зрения права, для подписания документов КЭП ФЛ от имени компании можно использовать не только машиночитаемую доверенность, но и другие её виды. Главное, чтобы доверенность обладала обязательными признаками. Также, согласно пп. 2 п. 1 ст. 17.2, доверенность должна представляться одновременно с электронным документом, а если она выдаётся в электронной форме — должна быть подписана КЭП руководителя»

Юля Берлова

юрист Nopaper

Если МЧД станет обязательной — наступят последствия отказа от работы с новым форматом доверенности:

❌ Без МЧД работник не сможет заключать договоры, подписывать акты и накладные и выполнять прочие действия от лица компании.

❌ Контрагенты могут отказываться подписывать и принимать документы от компании без МЧД.

❌ Сервисы ЭДО отклонят документы, подписываемые от имени юрлица без оформленной МЧД.

Памятка: как выстроить работу по новым правилам после 1 сентября

В Nopaper в личном кабинете руководителя появится возможность оформить электронную доверенность на сотрудника в соответствии с требованиями закона.

Как оформить электронную доверенность в Nopaper
Руководителю	Сотруднику
Выпустить КЭП юридического лица (ИП) или работать с действующей	Выпустить КЭП физического лица
Оформить МЧД или электронную доверенность на сотрудника
Подписать МЧД или электронную доверенность своей КЭП
Подписывать документы своей КЭП без доверенности	Подписывать документы своей КЭП и прикладывать МЧД или электронную доверенность

Полная инструкция по ссылке

Nopaper — это безопасно. Сервис до подписания автоматически проведёт необходимые проверки: является ли физическое лицо директором в этой организации и есть ли у директора действующая КЭП юридического лица.

Форма МЧД в Nopaper полностью соответствует приказу Минцифры.